e-Doręczenia dla przedsiębiorców
Od 1 stycznia 2025 roku niektórzy przedsiębiorcy muszą mieć adres do e-Doręczeń. Ten termin dotyczy też większości podmiotów publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Sprawdź, czym są e-Doręczenia i kiedy masz obowiązek wdrożyć je w swojej firmie.
Co to są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.
Przeczytaj, jakie są skutki prawne wpisu do BAE.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni).
Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.
Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.
Dowiedz się więcej o niepublicznych dostawcach usługi e-Doręczenia.
Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Sprawdź, jak założyć Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Jakie są korzyści e-Doręczeń
e-Doręczenia dają ci gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
- tajemnicy korespondencji
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Przeczytaj więcej o doręczeniach elektronicznych na rządowej stronie poświęconej e-Doręczeniom.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
- przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.
Poza firmami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.
Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.
Dotyczy to:
- adwokata
- radcy prawnego
- doradcy podatkowego
- doradcy restrukturyzacyjnego
- rzecznika patentowego
- notariusza.
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 stycznia 2025 roku.
Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.
Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl
Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy.
Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:
- przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
- spółki jawnej
- spółki komandytowej
- spółki komandytowo-akcyjnej
- spółki partnerskiej
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjnej
- prostej spółki akcyjnej
- spółki europejskiej
- spółdzielni
- spółdzielni europejskiej
- samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
- głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
- głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
- innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
- oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.
Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.
Jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, złóż wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl.
Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl.
Ważne!
- jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
- jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.
W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.
Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń
Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Nawet jeśli przepisy dają ci sporo czasu na założenie adresu do e-Doręczeń, złóż wniosek odpowiednio wcześniej. Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.
ZŁÓŻ WNIOSEK O ADRES DO E-DORĘCZEŃ
Terminy dla firm z CEIDG
CEIDG |
kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń |
jak to zrobić |
|---|---|---|
przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024 |
od 1.10.2026 |
|
przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024, którzy złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 30.06.2025 |
w momencie składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG |
|
przedsiębiorcy rejestrujący się od 1.01.2025 |
w momencie rejestracji działalności w CEIDG |
Pamiętaj
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku będą mieli możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 roku.
- Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca, który będzie zmieniał swój wpis w CEIDG, będzie miał obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.
Przykład
Firma Pani Aldony została zarejestrowana w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Pani Aldona wie, że musi założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku. Może to zrobić składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń.
Przykład
Pan Piotr zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, we wniosku o zmianę wpisu, musi podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.
Przykład
Pani Karolina założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń musi podać we wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 roku.
Terminy dla firm z KRS
KRS |
kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń |
jak to zrobić |
|---|---|---|
przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1.01.2025 |
od 1.04.2025 |
|
przedsiębiorcy rejestrujący się od 1.01.2025 |
od 1.01.2025 |
|
Jak korzystać z e-Doręczeń
Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE).
Jeśli twoja firma chce korzystać z usługi e-Doręczeń:
- u publicznego dostawcy – złóż wniosek o adres do e-Doręczeń przez e-usługę na Biznes.gov.pl
- u komercyjnego dostawcy niepublicznego – skontaktuj się z wybranym dostawcą.
Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.
Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.
Jak zmienić dane firmy w BAE
Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.
Przeczytaj, jak:
Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.
Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.
Jak wykreślić adres do e-Doręczeń z BAE
Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.