Jak delegować do Polski pracowników w ramach świadczenia usług

Na czym polega delegowanie w ramach świadczenia usług

Delegowanie to sytuacja, w której przedsiębiorstwo z siedzibą w kraju członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii świadczy usługi poza granicami tego kraju i kieruje swoich pracowników do czasowego wykonywania pracy w miejscu świadczenia tych usług, w innym z wyżej wymienionych państw:

• w celu realizacji umowy zawartej przez przedsiębiorstwo delegujące z zagranicznym kontrahentem, którą wykonuje na własny rachunek, przez swoich pracowników, pozostających pod jego kierownictwem przez cały okres świadczenia pracy za granicą
• do zakładu lub przedsiębiorstwa w innym kraju członkowskim, należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy także przedsiębiorca delegujący
• w ramach pracy tymczasowej:
• poprzez skierowanie z agencji pracy tymczasowej lub z agencji wynajmującej personel działającej w jednym państwie członkowskim do pracodawcy użytkownika w innym państwie członkowskim, w tym także
• w sytuacji, w której pracodawca użytkownik, do którego agencja pracy tymczasowej skierowała pracownika tymczasowego, wykonuje usługę na rzecz podmiotu w innym państwie i kieruje takiego pracownika do wykonania pracy w tym państwie (agencja pracy tymczasowej w kraju X – pracodawca użytkownik – w kraju X lub Y – odbiorca usługi w kraju Z).

Ważne! Pracownik delegowany utrzymuje stosunek pracy łączący go z pracodawcą delegującym przez cały okres delegowania, a delegowanie ma charakter tymczasowy.

Jakie kryteria musi spełnić pracodawca delegujący pracowników do Polski

Nie każdy przyjazd pracownika do Polski z innego kraju UE w celu wykonania określonego zadania służbowego będzie kwalifikowany jako delegowanie w ramach świadczenia usług.

Aby określona sytuacja mogła zostać zakwalifikowana jako delegowanie pracownika na terytorium Polski, muszą zostać spełnione określone warunki, dotyczące zarówno pracodawcy zagranicznego, jak i pracownika skierowanego do wykonywania pracy w Polsce.

Za pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski może być uznany pracodawca zagraniczny, który ma siedzibę i prowadzi znaczną działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim, z którego kieruje tymczasowo pracownika do wykonywania pracy na terytorium Polski:

• w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Polski
• w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy ten pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium Polski
• jako agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel kierująca pracownika do pracodawcy użytkownika w Polsce.

Jednocześnie działalność pracodawcy delegującego w tym państwie członkowskim nie może być działalnością wyłącznie zarządczą lub administracyjną o charakterze wewnętrznym.

Do kryteriów, które pozwalają ocenić, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście prowadzi znaczącą działalność, inną niż działalność zarządcza lub administracyjna o charakterze wyłącznie wewnętrznym, należą w szczególności:

• miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma statutową siedzibę i administrację, korzysta z pomieszczeń biurowych, płaci podatki i składki na ubezpieczenie społeczne oraz — w stosownych przypadkach — jest uprawnione do wykonywania zawodu lub jest zarejestrowane w izbach handlowych lub organizacjach branżowych
• miejsce, w którym prowadzi się nabór pracowników delegowanych i z którego są oni delegowani
• prawo właściwe dla umów zawieranych przez przedsiębiorstwo ze swoimi pracownikami z jednej strony oraz prawo właściwe dla umów zawieranych z klientami przedsiębiorstwa z drugiej
• miejsce, w którym przedsiębiorstwo prowadzi znaczącą działalność gospodarczą i w którym zatrudnia personel administracyjny
• liczba wykonanych umów lub wielkość obrotu uzyskanego w państwie członkowskim prowadzenia działalności, z uwzględnieniem szczególnej sytuacji, między innymi nowo powstałych przedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP).

Ważne! Niewystąpienie jednej albo większej liczby okoliczności wskazanych wyżej nie oznacza, że konkretna sytuacja nie stanowi delegowania pracownika na terytorium Polski. Oceną tych okoliczności zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy, odnosząc się do konkretnego przypadku oraz uwzględniając specyfikę danej sytuacji.

Przeczytaj, jak przebiega i czego dotyczy kontrola prawidłowości procesu delegowania w Polsce.

Pracodawcą delegującym jest także zagraniczna agencja zatrudnienia lub agencja wynajmująca personel, która skierowała pracownika tymczasowego do pracodawcy użytkownika w tym samym lub innym państwie członkowskim, jeżeli ten pracodawca użytkownik w ramach świadczonych przez siebie usług skieruje tego pracownika do wykonywania pracy na terytorium Polski.

W takiej sytuacji to na agencji spoczywają obowiązki pracodawcy delegującego.

Z kolei pracodawca użytkownik, który korzysta z pracy pracownika tymczasowego, ma obowiązek powiadomić agencję o zamiarze skierowania go do wykonywania pracy w Polsce co najmniej 15 dni roboczych przed planowanym skierowaniem.

Przeczytaj więcej o warunkach zatrudnienia pracowników tymczasowych delegowanych przez zagraniczną agencję pracy tymczasowej lub wynajmującą personel.

Kto jest pracownikiem delegowanym do Polski

Pracownik delegowany na terytorium Polski to pracownik zatrudniony w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii i tymczasowo skierowany do pracy w Polsce przez pracodawcę delegującego:

• w celu realizacji umowy zawartej przez pracodawcę delegującego z kontrahentem (w ramach usług świadczonych przez tego pracodawcę w Polsce), którą wykonuje na własny rachunek, przez swoich pracowników, pozostających pod jego kierownictwem przez cały okres świadczenia pracy za granicą
• do zakładu lub przedsiębiorstwa w Polsce, należącego do grupy przedsiębiorstw, do której należy także przedsiębiorca delegujący
• w ramach pracy tymczasowej:
• na rzecz polskiego pracodawcy użytkownika lub
• w ramach usług świadczonych przez zagranicznego pracodawcę użytkownika na rzecz polskiego kontrahenta, które pracodawca użytkownik realizuje na terenie Polski z wykorzystaniem osób skierowanych do niego przez agencję pracy tymczasowej lub agencję wynajmującą personel z siedzibą w tym samym lub innym państwie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii.

Pracownikiem delegowanym może być osoba, którą da się zakwalifikować jako pracownika w myśl polskich przepisów Kodeksu pracy, czyli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Tym samym osoba, którą łączy z podmiotem kierującym ją do pracy w Polsce innego rodzaju więź prawna (na przykład kontrakt menedżerski, umowa cywilnoprawna) nie jest uznawana za pracownika delegowanego na terytorium Polski. Jeżeli jednak charakter i sposób wykonywania pracy przez osobę skierowaną do wykonania określonego zadania na terytorium Polski, bez względu na rodzaj umowy łączącej ją z podmiotem zagranicznym, wskazywać będzie, że mamy do czynienia z pracownikiem w rozumieniu polskiego Kodeksu pracy i relacja łącząca strony wypełniać będzie znamiona stosunku pracy, taka osoba zostanie uznana za pracownika delegowanego na terytorium Polski. Podmiot zagraniczny kierujący ją do pracy w Polsce będzie musiał wypełnić wszystkie obowiązki związane z delegowaniem pracownika na terytorium Polski.

To, czy pracownik jest pracownikiem delegowanym, a w szczególności to, czy zazwyczaj wykonuje pracę w innym państwie członkowskim, a w Polsce jedynie tymczasowo, weryfikuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Dokonując tej oceny, PIP bierze pod uwagę między innymi datę rozpoczęcia delegowania, istnienie stosunku pracy przed delegowaniem czy powrót pracownika do pracy u pracodawcy delegującego po zakończeniu okresu delegowania.

Ważne! Niewystąpienie jednej albo większej liczby okoliczności wskazanych wyżej nie oznacza, że konkretna sytuacja nie stanowi delegowania pracownika na terytorium Polski. Oceną tych okoliczności zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy i dostosowuje ją do konkretnego przypadku oraz uwzględnia specyfikę danej sytuacji.

Przeczytaj, jak przebiega i czego dotyczy kontrola prawidłowości procesu delegowania w Polsce.

Uwaga! W przypadku, gdy w wyniku całościowej oceny przeprowadzonej na podstawie badania prawidłowości procesu delegowania na terytorium Polski zostanie ustalone, że w sposób niedozwolony stworzono pozory delegowania, stosuje się prawo właściwe. Nie może to jednak prowadzić do objęcia pracownika warunkami zatrudnienia mniej korzystnymi niż te, które mają zastosowanie do pracowników delegowanych na terytorium Polski. Stosowanie prawa właściwego, rządzącego stosunkiem pracy łączącym podmiot zagraniczny z pracownikiem skierowanym przez niego do pracy w Polsce, będzie oceniane przez pryzmat przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) i zawartych w nim reguł kolizyjnych.

Obowiązki pracodawcy delegującego pracownika do Polski

Warunki zatrudnienia w okresie 12 miesięcy delegowania

Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski w okresie 12 miesięcy delegowania ma obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż obowiązujące w Polsce w minimalnym zakresie wynikającym z Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracodawców i pracowników, który obejmuje:

• normy i wymiar czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego
• wymiar urlopu wypoczynkowego
• wynagrodzenia za pracę
• bezpieczeństwo i higienę pracy
• ochronę pracownic w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego
• zatrudnienie młodocianych
• wykonywanie pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko
• zasadę równego traktowania oraz zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu
• należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z miejsca pracy na terytorium Polski, do którego pracownik został delegowany, do innego miejsca pracy na lub poza terytorium Polski.

Okres 12 miesięcy, w którym pracodawca delegujący musi zapewnić pracownikom delegowanym warunki przysługujące polskim pracownikom w minimalnym zakresie, może ulec przedłużeniu do 18 miesięcy. Warunkiem jest poinformowanie Państwowej Inspekcji Pracy poprzez złożenie umotywowanego powiadomienia.

Przeczytaj, jak złożyć do PIP umotywowane powiadomienie o przedłużeniu okresu stosowania minimalnych warunków zatrudnienia pracownika delegowanego na terytorium Polski.

Ważne! Pracownik delegowany do czasowego wykonywania pracy w Polsce jest uprawniony do otrzymania w okresie delegowania na terytorium Polski wynagrodzenia za pracę z uwzględnieniem wszystkich jego składników na takich samych zasadach jak pracownik zatrudniony przez pracodawcę polskiego wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. Dotyczy to także dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przy porównywaniu wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi delegowanemu przez pracodawcę delegującego i wynagrodzenia za pracę należnego w myśl polskich regulacji prawnych porównuje się całkowite kwoty wynagrodzenia brutto, a nie poszczególne składniki wynagrodzeń. Do wynagrodzenia za pracę wlicza się dodatek z tytułu delegowania w części, która nie stanowi zwrotu wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania. W przypadku, gdy prawo właściwe dla stosunku pracy pracownika delegowanego na terytorium Polski nie określa części dodatku z tytułu delegowania, która stanowi zwrot wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem, cały dodatek uznaje się za zwrot tych wydatków.

W Polsce nie funkcjonują układy zbiorowe pracy uznawane za powszechnie obowiązujące w skali całego kraju czy dla określonej branży. Układy zbiorowe pracy zawierane są na poziomie zakładowym (u danego pracodawcy) oraz ponadzakładowym (obejmujące kilku pracodawców) i wiążą strony tego układu. Polski system umów zbiorowych pracy nie przewiduje układów ponadzakładowych, które z mocy prawa wiązałyby wszystkich pracodawców. Jeżeli w określonej branży został zawarty ponadzakładowy układ zbiorowy, to jest on wiążący tylko dla przedsiębiorstw, które w nim uczestniczą. Od pracodawców nieobjętych układem nie można wymagać, aby zapewniali pracownikom warunki zatrudnienia należne pracownikom zatrudnionym w podobnym przedsiębiorstwie, w którym stosuje się taki układ.

Ważne! Przepisy dotyczące minimalnych warunków zatrudnienia, które pracodawca delegujący jest zobowiązany zapewnić pracownikowi delegowanemu w okresie do 12 miesięcy delegowania do pracy w Polsce, nie dotyczą pracodawcy będącego agencją pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą personel, który kieruje pracownika tymczasowego:

• do pracodawcy użytkownika na terytorium Polski
• do pracodawcy użytkownika na terytorium tego samego lub innego państwa członkowskiego i który następnie kieruje tymczasowo tego pracownika do pracy na terytorium Polski (w ramach usług świadczonych na rzecz polskiego podmiotu).

Warunki zatrudnienia gwarantowane pracownikowi tymczasowemu delegowanemu na terytorium Polski winny być nie mniej korzystne niż warunki zatrudnienia krajowych pracowników tymczasowych. Warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego delegowanego na terytorium RP określają przepisy powszechnie obowiązujące, dotyczące wykonywania pracy tymczasowej. Pracownikowi tymczasowemu delegowanemu do pracy w Polsce należy zapewnić także warunki zatrudnienia wynikające z układów zbiorowych pracy (zakładowych lub ponadzakładowych), z innych, opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy), niemających charakteru powszechnie obowiązującego, na takich samych zasadach, na jakich są one gwarantowane krajowym pracownikom tymczasowym. Dotyczy to między innymi warunków wynagrodzenia i warunków zakwaterowania zapewnianych pracownikom znajdującym się z dala od ich normalnego miejsca pracy.

Przeczytaj więcej o warunkach zatrudnienia pracowników tymczasowych delegowanych przez zagraniczną agencję pracy tymczasowej lub wynajmującą personel.

Ważne! Pracodawca, który deleguje pracownika na terytorium Polski do wykonania na danym stanowisku wstępnych prac montażowych lub instalacyjnych, przez okres nie dłuższy niż 8 dni w ciągu roku od dnia rozpoczęcia pracy na tym stanowisku, których wykonanie jest niezbędne do korzystania z dostarczonych wyrobów, nie musi stosować warunków zatrudnienia dotyczących:

• wymiaru urlopu wypoczynkowego
• wynagrodzenia za pracę.

Nie zwalnia go to jednak z konieczności stosowania innych warunków zatrudnienia, które nie zależą od długości trwania okresu delegowania.

Dodatkowo wyjątek ten nie dotyczy pracownika, który przez okres nie dłuższy niż 8 dni w ciągu roku, poczynając od dnia rozpoczęcia pracy na danym stanowisku pracy, wykonuje prace związane z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, obejmujące w szczególności wykopy, roboty ziemne, montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych, wyposażanie lub instalowanie, renowację, demontowanie, rozbiórkę, konserwację, prace malarskie i porządkowe.

Warunki zatrudnienia powyżej 12 miesięcy delegowania

Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski w okresie powyżej 12 miesięcy delegowania ma obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż obowiązujące polskich pracodawców zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz innymi przepisami regulującymi prawa i obowiązki pracowników, z wyłączeniem:

• zasad i trybu zawierania i rozwiązywania umów o pracę
• zasad i trybu stosowania klauzul o zakazie konkurencji
• pracowniczych programów emerytalnych oraz pracowniczych planów kapitałowych.

To oznacza, że pracownik delegowany do pracy na terytorium Polski powyżej 12 miesięcy musi być traktowany w zakresie warunków zatrudnienia na takich samych zasadach jak pracownik zatrudniony przez pracodawcę polskiego wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, a pracodawcę delegującego obowiązują polskie przepisy dotyczące prawa pracy w szerokim zakresie, z trzema wskazanymi wyżej wyjątkami.

Przeczytaj, jakie są warunki i zasady zatrudniania pracowników na terytorium RP, w tym dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ważne! Jeśli pracodawca delegujący złożył do Państwowej Inspekcji Pracy umotywowane powiadomienie, to okres, w którym musi zacząć stosować niemal w całości polskie powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy, rozpocznie się po tych 18 miesiącach.

Obowiązki formalne

Każdy pracodawca delegujący, poza zapewnieniem właściwych warunków pracy (zależnych od długości trwania delegowania i spełnienia wymogu złożenia umotywowanego powiadomienia), musi:

• złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP – najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi w Polsce (w dniu podjęcia pracy przez pracownika delegowanego na terytorium Polski)

Przeczytaj, jak złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.

• informować Państwową Inspekcję Pracy o każdej zmianie danych objętych tym oświadczeniem

Przeczytaj, jak złożyć zawiadomienie o zmianie danych objętych oświadczeniem o delegowaniu pracownika na terytorium RP.

• wskazać osobę pośredniczącą w kontaktach pomiędzy pracodawcą delegującym i Państwową Inspekcją Pracy, która w okresie delegowania pracownika do pracy w Polsce będzie przebywać w Polsce
• przekazać na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy dane osoby upoważnionej przez pracodawcę delegującego pracownika na terytorium RP do reprezentowania go w trakcie kontroli prowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy (imię, nazwisko, adres, pod którym przebywa, numer telefonu i adres służbowej poczty elektronicznej).

Ważne! Na uzasadniony wniosek Państwowej Inspekcji Pracy osoba upoważniona do reprezentowania pracodawcy delegującego powinna być dostępna na terytorium Polski w czasie kontroli prowadzonej przez PIP.

Uwaga! Obowiązek wyznaczenia osoby pośredniczącej w kontaktach pomiędzy pracodawcą delegującym i PIP oraz wskazania – na żądanie PIP – osoby upoważnionej przez pracodawcę delegującego pracownika na terytorium RP do reprezentowania go w trakcie kontroli nie dotyczą pracodawców z tzw. krajów trzecich delegujących pracowników na terytorium Polski. Ta grupa podmiotów delegujących ma obowiązek wskazania osoby działającej w imieniu pracodawcy delegującego i reprezentującej go między innymi przed organami PIP.

Przeczytaj więcej o zasadach delegowania pracowników z krajów trzecich.

• przechowywać – w postaci papierowej lub elektronicznej – w okresie delegowania pracownika na terytorium Polski dokumenty związane z zatrudnieniem takiego pracownika, w tym:
• kopię umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium RP lub innego równoważnego dokumentu, poświadczającego warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy
• dokumentację – w oryginale lub kopii – dotyczącą czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP wskazującą na czas rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu
• dokumenty – w oryginale lub w kopii – określające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP, które umożliwią łatwą identyfikację poszczególnych jego składników, wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi tego wynagrodzenia

Dokumenty nie muszą być przechowywane w miejscu, w którym pracownik delegowany wykonuje pracę. Ważne, aby znajdowały się w Polsce, a miejsce ich przechowywania zostało wskazane w oświadczeniu o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.

• udostępniać dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika delegowanego na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy w terminie:
• 5 dni roboczych od dnia otrzymania takiego wniosku, jeśli wniosek został zgłoszony w okresie delegowania pracownika na terytorium RP
• 15 dni roboczych od dnia otrzymania takiego wniosku, jeśli wniosek został zgłoszony w okresie 2 lat od zakończenia wykonywania pracy na terytorium RP przez pracownika delegowanego.

Wniosek PIP może obejmować także tłumaczenie tych dokumentów na język polski.

Gdzie uzyskać dodatkowe informacje

Podstawowym źródłem informacji na temat praw i obowiązków związanych z delegowaniem pracowników jest ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz punkt kontaktowy biznes.gov.pl

Za udzielanie informacji o warunkach zatrudnienia i o zakresie ich stosowania do pracownika delegowanego na terytorium Polski odpowiada Państwowa Inspekcja Pracy.

Osobą wyznaczoną w Państwowej Inspekcji Pracy do udzielania informacji dotyczących delegowania pracowników na terytorium RP jest:

Dariusz Górski
Departament Legalności Zatrudnienia
Główny Inspektorat Pracy
ul. Barska 28/30
02-315 Warszawa

• tel. + 48 22 111 35 28
• fax. + 48 22 391 82 14
• e-mail: kancelaria@gip.pip.gov.pl

Sprawdź również odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.