Zawiadom urząd skarbowy o szacunkowej proporcji sprzedaży dla celów odliczania podatku VAT

Jesteś podatnikiem VAT i wykonujesz sprzedaż mieszaną (opodatkowaną i zwolnioną z VAT lub nieopodatkowaną)? Nie jesteś w stanie przyporządkować konkretnej części zakupów do sprzedaży opodatkowanej? Możesz zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o szacunkowym ustaleniu proporcji sprzedaży. Dowiedz się jak to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Na czym polega odliczanie VAT w działalności

Masz prawo do odliczenia podatku VAT od nabywanych towarów i usług w zakresie, w jakim wykorzystujesz je w działalności opodatkowanej.

Nie możesz odliczyć podatku, jeżeli świadczysz wyłącznie usługi przedmiotowo zwolnione z VAT (na przykład usługi transportu sanitarnego).

Przeczytaj więcej na temat warunków odliczania VAT.

Jak odliczać VAT przy sprzedaży mieszanej

Prowadząc sprzedaż mieszaną (opodatkowaną i zwolnioną lub nieopodatkowaną), również możesz skorzystać z prawa do odliczenia podatku.

W tym celu podziel wydatki związane z działalnością gospodarczą na:

• zakupy związane tylko ze sprzedażą zwolnioną lub nieopodatkowaną
• zakupy związane tylko ze sprzedażą opodatkowaną
• zakupy, które mogą służyć obu rodzajom sprzedaży.

Jeżeli nie wiesz, w jakim stopniu nabyty towar lub usługa będzie wykorzystywana do celów opodatkowanych lub zwolnionych, to prawo do odliczenia podatku przysługuje ci wyłącznie na podstawie współczynnika proporcji sprzedaży.

Proporcję sprzedaży oblicz na podstawie obrotu z roku poprzedniego. Do wyliczenia współczynnika proporcji weź kwoty netto. Wynik proporcji zaokrąglij w górę (na przykład proporcję 96,32% zaokrąglij do 97%).

Proporcję sprzedaży ustal według wzoru:

• licznik: roczny obrót z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych
• mianownik: roczny obrót całkowity (czynności opodatkowane i zwolnione z VAT).

Nie wliczasz do niego obrotu:

• uzyskanego z dostawy towarów i usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji
• z tytułu dostawy gruntów i praw wieczystego użytkowania, jeśli są zaliczane do środków trwałych – używanych do  działalności
• z tytułu transakcji dotyczących pomocniczych transakcji w zakresie nieruchomości i pomocniczych transakcji finansowych
• z tytułu transakcji dotyczących usług zwolnionych (na przykład transakcji dotyczących walut, usług udzielania kredytów) wymienionych w ustawie o VAT, w zakresie w jakim transakcje te mają charakter pomocniczy.

Przeczytaj więcej na temat zwolnień przedmiotowych z VAT.

Przykład: podatnik w 2022 roku dokonał sprzedaży:

• opodatkowanej według stawki 23% VAT w wysokości netto 200 000 zł
• sprzedaży usług zwolnionych w wysokości 50 000 zł.

Proporcję na 2021 rok należy w tym przypadku obliczyć w następujący sposób:

Proporcja na 2023 rok wynosi 80% i jest obliczana wstępnie do stosowania do końca danego roku. Oznacza to, że do wydatków związanych ze sprzedażą mieszaną, co do których nie ma możliwości przyporządkowania ich do sprzedaży opodatkowanej lub zwolnionej, podatnikowi będzie przysługiwało odliczenie w części wynoszącej 80% podatku naliczonego.

Po zakończeniu danego roku podatnik będzie zobowiązany obliczyć faktyczny wskaźnik proporcji – oparty na danych finansowych za rok 2023 i dokonać korekty podatku VAT odliczonego w trakcie 2023 rok w deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy kolejnego roku, czyli 2024.

Dowiedz się więcej na temat rozliczania sprzedaży mieszanej.

Jakie są zasady szacunkowego ustalania proporcji sprzedaży

Masz obowiązek zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o przyjętej proporcji jeżeli:

• w poprzednim roku podatkowym nie osiągnąłeś obrotu z tytułu działalności opodatkowanej i zwolnionej (na przykład nie prowadziłeś działalności)
• obroty w poprzednim roku nie przekroczyły 30 000 zł
• proporcja ustalona za poprzedni rok w bieżącym roku według ciebie byłaby niereprezentatywna (na przykład zmieniłeś profil działalności).

Przy działalności mieszanej, gdy proporcja:

• przekroczy 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 10 000 zł – możesz uznać, że proporcja wynosi 100%
• nie przekroczy 2% – możesz uznać, że proporcja ta wynosi 0% (nie odliczasz VAT).

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Złóż zawiadomienie:

• przed rozpoczęciem sprzedaży mieszanej
• do 25 dnia następnego miesiąca, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji sprzedaży za dany miesiąc – w przypadku, gdy:
  • obrót w poprzednim roku nie przekroczył 30 000 zł
  • proporcja ustalona za poprzedni rok, w bieżącym roku według ciebie byłaby niereprezentatywna.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy skarbowe
• urzędy skarbowe dla największych podmiotów

Co zrobić krok po kroku

1. Przygotuj i złóż zawiadomienie o przyjętej szacunkowej proporcji sprzedaży VAT

Dokumenty

Termin

Złóż zawiadomienie:

• przed rozpoczęciem sprzedaży mieszanej
• do 25 dnia następnego miesiąca, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji sprzedaży za dany miesiąc – w przypadku, gdy:
  • obrót w poprzednim roku nie przekroczył 30 000 zł
  • proporcja ustalona za poprzedni rok, w bieżącym roku według ciebie byłaby niereprezentatywna.

2. Urząd skarbowy przyjmie twoje zawiadomienie

Od lipca 2023 roku nie ma obowiązku uzgadniania proporcji i sporządzania protokołu przez urząd skarbowy. Wskaźnik proporcji wskazany w zawiadomieniu możesz stosować do końca danego roku podatkowego.

Po zakończeniu roku musisz obliczyć faktyczną proporcję sprzedaży oraz skorygować podatek naliczony.

Ile zapłacisz

Zawiadomienie o przyjętej proporcji w VAT jest bezpłatne. 

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1 (opcjonalne)

Jeśli działasz przez pełnomocnika, musisz zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo (numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy). Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Skarbowego w Poznaniu, opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa do spraw podatkowych

• 0 zł – opłata za pełnomocnictwo ogólne PPO-1 (opcjonalne)

Możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (osobę fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych - nie musi to być adwokat, radca prawny, czy też doradca podatkowy). Załatw to online na Portalu Podatkowym. Złożenie pełnomocnictwa ogólnego PPO-1 jest bezpłatne.

Przeczytaj, jak zgłosić pełnomocnictwo ogólne PPO-1.

Nie musisz dołączać kopii pełnomocnictwa ogólnego – urząd skarbowy sam sprawdzi jego zakres w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO).

Ważne! Jeśli ustanowisz pełnomocnika ogólnego, nie musisz dodatkowo ustanawiać pełnomocnika szczególnego (PPS-1). Jednak, jeśli masz już więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania, czyli pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie, to wskaż jednego z nich, jako pełnomocnika do doręczeń.

Ile będziesz czekać

Urząd skarbowy przyjmie twoje zawiadomienie od razu.

Warto wiedzieć

Jak ustalać współczynnik sprzedaży w jednostkach samorządu terytorialnego

Jednostki samorządu terytorialnego ustalają proporcje odrębnie dla każdej z jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego, czyli jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz urzędu obsługującego daną jednostkę (na przykład urzędu gminy). 

Jak zrobić roczną korektę VAT naliczonego

W danym roku wydatki związane ze sprzedażą mieszaną rozliczaj według proporcji ustalonej szacunkowo. Po zakończeniu roku podatkowego masz obowiązek obliczyć faktyczny udział sprzedaży opodatkowanej w całej kwocie sprzedaży. W razie różnicy skoryguj kwotę odliczonego podatku. Korektę podatku naliczonego zrób jednorazowo w deklaracji VAT za pierwszy miesiąc lub pierwszy kwartał roku (jeżeli VAT rozliczasz kwartalnie), po danym roku podatkowym.

W kolejnych latach rzeczywisty wskaźnik proporcji za rok poprzedni staje się wskaźnikiem szacunkowym na rok kolejny. Możesz wysłać pismo do naczelnika urzędu skarbowego z informacją, że wskaźnik VAT będzie stosowany na takim poziomie. Jednak nie masz takiego obowiązku.