Jak sprawdzić kontrahenta – weryfikacja wiarygodności partnera biznesowego

Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta

Dostałeś lub dostałaś ciekawą ofertę, ale nic wiesz nie o potencjalnym kontrahencie? Zanim zaczniecie współpracować, sprawdź jak najwięcej informacji na jego temat. To pomoże ci uniknąć transakcji z nieuczciwymi partnerami biznesowymi oraz zmniejszy ryzyko utraty pieniędzy lub towaru. W ten sposób zabezpieczysz się również przed odpowiedzialnością podatkową za zobowiązania oszusta i ułatwisz sobie wykazanie należytej staranności w transakcji handlowej przed organami kontroli skarbowej.

Wiele informacji, zarówno o firmach krajowych jak i zagranicznych, znajdziesz w bezpłatnych rejestrach publicznych, dostępnych przez Internet. Tak sprawdzisz między innymi czy dany podmiot zarejestrował działalność gospodarczą i czy jest podatnikiem VAT. Weryfikacji dokonasz podając podstawowe dane kontrahenta.

Możesz też skorzystać z płatnych serwisów, na przykład Biur Informacji Kredytowej czy wywiadowni gospodarczych, w szczególności jeśli szukasz informacji o statusie finansowym firmy.

Przeczytaj poniżej jakie informacje możesz otrzymać w poszczególnych rejestrach.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej - CEIDG

Jeśli twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, sprawdź jego dane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Nie musisz znać wszystkich danych. Do wyszukiwarki wystarczy wpisać imię i nazwisko albo numer NIP czy REGON. W CEIDG warto zwrócić uwagę na to jak długo firma działa na rynku, czy jej działalność jest stabilna lub czy ma charakter sezonowy oraz informacje o upadłości czy postępowaniu naprawczym.

W rejestrze CEIDG znajdziesz:

• dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
• data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia
• status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
• adres
• rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
• dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone
• dane pełnomocników firmy
• informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego

Pamiętaj! Jeśli szukasz danych spółki cywilnej, możesz znaleźć wspólników spółki wypełniając w wyszukiwarce CEIDG rubrykę „NIP spółki cywilnej". Wyszukiwanie przyniesie rezultaty, pod warunkiem, że wspólnicy mają aktualne wpisy, które uwzględniają tę spółkę. Jeżeli wyszukiwanie nie daje wyników, oznacza to, że we wpisach wspólników brakuje informacji o tej spółce. W takiej sytuacji odnalezienie informacji dotyczących tej spółki jest możliwe w rejestrze REGON.

Krajowy Rejestr Sądowy

Jeśli twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego, czyli spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo – akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna, informacje na jego temat znajdziesz w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego.

Podmioty możesz wyszukiwać po numerze NIP, REGON, KRS, nazwie, miejscowości. Pamiętaj, żeby przed wpisaniem danych zaznaczyć okno „Przedsiębiorcy”.

W wyszukiwarce KRS znajdziesz podstawowe informacje o interesującej cię firmie: adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. Zobaczysz także historię wpisu, która pokazuje najważniejsze zmiany w firmie.

Jeżeli będziesz weryfikować swojego kontrahenta na podstawie wpisu w KRS, zwróć uwagę na:

• sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia, jaki i wspólników w spółkach osobowych/ członków zarządu w spółkach kapitałowych, żeby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę
• w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/ akcyjnego, żeby znać maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania
• informację o otwarciu likwidacji, która wskazuje to na złożenie wniosku o likwidację podmiotu, a w konsekwencji wykreślenie z KRS i zaprzestanie działalności
• informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych (co do zasady raz w roku kalendarzowym spółka ma obowiązek składać takie sprawozdanie) – brak spełnienia tego obowiązku może wskazywać na nieuczciwe zamiary spółki – może to być firmant albo znikający podatnik.

Szczególnie ważne z punku widzenia weryfikacji kontrahenta jest dział 4 i następne. Znajdują się tam informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora dla spółki, otwarciu postępowania likwidacyjnego, informacje o przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

Sprawozdanie finansowe kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w Przeglądarce dokumentów finansowych, podając jego numer KRS.

Rejestr Gospodarki Narodowej - REGON

Informacje na temat przedsiębiorców możesz znaleźć także w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), prowadzonego przez GUS. Interesujący cię podmiot możesz znaleźć po jego numerze NIP, REGON, KRS oraz po adresie.

W REGON możesz znaleźć między innymi dane spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (są tam tylko dane wspólników).

Wyszukaj podmiot w REGON.

Wykaz podatników VAT - Biała lista

Ważnym narzędziem weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest Wykaz podatników VAT, czyli tak zwana Biała lista.

Znajdziesz tam takie informacje o kontrahencie, jak:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy
• czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT
• czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę)
• data rejestracji jako podatnika VAT
• data i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji - jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym
• numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłacisz należności

Do wyszukiwarki wpisujesz jedną z trzech danych: numer konta, NIP lub REGON.

Pamiętaj! Sprawdzaj czy rachunki kontrahenta znajdują się w Wykazie. Wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza Białej listy naraża cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji. W razie sporu kluczowe jest przedstawienie dowodów na zachowanie należytej staranności w weryfikacji kontrahenta. Możesz na przykład wydrukować dane z Białej listy na dzień dokonania płatności i zachować w dokumentacji.

Dowiedz się więcej na temat Białej listy podatników VAT.

Wyszukaj firmę w Wykazie podatników VAT.

Wykaz podatników VAT UE

Jeśli twój kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE, sprawdź jego dane w systemie informatycznym VIES (VAT Information Exchange System), czyli wyszukiwarce prowadzonej przez Komisję Europejską. Zweryfikujesz w niej, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. To konieczne, by zastosować do tych transakcji stawkę 0% VAT.

W wyszukiwarce podaj państwo członkowskie Unii Europejskiej, z którego pochodzi przedsiębiorca oraz jego numer VAT UE (odpowiednik NIP).

Jeżeli klient twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja online za pomocą VIES, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.

Sprawdź rejestr VIES.

Informacje o kontrahencie z urzędu skarbowego

Bezpośrednio w urzędzie skarbowym sprawdzisz, czy twój kontrahent prawidłowo rozlicza podatki. Ograniczysz dzięki temu ryzyko odpowiedzialności solidarnej za jego zobowiązania podatkowe.

Na twój wniosek urząd wyda zaświadczenie, czy twój kontrahent:

• składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany
• zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany
• zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów.

Z wnioskiem do urzędu skarbowego o uzyskanie tych informacji może wystąpić każdy kontrahent podatnika. Ale uwaga! Musisz być stroną transakcji. Nie możesz wnioskować o dostęp do informacji na temat przyszłego czy potencjalnego kontrahenta.

Za wydanie zaświadczenia zapłacisz 21 zł.

Przeczytaj, jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o statusie podatnika VAT

Gdzie sprawdzić, czy kontrahent ma długi

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

To państwowa instytucja prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy. Dłużnicy wpisywani są z urzędu, na podstawie orzeczenia sądu.

Żeby odnaleźć firmę w rejestrze dłużników niewypłacalnych musisz znać numer RDN, czyli numer, pod którym dłużnik został wpisany do rejestru. Jeżeli go nie znasz, musisz złożyć wniosek do Centralnej Informacji KRS. Centralna Informacja wydaje zaświadczenia, czy dany podmiot znajduje się w RDN i pod jakim numerem lub numerami go zarejestrowano. W wydanym zaświadczeniu wskazuje wszystkie numery RDN dłużnika. Za wniosek o wydanie zaświadczenia, że dany podmiot jest (lub nie jest) wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych zapłacisz 15 zł.

Wyszukaj dłużnika w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych

Biura Informacji Gospodarczej (BIG)

Dane na temat kondycji finansowej kontrahenta uzyskasz też w Biurach Informacji Gospodarczej (BIG). W Polsce funkcjonuje kilka biur prowadzonych przez prywatne podmioty. Ich usługi są płatne, a cena zależy od zakresu usług.

• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor) prowadzi Rejestr Dłużników BIG. Umożliwia dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich. Wspiera procesy windykacyjne. Potwierdza wiarygodność finansową klientów i kontrahentów i pozwala zweryfikować status płatniczy firmy. Za sprawdzenie kontrahenta (raport o przedsiębiorcy z rejestru BIG) zapłacisz 29 zł netto. Jeśli chcesz sprawdzić większą liczbę dłużników, możesz zamówić abonament.

Przejdź do serwisu BIG InfoMonitor

• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA obsługuje wszystkie podmioty gospodarcze – od jednoosobowych firm, poprzez małe i średnie przedsiębiorstwa po wielkie korporacje. KRD BIG SA stworzył system wymiany informacji gospodarczych łączący wszystkie gałęzie gospodarki. Z usług Krajowego Rejestru Długów mogą korzystać także osoby fizyczne, gminy i wtórni wierzyciele. Pakiet miesięczny kosztuje od 160 do 990 zł.

Przejdź do serwisu KRD

• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. wspiera przedsiębiorców w zakresie prewencji oraz zarządzania należnościami. Raport na temat wybranego podmiotu kosztuje 49,99 zł.

Przejdź do serwisu ERIF

• KBIG - Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej jest częścią międzynarodowej Grupy Deltavista. Współpracuje z biurami z Europy Zachodniej. Informacje o nierzetelnych płatnikach ujawnione w KBIG są udostępniane także na rynkach zagranicznych. Abonament miesięczny kosztuje od 290 do 590 zł.

Przejdź do serwisu KBIG

Wywiadownie gospodarcze

Możesz skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej, czyli prywatnych podmiotów, które na twoje zamówienie zweryfikują wiarygodność finansową polskich i zagranicznych podmiotów. Wywiadownie raportują informacje z rejestrów, dane o sytuacji finansowej kontrahenta, w tym o jego ewentualnym zadłużeniu. Usługa jest płatna, a cena zależy od zakresu dostarczanych danych. Skorzystaj z wyszukiwarki internetowej, aby znaleźć wywiadownię spełniającą twoje potrzeby.

Jak zweryfikować zagranicznego kontrahenta

Działając na rynkach zagranicznych możesz zetknąć się z nierzetelną firmą, która próbuje wykorzystać barierę geograficzną, językową czy prawną, aby - na przykład - uniknąć rozliczenia za dostawę. Zdarzają się też oszustwa, które polegają na podszywaniu się pod faktycznie istniejące podmioty lub firma, z którą planujesz nawiązać współpracę może znajdować się w złej kondycji finansowej.

Dlatego, zanim zdecydujesz się na zawarcie transakcji z zagraniczną firmą, której nie znasz, w szczególności jeżeli jej oferta wydaję się wyjątkowo atrakcyjna, warto ją sprawdzić. Oto kilka sposobów weryfikacji:

• Sprawdź informacje na temat kontrahenta w Internecie: siedzibę, stronę internetową, media społecznościowe i fora dyskusyjne. Zwrócić uwagę, czy firma nie funkcjonuje pod domenami krajów egzotycznych. Możesz też zobaczyć jej siedzibę na Google Street View.
• Poproś o przedstawienie referencji lub listy klientów, z którymi firma współpracuje i zweryfikuj je kontaktując się z tymi klientami.
• Ustal, czy figuruje w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju. Bazę danych europejskich firm znajdziesz na portalu e-sprawiedliwość, zarządzanym przez Komisję Europejską. Portal zawiera podstawowe informacje (w języku polskim) na temat rejestrów innych państw - odpowiedników CEIDG i KRS. Zawiera też odesłanie do stron internetowych zagranicznych rejestrów. Dostęp do informacji jest zwykle bezpłatny.
• Znajdź na Portalu Promocji Eksportu listę instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomogą ci nawiązać kontakt z zagranicznymi firmami. Tam dowiesz się też więcej o zasadach prowadzenia biznesu w danym kraju.
• Pomoc w weryfikacji kontrahenta oferują niektóre dwustronne izby gospodarcze. Na przykład w Polsko-Niemieckiej Izbie Przemysłowo Handlowej zamówisz odpisy z zagranicznych rejestrów i raporty handlowe.
• Możesz także skorzystać z usług międzynarodowej wywiadowni gospodarczej – usługi są płatne w zależności od zakresu danych, których będziesz oczekiwał.

Jak dochować należytej staranności - wskazówki Ministerstwa Finansów

Co do zasady, dla dochowania należytej staranności podatnik powinien zweryfikować swojego kontrahenta, czyli dostawcę towaru i okoliczności transakcji z nim zawieranej - zobacz Metodykę Ministerstwa Finansów w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Jeżeli podejmiesz działania określone w Metodyce, istotnie rośnie prawdopodobieństwo, że dochowasz należytej staranności.

Z Metodyki wynika że warto, żebyś sprawdził między innymi:

• miejsce prowadzenia działalności, na przykład czy twój kontrahent ma biuro, pracowników, telefon stacjonarny – czy nie jest to tak zwane wirtualne biuro, czy siedziba odpowiada rodzajowi lub skali działalności kontrahenta (na przykład oferuje hurtową dostawę paliw, a ma siedzibę w garażu)
• umowę własności lub najmu magazynu, umowę leasingu środków transportu oraz polisę ubezpieczeniową na transport towarów - jeśli kontrahent prowadzi hurtowy obrót towarami, powinien mieć dostęp do odpowiednich magazynów
• tożsamość kontrahenta lub reprezentującej go osoby – uważaj gdy kontakt odbywa się przez e-mail niepowiązany z firmą lub komunikatory internetowe (zalecany jest kontakt osobisty)
• koncesje i zezwolenia, jeśli są wymagane, na przykład zezwolenie na obrót hurtowy alkoholem, czy koncesję na obrót paliwami
• po zakupie - zgodność towaru ze specyfikacją, którą sprzedawca dołącza do faktury - możesz sfotografować zakupiony towar

Uważaj, gdy kontrahent, bez ekonomicznego uzasadnienia:

• proponuje towar po cenie znacząco odbiegającej od ceny rynkowej
• żąda płatności w terminie krótszym niż standardowy termin płatności
• oferuje towary z innej branży niż ta, w której działa.

Pamiętaj! Nowego kontrahenta warto poprosić o referencje.