Działalność nierejestrowa i inne rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować

Na czym polega działalność nierejestrowa

Działalność nierejestrowa (nierejestrowana, nieewidencjonowana) to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy. Prowadzenie takiej działalności nie wymaga wpisu do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Działalność nierejestrowana, nawet jeśli ma wszystkie kluczowe cechy działalności gospodarczej, to wyjątkowo nie jest traktowana jak działalność gospodarcza, o ile uzyskane przychody nie przekroczą w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku zmieni się dwa razy. Od stycznia do czerwca 2024 roku wynosi 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł.

Działalność gospodarcza to działalność:

• zorganizowana
• mająca charakter zarobkowy
• prowadzona w sposób ciągły
• prowadzona we własnym imieniu.

Kiedy możesz prowadzić działalność nierejestrową

Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, jeżeli:

• miesięczne przychody z twojej działalności nie przekroczą limitu, czyli 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku

Limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku zmieni się dwa razy. Od stycznia do czerwca 2024 roku wynosi 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł.

• w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie wykonywałeś działalności gospodarczej.

Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, nawet jeśli masz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność w ostatnich 60 miesiącach była zawieszona – zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest liczone jak jej niewykonywanie.

Jak ustalić limit przychodów w działalności nierejestrowej

Do limitu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowanej wliczasz przychody należne z danego miesiąca, wynikające z wystawionych rachunków lub faktur, nawet jeśli faktycznie ich nie otrzymałeś (klient jeszcze nie zapłacił za towar).

Do limitu nie wlicza się wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (czyli na przykład obniżek za uregulowanie płatności przed terminem).

Do ustalania przychodu będzie ci służyć ewidencja sprzedaży .

Kwoty otrzymane to te, które dostajesz w momencie sprzedaży lub przed sprzedażą (tak zwane zaliczki).

Kwoty należne to te, których w momencie sprzedaży jeszcze nie otrzymałeś – sprzedałeś towar lub wykonałeś usługę i wystawiłeś dokument sprzedaży (rachunek lub fakturę), ale klient ci jeszcze nie zapłacił.

Jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodu, twoja działalność zostanie uznana za działalność gospodarczą.

Od momentu przekroczenia limitu przychodu masz 7 dni na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG.

Jako początkującemu przedsiębiorcy może ci przysługiwać prawo do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Przykład

Pani Mariola haftuje obrusy, które następnie sprzedaje na jarmarkach i w internecie. Osiągnięte przez nią przychody wynoszą około 1000 zł miesięcznie. Pani Mariola może nie rejestrować działalności i rozliczać się w formie działalności nieewidencjonowanej.

Przykład

Pan Marek sprzedaje przez internet drobne gadżety: do kilkunastu rzeczy w miesiącu. Cena sprzedaży wynosi od kilkunastu do kilkuset złotych za dany gadżet. W lipcu 2024 roku Pan Marek sprzedał gadżety za 2200 zł, w sierpniu 2024 roku – za 2600 zł. Pan Marek mógł prowadzić tę sprzedaż w ramach działalności nierejestrowanej. W zeznaniu rocznym jako koszty uzyskania przychodu wykaże także kwoty (udokumentowane rachunkami), za które zakupił sprzedawane towary handlowe.

Pamiętaj! Inaczej obliczasz przychód dla celów rozliczenia podatkowego. W tym wypadku twoimi przychodami z działalności nierejestrowanej będą otrzymane lub pozostawione do twojej dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Oznacza to, że twoim przychodem podatkowym z działalności nierejestrowanej są tylko kwoty zapłacone przez klienta za towar lub usługę.

Kwoty należne, ale nieotrzymane w danym miesiącu staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie, kiedy otrzymasz zapłatę od klienta.

Dla celów podatkowych do przychodu nie zaliczasz wartości towarów, które zostały ci zwrócone, ani udzielonych bonifikat i skont (czyli obniżek za uregulowanie płatności przed terminem).

Jakie są korzyści z działalności nierejestrowej

Działalność nierejestrowana to następujące korzyści:

• nie musisz zgłaszać działalności w ewidencji przedsiębiorców - CEIDG, urzędzie skarbowym i GUS (nie będziesz potrzebować numerów identyfikacyjnych NIP i REGON)
• nie płacisz składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenia zdrowotne z tytułu działalności gospodarczej
• nie musisz płacić comiesięcznych (albo kwartalnych) zaliczek na podatek
• nie musisz płacić podatku VAT – obejmuje cię zwolnienie podmiotowe, bo przychody z działalności nierejestrowanej nie przekroczą 200 tys. zł w skali roku, chyba że sprzedajesz towary bądź usługi wymagające rejestracji do VAT już od pierwszej sprzedaży
• nie musisz prowadzić skomplikowanej księgowości tylko uproszczoną ewidencję sprzedaży.

Jakie są obowiązki w działalności nierejestrowej

Od momentu podjęcia działalności nierejestrowanej masz obowiązek:

• prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży
• rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej
• przestrzegać praw konsumentów
• wystawiać faktury lub rachunki na żądanie kupującego
• przestrzegać praw konsumenta, w tym prawa do odstąpienia w terminie 14 dni od umowy zawartej na odległość i realizować obowiązki związane z reklamacją, zwrotem czy naprawą.

Pamiętaj! Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie jesteś przedsiębiorcą, zatem zgodnie z Kodeksem cywilnym zawierane umowy o świadczenie usług stanowią umowy-zlecenia.

Od tych umów twój zleceniodawca odprowadza za ciebie składki do ZUS.

Kto może prowadzić działalność nierejestrową

Działalność nierejestrowaną może prowadzić wyłącznie osoba fizyczna.

Przepisy regulujące prowadzenie działalności gospodarczej i działalności nierejestrowanej nie wskazują szczególnych cech takiej osoby.

Pewne ograniczenia mogą jednak wynikać ze specyficznego – wynikającego z konkretnych przepisów – statusu osoby, która chce wykonywać działalność nierejestrową.

Dotyczy to w szczególności osób niepełnoletnich, bezrobotnych, urzędników i rolników czy cudzoziemców.

Cudzoziemcy

Nie ma przepisów zakazujących lub ograniczających cudzoziemcom, którzy legalnie przebywają w Polsce, wykonywanie działalności nierejestrowanej, o ile spełnią ogólne warunki określone dla tej działalności (te same, które dotyczą Polaków).

Sprawdź, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce.

Ważne! Cudzoziemiec prowadzący działalność nierejestrowaną musi pamiętać o obowiązku rejestracji firmy w ciągu 7 dni po przekroczeniu miesięcznego limitu przychodu. To oznacza, że już w tym momencie musi mieć tytuł pobytowy lub status, który go do uprawnia do założenia w Polsce firmy.

Cudzoziemcy, którzy w momencie przekroczenia miesięcznego limitu nie mają takiego tytułu pobytowego lub statusu, nie będą mogli postąpić zgodnie z przepisami i założyć działalności. Ci cudzoziemcy muszą przywiązywać szczególną uwagę do ewidencji przychodów, monitorować je na bieżąco i nie przekraczać limitu.

Przeczytaj, jaką działalność gospodarczą może w Polsce prowadzić cudzoziemiec

Pamiętaj! Jeśli cudzoziemiec niebędący obywatelem kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii będzie świadczył usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (w tym umowy-zlecenia, umowy o dzieło lub umowy agencyjnej), musi uzyskać:

• zezwolenie na pracę
• w przypadku obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy – wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji.

W przypadku obywateli Ukrainy obowiązuje uproszczona procedura legalizacji świadczenia usług w ramach umowy. Wystarczy, że usługodawca w ciągu 14 dni powiadomi powiatowy urząd pracy.

Przeczytaj, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy.

Pamiętaj! To usługodawca (podmiot na rzecz którego będziesz świadczył usługi w ramach umowy zlecenia), jest odpowiedzialny za uzyskanie odpowiedniego zezwolenia. Natomiast działalność nierejestrowa ograniczona wyłącznie do sprzedaży może być prowadzona bez specjalnych zezwoleń.

Obowiązek uzyskania zezwolenia, wpisu oświadczenia nie dotyczy osób zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w Polsce (na przykład posiadaczy Karty Polaka czy studentów studiów stacjonarnych w Polsce).

Osoby niepełnoletnie

Osoby niepełnoletnie mogą wykonywać działalność nierejestrowaną, ponieważ taka działalność – co do zasady – nie jest uzależniona od posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych.

Wykonując taką działalność, niepełnoletni musi jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z jego wieku – osoby od 13. do 18. roku życia mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych.

Oznacza to, że niepełnoletni nie może we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, które powodują powstanie, zmianę lub ustanie stosunku prawnego. Przede wszystkim nie może samodzielnie zawierać umów ze swoimi kontrahentami na dostawę towarów czy sprzedaż produktów. Do zaciągania zobowiązań i rozporządzania swoim prawem będzie mu potrzebna zgoda przedstawiciela ustawowego – najczęściej rodzica lub kuratora.

Osoba niepełnoletnia może dysponować dochodami uzyskanymi z tytułu działalności nierejestrowanej bez zgody przedstawiciela ustawowego, chyba że sąd opiekuńczy z ważnych powodów postanowi inaczej.

Ważne! Rodzice dziecka sprawują zarząd nad jego majątkiem, ale muszą uzyskać zgodę dziecka i sądu opiekuńczego na dokonanie czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Taką czynnością jest na przykład kupno nieruchomości.

Działalność nierejestrowana osób niepełnoletnich może podlegać ograniczeniom lub może być wyłączona, jeżeli przepisy określają, że osoba prowadząca konkretną działalność musi być pełnoletnia. Takie ograniczenie lub wyłączenie musi być uregulowane w ustawie dotyczącej tej działalności.

Bezrobotni

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie wykonuje działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, ale uzyskuje przychody. Tymczasem jednym z warunków posiadania statusu bezrobotnego jest niewykonywanie innej pracy zarobkowej.

Inna praca zarobkowa to: „wykonywanie pracy lub świadczenie usług na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy agencyjnej, umowy-zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o pomocy przy zbiorach w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników albo wykonywanie pracy w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych”.

Osoba bezrobotna – żeby zachować swój status – nie może zatem prowadzić działalności nierejestrowanej opartej na umowie cywilnoprawnej, w tym umowie agencyjnej, umowie-zleceniu, umowie o dzieło lub umowie o pomocy przy zbiorach. Zawarcie umowy tego typu spowoduje, że osoba bezrobotna będzie wykonywać inną pracę zarobkową i utraci status bezrobotnej.

W praktyce, jeśli działalność osoby bezrobotnej opiera się wyłącznie na umowach sprzedaży, to ta osoba może prowadzić działalność nierejestrowaną. W pozostałych przypadkach – już nie.

Urzędnicy

Ustawa o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne nie podaje własnej definicji działalności gospodarczej i nie odwołuje się w tym zakresie także do innych aktów prawnych. Dlatego w tym przypadku stosuje się ustawę – Prawo przedsiębiorców.

Działalność nierejestrowana – ze względu na określony niski poziom przychodów – nie jest uznawana za działalność gospodarczą. Nie odnoszą się do niej przepisy ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne.

Urzędnik może wykonywać działalność nierejestrowaną. Jednak zapisy regulaminów wewnętrznych bądź zarządzeń danego urzędu centralnego w sprawie zasad uzyskiwania zgody dyrektora generalnego urzędu na podjęcie dodatkowych aktywności zarobkowych mogą ograniczać możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej przez urzędnika.

Rolnicy

Co do zasady osoby fizyczne będące rolnikami mogą prowadzić działalność nierejestrowaną.

Podlegają jednak dodatkowym ograniczeniom: rolnicy wykonujący rodzaje działalności, do których nie stosuje się ustawy Prawo przedsiębiorców, nie mogą ich wykonywać w ramach działalności nierejestrowanej.

Przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców nie stosuje się do: ­

• działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego
• wynajmowania przez rolników pokoi
• sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów
• wyrobu wina przez producentów będących rolnikami wyrabiającymi mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego­
• działalności rolników w zakresie sprzedaży, o której mowa w art. 20 ust. 1c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• działalności prowadzonej przez koła gospodyń wiejskich.

Podsumowując: rolnik może prowadzić działalność, która nie wchodzi w zakres działalności rolniczej i będzie działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. W takim przypadku i jeżeli spełni warunki określone dla działalności nierejestrowanej, działalność wykonywana przez rolnika ryczałtowego czy też rolnika vatowca może być uznawana za działalność nierejestrowaną.

Przeczytaj, jakie prawa ma konsument.

Kiedy działalność trzeba zarejestrować

Musisz zarejestrować firmę, nawet jeśli planujesz niewielkie przychody, ale działalność, którą chcesz prowadzić:

• wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej
• została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

W tych przypadkach działalność nie może być wykonywana bez rejestracji.

Przykłady działalności gospodarczych, do których prowadzenia potrzebne jest zezwolenie, koncesja albo wpis do rejestru działalności regulowanej, to:

• ochrona osób lub mienia
• sprzedaż alkoholu
• organizacja imprez turystycznych
• usługi detektywistyczne
• zbieranie odpadów.

Przykłady działalności, które zostały zdefiniowane jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, to:

• pośrednictwo ubezpieczeniowe, w tym wykonywanie czynności agencyjnych (zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń)
• usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości).

Przeczytaj, kiedy przedsiębiorca potrzebuje zezwolenia, koncesji lub wpisu do działalności regulowanej.

Działalność nierejestrowa a umowy-zlecenia

Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej chcesz świadczyć usługi, czyli wykonujesz umowę o świadczenie usług albo umowę-zlecenie, to podlegasz ubezpieczeniom jako zleceniobiorca.

Podmiot zawierający z tobą taką umowę (zleceniodawca) pełni wtedy obowiązki płatnika składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS.

Pamiętaj! Nie będziesz mieć obowiązku opłacania składek społecznych ani zdrowotnych tylko wówczas, jeśli w ramach działalności nierejestrowanej sprzedajesz towary (na przykład rękodzieło).

Od tej zasady istnieją wyjątki. Na przykład, jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat, i wykonujesz zlecenie, to nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom i zleceniodawca nie musi odprowadzać składek do ZUS.

Jak rozliczać się z urzędem skarbowym

Jeżeli uzyskujesz przychody zarówno z działalności nierejestrowanej, jak i z umowy o pracę czy umów-zleceń lub umów o dzieło, przychody z działalności nierejestrowanej rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36.

Jest tam rubryka „działalność nierejestrowana”, w której wykażesz przychody, koszty, dochód i należny z tego tytułu podatek.

Pamiętaj! W celu opodatkowania przychodu podatkiem dochodowym kwotę przychodu obliczasz inaczej niż na potrzeby weryfikacji, czy mieścisz się w limicie określonym dla działalności nierejestrowanej.

Na potrzeby rozliczeń z urzędem skarbowym twoim przychodem z działalności nierejestrowanej są: pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub postawione do twojej dyspozycji w roku kalendarzowym oraz wartość otrzymanych świadczeń – w naturze i innych nieodpłatnych.

Oznacza to, że twoim przychodem podatkowym z tej działalności są tylko kwoty zapłacone przez klienta za towar lub usługę.

Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie masz obowiązku odprowadzania miesięcznych zaliczek na podatek. Rozliczasz podatki dopiero w zeznaniu rocznym składanym do 30 kwietnia za rok poprzedni.

W tym terminie musisz także zapłacić podatek od dochodów osiągniętych z działalności nierejestrowanej.

Uzyskiwanie przychodów z działalności nierejestrowanej nie wyłącza prawa do wspólnego rozliczenia małżonków.

Jak rozliczyć koszty w działalności nierejestrowej

W zeznaniu rocznym, w którym rozliczasz się z prowadzenia działalności nierejestrowanej (PIT-36), możesz wykazać koszty, które poniosłeś w związku z tą działalnością, i pomniejszyć dochód, który podlega opodatkowaniu.

Takimi kosztami będą, na przykład: zakupy surowców do produkcji wyrobów lub zakup towarów handlowych, które sprzedajesz, a także koszty zużytej energii.

Te koszty musisz udokumentować, dlatego przechowuj wszystkie dowody zakupów. Najlepiej, jeśli na tych dowodach będą podane twoje imię, nazwisko czy miejsce zamieszkania. Koszty uzyskania przychodów rozpoznajesz kasowo, czyli w dacie, gdy rzeczywiście poniesiesz wydatek (dokonasz zapłaty).

Rachunki i faktury w działalności nierejestrowej

Na żądanie kupującego masz obowiązek wystawić klientowi rachunek. Rachunek powinien zawierać co najmniej:

• numer kolejny
• datę wystawienia
• dane sprzedawcy i nabywcy
• nazwę usługi
• kwotę do zapłaty.

Przy działalności nierejestrowanej jesteś zwolniony z obowiązku wystawiania faktur.

Musisz jednak wystawić fakturę, jeżeli twój klient tego zażąda. Takie żądanie klient może zgłosić w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś mu towar lub usługę bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.

Twoja faktura musi zawierać co najmniej:

• datę wystawienia
• numer kolejny
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi
• kwotę należności ogółem.

Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, powinieneś prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Dokładna ewidencja pozwoli ci szybko ustalić, czy nie przekroczyłeś progu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowanej.

Możesz to robić w formie papierowej lub elektronicznie, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel.

W ewidencji zapisujesz sprzedaż za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. To oznacza, że po sprzedaniu towaru następnego dnia, nie możesz wpisywać sprzedaży z dnia poprzedniego.

Przepisy nie regulują, jakie dokładnie elementy powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży. Zazwyczaj zawiera:

• liczbę porządkową
• datę sprzedaży
• wartość sprzedaży
• wartość sprzedaży narastająco.

W ewidencji możesz dopisywać również inne informacje – numer dowodu sprzedaży albo informacje o rodzaju transakcji. Przykładowe zapisy:

Lp.	Data sprzedaży	Kwota sprzedaży	Kwota narastająco od początku roku
1.	2.01.2018	300,00	300,00
2.	4.01.2018	150,00	450,00

Ważne! Jeśli twoja ewidencja będzie prowadzona w sposób nierzetelny lub nie będzie prowadzona w ogóle, a na podstawie dokumentacji nie będzie możliwe ustalenie wartości sprzedaży, to organ podatkowy sam określi wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego.

Jeżeli nie będzie można określić przedmiotu opodatkowania, to kwota podatku zostanie ustalona na 22%.

Działalność nierejestrowa a VAT

Podatnicy, którzy prowadzą działalność niewielkich rozmiarów, w tym działalność nierejestrowaną, bardzo często korzystają ze zwolnienia z VAT, ponieważ ich sprzedaż w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekracza kwoty 200 tys. zł.

Pamiętaj! Zwolnienie dotyczy także podatników, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku podatkowego, jeżeli ich przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 200 tys. zł., w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w danym roku.

To zwolnienie z VAT nie przysługuje jednak, jeśli:

• sprzedajesz:

  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji
  • w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części
  • tereny budowlane
  • nowe środki transportu

  • przez internet towary, takie jak:

    • preparaty kosmetyczne i toaletowe
    • komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
    • urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego
    • maszyny i urządzenia niesklasyfikowane gdzie indziej

  • hurtowo i detalicznie części do:

    • pojazdów samochodowych
    • motocykli

• świadczysz usługi:

  • prawnicze
  • w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)
  • jubilerskie
  • ściągania długów, w tym factoringu
• nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Jeśli twoja działalność obejmuje takie towary lub usługi, musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Stajesz się płatnikiem podatku VAT z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Na przykład, masz obowiązek uzyskać numer NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów.

Przeczytaj, kto musi płacić VAT.

Działalność nierejestrowa a kasa fiskalna

Podatnicy, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tys. zł, nie muszą ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej.

Jeżeli zacząłeś taką działalność w trakcie poprzedniego roku, to twój obrót nie może przekroczyć 20 tys. zł w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym.

Ta zasada dotyczy również działalności nierejestrowanej.

Kasa fiskalna będzie ci jednak potrzebna w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Są to, między innymi: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe oraz usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Jeżeli sprzedajesz takie towary lub usługi, musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest niezależny od faktu prowadzenia zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Dlatego chociaż przy działalności nierejestrowanej faktycznie nie jesteś przedsiębiorcą (nie rejestrujesz tej działalności w CEIDG), to i tak musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli:

• wielkość twojej sprzedaży przekroczy 20 tyś. zł albo
• sprzedawane przez ciebie towary lub świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Przeczytaj, kto nie może korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Sprawdź listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania - art. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kontrole działalności nierejestrowej

Fakt, że nie musisz rejestrować działalności w CEIDG, nie oznacza, że nie będziesz mieć do czynienia z urzędową kontrolą.

Działalność nierejestrowana może podlegać kontroli na podstawie ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej.

Nawet jeśli działalność nierejestrowana jest zwolniona z VAT (ale nie musi – to zależy od działalności), to osoba prowadząca taką działalność ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż. Dzięki ewidencji można – między innymi – udokumentować, że zwolnienie z VAT jest prawidłowe. Sama ewidencja może zostać skontrolowana przez służby skarbowe.

Poza tym osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może podlegać kontroli związanej z rodzajem i sposobem prowadzenia takiej działalności. Na przykład, przy produkcji żywności możliwa jest kontrola Sanepidu.

Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, to masz obowiązek przestrzegać przepisów o prawach konsumentów i RODO. W tym przypadku kontrola może być przeprowadzana przez Prezesa UOKiK lub UODO już w trakcie toczącego się postępowania – w przypadku wątpliwości i niewystarczających dowodów do stwierdzenia naruszeń.

Przeczytaj:

• więcej o kontrolach podatkowych
• więcej o prawach konsumenta
• jakie wymagania trzeba spełnić przed wprowadzeniem na rynek produktów spożywczych.

Inne rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować

Poza działalnością nierejestrowaną, przepisy określają konkretne rodzaje działalności, których nie trzeba rejestrować w urzędzie. Dotyczy to:

• działalności agroturystycznej rolników
• produkcji wina przez rolników
• rolniczego handlu detalicznego.

Agroturystyka

Polega na wynajmowaniu przez rolników pokoi, sprzedaży posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów.

Produkcja wina

Rejestracji nie wymaga działalność obejmująca wyrób wina przez producentów będących rolnikami, którzy wyrabiają mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego. Oznacza to, że rolnik produkujący mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego nie musi rejestrować działalności gospodarczej.

Właściciel winnicy zamierzający prowadzić wyrób wina z przeznaczeniem do obrotu musi dokonać wpisu do ewidencji producentów.

Sprzedaż z gospodarstwa rolnego (rolniczy handel detaliczny)

Rejestracji nie podlega sprzedaż produktów roślinnych i zwierzęcych przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy (z wyjątkiem przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym) pod warunkiem, że:

• przetwarzanie produktów roślinnych i zwierzęcych oraz ich sprzedaż nie odbywa się przy zatrudnieniu osób na podstawie umów o pracę, umów-zleceń, umów o dzieło ani innych umów o podobnym charakterze, z wyłączeniem uboju zwierząt rzeźnych i obróbki poubojowej tych zwierząt, w tym również rozbioru, podziału i klasyfikacji mięsa, przemiału zbóż, wytłoczenia oleju lub soku oraz sprzedaży podczas wystaw, festynów, targów i kiermaszy
• jest prowadzona ewidencja sprzedaży
• ilość produktów roślinnych lub zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu użytych do produkcji danego produktu stanowi co najmniej 50% tego produktu, z wyłączeniem wody.

Czym wyróżnia się działalność gospodarcza

Jeśli zastanawiasz się, czy to, co robisz, jest działalnością gospodarczą i czy powinieneś zgłaszać ją do urzędu, sprawdź, czy ma cechy działalności gospodarczej. Te cechy to:

• cel zarobkowy – jest nastawiona na zysk
• zorganizowanie – działalność ma zorganizowany charakter, jeśli na przykład wynajmujesz pomieszczenie do jej wykonywania, poszukujesz klientów, prowadzisz marketing
• ciągłość – oznacza podejmowanie czynności w sposób ciągły
• wykonywanie jej we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność (czyli nie wykonujesz jej na zlecenie i pod kierownictwem zleceniodawcy)
• ponoszenie ryzyka gospodarczego związanego z działalnością.

Ważne! W przepisach występuje kilka definicji działalności gospodarczej i przedsiębiorcy. Oznacza to, że nawet jeśli nie obejmuje cię definicja działalności albo przedsiębiorcy z jednej ustawy, to możesz podlegać przepisom innych ustaw (na przykład podatkowych albo ubezpieczeniowych). Przykładem może być definicja przedsiębiorcy w przepisach ubezpieczeniowych. Zgodnie z nimi wspólnik spółki jawnej podlega takim samym zasadom ubezpieczenia jak przedsiębiorca, chociaż nie jest przedsiębiorcą w świetle innych przepisów (przedsiębiorcą jest sama spółka jawna, a nie jej wspólnicy).

Rozstrzygnięcie, czy powinieneś rejestrować działalność i rozliczać się jako osoba prowadząca działalność jest szczególnie ważna w sprawach podatkowych. Nawet jeśli myślisz, że nie prowadzisz działalności gospodarczej, urząd skarbowy może to interpretować inaczej. Jeśli masz wątpliwości, czy powinieneś rozliczać się jako osoba prowadząca działalność, skontaktuj się z urzędem skarbowym.

Możesz złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową.

Więcej szczegółów na temat działalności nierejestrowanej znajdziesz w materiale Ministerstwa Rozwoju: Działalność nierejestrowa w pigułce.