Jak zarejestrować się w ZUS i zgłosić do ubezpieczeń

Przedsiębiorca jako płatnik i ubezpieczony

Jako przedsiębiorca zazwyczaj występujesz wobec ZUS w podwójnej roli:

• jako płatnik składek, czyli podmiot, który opłaca składki na ubezpieczenia własne, pracowników i współpracowników
• jako ubezpieczony, czyli jako osoba objęta ubezpieczeniem społecznym.

Płatnikiem składek na ubezpieczenia jest osoba odpowiedzialna za obliczenie składek w prawidłowej wysokości i ich wpłacenie do ZUS. Na przykład płatnikiem składek za pracownika jest pracodawca.

Ubezpieczonym jest osoba objęta co najmniej jednym z ubezpieczeń społecznych: emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym.

Rejestracja jako płatnik składek na ubezpieczenie społeczne i zgłoszenie do ubezpieczeń to dwa odrębne procesy. Najpierw musisz być zarejestrowanym płatnikiem składek ZUS, a dopiero potem możesz zgłosić do ubezpieczenia siebie, członków swojej rodziny czy pracowników i osoby współpracujące.

Przeczytaj:

• jakie składki płaci przedsiębiorca do ZUS
• jak płacić składki do ZUS

Profil PUE ZUS

Od 1 stycznia 2023 roku każdy, kto jest płatnikiem składek, ma obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

To oznacza, ze każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego czy zatrudnia pracowników, czy płaci składki tylko za siebie, musi mieć takie konto.

Sprawdź, jak zarejestrować swój profil na PUE ZUS.

Jeżeli płatnik składek nie założy profilu na PUE ZUS do 30 grudnia 2022 roku, ZUS sam założy im taki profil.

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mają między innymi dostęp do:

• informacji o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS
• informacji o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach
• informacji rocznej dla płatnika składek
• deklaracji rozliczeniowych, które płatnik wysłał do ZUS
• listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń
• listy pracowników na zwolnieniu lekarskim.

Ponadto mogą przekazać do ZUS elektroniczne wnioski o:

• wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek
• rozliczenie konta
• kontrolę, czy zaświadczenie lekarskie dla pracownika zostało wystawione prawidłowo
• potwierdzenie ubezpieczeń, związane z przepisami unijnymi dot. zabezpieczenia społecznego
• udzielenie pełnomocnictwa.

Rejestracja płatnika - firma wpisana do CEIDG

ZUS zarejestruje cię jako płatnika składek na podstawie twojego wpisu do CEIDG.

To oznacza, że dane twojej firmy podane we wniosku złożonym do CEIDG podczas rejestracji, zostaną przekazane automatycznie do ZUS.

Na tej podstawie ZUS przygotuje:

• ZUS ZFA – zgłoszenie ciebie jako płatnika składek
• ZUS ZBA – informację o twoich rachunkach bankowych jako płatnika składek
• ZUS ZAA – informację o adresach prowadzenia przez ciebie działalności.

W przypadku zmiany danych w CEIDG ZUS uaktualnia dane w swoim systemie na podstawie informacji przekazanych automatycznie przez CEIDG.

Przeczytaj, jak zmienić wpis w CEIDG.

Będziesz zgłoszony jako płatnik składek od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej. Po rejestracji ZUS utworzy dla ciebie konto płatnika składek.

Uwaga! Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś zarejestrowany lub zarejestrowana jako płatnik i ubezpieczony oraz płacisz składki tylko za siebie (nie płacisz składek za pracowników lub zleceniobiorców), to przy kolejnej działalności, na przykład gdy zostaniesz wspólnikiem spółki jawnej, nie musisz składać dokumentów rejestracyjnych. Jesteś już zarejestrowany lub zarejestrowana w ZUS z tytułu wcześniejszej działalności. Musisz jednak opłacać składkę zdrowotną z każdej prowadzonej przez siebie działalności.

Rejestracja płatnika - spółka cywilna

Jeżeli prowadzisz firmę w formie spółki cywilnej i będziesz zatrudniać w niej pracowników lub zleceniobiorców, musisz zgłosić spółkę jako płatnika składek w ZUS.

Składasz formularz:

• ZUS ZPA wraz z kopią: decyzji urzędu skarbowego o nadaniu NIP, zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu REGON
• ZUS ZBA, jeśli spółka ma rachunki bankowe inne niż podany w ZUS ZPA
• ZUS ZAA (o adresach prowadzenia działalności gospodarczej, gdy są inne niż adres siedziby).

Przeczytaj, jak przesłać dokumenty do ZUS.

Masz na to 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika lub zleceniobiorcę.

Pamiętaj! Gdy spółka cywilna nie zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, nie musi być zgłoszona w ZUS jako płatnik składek.

Jeżeli nie wiesz, jak wypełnić formularz zgłoszenia płatnika składek, przeczytaj poradniki ZUS:

• Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
• Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek
• Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek.

Rejestracja płatnika - spółka prawa handlowego

Zakład Ubezpieczeń Społecznych rejestruje spółki prawa handlowego jako płatników składek automatycznie, na podstawie danych przekazanych do ZUS przez KRS i urząd skarbowy.

Są to dane uzupełniające, czyli między innymi nazwa skrócona płatnika (nie może przekraczać 31 znaków), data powstania obowiązku opłacania składek, wykaz rachunków bankowych, adres działalności.

Na podstawie danych z KRS i uzupełniających (z NIP-8) ZUS sporządza dokumenty zgłoszeniowe dla spółki:

• ZUS ZPA – Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
• ZUS ZAA – Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek
• ZUS ZBA – Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek.

ZUS utworzy również dla spółki konto płatnika.

Kogo przedsiębiorca zgłasza do ZUS

Do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych musisz zgłosić:

• siebie, jeśli prowadzasz jednoosobową działalność wpisaną w CEIDG lub jesteś wspólnikiem spółki cywilnej
• siebie, jeśli jesteś wspólnikiem spółki komandytowej, jawnej i partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.
• pracowników
• osoby wykonujące pracę nakładczą
• zleceniobiorców, czyli osoby wykonujące prace na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
• osoby współpracujące (małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma, osoby przysposabiające), jeżeli żyją z tobą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Ważne! Jeżeli twój zleceniobiorca jest uczniem szkoły gimnazjalnej, ponadgimnazjalnej, ponadpodstawowej lub studentem i nie ukończył 26 lat, to nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i nie musisz go zgłaszać do ZUS .

Osoby, które podlegają ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym, muszą mieć również ubezpieczenie wypadkowe.

Do ubezpieczenia chorobowego zgłaszasz:

• pracowników, którzy są z tobą w stosunku pracy
• siebie, jeśli prowadzasz jednoosobową działalność zarejestrowaną w CEIDG lub jesteś wspólnikiem spółki cywilnej, przy czym ubezpieczenie w tym przypadku jest dobrowolne, co oznacza że możesz z niego zrezygnować
• osoby, które wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług zawartych zgodnie z Kodeksem cywilnym (osoby wykonujące pracę nakładczą oraz osoby współpracujące przy prowadzonej działalności), na swój wniosek – to ubezpieczenie w tym przypadku jest dobrowolne.

Uwaga! Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych jest tożsame ze zgłoszeniem do ubezpieczenia zdrowotnego.

Kogo i do jakich ubezpieczeń powinien zgłosić przedsiębiorca.

	rentowe	emerytalne	wypadkowe	chorobowe	zdrowotne
Przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Wspólnik spółki cywilnej	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Wspólnik spółki komandytowej, jawnej i partnerskiej i jednoosobowe spółki z o.o.	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Wspólnik kilkuosobowej spółki z o.o. i akcyjnej	nie	nie	nie	nie	nie
Akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszący do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszący do spółki wkład pieniężny	nie	nie	nie	nie	nie
Wspólnik spółki komandytowo-akcyjnej	nie	nie	nie	nie	nie
Osoba wykonująca pracę nakładczą	tak	tak	tak	tak	tak
Pracownik	tak	tak	tak	tak	tak
Zleceniobiorca, który nie jest uczniem i ukończył 26 lat	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Zleceniobiorca, uczeń szkoły gimnazjalnej, ponadgimnazjalnej, ponadpodstawowej lub student, który nie ukończył 26 lat	nie	nie	nie	nie	nie
Osoba współpracująca	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Członek rodziny przedsiębiorcy, który współpracuje przy działalności	tak	tak	tak	dobrowolnie	tak
Członek rodziny pracownika, który nie ma innego tytułu do ubezpieczenia	nie	nie	nie	nie	tak

Zgłoszenie przedsiębiorcy do ubezpieczeń

Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ZUS jest równoznaczne z zarejestrowaniem się w Narodowym Funduszu Zdrowia (NFZ).

Od momentu rejestracji masz prawo korzystać z usług publicznej służby zdrowia.

Przedsiębiorca zarejestrowany w CEDIG

Najprościej jest złożyć formularze zgłoszeniowe do ubezpieczeń w trakcie rejestracji firmy w CEIDG – możesz je dołączyć do wniosku rejestracyjnego CEIDG, zarówno wtedy, gdy rejestrujesz firmę w gminie, jak i przez internet.

Przeczytaj, jak złożyć wniosek do CEIDG przez internet.

Jeśli działalność jest twoim jedynym tytułem do ubezpieczeń (czyli nie pracujesz dodatkowo na etacie albo nie jesteś emerytem), to do ubezpieczeń:

• emerytalnego, rentowych i wypadkowego – zgłaszasz się obowiązkowo
• zdrowotnego – zgłaszasz się obowiązkowo
• chorobowego – zgłaszasz się dobrowolnie.

Sprawdź, czy musisz płacić składki i czy nie masz zbiegu tytułu do ubezpieczeń.

Jeśli nie zgłosiłeś lub nie zgłosiłaś się do ubezpieczenia w trakcie rejestracji firmy w CEIDG, musisz zgłosić się do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.

Zgłoszenie do ubezpieczenia dokonujesz na formularzach:

• ZUS ZUA – jeśli zgłaszasz się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (i dobrowolnie – chorobowego)
• ZUS ZZA – jeśli zgłaszasz się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, np. przy uldze na start

Przeczytaj:

• jak przesłać dokumenty do ZUS
• jak wypełnić formularz ZUS ZUA
• jak wypełnić formularz ZUS ZZA.

Uwaga! W formularzach ZUS ZUA i ZUS ZZA trzeba podać kod zawodu, czyli informację o zawodzie wykonywanym przez aktywnego zawodowo ubezpieczonego. Kody zawodów możesz sprawdzić w wyszukiwarce opisów zawodów.

Kod zawodu trzeba podawać:

• zawsze na dokumentach zgłoszeniowych pierwszorazowych
• na dokumentach zgłoszeniowych składanych w trybie korekty lub zmiany, na przykład w związku z korektą danych adresowych, zmianą okresu, rodzaju ubezpieczeń.

Nie trzeba uzupełniać informacji o kodzie zawodu dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń przed 16 maja 2021 roku.

Wspólnicy spółek cywilnych

Każdy ze wspólników sam sporządza i przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS oraz opłaca składki na własne ubezpieczenia. Wspólnicy, którzy zgłaszają się jako płatnicy składek, nie mogą posługiwać się identyfikatorem NIP lub REGON nadanym spółce – powinni posługiwać się swoimi numerami.

Wspólnik spółki, który prowadzi działalność i opłaca składki tylko na własne ubezpieczenie, rozlicza składki wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ([ZUS DRA]), którą składa za siebie.

Ważne! Jeśli jesteś zarejestrowany lub zarejestrowana w CEIDG i zostaniesz wspólnikiem spółki cywilnej, nie musisz składać kolejnego zgłoszenia do ZUS – twoja rejestracja jako płatnika i ubezpieczonego obejmuje także spółkę cywilną. Od każdego rodzaju działalności będziesz opłacać składkę zdrowotną.

Wspólnicy spółek kapitałowych

Wspólnicy spółek kapitałowych: wieloosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom – nie muszą się zgłaszać do ubezpieczeń. Dotyczy to także członków zarządu, chyba że wykonują swoje funkcje na podstawie umów o pracę albo umów cywilnoprawnych.

Ważne! Wspólnicy spółek komandytowo-akcyjnych mogą przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz samodzielnie opłacać za siebie składki na te ubezpieczenia. Nie podlegają również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Mogą zostać do nich zgłoszeni przez współmałżonka, gdy ma on tytuł do ubezpieczeń (na przykład jest pracownikiem).

Wspólnicy spółek osobowych: komandytowej, jawnej i partnerskiej oraz jednoosobowych spółek z o.o. podlegają ubezpieczeniom i są płatnikami składek na własne ubezpieczenia. Muszą zgłosić w ZUS siebie zarówno jako płatnika składek, jak i ubezpieczonego (co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego).

Mają na to 7 dni od zarejestrowania spółki w KRS.

Wspólnicy przekazują do ZUS:

• zgłoszenie płatnika składek ZUS ZFA, w którym podają własne dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki)

• zgłoszenie do ubezpieczeń siebie jako osoby ubezpieczonej:

  • ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub
  • ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego).

Przeczytaj, jak przesyłać dokumenty do ZUS.

Zgłoszenie do ZUS pracowników i współpracowników

Pracownika lub współpracownika musisz zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy lub współpracy, czyli od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy-zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług.

Jeżeli termin 7 dni kończy się w dzień wolny od pracy (niedzielę lub święto), to ostatni dzień tego terminu przypada na pierwszy pracujący dzień.

Przykład

Pani Anna Nowak została zatrudniona 2 lipca 2018 r. W tym dniu przyszła pierwszy raz do pracy. Termin zgłoszenia do ubezpieczeń liczy się od 3 lipca. Pracodawca musi zgłosić panią Annę do ZUS najpóźniej do 9 lipca.

Pracownika lub współpracownika zgłaszasz do ZUS:

• na formularzu ZUS ZUA – jeżeli osoba, którą zgłaszasz, podlega pełnym ubezpieczeniom, czyli społecznym i zdrowotnym
• na formularzu ZUS ZZA – jeżeli osoba, którą zgłaszasz, podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu
• gdy wykażesz daną osobę w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia – dotyczy to osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński (wykazanie w imiennym raporcie jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń).

Pamiętaj! Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem, z wyłączeniem osób zgłaszanych do ubezpieczeń społecznych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Pracodawcy ubezpieczeni w ZUS mogą zgłaszać pracowników do ZUS online za pośrednictwem CEIDG. Tej możliwości nie mają pracodawcy ubezpieczeni w KRUS. Zgłoszeń dokonuje się na oddzielnych wnioskach:

• ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego
• ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Możesz również zgłosić zatrudnionych pracowników w programie Płatnik lub w aplikacji ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych (PUE).

Uwaga! W formularzach ZUS ZUA i ZUS ZZA trzeba podać kod zawodu, czyli informację o zawodzie wykonywanym przez aktywnego zawodowo ubezpieczonego. Kody zawodów możesz sprawdzić w wyszukiwarce opisów zawodów.

Kod zawodu trzeba będzie podawać:

• zawsze na dokumentach zgłoszeniowych pierwszorazowych
• na dokumentach zgłoszeniowych składanych w trybie korekty lub zmiany, na przykład w związku z korektą danych adresowych, zmianą okresu, rodzaju ubezpieczeń.

Nie trzeba uzupełniać informacji o kodzie zawodu dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń przed 16 maja 2021 roku.

Przeczytaj, jak składać dokumenty do ZUS.

Kody zgłoszeniowe dla przedsiębiorców i pracowników

W dokumentach zgłoszeniowych do ubezpieczeń trzeba podać odpowiedni sześciocyfrowy kod ubezpieczenia.

Przedsiębiorcy i wspólnicy spółek

Kod tytułu ubezpieczenia	Opis
05 10 xx*	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, osoba prowadząca niepubliczną bądź publiczną szkołę, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów o systemie oświaty oraz osoba prowadząca pozarolniczą działalność w zakresie wolnego zawodu
05 12 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 60% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
05 20 xx	twórca
05 30 xx	artysta
05 40 xx	osoba korzystająca z ulgi na start
05 43 xx	wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej oraz akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszący jako wkład świadczenie pracy lub usług
05 44 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu
05 70 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia
05 72 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia
05 90 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą niemająca ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od przychodu
05 92 xx	osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą mająca ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, dla której podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uzależniona jest od przychodu

Pracownicy i współpracownicy

Kod tytułu do ubezpieczenia	Opis
01 10 xx	pracownicy podlegający ubezpieczeniu społecznemu i ubezpieczeniu zdrowotnemu
01 20 xx	pracownicy młodociani
02 00 xx	osoby wykonujące pracę nakładczą
03 10 xx	członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielczych kółek rolniczych lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną
04 11 xx	osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub umów o świadczenie usług
05 11 xx	osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, podlegające ubezpieczeniu zdrowotnemu
05 45 xx	osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność niepodlegające ubezpieczeniu zdrowotnemu
05 81 xx	osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego
12 11 xx	osoby przebywające na urlopie wychowawczym
12 40 xx	osoby pobierające zasiłek macierzyński

xx – piąta i szósta cyfra kodu dotyczy prawa do emerytury lub renty i oznaczenia stopnia niepełnosprawności.
Jeśli nie masz prawa do tych świadczeń albo orzeczenia o niepełnosprawności, wpisujesz 00.
Jeśli jednak masz prawo do emerytury lub renty albo posiadasz orzeczenie o niepełnosprawności, wpisujesz właściwy kod, zgodnie z instrukcją poniżej.

Piąta cyfra kodu ZUS
0 – jeśli nie masz ustalonego prawa do emerytury lub renty,
1 – jeśli masz ustalone prawo do emerytury,
2 – jeśli masz ustalone prawo do renty.

Szósta cyfra kodu ZUS
0 – jeśli nie posiadasz orzeczenia o niepełnosprawności,
1 – jeśli posiadasz orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności,
2 – jeśli posiadasz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
3 – jeśli posiadasz orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Sprawdź listę kodów ubezpieczeń w poradniku ZUS (rozdział VII).

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny

Kogo zgłaszać do ubezpieczenia zdrowotnego

Jeśli członkowie twojej rodziny nie mają tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, masz obowiązek zgłosić ich do tego ubezpieczenia. Również twój pracownik lub osoba współpracująca musi cię poinformować, że chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka swojej rodziny.

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny przedsiębiorcy, pracownika lub zleceniobiorcy nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Członkowie rodziny, zarówno twojej, jak i twoich pracowników lub osób współpracujących podlegają zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli:

• nie mają obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład jako pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, bezrobotny
• nie są uprawnieni do świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie przepisów o koordynacji systemów zaopatrzenia społecznego w zakresie udzielania rzeczowych świadczeń zdrowotnych.

Przykład 1

W twojej firmie pracuje pani Anna, która ma pracującego męża i dwoje niepełnoletnich dzieci. Do ubezpieczenia zdrowotnego Pani Anna może zgłosić swoje dzieci. Mąż pani Anny podlega ubezpieczeniom zdrowotnym jako pracownik.

Przykład 2

Pani Katarzyna, która pracuje w twojej firmie ma męża i dorosłe dziecko. Mąż Pani Katarzyny nie pracuje, nie ma też orzeczonego stopnia niepełnosprawności, nie jest zarejestrowany jako bezrobotny. Dziecko pani Katarzyny studiuje i nie pracuje. Do ubezpieczenia zdrowotnego Pani Katarzyna może zgłosić zarówno męża, jak i dorosłe dziecko, ponieważ nie mają oni innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Za członka rodziny – dla celów ubezpieczenia zdrowotnego – uważa się:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole lub zakładzie kształcenia nauczycieli lub odbywa kształcenie w uczelni lub szkole doktorskiej – do ukończenia 26 lat; natomiast jeśli dziecko ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – bez ograniczenia wieku
• małżonka
• wstępnych (na przykład rodziców, dziadków itp.), którzy są we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą ubezpieczoną.

Za członka rodziny – dla celów ubezpieczenia zdrowotnego – nie są uznawane osoby żyjące w związkach nieformalnych, nawet jeśli prowadzą z ubezpieczonym wspólne gospodarstwo domowe.

Dziadkowie mogą zgłosić wnuka tylko wtedy, gdy żaden z jego rodziców nie jest:

• objęty obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym
• uprawnionym do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji z tytułu wykonywania pracy lub pracy na własny rachunek
• objęty dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym.

Dzięki zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego członkowie rodziny zyskują prawo do świadczeń opieki zdrowotnej od dnia zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego i mogą korzystać z usług państwowej służby zdrowia w ramach NFZ – z państwowych przychodni lekarskich i szpitali.

Kiedy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny

Członka swojej rodziny zgłaszasz w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającej to zgłoszenie.

Członków rodziny zatrudnianych przez ciebie ubezpieczonych zgłoś w ciągu 7 dni od dnia, w którym ubezpieczony poinformował cię o konieczności jego zgłoszenia.

Pracownik musi poinformować cię o tym, że chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny w ciągu 7 dni od dnia swojego zatrudnienia lub od momentu, w którym członek rodziny może zostać objęty ubezpieczeniem zdrowotnym.

Jak zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny

Zgłoszenia członków rodziny (zarówno swojej, jak i pracownika) do ubezpieczenia zdrowotnego dokonujesz na formularzu ZUS ZCNA.

Przeczytaj jak wypełnić formularz ZUS ZCNA?

Najprościej jest złożyć formularze zgłoszeniowe do ubezpieczenia zdrowotnego w trakcie rejestracji firmy w CEIDG – możesz je dołączyć do wniosku rejestracyjnego CEIDG, zarówno wtedy, gdy rejestrujesz firmę w gminie, jak i przez internet.

Przeczytaj jak złożyć wniosek do CEIDG przez internet.

Jeśli nie zgłosiłeś siebie i członków swojej rodziny w trakcie rejestracji firmy w CEIDG, musisz dokonać zgłoszenia do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.

Przeczytaj, jak złożyć dokumenty do ZUS.

Jak poprawić dane płatnika składek i ubezpieczonego

Korekta danych przedsiębiorcy

Zmianę lub korektę danych zawartych w dokumencie zgłoszeniowym płatnika składek, takich jak: NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia, seria i numer paszportu, zgłaszasz w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości, na formularzu ZUS ZIPA.

Zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzaju ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom (ubezpieczeniu), zgłaszasz przez:

• wyrejestrowanie z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń)
• ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Jeśli dane, które poprawiasz (identyfikacyjne lub ewidencyjne – dotyczące adresów) dotyczą także ciebie jako osoby ubezpieczonej, dołącz do wniosku CEIDG-1 dokumenty:

• ZUS ZUA - gdy zmieniasz lub korygujesz swoje dane adresowe jako osoby ubezpieczonej i jesteś zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
• ZUS ZZA gdy zmieniasz lub korygujesz swoje dane adresowe jako osoby ubezpieczonej i jesteś zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego
• ZUS ZIUA - gdy zmieniasz swoje dane identyfikacyjne (PESEL, nazwisko, imię pierwsze) jako osoby ubezpieczonej
• ZUS ZCNA - gdy zmieniasz dane adresowe swoich członków rodziny.

Uwaga! Nie musisz przesyłać formularzy wyrejestrowujących i korygujących do ZUS, jeśli twoja firma jest:

• zarejestrowana w CEIDG: wystarczy, że poprawisz dane we wpisie w CEIDG. Zostaną one automatycznie przekazane do ZUS.

Przeczytaj jak poprawić dane we wpisie do CEIDG.

• zarejestrowana w KRS: wystarczy, że zaktualizujesz dane we wpisie do KRS - gdy dokonujesz zmiany w danych podstawowych lub w urzędzie skarbowym na wniosku NIP-8 – gdy dokonujesz zmiany w danych uzupełniających. Zostaną one automatycznie przekazywane do ZUS.

Przeczytaj jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (NIP-8).

Korekta danych pracownika lub członka rodziny

Jeśli popełniłeś lub popełniłaś błąd w zgłoszeniu ubezpieczonego pracownika lub członka rodziny (swojej lub pracownika), musisz poprawić te dokumenty składając odpowiednie formularze do ZUS. Masz na to 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości.

Dane członka rodziny osoby ubezpieczonej zmienisz lub skorygujesz na formularzu ZUS ZCNA.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego pracownika, takie jak PESEL, nazwisko, imię, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, zmienisz lub skorygujesz na formularzu ZUS ZIUA.

Inne dane ubezpieczonego pracownika, na przykład adres osoby ubezpieczonej, kod tytułu ubezpieczenia, rodzaj ubezpieczenia lub datę, od której zaczyna się ubezpieczenie zmienisz lub skorygujesz składając ZUS ZUA albo ZUS ZZA:

• najpierw wyrejestruj się z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA
• następnie wprowadź poprawne dane – odpowiednio na ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Przykład

Pan Wojciech zgłosił pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA. Wpisał błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń. Zamiast 1 września 2019 r., podał 1 sierpnia 2019 r. Aby skorygować ten błąd, musi wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA z datą dokonania zgłoszenia, czyli 1 sierpnia 2019 r., a następnie - na formularzu ZUS ZUA -dokonać prawidłowego zgłoszenia z datą powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli 1 września 2019 r.

Przeczytaj, jak przesyłać dokumenty do ZUS