Jak prowadzić ewidencję odpadów w BDO

Kto musi prowadzić ewidencję odpadów

Odejście od papierowej ewidencji na rzecz ewidencji elektronicznej, prowadzonej w BDO na indywidualnym koncie przedsiębiorcy, ma uszczelnić gospodarkę odpadami i pomóc w walce z szarą strefą, czyli na przykład z tworzeniem dzikich wysypisk śmieci.

Dzięki BDO instytucje kontrolujące mogą na bieżąco - w czasie rzeczywistym - mieć wgląd w to, ile i jakiego rodzaju odpady powstają w konkretnej firmie.

W przepisach nie wskazano listy branż, firm czy podmiotów, które muszą prowadzić elektroniczną ewidencję odpadów w BDO.

Ewidencję musi prowadzić każdy podmiot, który wytwarza lub gospodaruje odpadami. Jeśli nim jesteś, to bez wpisu w rejestrze BDO nie możesz przekazywać odpadów, na przykład firmie transportującej.

Od 2023 roku obowiązek rejestracji w BDO mają nowe podmioty, m.in. punkty handlowe oraz gastronomiczne, wprowadzające do obrotu określone produkty jednorazowego użytku z tworzywa sztucznego.

Od tej zasady jest jednak wiele wyjątków. Na przykład wyłączone spod obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów są odpady komunalne albo inne, jeśli powstają w określonych ilościach.

Sprawdź, kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenie ewidencji w BDO.

Ważne! Twoim obowiązkiem jest umieszczanie numeru BDO na dokumentach związanych z prowadzoną działalnością.

Odpad to każda substancja lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Wpis do rejestru BDO

Wpis do rejestru BDO uzyskasz po złożeniu wniosku do odpowiedniego marszałka województwa lub z urzędu (bez składania wniosku). To drugie dotyczy firm, które uzyskały:

• pozwolenie zintegrowane
• pozwolenie na wytwarzanie odpadów
• zezwolenie na zbieranie odpadów lub zezwolenie na przetwarzanie odpadów
• decyzję zatwierdzającą program gospodarowania odpadami wydobywczymi lub zezwolenie na prowadzenie obiektu unieszkodliwiania odpadów wydobywczych
• koncesję na podziemne składowanie odpadów na podstawie ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. – Prawo geologiczne i górnicze
• wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.

Przeczytaj, jak uzyskać wpis do rejestru BDO (podmioty wprowadzające produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujące odpadami).

Kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji

Nie każdy, kto ma odpady, musi prowadzić ich ewidencję.

Z tego obowiązku są zwolnieni wytwórcy odpadów komunalnych, czyli śmieci, które powstają w gospodarstwach domowych, w tym osoby fizyczne.

Pamiętaj! Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub przedsiębiorcy, którzy w ramach prowadzonej działalności wytwarzają jedynie odpady o składzie
i charakterze odpadów komunalnych i są objęci systemem odbioru odpadów komunalnych, są traktowani jako wytwórcy odpadów komunalnych. Takie podmioty nie muszą prowadzić ewidencji, ani rejestrować się w BDO.

Odpady komunalne to odpady powstające w gospodarstwach domowych oraz odpady pochodzące od innych wytwórców odpadów, na przykład z firm i instytucji, które ze względu na swój charakter i skład są podobne do odpadów z gospodarstw domowych.

W szczególności za odpady komunalne można uznać niesegregowane (zmieszane) odpady komunalne i odpady zebrane selektywnie:

• z gospodarstw domowych, w tym papier i tektura, szkło, metale, tworzywa sztuczne, bioodpady, drewno, tekstylia, opakowania, zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, zużyte baterie i akumulatory oraz odpady wielkogabarytowe, w tym materace i meble
• ze źródeł innych niż gospodarstwa domowe, na przykład z firm, jeżeli są one podobne pod względem charakteru i składu do odpadów z gospodarstw domowych.

Za odpady komunalne nie mogą natomiast zostać uznane:

• odpady z produkcji
• odpady budowlane i rozbiórkowe
• odpady z rolnictwa, leśnictwa, rybołówstwa
• odpady ze zbiorników bezodpływowych, sieci kanalizacyjnej oraz z oczyszczalni ścieków, w tym osady ściekowe
• pojazdy wycofane z eksploatacji.

Z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów są zwolnieni również:

• osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne niebędące przedsiębiorcami, wykorzystujące odpady na potrzeby własne
• podmioty władające powierzchnią ziemi, na której są stosowane komunalne osady ściekowe w celach „rolniczych”, zwolnione z obowiązku uzyskania zezwolenia na przetwarzanie odpadów
• podmioty prowadzące działalność inną niż działalność gospodarcza w zakresie gospodarowania odpadami, które zbierają odpady opakowaniowe i odpady w postaci zużytych artykułów konsumpcyjnych, w tym zbieranie leków i opakowań po lekach przez apteki, przyjmowanie zużytych artykułów konsumpcyjnych w sklepach, systemy zbierania odpadów w szkołach, placówkach oświatowo-wychowawczych, urzędach i instytucjach
• podmioty transportujące samodzielnie wytworzone przez siebie odpady.

Z obowiązku prowadzenia ewidencji są również zwolnione firmy produkcyjne i przemysłowe, które wytwarzają rodzaje odpadów wymienione w Rozporządzeniu Ministra Klimatu z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie rodzajów odpadów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, w ilościach nie większych niż wskazane w tym rozporządzeniu.

Zwolnienie dotyczy łącznie 46 rodzajów odpadów dla określonych ilości wytwarzanych w ciągu roku, między innymi:

• odpadów takich jak: odchody zwierzęce, odpady kory i korka, odpady betonu oraz gruz betonowy z rozbiórek i remontów, gruz ceglany, odpady innych materiałów ceramicznych i elementów wyposażenia, drewno, szkło i tworzywa sztuczne, produkty spożywcze przeterminowane lub nieprzydatne do spożycia
• części wytwórców odpadów opakowaniowych. Odpady z tej grupy (15) powstają często w małych przedsiębiorstwach, sklepach, czy biurach do których produkty dostarczane są w opakowaniach zbiorczych (na przykład w kartonach, opakowaniach z tworzyw sztucznych)
• części grup odpadów niebezpiecznych (między innymi zużyte urządzenia zawierające elementy niebezpieczne, baterie zawierające rtęć, czy opakowania z metali zawierające pozostałości substancji niebezpiecznych lub nimi zanieczyszczone - te ostatnie są szczególnie istotne z punktu widzenia zakładów kosmetycznych czy fryzjerskich)
• odpadów powstałych w wyniku eksploatacji drukarek i świetlówek, o ile nie przekroczą ilości, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji.

Uwaga! Jeśli w ciągu roku przekroczysz ilość odpadów, dla której nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, musisz uzyskać wpis do Rejestru BDO i rozpocząć ich ewidencjonowanie.

Jak wygląda ewidencja w BDO

Katalog odpadów

Ewidencja odpadów w BDO musi być prowadzona zgodnie z katalogiem odpadów określonym w rozporządzeniu Ministra Klimatu z dnia 2 stycznia 2020 r. w sprawie katalogu odpadów.

Oznacza to, że osobno trzeba ewidencjonować poszczególne rodzaje odpadów. Tych rodzajów jest kilkaset, ale w systemie BDO, w zakładce Ewidencja odpadów, możesz wybrać z listy te, które chcesz zaewidencjonować i sukcesywnie dodawać informacje o ilości odpadów wytworzonych i przekazanych.

Pełna ewidencja odpadów

Żeby prawidłowo pozbyć się odpadów, musisz stworzyć w BDO kartę przekazania odpadów.

Na karcie wpisujesz między innymi masę odpadów, ich kod, adres firmy, która transportuje odpady, numer rejestracyjny pojazdu, który odbierze od ciebie odpady, adres przejmującego odpady (na przykład firmę prowadzącą przetwarzanie odpadów) oraz datę i godzinę ich przekazania.

Pamiętaj! Musisz działać w porozumieniu z odbierającym od ciebie odpady, żeby wystawić kartę przekazania odpadów.

Następnie ty lub transportujący odpady generuje potwierdzenie karty przekazania odpadów. Dalsze kroki, jak potwierdzenie przejęcia odpadów czy potwierdzenie zakończenia transportu nie należą już do ciebie. Jednak dopiero po ich zakończeniu skutecznie pozbędziesz się swoich odpadów.

Poza wystawianiem kart przekazania odpadów, musisz też sporządzać drugi dokument, czyli elektroniczną kartę ewidencji odpadów. Karta ewidencji służy do ewidencjonowania odpadów, które wytworzyłeś i przekazałeś do dalszego zagospodarowania.

W karcie ewidencji odpadów, w zakładce „wytworzone”, odnotowujesz każdy wytworzony odpad podlegający ewidencji, a w zakładce „przekazane” odpady, które oddałeś do dalszego zagospodarowania.

Te dane wypełniasz na podstawie karty przekazania odpadów. System umożliwi ci wskazanie karty przekazania odpadów, którą chcesz zaewidencjonować - jeśli podasz jej numer, wszystkie dane zostaną z niej automatycznie skopiowane do karty ewidencji.

Uproszczona ewidencja odpadów

Uproszczoną ewidencję odpadów mogą prowadzić firmy, które:

• wytwarzają odpady niebezpieczne, w ilości do 100 kg rocznie
• wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie
• transportują odpady wykonując wyłącznie usługę transportu odpadów
• władają powierzchnią ziemi, na której komunalne osady ściekowe są stosowane:
• w rolnictwie, rozumianym jako uprawa wszystkich płodów rolnych wprowadzanych do obrotu handlowego, włączając w to uprawy przeznaczane do produkcji pasz
• do uprawy roślin przeznaczonych do produkcji kompostu
• do uprawy roślin nieprzeznaczonych do spożycia i do produkcji pasz.

Przy uproszonej ewidencji wypełniasz tylko karty przekazania odpadów i nie musisz sporządzać elektronicznych kart ewidencji.

Jakie dokumenty są potrzebne do ewidencji odpadów

To, jakich dokumentów używasz do ewidencji odpadów, zależy od rodzaju odpadów oraz tego jaką działalność gospodarczą prowadzisz.

Ważne! Wszystkie dokumenty i dane, na podstawie których sporządzane są dokumenty (karty) ewidencji odpadów, należy przechowywać przez pięć lat i udostępniać na żądanie odpowiednich organów.

Sprawdź jakie dokumenty są potrzebne na etapie przekazania odpadów:

Rodzaj karty	Kto wypełnia
karta przekazania odpadów	posiadacz odpadów podmioty prowadzące uproszczoną ewidencję odpadów
karta przekazania odpadów komunalnych	podmioty odbierające odpady komunalne od właścicieli nieruchomości posiadacze odpadów prowadzący zbieranie lub przetwarzanie odpadów komunalnych i transportujący odpady komunalne

Sprawdź jakie dokumenty są potrzebne na etapie ewidencji odpadów:

Rodzaj karty	Kto wypełnia
karta ewidencji odpadów	każdy posiadacz odpadów, objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji, za wyjątkiem firm, prowadzących uproszczoną ewidencję odpadów
karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych	wytwórca komunalnych osadów ściekowych
karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego	przedsiębiorca prowadzący zakład przetwarzania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego
karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji	przedsiębiorca prowadzący stację demontażu lub punkt zbierania pojazdów
karta ewidencji odpadów niebezpiecznych	sprzedawcy i pośrednicy w obrocie odpadami niebezpiecznymi

Jakie informacje muszą się znaleźć w ewidencji odpadów

Informacje, które trzeba podać w każdym dokumencie dotyczącym ewidencji odpadów:

• imię i nazwisko lub nazwę posiadacza odpadów, w tym wykonującego usługę transportu odpadów, adres zamieszkania lub siedziby oraz adres miejsca prowadzenia działalności
• numer rejestrowy, nadany przez marszałka województwa
• numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile został nadany
• imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy odpadów lub pośrednika w obrocie odpadami oraz adres zamieszkania lub siedziby, o ile przekazanie odpadów odbywa się z udziałem tych podmiotów
• imię i nazwisko osoby sporządzającej - w przypadku karty ewidencji odpadów
• imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby władającego powierzchnią ziemi, na której są stosowane komunalne osady ściekowe w celach, o których mowa w art. 96 ust. 1 pkt 1-3 (m.in. uprawa roślin przeznaczonych do produkcji kompostu)
• rodzaj prowadzonej działalności w zakresie gospodarki odpadami w szczególności wytwarzania, zbierania, odzysku lub unieszkodliwiania odpadów
• adres miejsca pochodzenia odpadów, w tym spoza terytorium kraju - z wyłączeniem wytwórców odpadów
• masa odpadów lub suchą masę odpadów oraz kod i rodzaj odpadów
• sposób gospodarowania odpadami - w przypadku posiadacza odpadów prowadzącego przetwarzanie odpadów
• adres miejsca przeznaczenia odpadów, a w przypadku przeznaczenia odpadów poza terytorium kraju również datę rozpoczęcia transportu, rodzaj środka transportu oraz przewidywaną metodę przetwarzania odpadów

Sprawdź jakie dodatkowe informacje trzeba podać, w zależności od rodzaju dokumentu:

Karta przekazania odpadów	data i godzina rozpoczęcia transportu odpadów i ich dostarczenia do następnego posiadacza odpadów (np. firmy, która zajmuje unieszkodliwianiem odpadów) numery rejestracyjne środków pojazdu albo zespołu pojazdów, które transportują odpady numery pojemników oraz numery certyfikatu wymagane dla składowania odpadów rtęci metalicznej w przypadku posiadacza odpadów przekazującego odpady rtęci metalicznej do czasowego składowania na składowisku odpadów niebezpiecznych przeznaczonym do czasowego składowania odpadów rtęci metalicznej oraz w przypadku zarządzającego składowiskiem odpadów niebezpiecznych przeznaczonym do czasowego składowania odpadów rtęci metalicznej przekazującego te odpady do dalszego unieszkodliwienia
Karta ewidencji odpadów	procentowa zawartości PCB w odpadzie, jeżeli odpad zawiera PCB - masa odpadów wytworzonych, odebranych, przyjętych, zagospodarowanych we własnym zakresie lub przekazanych
Karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych	nazwa oraz adres oczyszczalni ścieków, w której powstają komunalne osady ściekowe rodzaj przeprowadzonej obróbki komunalnych osadów ściekowych skład i właściwości komunalnych osadów ściekowych data, miejsce i powierzchnia stosowania komunalnych osadów ściekowych - cel stosowania komunalnych osadów ściekowych
Karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego	wytworzone odpady w wyniku przetwarzania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, w szczególności o masie i rodzaju tych odpadów gospodarowanie we własnym zakresie odpadami powstałymi w wyniku przetwarzania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, w szczególności masa i rodzaj zagospodarowanych odpadów oraz o zastosowany proces odzysku lub unieszkodliwiania odpady powstałe w wyniku przetwarzania zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego przekazanych innemu posiadaczowi odpadów, w szczególności o masie i rodzaju przekazanych odpadów
Karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji	pojazdy przyjęte do punktu zbierania pojazdów lub przyjętych do stacji demontażu pojazdów, w szczególności o masie i liczbie przyjętych pojazdów odpady powstałe po demontażu pojazdów, w szczególności o masie i rodzaju tych odpadów sposób przetworzenia odpadów powstałych po demontażu pojazdów, z podziałem na przetworzone na stacji demontażu oraz przekazane do przetworzenia w kraju, w szczególności o masie przetworzonych odpadów masa odpadów powstałych po demontażu pojazdów przekazanych do przetworzenia do innego kraju masa przeznaczonych do ponownego użycia przedmiotów wyposażenia i części, wymontowanych z pojazdów wycofanych z eksploatacji
Karta ewidencji odpadów niebezpiecznych	imię i nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby oraz numer rejestrowy posiadacza odpadów, który przekazuje odpad imię i nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby oraz numer rejestrowy posiadacza odpadów, który przejmuje odpad informacja o rodzaju prowadzonej działalności w zakresie sprzedaży odpadów lub pośredniczenia w ich obrocie
Karta przekazania odpadów komunalnych	nazwa gminy, z terenu której odpady komunalne są odbierane od właścicieli nieruchomości obszar gminy, z terenu której odpady komunalne są odbierane od właścicieli nieruchomości data i godzina rozpoczęcia i zakończenia odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości data i godzina rozpoczęcia transportu odpadów komunalnych do następnego posiadacza odpadów data i godzina przejęcia odpadów komunalnych przez następnego posiadacza odpadów albo dacie i godzinie ich przekazania do stacji przeładunkowej, miejscu zbierania lub miejscu przetwarzania odpadów komunalnych, prowadzonych przez podmiot odbierający odpady komunalne od właścicieli nieruchomości

Jak wygląda przekazywanie odpadów

Od 1 stycznia 2021 roku ewidencja odpadów w BDO może mieć jedynie formę elektroniczną.

Jedynym wyjątkiem jest awaria systemu teleinformatycznego, w którym Baza BDO jest prowadzona. Wtedy można wystawiać dokumenty papierowe, jednak dane z tych dokumentów należy przenieść do systemu BDO nie później 30 dni od ustania awarii.

Przekazanie odpadów z wykorzystaniem dokumentacji elektronicznej opisują cztery główne kroki:

KROK 1
Jeśli chcesz się przekazać swoje odpady, po zalogowaniu w systemie BDO, musisz utworzyć kartę przekazania odpadów. Umieść na niej wszystkie informacje wymagane dla danej karty i rodzaju odpadów.

Zawsze musisz podać ich masę i właściwy kod i rodzaj odpadów.

W karcie podajesz też dane firmy, która odbiera od ciebie odpady.

Sprawdź, jakie informacje muszą się znaleźć na karcie przekazania odpadów.

KROK 2
Pracownik firmy transportującej twoje odpady loguje się do systemu BDO i przyjmuje twoją kartę przekazania odpadów. Może ściągnąć potwierdzenie jej wygenerowania.
Kierowca musi mieć t o potwierdzenie w czasie transportu odpadów (w formie elektronicznej lub papierowej) .

Jeśli pracownik firmy transportującej odpady nie ma przy sobie urządzenia, na którym może zalogować się do BDO i wygenerować potwierdzenie, możesz zrobić to za niego.

KROK 3
Gdy transportujący odpady dotrze do miejsca ich przekazania (na przykład do zakładu przetwarzania odpadów), odbiorca loguje się do BDO i sprawdza wszystkie informacje znajdujące się na karcie przekazania odpadów.

Jeśli informacje są prawidłowe – zatwierdza kartę przekazania odpadów.

Jeśli na karcie są błędy – odrzuca ją. W tej sytuacji ty możesz edytować swoją kartę i nanieść korektę, zgodnie z uwagami odbierającego.

Ważne! Na tym etapie będziesz mógł zmodyfikować tylko masę i kod odpadów.

KROK 4
Odbiorca odpadów zatwierdza w systemie BDO kartę przekazania odpadów, a transportujący odpady potwierdza zakończenie transportu.

Dopiero w tym momencie przekazałeś skutecznie swoje odpady.

Szczegółowe informacje na temat prowadzenia ewidencji w systemie BDO, w tym tworzenia kart oraz ich wypełniania, znajdują się na stronie internetowej BDO.

Jakie są kary i za co

Jeśli, pomimo obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów, nie będziesz tego robić lub będziesz to robić w sposób nieterminowy lub niezgodny z faktyczną ilością czy rodzajami przekazywanych odpadów, to grozi ci kara grzywny lub aresztu.

Taka sama kara spotka cię, jeśli wbrew obowiązkowi wpisu do Rejestru BDO, będziesz prowadzić swoją działalność bez tego wpisu.

Wysokość grzywny wynosi od 100 zł do ponad 1 miliona zł. Pełna lista sytuacji, które podlegają karze grzywny lub aresztu jest wymieniona w art. 171-193 ustawy o odpadach.

Kara aresztu lub grzywna, to nie jedyna sankcja, jaka może cię spotkać za złamanie przepisów ustawy o odpadach.

Właściwy Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska będzie mógł nałożyć na ciebie także administracyjną karą pieniężną. Karane będzie między innymi:

• prowadzenie działalności wymagającej wpisu do Rejestru BDO bez tego wpisu
• transport odpadów niezgodny z wymaganiami, o których mowa w art. 24 ustawy o odpadach , czyli m.in. bez wygenerowanego z BDO potwierdzenia,
• zmiana klasyfikacji odpadów niebezpiecznych na odpady inne niż niebezpieczne przez ich rozcieńczanie lub mieszanie ze sobą lub z innymi odpadami, substancjami lub materiałami, prowadzące do obniżenia początkowego stężenia substancji niebezpiecznych do poziomu niższego niż poziom określony dla odpadów niebezpiecznych.

Pełna lista sytuacji, w których organ może nałożyć administracyjną karę pieniężną znajduje się w art. 194 ustawy o odpadach.

Administracyjna kara pieniężna będzie wymierzana w wysokości od 5 tys. zł do 1 mln zł.