Jak rozliczać PIT pracownika
Przeczytaj, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, kiedy wpłacać zaliczki na podatek dochodowy i jakie zastosować koszty uzyskania przychodów.
Czym jest przychód ze stosunku pracy
W momencie zatrudnienia pracowników stajesz się płatnikiem odpowiedzialnym za prawidłowe rozliczenie i odprowadzenie zaliczek na podatek od wynagrodzeń pracowników. Jako płatnik masz obowiązek obliczyć wysokość zaliczki na podatek od wynagrodzenia pracownika, pobrać ją i wpłacić do urzędu skarbowego.
Zacznij od ustalenia kwoty przychodów ze stosunku pracy osiąganych przez pracownika. Do przychodów zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.
W szczególności są to :
- wynagrodzenia zasadnicze
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe
- różnego rodzaju dodatki, nagrody
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika, czyli w dniu dokonania przelewu na jego rachunek bankowy.
Zanim zaczniesz wypłacać wynagrodzenia, przekaż urzędowi skarbowemu dane osoby, która odpowiada w twojej firmie za rozliczenie wynagrodzeń - jej imię, nazwisko i adres Zrób to w terminie wyznaczonym do dokonania pierwszej wpłaty. Brak zgłoszenia jest wykroczeniem skarbowym i grozi karą grzywny.
W razie zmian kadrowych, nową osobę zajmującą się rozliczeniami zgłoś w ciągu 14 dni od jej wyznaczenia.
Przychody związane ze świadczeniami nieodpłatnymi
Przychodem pracownika są także świadczenia nieodpłatne.
Pojęcie nieodpłatnych świadczeń nie zostało jednak sprecyzowane w przepisach podatkowych.
Kwestię tę analizował Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13). Zgodnie z tym wyrokiem, świadczenia mogą być uznane za przychody, jeśli:
- pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie
- zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść
- korzyść ta jest wymierna i przypisana konkretnemu pracownikowi (nie jest dostępna dla wszystkich).
Wartość pieniężną świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń ustalasz na podstawie cen rynkowych.
Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ich wartością, a ponoszoną przez niego odpłatnością.
Przychód związany z samochodem służbowym
Jeśli nieodpłatnie udostępniasz pracownikowi służbowy samochód do celów prywatnych, pracownik osiąga z tego tytułu przychód, który ustala się w sposób zryczałtowany:
- 250 zł miesięcznie - dla samochodów o mocy silnika do 60 KW oraz dla samochodów elektrycznych
- 400 zł miesięcznie - dla pozostałych samochodów.
Obliczenie i pobranie zaliczki na PIT
Aby pobrać zaliczkę w odpowiedniej wysokości, ustal kwotę dochodu. Od uzyskanych w danym miesiącu przychodów odejmij:
- koszty uzyskania przychodów:
- 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie), w przypadku gdy pracownik uzyskuje przychody z tytułu zatrudnienia u jednego pracodawcy
- nie więcej niż łącznie 4 500 zł rocznie, w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców
- 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie), jeżeli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości
- nie więcej niż łącznie 5 400 zł rocznie, jeżeli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości i jednocześnie jest zatrudniony u kilku pracodawców
- składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika
Od ustalonej podstawy opodatkowania oblicz kwotę zaliczki według skali podatkowej, czyli stawek:
- 12% za miesiące, w których dochód pracownika nie przekroczy 120 tys. zł
- 32% już za ten miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie limitu 120 tys. zł - kwota ponad limit będzie opodatkowana wyższą stawką
- obliczoną zaliczkę pomniejszasz o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł.
Pamiętaj, że masz obowiązek przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład dokumentację dotyczącą 2021 roku (termin płatności podatku upływa z końcem kwietnia 2022 roku) należy przechowywać do końca 2027 roku.
Oświadczenie pracownika i kwota zmniejszająca podatek
Co miesiąc pomniejszasz zaliczkę o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli o 300 zł (3 600 zł /12), pod warunkiem że:
- dochody pracownika nie przekroczą 120 tys. zł
- pracownik złożył w trakcie roku podatkowego oświadczenie na formularzu PIT-2.
Pracownik może złożyć oświadczenie PIT-2 w dowolnym momencie w trakcie roku, w jednym miejscu pracy (nawet jeśli jest zatrudniony przez kilku pracodawców).
Masz obowiązek odliczyć kwotę zmniejszającą podatek od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś oświadczenie PIT-2.
Pracownik może wskazać maksymalnie trzech płatników zobowiązanych do potrącania kwoty zmniejszającej podatek od zaliczki. Każdemu z nich (na przykład swoim pracodawcom) składa oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia ze wskazaniem, że dany płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.
W oświadczeniu pracownik potwierdza, że nie osiąga innych dochodów, od których opłacane są zaliczki na PIT oraz że ty – jako jego pracodawca - jesteś właściwy do stosowania tego zmniejszenia.
Chodzi o dochody:
- z tytułu emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika
- z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną
- z działalności gospodarczej, od których jest obowiązany opłacać zaliczki samodzielnie
- z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Ważne! Jeśli pracownik złoży oświadczenie, że zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem, a jego dochody:
- nie przekroczą 120 tys. zł (małżonek nie ma żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej) - za cały rok pobierasz 12 % podatku i dodatkowo odliczasz miesięcznie 300 zł kwoty zmniejszającej podatek
- przekroczą 120 tys. zł (małżonek nie ma dochodów lub mieszczą się one w pierwszym przedziale skali) - za cały rok pobierasz 12% podatku.
Jeżeli pracownik nie złoży oświadczenia PIT-2, to nie pomniejszasz zaliczek na podatek w trakcie roku. Dopiero w zeznaniu rocznym pracownik skorzysta z pomniejszenia podatku.
Pracownik nie musi składać PIT-2 co roku. Wystarczy, że takie oświadczenie zostało złożone na początku zatrudnienia. W takiej sytuacji oświadczenie obowiązuje również w kolejnych latach podatkowych.
Pozostałe przychody zwolnione
Nie pobierasz zaliczki na PIT jeżeli twój pracownik złoży ci sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do zwolnienia z PIT do kwoty 85 528 zł z tytułu:
- przeniesienia na terytorium Polski swojego miejsca zamieszkania
- sprawowania władzy rodzicielskiej lub pełnienia funkcji opiekuna prawnego w stosunku do co najmniej 4 dzieci
- uzyskiwania przychodów po osiągnięciu wieku emerytalnego i niepobierania emerytury pomimo nabycia do niej prawa.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu
Nie zawsze stosujesz pracownicze koszty uzyskania przychodu
Jeśli wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie z praw autorskich, na przykład działalności twórczej w zakresie architektury czy tworzenia programów komputerowych – możesz, przy spełnieniu innych warunków określonych w ustawie, uwzględnić koszty wynoszące 50% przychodu. Koszty nie mogą przekroczyć limitu 120 tys. zł.
Jeśli wypłacasz wynagrodzenie z tytułu umowy o dzieło czy umowy zlecenie - uwzględniasz koszty wynoszące 20% przychodu.
Nie uwzględniasz kosztów uzyskania przychodów od tak zwanych małych umów zlecenie i o dzieło - do 200 zł, zawartych z osobą niebędącą pracownikiem. Od takich umów pobierasz zryczałtowany podatek 12%, niezależnie od wieku zleceniobiorcy..
Termin i sposób wpłaty zaliczki
Zaliczkę musisz wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypłaciłeś wynagrodzenie.
Za terminową wpłatę zaliczek na PIT z tytułu wypłacanych pracownikom wynagrodzeń odpowiadasz całym swoim majątkiem. Niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie tych obowiązków jest przestępstwem skarbowym i może grozić karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności.
Zaliczki na PIT za pracowników wpłacasz na twój mikrorachunek podatkowy.
Roczna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach
Po zakończeniu roku sporządzasz:
- imienne informacje o wysokości dochodów pracowników(PIT-11, PIT-R) oraz
- zbiorcze deklaracje o pobranym podatku(PIT-4R, PIT-8AR).
W formularzu PIT-11 wykazujesz również inne dochody niż ze stosunku pracy – na przykład dochody z działalności wykonywanej osobiście (między innymi z tytułu umowy zlecenia), które podlegają opodatkowaniu według skali na zasadach ogólnych.
PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR za poprzedni rok musisz przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia bieżącego roku.
Możesz to zrobić w systemie e-Deklaracje. Interaktywne formularze podpsujesz elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi.
Pracownikom przekazujesz PIT-11 do końca lutego.
Pamiętaj! Od 1 stycznia 2020 roku pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania imiennych kart przychodów swoich pracowników.
Przeczytaj: