Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą

Jak wyrejestrować firmę z CEIDG

Jeśli chcesz zamknąć firmę jednoosobową, złóż do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie, w którym wskażesz datę faktycznego zaprzestania działalności. Przepisy nie wskazują terminu, w którym musisz to zrobić.

Pamiętaj jednak, że ZUS na podstawie tego wniosku automatycznie wyrejestrowuje cię jako płatnika składek. Dopóki go nie złożysz, ZUS będzie cię traktował jako płatnika składek.

Dodatkowo, niezależnie od wniosku o wykreślenie firmy z CEIDG, masz 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności na wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób zgłoszonych do ZUS: współpracujących, członków rodzin oraz samego siebie (właściwe formularze możesz załączyć do wniosku o wykreślenie firmy z CEIDG).

Jeśli tego nie zrobisz, ZUS będzie dalej naliczał składki dla tych osób.

W praktyce zdarza się, że przedsiębiorca kończy działalność, wyrejestrowuje z ZUS pracowników, ale już nie samego siebie oraz nie składa wniosku o wykreślenie firmy do CEIDG lub robi to dopiero po dłuższym czasie.

W takiej sytuacji ZUS traktuje przedsiębiorcę jako ubezpieczonego i nalicza mu składki. Dopiero po otrzymaniu informacji o wykreśleniu firmy z CEIDG, wzywa przedsiębiorcę do złożenia wyjaśnień. Po ich przyjęciu może odstąpić od windykacji naliczonych składek. Jednak decyzja w takiej sprawie należy do urzędnika ZUS, który ją rozpatruje.

Dlatego, żeby uniknąć komplikacji, po zakończeniu działalności:

• jak najszybciej złóż wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG
• w ciągu 7 dni wyrejestruj z ZUS wszystkich ubezpieczonych, także siebie samego.

Przykład

Pani Anna zakończyła działalność gospodarczą 2 listopada, ale nie poinformowała o tym ani CEIDG, ani ZUS. Wniosek o wykreślenie z CEIDG, w którym podała 2 listopada jako datę zaprzestania działalności, złożyła dopiero 31 grudnia. Wtedy też została wyrejestrowana jako płatnik składek, jednak ZUS naliczył Pani Annie składki za okres, w którym jej firma już nie działała - od daty faktycznego zaprzestania do daty złożenia wniosku o wykreślenie z CEIDG. Pani Anna będzie musiała wyjaśnić tę sytuację w ZUS.

Przykład

Pan Jan zakończył działalność 3 listopada. 7 listopada złożył wniosek do CEIDG o wykreślenie działalności. Na tej podstawie został automatycznie wykreślony z ZUS jako płatnik składek. Dodatkowo Pan Jan do wniosku o wykreślenie z CEIDG dołączył formularze ZUS służące wyrejestrowaniu współpracowników i samego siebie. W ten sposób, w jednym wniosku, zrealizował swoje obowiązki informacyjne wobec CEIDG i ZUS.

Wniosek możesz złożyć:

• on-line: na stronie Biznes.gov.pl. Wniosek podpiszesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Przeczytaj, jak złożyć online wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG.

• osobiście w urzędzie miasta lub gminy:
  • wcześniej wydrukowany i wypełniony wniosek przynieś ze sobą do urzędu
  • wypełnij i złóż wniosek w urzędzie.

Po sprawdzeniu twojej tożsamości (dokumentem potwierdzającym tożsamość jest: dowód osobisty, paszport albo mDowód - dokument mObywatel) urzędnik da ci pokwitowanie przyjęcia wniosku.

• pocztą: formularz prześlij do urzędu miasta lub gminy. W tym wypadku autentyczność podpisu na wniosku musisz wcześniej poświadczyć u notariusza i dołączyć takie poświadczenie do wysyłanego formularza.

Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożyłeś wniosek. Wykreślenie następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po:

• dniu wysłania wniosku elektronicznego (wnioski on-line)
• dniu złożenia w urzędzie (wnioski składane osobiście)
• dniu doręczenia wniosku do urzędu (wnioski składane listownie).

Przeczytaj, jak wyrejestrować firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zaświadczenie o wykreśleniu z CEIDG twojej firmy możesz pobrać ze strony CEIDG: wyszukaj firmę w bazie przedsiębiorców, pobierz i zapisz lub wydrukuj zaświadczenie.

Pomimo wykreślenia, dane twojej firmy nie znikają z ewidencji. Są nadal widoczne, choć jest przy nich informacja o dacie wykreślenia z CEIDG.

Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).

O zamknięciu firmy nie musisz dodatkowo zawiadamiać tych instytucji.

Uwaga! Jeśli płacisz podatek w formie karty podatkowej i likwidujesz działalność, złóż do urzędu skarbowego formularz PIT-16Z. Musisz to zrobić niezależnie od tego, że organ podatkowy zostanie poinformowany o likwidacji przez CEIDG. PIT-16Z to swoiste oświadczenie podatnika dotyczące dnia zakończenia działalności opodatkowanej kartą podatkową. Dzięki niemu urząd skarbowy może określić prawidłowy podatek dla celów karty podatkowej, a ty zapłacisz kartę podatkową w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej danym miesiącu.

Ważne! Jeżeli do prowadzenia działalności przedsiębiorca potrzebne były zezwolenia, pozwolenia lub koncesje pozwolenia, informację o wykreśleniu firmy z ewidencji dostanie także urząd, który prowadzi rejestr tego rodzaju działalności.

Jak wyrejestrować spółkę cywilną

Kiedy działalność kończy spółka cywilna, każdy z jej wspólników musi zdecydować,
czy chce samodzielnie kontynuować działalność gospodarczą:

• Jeśli kończysz działalność w spółce, ale chcesz ją kontynuować samodzielnie - złóż wniosek o zmianę wpisu do CEIDG i zmień formę prowadzenia działalności gospodarczej.
• Jeśli kończysz działalność w spółce i nie chcesz prowadzić działalności indywidualnie - złóż wniosek o wykreślenie swojej działalności z rejestru.

Wspólnicy spółki cywilnej, poza obowiązkiem wykreślenia lub aktualizacji wpisu w CEIDG, muszą pamiętać o likwidacji numerów identyfikacyjnych spółki.

W tym celu składają formularz NIP-2 do urzędu skarbowego oraz formularz RG-OP w GUS.

Ważne! Likwidacji spółki cywilnej, aby było ono skuteczne, muszą dokonać wszyscy wspólnicy. To oznacza, że pod wnioskiem do GUS powinny się znaleźć podpisy wszystkich wspólników oraz wszyscy wspólnicy powinni dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego. Może to też w ich imieniu zrobić wspólnie ustanowiony pełnomocnik.

Wyrejestrowanie firmy z ZUS

Jeżeli złożysz do CEIDG wniosek o wyrejestrowanie firmy, ZUS automatycznie wyrejestruje cię jako płatnika składek – sporządzi za ciebie formularz ZUS ZWPA.

Pamiętaj jednak, że jako płatnik składek masz obowiązek wyrejestrować z ubezpieczeń osoby, które do nich zgłosiłeś: współpracujące, członków rodzin oraz siebie, na formularzach:

• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących
• ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodziny osoby ubezpieczonej – osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osoby współpracującej.

Możesz to zrobić:

• w CEIDG, we wniosku o wyrejestrowanie firmy - dołącz formularz ZUS ZWUA lub ZUS ZCNA
• bezpośrednio w ZUS - złóż formularz ZUS ZWUA lub ZUS ZCNA elektronicznie lub papierowo, w ciągu 7 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczeń.

Składki na ubezpieczenia społeczne do ZUS opłacasz w tych samych terminach, w których składasz deklaracje rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne, czyli:

• do 5. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym
• do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś płatnikiem składek posiadającym osobowość prawną
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Ostatnią składkę za ubezpieczenie społeczne zapłacisz już po zamknięciu firmy (w kolejnym miesiącu). Jej wysokość oblicz proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli wniosek złożono w połowie miesiąca, opłacisz połowę składki.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne musi być natomiast opłacona w pełnej wysokości – nie obliczasz jej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. Ubezpieczenie zdrowotne będzie obowiązywało jeszcze przez 30 dni od momentu zakończenia działalności.

Po tym czasie utracisz możliwość korzystania z refundowanych świadczeń opieki zdrowotnej.

Przeczytaj, jak opłacać składki ZUS.

Obowiązki związane z podatkiem dochodowym

Zamykając działalność gospodarczą musisz pamiętać o kilku obowiązkach związanych z rozliczeniem podatku dochodowego.

Do najważniejszych z nich należy sporządzenie wykazu składników majątku twojej firmy oraz spisu z natury na dzień zamknięcia działalności.

Ważne! Spis z natury musisz sporządzić tylko wtedy, jeśli prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR).

Wykaz składników majątku firmy

Wykaz powinien zawierać m.in.:

• nazwę składnika majątku
• datę nabycia składnika majątku
• kwotę wydatków, jakie poniosłeś na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków jaką poniosłeś na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów
• wartość nabywczą.

Uwaga! W wykazie ujmij towary, które na dzień jego sporządzenia znajdują się na stanie firmy ale nie są twoją własnością. Nie musisz ich wyceniać, wystarczy że podasz czyją są własnością.

Pamiętaj, że składniki majątku, ujęte w wykazie stanowią twoją własność i nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu na dzień zamknięcia działalności czyli nie podlegają opodatkowaniu na ten dzień. Dopiero ich sprzedaż w ciągu 6 lat po zamknięciu firmy może spowodować, że uzyskasz przychód, od którego będziesz musiał zapłacić podatek.

Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego
ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu. Wystarczy, że przechowasz go przez pięć lat i będziesz udostępniać na żądanie organów przeprowadzających kontrolę.

Spis z natury

Jeśli w ramach działalności gospodarczej prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), zamykając działalność musisz sporządzić spisu z natury (remanent likwidacyjny) na dzień jej likwidacji.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury nie dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe, podatników podatników opłacających podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz opodatkowanych w formie karty podatkowej.

W spisie wykazujesz wszystkie pozostałe w firmie:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe, braki i odpady,
• wyposażenie – w przypadku jeśli jesteś opodatkowany zryczałtowanym podatkiem dochodowym.

Uwaga! Jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie sporządzasz spisu z natury, a jedynie wykaz składników majątku zawierający co najmniej: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku.

Przykład

Prowadzisz działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG w zakresie sprzedaży artykułów biurowych. Twoja działalność podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Zdecydowałeś, że 30 kwietnia 2020 roku zamykasz działalność. W twojej firmie na dzień 30 kwietnia pozostały:

• towary handlowe: 20 zeszytów A4 w kratkę, 30 długopisów, 15 ołówków, 8 linijek 35 cm i 7 bloków rysunkowych
• wyposażenie: 5 regałów magazynowych, lada, 2 biurka, kasa fiskalna
• środki trwałe: 1 samochód, 2 laptopy.

Zamykając tą działalność gospodarczą będziesz musiał sporządzić spis z natury obejmujący:

• tylko towary handlowe – jeśli jesteś opodatkowany wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym;
• towary handlowe i wyposażenie – jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

W spisie nie znajdą się: samochód osobowy i laptop.

Twój spis z natury powinien zawierać m.in.:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową; łączną wartość spisu z natury
• wartość pomniejszenia wynikającego z regulacji dot. tzw. zatorów płatniczych,
  ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie – tylko w sytuacji jeśli prowadzisz PKPiR)
• podpis właściciela firmy.

Spis z natury dla celów podatku PIT nie ma określonego wzoru. Musisz go sporządzić samodzielnie, a wartość spisu dodaj do PKPiR lub w ewidencji przychodów.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku składania sporządzonego spisu do urzędu skarbowego.

Zapłata podatku za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej

Podatek za ostatni miesiąc prowadzonej działalności zapłać:

• na dotychczasowych zasadach - gdy jesteś opodatkowany według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
• w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień za okres do dnia zaprzestania działalności – w przypadku gdy jesteś opodatkowany na zasadach karty podatkowej.

Pamiętaj, że deklaracje roczne składasz w terminach przewidzianych dla zeznań podatkowych.

Podatek dochodowy od majątku firmy

W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, majątek, który należał do firmy, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność.

Jeśli nie sprzedasz go w ciągu sześciu lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym przestałeś prowadzić działalność gospodarczą), nie będziesz musiał zapłacić podatku dochodowego z tego tytułu. Jeśli sprzedasz go wcześniej, zapłacisz podatek.

Przeczytaj więcej:

• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej wg skali lub liniowo
• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej ryczałtem
• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej kartą podatkową
• Obowiązki płatnika przy zakończeniu działalności.

Obowiązki związane z podatkiem VAT

Jeśli zamykasz firmę i jesteś płatnikiem podatku VAT, nie możesz zapomnieć o rozliczeniu się z urzędem skarbowym w zakresie podatku od towarów i usług.

Aby to zrobić, musisz dopełnić kilku formalności. Wśród nich jest obowiązek sporządzenia na dzień zamknięcia firmy odrębnego spisu z natury dla celów podatku VAT.

Musisz poinformować urząd skarbowy o tym, że przestajesz wykonywać czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.

Spis z natury

Spis sporządzasz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Wykazujesz w nim towary przy zakupie których przysługiwało ci prawo do odliczenia VAT i które na dzień likwidacji działalności pozostają w twojej firmie. Będą to więc co do zasady towary, których zakup masz udokumentowany fakturami, bez względu na to czy korzystałeś z odliczenia VAT, czy też nie.

Pamiętaj, że w spisie z natury dla celów VAT nie uwzględniasz towarów, w przypadku których nie mogłeś skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak dobrowolnie zrezygnowałeś z odliczenia podatku VAT, to składnik majątku, którego to prawo dotyczyło, również musisz objąć spisem z natury.

Twój spis z natury powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników (jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą
  z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową)
• łączną wartość spisu z natury
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy
• informację o nazwie towaru, ilości towaru, cenie nabycia towarów lub towarów podobnych albo koszcie ich wytworzenia (gdy nie ma ceny nabycia), stawce podatku VAT obowiązującej dla danego towaru i kwocie tego podatku.

Pamiętaj, że wycena składników majątku powinna nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia, w którym zakończyłeś spis z natury (remanent likwidacyjny). Towary, które wykażesz w spisie z natury możesz wycenić według:

• ceny zakupu - tzn. ceny zapłaconej, po pomniejszeniu jej o udzielone rabaty i zniżki
  oraz o VAT podlegający odliczeniu oraz po powiększeniu jej o należne cło, podatek akcyzowy i dodatkowe opłaty celne (w przypadku towarów importowanych)
• ceny zakupu takich samych lub podobnych składników – w przypadku otrzymania towarów w spadku lub darowiźnie
• ceny nabycia - czyli ceny zakupu powiększonej o koszty uboczne związane z zakupem towarów do chwili ich złożenia w magazynie (m.in. koszty transportu, załadunku
  i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze)
• cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu – możesz zastosować taki sposób wyceny tylko wtedy, gdy ceny rynkowe są niższe od cen zakupu lub nabycia danych towarów. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na taki sposób wyceny, w spisie z natury przy poszczególnych pozycjach musisz uwidocznić jednostkową cenę zakupu (nabycia) danego towaru.

Przykład

Firma została zlikwidowana w kwietniu 2020 roku. Z majątku firmy, zaliczonego do środków trwałych, został komputer kupiony w 2016 roku za 7 tys. zł netto. W momencie likwidacji działalności wartość komputera wynosi 5 tys. zł netto, czyli zmalała o 2 tys. zł.

W spisie z natury musisz wykazać komputer o wartości netto 5 tys. zł oraz kwotę podatku VAT 23% (1150 zł).

Uwaga! Spis z natury może mieć dowolną formę. Obecnie nie ma obowiązującego wzoru, jednak niektóre urzędy skarbowe udostępniają własne druki, z których możesz skorzystać.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury nie musisz informować urzędu skarbowego.

Informację o dokonanym spisie z natury i o ustalonej na jego podstawie wartości i o kwocie podatku należnego, możesz:

• przekazać do urzędu skarbowego lub
• dołączyć do deklaracji podatkowej składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Przeczytaj, jak zawiadomić urząd skarbowy o sporządzeniu spisu z natury dla celów VAT (remanent likwidacyjny).

Majątek który został wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Jako datę powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się dzień zakończenia prowadzenia działalności.

Na deklaracji rozliczeniowej (JPK_V7M w przypadku rozliczenia miesięcznego lub JPK_V7K w przypadku rozliczenia kwartalnego) musisz wykazać wartość podatku od towarów i usług, wynikającą ze sporządzonego spisu.

Jeśli przed zamknięciem działalności wyprzedałeś cały majątek i towary handlowe, do ostatniej składanej deklaracji VAT powinieneś dołączyć informację, że wartość towarów, które powinny być objęte spisem, wynosi 0 zł.

Pamiętaj! Rozliczając podatek VAT, w deklaracji musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury.

Przeczytaj, jak złożyć deklarację VAT.

Wykreślenie firmy z rejestru VAT

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, musisz powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności. Masz na to 7 dni od dnia zakończenia działalności. Złóż do urzędu, który był właściwy na ostatni dzień prowadzenia przez ciebie działalności, formularz VAT-Z.

Zostaniesz wtedy wykreślony z rejestru podatników VAT. Jeżeli byłeś podatnikiem VAT-UE, automatycznie utracisz także ten status.

Zgłoszenie o zakończeniu działalności możesz złożyć elektronicznie, przez Portal podatkowy lub korzystając z aplikacji e-Deklaracje.

Przeczytaj:

• jak złożyć e-Deklaracje
• Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe

Dokumenty przekazywane do ZUS

Rodzaj dokumentu	Termin przechowywania
Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, np. ZUS ZUA	5 lat od daty przekazania
Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące - przekazane do ZUS od początku 2012	5 lat od daty przekazania
Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące - przekazane do ZUS do końca 2011	10 lat od daty przekazania
Zgłoszenia ZUS IWA	10 lat od daty przekazania
Dowody potwierdzające: - opłacanie za siebie samego składki na ubezpieczenie społeczne - wysokość podstawy wymiaru opłacanych za siebie składek	ZUS może je skontrolować za okres od 31 grudnia 1998
Dokumentacja pracownicza: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, zleceniobiorców i osób współpracujących.	50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1.01.1999 - 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 - 10 lub 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych między 1.01.1999 a 31.12. 2018

Przeczytaj, kiedy można skrócić termin przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat.

Rodzaj dokumentu	Termin przechowywania
Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) i ewidencja przychodów prowadzona na potrzeby rozliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Księgi rachunkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, np. rejestry VAT, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka)	5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Dokumenty inwentaryzacyjne, na przykład spis z natury	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Deklaracje podatkowe, w tym deklaracje VAT i roczne zeznania podatkowe, np. PIT-36, PIT-36L	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Dowody księgowe na przykład faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe	Co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Przykład 1

Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W kwietniu 2020 roku złożył zeznanie PIT-36 za 2019 roku i zapłacił wynikający z niego podatek. Termin na przechowywanie dokumentów związanych z rozliczeniem podatkowym liczy się od końca 2020 roku i upływa z końcem 2025 roku.

Przykład 2

Rok obrotowy spółki ABC pokrywa się z kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe spółki za 2019 roku zostało zatwierdzone w czerwcu 2020 roku. Termin na przechowywanie sprawozdania finansowego liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie. Sprawozdanie należy przechowywać co najmniej do końca 2025 roku.

Pamiętaj! Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Na przykład księgi rachunkowe za 2019 roku należy przechowywać 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te księgi dotyczą, czyli do końca 2024 roku. Jednak aby zachować terminy wynikające z przepisów podatkowych, musisz je przechowywać do końca 2025 roku.

Termin przechowywania dokumentów i ewidencji może zostać wydłużony, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, na przykład w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Dodatkowe obowiązki związane z likwidacją firmy

W związku z likwidacją działalności gospodarczej pamiętaj również o:

• wyrejestrowaniu kasy fiskalnej
• rozwiązaniu umów z pracownikami
• przechowywaniu dokumentów zlikwidowanej firmy.