e-Doręczenia dla przedsiębiorców
Od 1 stycznia 2025 roku niektórzy przedsiębiorcy muszą mieć adres do e-Doręczeń. Ten termin dotyczy też większości podmiotów publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Sprawdź, czym są e-Doręczenia i kiedy masz obowiązek wdrożyć je w swojej firmie.
Czym są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
Zakładając adres do e-Doręczeń dla swojej firmy tym samym wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.
Przeczytaj, jakie są skutki prawne wpisu do BAE.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni).
Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.
Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.
Dowiedz się więcej o niepublicznych dostawcach usługi e-Doręczenia.
Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Sprawdź, jak założyć Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Potrzebujesz więcej informacji o e-Doręczeniach? Sprawdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Jakie są korzyści z e-Doręczeń
e-Doręczenia dają ci gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
- tajemnicy korespondencji
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Przeczytaj więcej o doręczeniach elektronicznych na rządowej stronie poświęconej e-Doręczeniom.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:
- przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
- przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS.
Ważne! Poza spółkami prawa handlowego (na przykład jawnymi, akcyjnymi), adres do e-Doręczeń muszą mieć także inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, na przykład spółdzielnie, czy fundacje.
Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.
Dotyczy to:
- adwokata
- radcy prawnego
- doradcy podatkowego
- doradcy restrukturyzacyjnego
- rzecznika patentowego
- notariusza.
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego posługują się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Pamiętaj! Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Sprawdź harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń.
Jak sprawdzić, czy urząd lub firma korzysta z e-Doręczeń
Jak znaleźć adres do e-Doręczeń urzędu
Jeśli chcesz sprawdzić, czy podmiot, w którym załatwiasz sprawę, ma już aktywny adres do e-Doręczeń, skorzystaj z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Przejdź do wyszukiwarki podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-Doręczeń.
Aby wyszukać podmiot, wpisz jego nazwę lub numer REGON. Możesz też przeszukiwać dane wpisując miejscowość, województwo lub adres do e-Doręczeń.
Wyszukiwarka zawiera dane podmiotów publicznych. Znajdziesz w niej między innymi ministerstwa, urzędy centralne, urzędy miast i gmin, starostwa, spółki komunalne i inne. Dane w zestawieniu są aktualizowane codziennie oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.
Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.
W tym celu, podczas adresowania wiadomości kliknij przycisk „+Dodaj adresata” i wybierz odbiorcę – podmiot publiczny albo komornika. Możesz wyszukać podmiot wpisując jego adres do e-Doręczeń, NIP, REGON, numer KRS albo nazwę i miejscowość.
Jak znaleźć adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy
Aktywny adres do e-Doręczeń jest ujawniany we wpisie przedsiębiorcy do rejestru – odpowiednio CEIDG albo KRS.
Aby odnaleźć wpis do rejestru przedsiębiorców, skorzystaj z wyszukiwarki firm na Biznes.gov.pl.
Kto może założyć skrzynkę do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl
Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy.
Skorzystaj z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla:
- przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG
- spółki jawnej
- spółki komandytowej
- spółki komandytowo-akcyjnej
- spółki partnerskiej
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjnej
- prostej spółki akcyjnej
- spółki europejskiej
- spółdzielni
- spółdzielni europejskiej
- samorządu zawodowego podmiotów gospodarczych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- europejskiego zgrupowania interesów gospodarczych
- głównego oddziału zagranicznego zakładu reasekuracji
- głównego oddziału zagranicznego zakładu ubezpieczeń
- innej osoby prawnej wykonującej działalność gospodarczą, wpisanej do rejestru przedsiębiorców
- oddziału zagranicznego przedsiębiorcy.
Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.
Jeśli chcesz utworzyć adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, złóż wniosek za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl.
Przedstawiciele zawodów zaufania korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń na edoreczenia.gov.pl.
Ważne!
- jeśli założysz skrzynkę do e-Doręczeń jako obywatel, powinieneś założyć kolejną dla swojej firmy – jako przedsiębiorca.
- jeśli prowadzisz firmę jako adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy albo notariusz, oprócz adresu dla swojej firmy musisz mieć adres do e-Doręczeń związany z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego.
W tych przypadkach nie możesz posługiwać się tą samą skrzynką.
Kiedy przedsiębiorca musi mieć adres do e-Doręczeń
Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Nawet jeśli przepisy dają ci sporo czasu na założenie adresu do e-Doręczeń, złóż wniosek odpowiednio wcześniej. Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.
ZŁÓŻ WNIOSEK O ADRES DO E-DORĘCZEŃ
Terminy dla firm z CEIDG
CEIDG |
kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń |
jak to zrobić |
|---|---|---|
przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024 |
od 1.10.2026 |
|
przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024, którzy złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 30.06.2025 |
w momencie składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG |
|
przedsiębiorcy rejestrujący się od 1.01.2025 |
w momencie rejestracji działalności w CEIDG |
Pamiętaj
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku mają możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 roku.
- Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca, który będzie zmieniał swój wpis w CEIDG, będzie miał obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.
Przykład
Firma Pani Aldony została zarejestrowana w CEIDG 1 stycznia 2016 roku. Pani Aldona wie, że musi założyć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 roku. Może to zrobić składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń.
Przykład
Pan Piotr zarejestrował działalność gospodarczą w CEIDG 1 października 2023 roku. Początkowo postanowił poczekać z założeniem adresu do e-Doręczeń do 2026 roku. Jednak w sierpniu 2025 roku musiał zmienić swój wpis w CEIDG. W związku z tym, we wniosku o zmianę wpisu, musi podać dane do założenia adresu do e-Doręczeń.
Przykład
Pani Karolina założyła firmę 31 stycznia 2025 roku. Dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń musi podać we wniosku o rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG, czyli 31 stycznia 2025 roku.
Terminy dla firm z KRS
KRS |
kiedy trzeba mieć adres do e-Doręczeń |
jak to zrobić |
|---|---|---|
przedsiębiorcy zarejestrowani przed 1.01.2025 |
od 1.04.2025 |
|
przedsiębiorcy rejestrujący się od 1.01.2025 |
od 1.01.2025 |
|
Jak założyć adres do e-Doręczeń
Twoja firma może korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń.
Wniosek możesz złożyć:
- przez e-usługę na Biznes.gov.pl
- we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestrujesz firmę
- we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowałeś firmę przed 1 stycznia 2025 roku.
Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.
Przeczytaj, jak przebiega proces zakładania adresu do e-Doręczeń na Biznes.gov.pl i jakie dane musisz przygotować.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, twój adres zostanie automatycznie dodany do BAE, a ty uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy.
Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.
Jeśli chcesz korzystać z e-Doręczeń za pośrednictwem komercyjnego dostawcy niepublicznego – skontaktuj się z wybranym dostawcą. Po założeniu adresu do e-Doręczeń i aktywacji skrzynki, złóż wniosek o dodanie twojego adresu do BAE.
O czym musisz pamiętać składając wniosek na Biznes.gov.pl
Aby skutecznie złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń, pamiętaj!
- Wniosek musi być podpisany elektronicznie. Możesz wybrać podpis osobisty, podpis zaufany lub podpis kwalifikowany.
- Wniosek podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (na przykład zarząd, wspólnicy) albo prokurent lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Ważne! Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany niezgodnie z zasadami reprezentacji.
- Jeśli reprezentujesz przedsiębiorcę (na przykład jako pełnomocnik), a twoje uprawnienie do złożenia wniosku wynika z CEIDG albo KRS, nie musisz dołączać do wniosku pełnomocnictwa, ani innego dokumentu uprawniającego do reprezentacji.
- Jeśli dołączasz pełnomocnictwo albo inny dokument uprawniający do działania w imieniu przedsiębiorcy pamiętaj, że musi mieć formę elektroniczną – czyli być podpisany podpisem kwalifikowanym.
- Jeśli dołączasz kopię pełnomocnictwa albo innego dokumentu uprawniającego do działania w imieniu przedsiębiorcy musi być potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika przedsiębiorcy.
- Do dokumentu pełnomocnictwa i prokury dołącz dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Zapłać ją na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania mocodawcy. Mocodawcą jest przedsiębiorca, który udzielił pełnomocnictwa lub ustanowił prokurę. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.
- Wielkość wszystkich załączanych plików łącznie nie może przekroczyć 3,7 MB.
- Aby wysłać wniosek, po podpisaniu dokumentu kliknij przycisk „Wyślij”.
Jak zmienić dane firmy w BAE i wykreślić adres do e-Doręczeń
Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.
Przeczytaj, jak:
Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.
Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.
Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.