Zarejestruj kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii
Zanim zaczniesz używać kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musisz zgłosić dane kasy do urzędu skarbowego. Dzięki temu otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który trzeba nanieść na kasę i wpisać do książki serwisowej. Sprawdź poniżej co zrobić krok po kroku.
Jak załatwić sprawę
Sprawę można załatwić:
- podczas wizyty w urzędzie
- listownie
- elektronicznie
Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi
Od maja 2019 r. funkcjonują na rynku równolegle: kasy fiskalne z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, nazywane kasami starego typu lub tradycyjnymi oraz nowy rodzaj kas – kasy online.
Bez względu na rodzaj kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego. Wystarczy, że użytkownik kasy online zapewni sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej, która umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny.
Użytkownicy kas tradycyjnych nadal mają obowiązki zgłoszeniowe, ale w okrojonym zakresie – nie muszą już składać do urzędu skarbowego zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Aktualny pozostaje obowiązek zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy po dokonanej fiskalizacji, czyli rejestracja kasy.
Gdzie załatwisz sprawę
Usługę można zrealizować w:
- urzędy skarbowe
- urzędy skarbowe dla największych podmiotów
Znajdź urząd skarbowy właściwy do przyjęcia zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii:
- prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla twojego miejsca zamieszkania;
- prowadzisz firmę jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. stowarzyszenie) – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu;
- nie masz w Polsce siedziby, ale na stałe prowadzisz tutaj działalność gospodarczą – zgłoś kasę fiskalną do urzędu skarbowego właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności;
- nie masz siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce – zgłoś kasę fiskalną do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Urzędy skarbowe dla największych podmiotów
Jeśli ze względu na formą prowadzonej działalności oraz osiągane przychody rozliczasz się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów pamiętaj, aby zgłoszenie złożyć w:
- jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim - jeśli osiągasz przychód netto w wysokości minimum 3 mln euro;
- I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie - jeśli osiągasz przychód netto powyżej 50 mln euro.
Co zrobić krok po kroku
Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji
Przed zgłoszeniem danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonaj jej fiskalizacji. Fiskalizacja kasy tradycyjnej przebiega następująco:
Serwisant:
- dokona fiskalizacji kasy (fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego)
- wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy
- przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację
- prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji
Ty:
- dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy. Musisz ją prowadzić i przechowywać tak długo, jak użytkujesz kasę.
Termin
Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.
Zgłoś dane kasy fiskalnej
Formularz zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii znajdziesz poniżej. Wypełnij go na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy.
Skorzystaj z formularza zamieszczonego niżej także gdy powiadamiasz urząd skarbowy o zmianach danych dotyczących kasy. Aktualizacja danych jest konieczna:
- jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne;
- jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy) – złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy;
- jeśli wymienisz pamięć fiskalną kasy po jej zapełnieniu lub uszkodzeniu – ponownie dokonaj fiskalizacji i złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne.
Wypełniony formularz wydrukuj i zanieś lub wyślij do urzędu skarbowego.
Pamiętaj, że zarówno zgłoszenie jak i aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej, możesz wysłać elektronicznie, korzystając z przycisku "załatw online" na górze strony.
Dokumenty
Pobierz:
Dokument możesz złożyć jako:
OryginałInformacja dodatkowa
Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.
Dokument możesz złożyć jako:
OryginałTermin
Zgłoś dane dotyczące kasy w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.
Zaktualizuj zgłoszenie w ciągu 7 dni od:
- zmiany miejsca używania kasy;
- zmiany właściwości urzędu skarbowego;
- ponownej fiskalizacji po wymianie pamięci fiskalnej kasy.
Nanieś numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej
Urząd skarbowy po zgłoszeniu przez ciebie i serwis danych dotyczących kasy sprawdza ich prawidłowość. Jeśli prawidłowość zgłoszeń nie budzi wątpliwości, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.
Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.
Ile zapłacisz
- 0 zł – złożenie zgłoszenia (nie podlega opłacie skarbowej)
- 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalnie, jeśli repreznetuje cię pełnomocnik)
Jeśli działasz przez pełnomocnika szczególnego, powinieneś zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.
Ważne! Pełnomocnictwo szczególne trzeba złożyć do każdego zgłoszenia złożonego przez pełnomocnika w imieniu podatnika.
- 0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1
Zgłoszenie aktualizacji danych może również złożyć pełnomocnik ogólny. Pełnomocnika ogólnego, którego umocowujesz do wszystkich spraw podatkowych, zgłaszasz na formularzu PPO-1. Pełnomocnikiem ogólnym może zostać osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy.
Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.
17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalne)
Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.
Opłata: wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy).
Przykład: jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.
Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa
0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1
Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (osobę fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy). Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.
Ważne: jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.
Ile będziesz czekać
Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd może cię wezwać do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.
Jak możesz się odwołać
Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.
Jeśli chcesz się odwołać od decyzji o nadaniu kasie numeru ewidencyjnego, masz na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia z urzędu skarbowego o zarejestrowaniu kasy.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
- Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie niektórych podatników i płatników, w odniesieniu do których zadania są wykonywane przez naczelnika urzędu skarbowego innego niż właściwy miejscowo