Zarejestruj kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

Zanim zaczniesz używać kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musisz zgłosić dane kasy do urzędu skarbowego. Dzięki temu otrzymasz numer ewidencyjny kasy, który trzeba nanieść na kasę i wpisać do książki serwisowej. Sprawdź poniżej co zrobić krok po kroku.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Od maja 2019 r. funkcjonują na rynku równolegle: kasy fiskalne z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, nazywane kasami starego typu lub tradycyjnymi oraz nowy rodzaj kas – kasy online.

Bez względu na rodzaj kasy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego. Wystarczy, że użytkownik kasy online zapewni sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej, która umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny. 

Użytkownicy kas tradycyjnych nadal mają obowiązki zgłoszeniowe, ale w okrojonym zakresie – nie muszą już składać do urzędu skarbowego zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Aktualny pozostaje obowiązek zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy po dokonanej fiskalizacji, czyli rejestracja kasy.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji

Przed zgłoszeniem danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonaj jej fiskalizacji. Fiskalizacja kasy tradycyjnej przebiega następująco:

Serwisant:

• dokona fiskalizacji kasy (fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego)
• wpisze twój numer NIP do pamięci fiskalnej kasy
• przekaże ci dobowy raport fiskalny wydrukowany z twojej kasy, który potwierdzi fiskalizację
• prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji

Ty:

• dołącz raport z fiskalizacji do książki kasy. Książka kasy zawiera dane o kasie rejestrującej, obowiązkowe przeglądy techniczne kasy oraz inne dane dotyczące kasy. Musisz ją prowadzić i przechowywać tak długo, jak użytkujesz kasę.

Termin

Zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.

2. Zgłoś dane kasy fiskalnej

Formularz zgłoszenia danych dotyczących kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii znajdziesz poniżej. Wypełnij go na podstawie danych zawartych w książce kasy, która jest dołączana do kasy. 

Skorzystaj z formularza zamieszczonego niżej także gdy powiadamiasz urząd skarbowy o zmianach danych dotyczących kasy. Aktualizacja danych jest konieczna:

• jeśli zmienisz miejsce używania kasy fiskalnej – złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne; 
• jeśli zmieni się twój urząd skarbowy (np. gdy zmienisz siedzibę swojej firmy) – złóż do nowego urzędu skarbowego wniosek o zarejestrowanie kasy pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym kasy;
• jeśli wymienisz pamięć fiskalną kasy po jej zapełnieniu lub uszkodzeniu – ponownie dokonaj fiskalizacji i złóż do swojego urzędu skarbowego zgłoszenie aktualizacyjne.

Wypełniony formularz wydrukuj i zanieś lub wyślij do urzędu skarbowego. 

Pamiętaj, że zarówno zgłoszenie jak i aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy fiskalnej, możesz wysłać elektronicznie, korzystając z przycisku "załatw online" na górze strony.

Dokumenty

Termin

Zgłoś dane dotyczące kasy w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.

Zaktualizuj zgłoszenie w ciągu 7 dni od:

• zmiany miejsca używania kasy;
• zmiany właściwości urzędu skarbowego;
• ponownej fiskalizacji po wymianie pamięci fiskalnej kasy.

3. Nanieś numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej

Urząd skarbowy po zgłoszeniu przez ciebie i serwis danych dotyczących kasy sprawdza ich prawidłowość. Jeśli prawidłowość zgłoszeń nie budzi wątpliwości, urząd przesyła zawiadomienie o zarejestrowaniu kasy i nadanym jej numerze ewidencyjnym. Numer ten dla kasy oraz książki kasy jest identyczny i niepowtarzalny (żadna inna kasa w Polsce nie będzie miała takiego numeru). Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem). Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego (np. w razie zmiany siedziby) lub w przypadku wymiany modułu fiskalnego kasy.

Zawiadomienie o nadanym numerze ewidencyjnym dostaniesz maksymalnie w ciągu 30 dni od momentu kiedy złożysz wniosek.

Ile zapłacisz

• 0 zł – złożenie zgłoszenia (nie podlega opłacie skarbowej)
• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalnie, jeśli repreznetuje cię pełnomocnik)

Jeśli działasz przez pełnomocnika szczególnego, powinieneś zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: Opłatę wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Ważne! Pełnomocnictwo szczególne trzeba złożyć do każdego zgłoszenia złożonego przez pełnomocnika w imieniu podatnika.

• 0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1

Zgłoszenie może również złożyć pełnomocnik ogólny. Pełnomocnika ogólnego, którego umocowujesz do wszystkich spraw podatkowych, zgłaszasz na formularzu PPO-1. Pełnomocnikiem ogólnym może zostać osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy.  

Załatw to online na Portalu Podatkowym. Zobacz instrukcję jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.

Ważne: jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa

Ile będziesz czekać

Do 30 dni – jeśli serwisant również zgłosi do urzędu skarbowego dane twojej kasy w ciągu 7 dni od fiskalizacji. Co się stanie, jeśli serwisant nie dotrzyma terminu? Urząd może cię wezwać do złożenia wyjaśnień w tej sprawie.

Jak możesz się odwołać

Jeśli w zawiadomieniu, które dostaniesz z urzędu, będą nieścisłości, złóż wniosek o ich sprostowanie.

Jeśli chcesz się odwołać od decyzji o nadaniu kasie numeru ewidencyjnego, masz na to 14 dni od otrzymania zawiadomienia z urzędu skarbowego o zarejestrowaniu kasy.