Złóż do ZUS oświadczenie pracodawcy o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)

Zatrudniasz pracowników lub masz zleceniobiorców i chcesz skrócić okres przechowywania ich akt pracowniczych? Aby tak się stało, musisz złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Sprawdź jak to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Do czego służy oświadczenie ZUS OSW

Jako pracodawca i zleceniodawca masz obowiązek przechowywać akta pracownicze osób, które zatrudniasz.

Okres przechowywania akt wynosi:

• 10 lat – dla akt pracowników i zleceniobiorców, którzy podjęli pracę po 31 grudnia 2018 roku i z tego tytułu zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych
• 50 lat – dla akt pracowników i zleceniobiorców, którzy pracowali dla ciebie w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku i byli zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych.

Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Możesz skrócić okres przechowywania akt z 50 lat do 10 lat, jeśli przekażesz do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW.

Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.

Czy można wycofać złożone oświadczenie ZUS OSW

Możesz wycofać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• oddziały ZUS
• inspektoraty ZUS
• biura terenowe ZUS

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż oświadczenie ZUS OSW

Oświadczenie możesz złożyć na piśmie – korzystając z formularza ZUS OSW. Jeśli placówka ZUS, do której składasz oświadczenie, ma adres ePUAP, możesz złożyć oświadczenie elektronicznie.

Przeczytaj poradnik ZUS na temat wypełniania i przekazywania formularzy ZUS OSW i ZUS RIA.

Dokumenty

Termin

Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.

2. ZUS przyjmie twoje oświadczenie

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

Dodatkowe opłaty poniesiesz tylko w przypadku załatwiania sprawy przez pełnomocnika. 

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie)  

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Miasta Poznania to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Złożenie oświadczenia zamyka sprawę. ZUS nie wyda ci żadnego potwierdzenia.

Warto wiedzieć

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, musisz przekazać do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Raport składasz za każdego pracownika i zleceniobiorcę. Dane z ZUS RIA są zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Przekaż do ZUS raport informacyjny ZUS RIA:

• w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.