Jakie kontrole w firmach odbywają się według szczególnych zasad

Kontrola podatkowa

Zasady zawiadamiania o kontroli

Musisz zostać prawidłowo zawiadomiony o kontroli podatkowej przed jej rozpoczęciem:

• kontrola może się zacząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli
• jeżeli kontrola nie zacznie się w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Ważne! Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to twojej zgody lub wniosku.

Zawiadomienie musi zawierać:

• oznaczenie organu
• datę i miejsce wystawienia
• oznaczenie kontrolowanego
• wskazanie zakresu kontroli
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia, a jeżeli zawiadomienie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego – podpis kwalifikowany elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.

Kiedy organ nie musi zawiadamiać o kontroli

Od obowiązku zawiadomienia o kontroli istnieje szereg wyjątków. Organ nie musi zawiadamiać o kontroli, która:

• dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług
• ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe
• dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych
• dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej
• ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tak zwane natychmiastowe wszczęcie kontroli)
• ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury
• dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin
• ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej
• dotyczy zasadności zwrotu podatku w rozumieniu przepisów rozdziału 7b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozdziału 6a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Organ podatkowy może przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia także, jeśli posiada informacje, że kontrolowany:

• został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika
• jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji
• nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Upoważnienie do kontroli

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez:

• naczelnika urzędu skarbowego lub osobę zastępującą naczelnika urzędu skarbowego - pracownikom izby administracji skarbowej obsługującej tego naczelnika
• wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa lub osobę zastępującą wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa albo skarbnika jednostki samorządu terytorialnego - pracownikom urzędu gminy (miasta), starostwa lub urzędu marszałkowskiego
• Szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub osobę zastępującą Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - pracownikom urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać:

• oznaczenie organu kontrolującego, datę i miejsce wystawienia
• wskazanie podstawy prawnej kontroli
• imię i nazwisko kontrolującego lub kontrolujących
• numer legitymacji służbowej kontrolującego lub kontrolujących
• oznaczenie kontrolowanego
• określenie zakresu kontroli
• datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów niniejszego działu
• wskazanie informacji, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Pamiętaj! Na początku kontroli musisz otrzymać od kontrolujących upoważnienie do jej przeprowadzenia oraz okazania, a każdy kontrolujący musi ci okazać legitymację służbową.

Kontrola podatkowa może zostać także wszczęta, jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, bez wcześniejszego zawiadamiania o niej. Stanie się tak, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W takiej sytuacji musisz otrzymać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli maksymalnie w ciągu 3 dni od dnia wszczęcia kontroli.

Nieobecność w czasie kontroli

W przypadku nieobecności w czasie kontroli musisz ustanowić pełnomocnika.

Jeżeli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, upoważnienie doręcza się oraz okazuje się legitymację służbową członkowi zarządu, wspólnikowi albo innej osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw (reprezentant kontrolowanego).

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrola prowadzona jest w:

• twojej siedzibie
• w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz
• w miejscach związanych z prowadzoną przez ciebie działalnością i w godzinach jej prowadzenia.

W przypadku skrócenia czasu prowadzenia działalności w toku kontroli, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Jeśli księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą, to na żądanie kontrolującego musisz zapewnić do nich dostęp w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

Wszelkie czynności kontrolne odbywają się w twojej obecności, twojego reprezentanta lub pełnomocnika. Możesz się jednak pisemnie zrzec tego prawa.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie kontroli kontrolujący jest upoważniony do:

• wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego
• wstępu do lokali mieszkalnych jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe
• żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą
• zabezpieczania zebranych dowodów
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
• żądania przeprowadzenia spisu z natury
• przesłuchiwania świadków, kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego, pracownika oraz osoby współdziałającej z kontrolowanym
• zasięgania opinii biegłych.

Jak się dokumentuje kontrolę

Przebieg kontroli dokumentuje się protokole. Musi on zawierać:

• wskazanie kontrolowanego
• wskazanie osób kontrolujących
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli
• określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli
• opis dokonanych ustaleń faktycznych
• dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów
• ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji
• pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku.

Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden zostanie wręczony tobie.

Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami protokołu, możesz w ciągu 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe, potwierdzające twoją wersję.

Organ kontrolujący musi rozpatrzeć twoje zastrzeżenia i ciągu 14 dni zawiadomić cię o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem.

Kontrola ZUS

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego.

Upoważnienie do kontroli

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia tobie (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania ciebie) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.

Upoważnienie musi zawierać:

• wskazanie podstawy prawnej
• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu
• datę i miejsce wystawienia
• imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli
• zakres przedmiotowy kontroli
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrola przeprowadzana jest w twojej siedzibie oraz w miejscach, w których prowadzisz działalność. Na twój wniosek lub za twoją zgodą może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być też przeprowadzona w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Musisz jednak wyrazić na to zgodę na piśmie.

Bez zgody czynności kontrolne w placówce ZUS można prowadzić tylko, jeżeli:

• wymaga tego ich charakter
• trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego –byłego pracownika kontrolowanego
• kontrolowany nie zgłosił do ZUS zmiany adresu siedziby firmy
• kontrolowany nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzi działalności pod adresem tam zapisanym.

Co podlega kontroli ZUS

Kontrola przeprowadzana przez ZUS może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek
• zabezpieczać zebrane dowody
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
• przesłuchiwać świadków
• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Ty musisz w szczególności:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które przechowujesz ty lub osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Jak się dokumentuje kontrolę

Ustalenia kontroli inspektor ZUS opisuje w protokole kontroli.

Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest dla ciebie. Protokół powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, która przeprowadzała kontrolę
• twoje dane
• dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę
• zakres kontroli
• czas trwania czynności kontrolnych
• opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych
• przedstawienie dowodów
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń
• pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS
• informacje o wpisie do książki kontroli.

Od dnia, w którym otrzymasz protokół, masz 14 dni na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń.

Musisz równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe na potwierdzenie swoich twierdzeń. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone przez ciebie zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia twoich zastrzeżeń zostaniesz poinformowany na piśmie.

Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń, masz obowiązek dostarczyć do ZUS dokumenty korygujące. Masz na to 30 dni od dnia, w którym otrzymasz protokół kontroli. Jeśli złożyłeś zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym otrzymasz informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

Jeśli nie dostarczysz nam dokumentów korygujących, ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Nastąpi to w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Masz obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest przeprowadzana bez uprzedzenia.

Inspekcja będzie w szczególności sprawdzała czy przestrzegasz prawa pracy, przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.

Upoważnienie do kontroli

Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy i upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Upoważnienie do przeprowadzania kontroli powinno zawierać następujące dane:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli
• oznaczenie organu kontroli
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

W uzasadnionych przypadkach kontrola może odbyć się jedynie po okazaniu legitymacji służbowej. W takim przypadku niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, Inspekcja musi doręczyć tobie upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie twojej firmy oraz w innych miejscach wykonywania zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie kontroli inspektor PIP ma prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń przedsiębiorcy
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy oraz utrwalania ich przebiegu i wyników oględzin, za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku
• żądania od ciebie oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na twoją rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą
• żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą
• żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dotyczących kontroli,
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od ciebie
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie twojej firmy, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Jak się dokumentuje kontrolę

Ustalenia kontroli dokumentowane są w formie protokołu, który powinien zawierać:

• nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP)
• imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy
• imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot
• datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3
• oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę
• informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy
• opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli
• dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania
• informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji
• treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji
• informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy
• wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu
• informacje o osobach, w obecności których przeprowadzano kontrolę
• na wniosek podmiotu kontrolowanego - wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa
• wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli
• datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

Pamiętaj, że przed podpisaniem protokołu masz prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.

Masz na to 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Jeśli inspektor pracy przeprowadzający kontrolę uzna zasadność twoich zastrzeżeń musi zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

W przypadku niestwierdzenia uchybień wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.

Kontrola Inspekcji Handlowej

Inspekcja Handlowa może zacząć kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, rozpoczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Inspekcja Handlowa nie musi zawiadamiać o kontroli, która:

• ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej
• jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia
• przeprowadzana jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw
• jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska
• prowadzona jest w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów
• przeprowadzana jest u przedsiębiorcy, który nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych.

Upoważnienie do kontroli

Inspektor rozpoczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez wojewódzkiego inspektora.

Upoważnienie musi zawierać:

• oznaczenie organu kontroli
• wskazanie podstawy prawnej
• datę i miejsce wystawienia
• imię, nazwisko i stanowisko kontrolującego oraz numer jego legitymacji służbowej, a w przypadku upoważnienia do udziału w kontroli osób, niebędących inspektorami - imiona i nazwiska tych osób oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
• oznaczenie kontrolowanego
• określenie przedmiotu i zakresu kontroli
• określenie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanej daty jej zakończenia
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
• pouczenie o twoich prawach i obowiązkach.

Gdzie jest prowadzona kontrola

Kontrola odbywa się twojej obecności lub osoby przez ciebie upoważnionej w siedzibie twojej firmy lub w miejscu wykonywania działalności oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności.

Kontrola lub jej poszczególne czynności, za twoją zgodą, mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu Inspekcji, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie kontroli inspektor może:

• badać akta, dokumenty, ewidencje i informacje w zakresie objętym kontrolą oraz żądać od ciebie lub twojego przedstawiciela sporządzenia niezbędnych kopii oraz urzędowego tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym
• dokonywać oględzin terenów, obiektów, pomieszczeń, środków przewozowych, produktów i innych rzeczy w zakresie objętym kontrolą
• badać przebieg określonych czynności
• legitymować osoby w celu stwierdzenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
• żądać od ciebie lub twojego przedstawiciela niezwłocznego usunięcia uchybień porządkowych i organizacyjnych
• żądać od ciebie oraz twojego przedstawiciela udzielenia w wyznaczonym terminie pisemnych i ustnych wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli
• przesłuchiwać osoby w charakterze strony, świadka lub biegłego, jeżeli jest to niezbędne dla wyczerpującego wyjaśnienia okoliczności sprawy
• zasięgać opinii biegłych, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
• zabezpieczać dowody, produkty, pomieszczenia i środki przewozowe
• pobierać nieodpłatnie próbki produktów do badań
• sprawdzić rzetelność obsługi poprzez dokonanie zakupu produktu lub usługi
• zbierać inne niezbędne materiały w zakresie objętym kontrolą.

W toku kontroli wojewódzki inspektor może także w drodze decyzji:

• ograniczyć wprowadzanie do obrotu, wstrzymać wprowadzanie do obrotu lub wycofać z obrotu produkty albo wstrzymać świadczenie usług, albo niezwłoczne usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, jeżeli jest to konieczne ze względu na bezpieczeństwo lub interes konsumentów albo interes gospodarczy państwa
• nakazać niezwłoczne usunięcie naruszeń polegających na nieprawidłowym oznaczeniu firmy producenta, jego adresu, a także państwa jego siedziby, o czym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

Decyzjom tym nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

Jak się dokumentuje kontrolę

Ustalenia kontroli dokumentuje się w protokole kontroli.

Protokół podpisuje inspektor oraz ty lub osoba przez ciebie upoważniona, w którego obecności przeprowadzono kontrolę. Pamiętaj, żeby uważnie przeczytać protokół przed podpisaniem.

Jeden egzemplarz protokołu inspektor za pokwitowaniem przekaże tobie lub osobie przez ciebie upoważnionej, a drugi pozostawia się w aktach sprawy.

Uwagi do protokołu możesz zgłosić bezpośrednio lub w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu do podpisu wnieść je na piśmie. Wojewódzki inspektor jest obowiązany ustosunkować się do twoich uwag niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania.

Kontrola Sanepidu - Państwowej Inspekcji Sanitarnej

Do podstawowych zadań Państwowej Inspekcji Sanitarnej należy kontrola przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne i zdrowotne, w szczególności dotyczące:

• higieny środowiska, a zwłaszcza wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi, powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt ludzi, gleby, wód i innych elementów środowiska w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach
• utrzymania należytego stanu higienicznego nieruchomości, zakładów pracy, instytucji, obiektów i urządzeń użyteczności publicznej, dróg, ulic oraz osobowego i towarowego transportu kolejowego, drogowego, lotniczego i morskiego
• warunków produkcji, transportu, przechowywania i sprzedaży żywności oraz warunków żywienia zbiorowego;

Zasady zawiadamiania o kontroli

Przed rozpoczęciem standardowej kontroli przeprowadzanej przez Sanepid, musisz zostać o niej prawidłowo zawiadomiony.

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to twojej zgody lub wniosku.

Zawiadomienie musi zawierać:

• oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę
• datę i miejsce wystawienia
• oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli
• imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Kiedy organ nie musi zawiadamiać o kontroli

Sanepid może też prowadzić kontrole bez wcześniejszego zawiadomienia.

Dotyczy to sytuacji, w których dokonuje urzędowych kontroli żywności. W takiej sytuacji, Sanepid ma prawo wstępu na teren przedsiębiorstwa o każdej porze dnia i nocy.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie przeprowadzania zwykłej kontroli inspektor ma prawo:

• wstępu na terenie miast i wsi do:

  • zakładów pracy oraz wszystkich pomieszczeń i urządzeń wchodzących w ich skład
  • obiektów użyteczności publicznej, obiektów handlowych, ogrodów działkowych i nieruchomości oraz wszystkich pomieszczeń wchodzących w ich skład
  • środków transportu i obiektów z nimi związanych, w tym również na statki morskie, żeglugi śródlądowej i powietrzne
  • obiektów będących w trakcie budowy
• żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób
• żądania okazania dokumentów i udostępniania wszelkich danych
• pobierania próbek do badań laboratoryjnych.

Natomiast w trakcie przeprowadzania urzędowych kontroli żywności inspektor ma prawo:

• wstępu do pomieszczeń zakładu o każdej porze
• badania procesów technologicznych i receptur w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu kontroli
• przeglądania ksiąg i innych dokumentów kontrolowanego zakładu, jeżeli jest to niezbędne ze względu na cel przeprowadzanej kontroli
• podejmowania innych czynności niezbędnych do wyjaśnienia sprawy, zgodnie z zakresem uprawnień w ramach urzędowych kontroli żywności, w tym nieodpłatnego pobierania próbek środków spożywczych lub materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością w celu wykonania badań laboratoryjnych.

Ważne! W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów, będziesz musiał zapłacić koszty wykonania badań laboratoryjnych oraz innych czynności wykonywanych przez organy Państwowej Inspekcji Sanitarnej przy okazji kontroli w twoim przedsiębiorstwie.

Jeśli w trakcie kontroli inspektor stwierdzi naruszenia wymagań higienicznych i zdrowotnych, nakaże ci w określonym czasie ich usunięcie. Zrobi to w drodze decyzji.

W przypadku stwierdzenia, że naruszenie wymagań spowodowało bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, inspektor Sanepidu nakazuje:

• unieruchomienie zakładu pracy lub jego części (stanowiska pracy, maszyny lub innego urządzenia)
• zamknięcie obiektu użyteczności publicznej
• wyłączenie z eksploatacji środka transportu
• wycofanie z obrotu środka spożywczego, materiału i wyrobu przeznaczonego do kontaktu z żywnością, produktu kosmetycznego lub innego wyrobu mogącego mieć wpływ na zdrowie ludzi albo,
• podjęcie lub zaprzestanie innych działań.

Decyzje takie podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Sanepid może nakazać również likwidację hodowli lub chowu zwierząt.

Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu, w którym opisany jest przebieg kontroli oraz zalecenia pokontrolne. Masz prawo nie podpisać protokołu oraz zawrzeć w nim swoje uwagi.

Masz obowiązek prowadzić książkę kontroli i odnotować w niej każdą kontrolę.

Kontrola Inspekcji Ochrony Środowiska (IOŚ)

Inspekcja Ochrony Środowiska kontroluje przedsiębiorców korzystających w trakcie swojej działalności ze środowiska. Korzystaniem ze środowiska jest na przykład pobieranie wód albo emisja gazów do atmosfery.

Kontrole wykonywane przez IOŚ dzielą się na planowe i pozaplanowe.

W przypadku tych pierwszych, przedsiębiorca musi zostać o nich wcześniej prawidłowo zawiadomiony.

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, ale wymaga to twojej zgody lub wniosku.

Zawiadomienie musi zawierać:

• oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę
• datę i miejsce wystawienia
• oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli
• imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Kontrole pozaplanowe dzielą się na:

• kontrole przeprowadzane na wniosek organów administracji publicznej lub innych podmiotów, o ile przepisy szczególne przewidują taką możliwość oraz
• kontrole interwencyjne.

Kontrole interwencyjne to kontrole przeprowadzane w związku z rozpatrywaniem skarg i interwencji dotyczących zanieczyszczenia środowiska lub podejrzenia wystąpienia takiego zanieczyszczenia, wystąpienia poważnych awarii lub w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.

W przypadku kontroli pozaplanowych nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadamiania o kontroli, a inspektor może ją przeprowadzić jedynie na podstawie legitymacji służbowej. Mogą się one także odbywać o każdej porze dnia i nocy oraz nawet pod nieobecność przedsiębiorcy.

Jakie uprawnienia ma kontrolujący

W trakcie wykonywania kontroli inspektor ma prawo:

• wstępu przez całą dobę wraz z niezbędnym sprzętem:
• na teren nieruchomości, obiektu lub ich części, na których prowadzona jest działalność gospodarcza
• do środków transportu
• na teren niezwiązany z prowadzeniem działalności gospodarczej
• przeprowadzania niezbędnych pomiarów lub badań, w tym pobierania próbek lub wykonywania innych czynności kontrolnych, w tym z użyciem bezzałogowych statków powietrznych, w celu ustalenia na terenie kontrolowanej nieruchomości, w obiekcie lub jego części, w kontrolowanym środku transportu, stanu środowiska oraz oceny tego stanu w świetle przepisów o ochronie środowiska, a także warunków wykonywania działalności wpływającej na środowisko indywidualnie określonych w decyzjach administracyjnych
• żądania wstrzymania ruchu lub uruchomienia instalacji lub urządzeń, w tym środków transportu oraz powstrzymania się od wykonywania innych czynności w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla przeprowadzenia badań, w tym pobrania próbek i wykonania pomiarów
• oceny sposobu eksploatacji instalacji lub urządzeń, w tym środków transportu
• oceny stosowanych technologii i rozwiązań technicznych
• żądania pisemnych lub ustnych informacji oraz wzywania i przesłuchiwania osób w zakresie niezbędnym dla ustalenia stanu faktycznego przy jednoczesnym pouczeniu ich o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, o której mowa w Kodeksie karnym
• żądania okazania dokumentów, w tym dokumentów finansowych i udostępnienia wszelkich danych mających związek z problematyką kontroli
• ustalania tożsamości osób oraz żądania okazania dokumentów niezbędnych do wymierzenia grzywny w drodze mandatu karnego lub sporządzenia wniosku o ukaranie
• oceny sposobu wykonywania pomiarów emisji, ilości pobranej wody oraz odprowadzanych ścieków przez jednostkę prowadzącą pomiary, w tym poprawności sposobu pobierania i analizy próbek
• określenia składu morfologicznego odpadów w oparciu o wiedzę ekspercką.

Ważne! Koszty analiz i wykonywania pomiarów, w tym pobierania próbek, na podstawie których stwierdzono naruszenie wymagań ochrony środowiska, ponoszą jednostki kontrolowane, których działalność jest źródłem naruszania tych wymagań.

Jeśli w trakcie kontroli inspektorzy uzyskają uzasadnione podejrzenie popełnienia tak zwanego przestępstwa przeciw środowisku (na przykład zanieczyszczenie środowiska w znacznych rozmiarach), mogą także:

• obserwować i rejestrować przy użyciu środków technicznych, w tym technik satelitarnych i bezzałogowych statków powietrznych, obraz zdarzeń oraz dźwięk towarzyszący tym zdarzeniom
• gromadzić i zabezpieczać dowody popełnienia przestępstwa lub wykroczenia
• żądać pisemnych lub ustnych informacji oraz przesłuchiwać osoby w zakresie niezbędnym dla ustalenia stanu faktycznego przy jednoczesnym pouczeniu ich o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, o czym mowa w Kodeksie karnym
• ustalać tożsamość osób oraz żądać okazania dokumentów niezbędnych do wymierzenia grzywny w drodze mandatu karnego lub sporządzeniu wniosku o ukaranie
• nakładać grzywny w postępowaniu mandatowym za wykroczenia określone w trybie przewidzianym przepisami o postępowaniu w sprawach o wykroczenia
• dokonywać oględzin pomieszczeń i innych miejsc
• zatrzymywać lub przeszukiwać pojazdy przewożące towary oraz kontrolować dokumenty związane z przewozem towaru, jeżeli zachodzi podejrzenie przewożenia odpadów
• udzielać pouczeń, zwracać uwagę, ostrzegać lub stosować inne środki oddziaływania wychowawczego.

Na podstawie ustaleń kontrolnych inspektor może między innymi wydać zalecenia pokontrolne lub decyzję administracyjną nakazująca określone zachowanie przedsiębiorcy, na przykład zaprzestanie naruszeń przepisów w określonym terminie.

Może też zażądać od kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej przeprowadzenia postępowania służbowego przeciwko osobom winnym dopuszczenia do uchybień i poinformowania go, w określonym terminie, o wynikach tego postępowania i o podjętych działaniach.

W skrajnych przypadkach może zdecydować o wstrzymaniu:

• działalności w zakresie stwarzającym zagrożenie zdrowia lub życia ludzi albo zagrożenie zniszczenia środowiska
• oddania do użytku obiektu budowlanego, zespołu obiektów lub instalacji niespełniających wymagań ochrony środowiska.

Inspektorzy mogą także nakładać mandaty za stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości, a poważniejszych przypadkach kierować zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa.

Jak się dokumentuje kontrolę

Z czynności kontrolnych inspektor sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub kontrolowanej osobie fizycznej.

Protokół podpisują inspektor i kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub kontrolowana osoba fizyczna.

Do protokołu można wnieść umotywowane zastrzeżenia i uwagi.

W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub kontrolowaną osobę fizyczną, inspektor czyni o tym wzmiankę w protokole, a osoba odmawiająca podpisu może w terminie 7 dni przedstawić swoje stanowisko na piśmie właściwemu organowi Inspekcji Ochrony Środowiska.