Uzyskaj zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Chcesz zorganizować mecz piłki nożnej albo koncert? Jeśli będzie to impreza masowa, musisz mieć zezwolenie wójta, burmistrza albo prezydenta miasta. Sprawdź, jakie warunki musisz spełnić i jak uzyskać zezwolenie.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Co to jest impreza masowa

Impreza masowa to wydarzenie sportowe, artystyczne lub rozrywkowe, w którym bierze udział duża, określona ustawowo, liczba osób.

Minimalna liczba osób dla imprezy masowej, to:

• 1000 osób na otwartej przestrzeni
• 500 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez artystyczno-rozrywkowych
• 300 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych
• 200 osób w budynkach, obiektach sportowych – w przypadku imprez sportowych podwyższonego ryzyka, na przykład niektórych meczów piłkarskich.

Nie są imprezami masowymi wydarzenia:

• które odbywają się w teatrach, operach i operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, placówkach oświatowych, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki i innych podobnych obiektach
• z udziałem sportowców niepełnosprawnych
• zawody sportowe dzieci i młodzieży oraz imprezy rekreacyjne.

Jakie formalności musisz załatwić przed imprezą

Jeśli chcesz zorganizować imprezę masową, musisz uzyskać odpowiednie zezwolenie. Wydaje je wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca organizacji imprezy.

Podstawą do udzielenia zezwolenia są opinie miejscowych służb o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, o zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz o przewidywanych zagrożeniach. Takie opinie muszą wydać: Policja, Państwowa Straż Pożarna, Państwowa Inspekcja Sanitarna (sanepid) i pogotowie ratunkowe.

Uwaga! Opinie służb są ważne 6 miesięcy od dnia ich wydania.

Sprawdź, jak uzyskać:

• opinię komendanta powiatowego Policji
• opinię komendanta Państwowej Straży Pożarnej
• opinię państwowego inspektora sanitarnego
• opinię dysponenta zespołów ratownictwa medycznego.

Dodatkowo, musisz powiadomić o imprezie odpowiedniego komendanta:

• oddziału Straży Granicznej – gdy impreza odbywa się w strefie nadgranicznej
• terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej – gdy impreza odbywa się na terenach znajdujących się pod kontrolą Ministra Obrony Narodowej.

Złóż wnioski o opinie oraz poinformuj służby na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz to zrobić w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Jeśli organizujesz imprezę z płatnym wstępem, koniecznie podpisz umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom.

Zadbaj o to, aby członkowie służb porządkowych i informacyjnych mieli:

• zaświadczenie o ukończeniu obowiązkowego szkolenia
• odpowiednie wyposażenie (na przykład identyfikatory, ubranie i tym podobne)
• informacje o zasadach pełnienia obowiązków
• informacje, jak mają poprawnie udokumentować wykonywane zadania.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Złóż wniosek najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Krótszy termin dotyczy cię w szczególności, gdy:

• potrzeba organizacji imprezy masowej wynika z przyczyn nagłych
• charakter imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu określonemu w projekcie budowlanym tego obiektu.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy miast lub gmin
• urzędy miast na prawach powiatu

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej

Wniosek możesz złożyć na piśmie albo w formie elektronicznej – wysyłając pismo ogólne na skrzynkę ePUAP właściwego urzędu miasta lub gminy.

Wniosek złożony przez internet musi być podpisany podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. 

Opinie oraz instrukcje zachowania podczas pożaru lub innego zagrożenia w czasie imprezy dostarcz do urzędu jak najszybciej po złożeniu wniosku.

Zrób to:

• nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy, lub
• z ważnego powodu – w czasie krótszym niż 14 dni.

Dokumenty

Informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk dołącz do wniosku, jeśli planujesz imprezę na stadionie z wymaganym nagrywaniem lub jeśli jest możliwe pojawienie się przemocy lub agresji (impreza podwyższonego ryzyka).

Harmonogram udostępnienia obiektu lub terenu uczestnikom imprezy masowej oraz harmonogram opuszczenia przez nich tego obiektu lub terenu dołącz do wniosku, jeśli regulamin zakłada zmianę liczby uczestników (dotyczy to na przykład festiwali).

Jeśli planujesz mecz piłki nożnej, dołącz oświadczenie o wyposażeniu obiektu w odpowiedni system elektroniczny.

Taki system elektroniczny powinien umożliwiać:

• sprzedaż biletów
• kontrolę otoczenia i dostępu
• ustalenie osób, w tym: osób z zakazem wstępu lub sądowym zakazem przebywania w miejscach imprez masowych na zwolnieniu warunkowym lub nieletnich. Dotyczy to także osób z zakazem klubowym lub zagranicznym.

Jeśli podczas imprezy będzie sprzedawany, podawany lub spożywany alkohol, dołącz do wniosku informację o rozmieszczeniu miejsc i czasie, w których będą sprzedawane, podawane lub spożywane napoje alkoholowe. Napoje alkoholowe są zakazane tylko na imprezach o podwyższonym ryzyku. Poza tym wyjątkiem, na imprezach masowych są dozwolone napoje zawierające do 3,5% alkoholu.

Termin

Złóż wniosek najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz złożyć wniosek w krótszym czasie – najpóźniej na 14 dni przed imprezą.

Krótszy termin dotyczy cię w szczególności, gdy:

• potrzeba organizacji imprezy masowej wynika z przyczyn nagłych
• charakter imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu określonemu w projekcie budowlanym tego obiektu.

2. Urząd oceni twój wniosek formalnie i merytorycznie

Urząd sprawdzi, czy uregulowałeś opłatę skarbową. Jeśli nie, urząd wyznaczy ci termin do zapłaty – od 7 do 14 dni. Jeśli tego nie zrobisz, urząd nie rozpatrzy twojej sprawy.

Następnie urząd sprawdzi, czy twój wniosek jest kompletny. Jeżeli twój wniosek zawiera braki formalne (na przykład pomyliłeś się we wniosku, albo nie dołączyłeś potrzebnych dokumentów), urząd wezwie cię do poprawienia błędów w podanym terminie. Będzie to co najmniej 7 dni. Jeśli nie poprawisz błędów w tym czasie, to twoja sprawa nie będzie dalej załatwiana.

Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

3. Urząd może cię wezwać do dostarczenia dodatkowych dokumentów

W wyjątkowych sytuacjach urząd może dodatkowo zażądać od ciebie:

• kopii bieżących protokołów z kontroli bezpiecznego używania obiektu oraz kontroli okresowych
• umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wobec  uczestników – dotyczy tylko płatnej imprezy masowej
• zgody na piśmie kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego na zorganizowanie imprezy masowej – jeśli impreza ma być na terenach zarządzanych przez Lasy Państwowe.

Dostarcz te dokumenty, o które poprosi cię urząd.

Dokumenty

Termin

Dostarcz dokumenty w terminie wskazanym przez urząd.

Jeśli nie dostarczysz dokumentów w określonym czasie, nie otrzymasz zezwolenia.

4. Urząd ponownie przeanalizuje twój wniosek

Jeśli dostałeś wezwanie do dostarczenia dodatkowych dokumentów, urząd ponownie sprawdzi twój wniosek. Jeśli urząd uzna, że twój wniosek nie spełnia wymogów przewidzianych dla imprez masowych, to odmówi ci wydania zezwolenia.

5. Dostaniesz zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Dostaniesz zezwolenie najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy. Oprócz ciebie – w ciągu maksymalnie 3 dni – kopie decyzji dostaną wojewoda oraz służby, który wydały opinie o wymaganym zabezpieczeniu i zagrożeniach podczas wydarzenia.

Jeśli nie spełniasz wymogów przewidzianych dla organizatora imprez masowych, urząd odmówi ci wydania zezwolenia.

Dokumenty

Ile zapłacisz

• 82 zł – opłata skarbowa za wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz wniosek. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład jeśli wniosek składasz do Urzędu Miasta Poznania, to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania

• 17 zł – opłata skarbowa od pełnomocnictwa (opcjonalnie)

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu Miasta Poznania to opłatę zapłać również na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Nie dłużej niż miesiąc. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).

Jak możesz się odwołać

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją, możesz się od niej odwołać. Odwołanie złóż do właściwego samorządowego kolegium odwoławczego za pośrednictwem urzędu, który wydał ci decyzję. Masz na to 14 dni od daty otrzymania decyzji.

Przeczytaj, jak złożyć odwołanie.

Możesz zrezygnować z odwołania od decyzji. W tym celu złóż w urzędzie, który wydał decyzję, oświadczenie o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania. Wtedy decyzja szybciej się uprawomocni.

Pamiętaj! Odwołanie od decyzji nie wstrzymuje jej wykonania.

Warto wiedzieć

Jako organizator imprezy masowej masz obowiązki związane z wymogami bezpieczeństwa. Pamiętaj, że za niedopełnienie tych obowiązków grozi ci kara grzywny.

Musisz zapewnić odpowiednie do wielkości i rodzaju imprezy:

• zaplecze higieniczno-sanitarne (na przykład: punkty gastronomiczne, śmietniki, toalety)
• pomoc medyczną
• drogi ewakuacyjne i drogi dla służb
• sprzęt na wypadek pożaru
• pomieszczenia dla służb nadzorujących imprezę pod kątem bezpieczeństwa.

Uwaga! Jeśli zorganizujesz imprezę masową bez zezwolenia, to oprócz kary grzywny, grozi ci kara więzienia. Może to być nawet 8 lat pozbawienia wolności.