Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz komunikować się z urzędami przez internet? Przejdź na e-Doręczenia. Specjalna skrzynka elektroniczna umożliwi ci bezpieczną wymianę korespondencji z urzędami online. Zacznij od wniosku o utworzenie twojego adresu do e-Doręczeń.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Co to są e-Doręczenia

e-Doręczenia to usługa, która umożliwi ci wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Od zwykłej poczty elektronicznej różni się tym, że jest to usługa zaufania, a więc gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu do e-Doręczeń ma taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez ministra właściwego ds. cyfryzacji.

Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach dla przedsiębiorców.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń

Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jeśli chcesz korzystać z usługi e-Doręczeń

• u publicznego dostawcy – złóż wniosek klikając przycisk Załatw online na tej stronie
• u komercyjnego dostawcy niepublicznego – skontaktuj się z wybranym dostawcą.

Uwaga! Wniosek przez Biznes.gov.pl mogą złożyć wyłącznie przedsiębiorcy prywatni. Podmioty publiczne wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. cyfryzacji, w którym są adresy do e-Doręczeń podmiotów publicznych oraz obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu twojej firmy do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.

Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy - aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.

Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki.

Jak zmienić dane firmy w BAE

Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Przeczytaj, jak:

• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w CEIDG
• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w KRS.

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.

Jak wykreślić adres do e-Doręczeń z BAE

Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Możesz przejść do e-usługi klikając przycisk "Załatw online" na tej stronie. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie, ponieważ to ty decydujesz, czy chcesz korzystać z e-Doręczeń.

Pamiętaj jednak, że ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 kwietnia 2025. Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2026 roku.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:

• wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2025 roku
• wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku (dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku).

Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, muszą zacząć stosować e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 roku.

Gdzie załatwisz sprawę

Ministerstwo Cyfryzacji - eDoręczenia
Królewska 27, 00-060 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Po naciśnięciu na tej stronie przycisku "Załatw online" przejdziesz do e-usługi. Aby rozpocząć wypełnianie wniosku musisz się zalogować profilem zaufanym albo e-dowodem.

Pamiętaj! Wniosek muszą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, który ma umocowanie do złożenia wniosku. Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• e-dowód
• pieczęć elektroniczną

Jeśli zależy ci na szybkim załatwieniu sprawy, przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj dane przedsiębiorcy, który będzie właścicielem adresu do e-Doręczeń: 

• nazwę (w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nazwa musi obejmować imię i nazwisko)
• numer REGON, jeżeli został nadany
• numer NIP, jeżeli został nadany, lub informację o jego unieważnieniu lub uchyleniu
• adres do korespondencji
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - numer KRS, jeżeli został nadany
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - oznaczenie formy prawnej
• dla przedsiębiorców wpisanych do KRS - siedzibę i adres
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - numer PESEL, a jeżeli nie został nadany, Identyfikator Europejski
• dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG - adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych i jak aktywować skrzynkę
• imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko jeśli wyznacza administratora)

Ważne! Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS – przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa – jeśli cię dotyczy. Opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł zapłać na konto Centrum Obsługi Podatnika m.st. Warszawy

albo

• dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.

Termin

Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie, ponieważ to ty decydujesz, czy chcesz korzystać z e-Doręczeń.

Pamiętaj jednak, że ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 kwietnia 2025. Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się elementem wniosku o wpis do KRS.

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2026 roku.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stanie się obowiązkowym elementem:

• wniosku o wpis do CEIDG – od 1 stycznia 2025 roku
• wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – w okresie od 1 lipca 2025 roku do 30 września 2026 roku (dotyczy to przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 roku).

Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, muszą zacząć stosować e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 roku.

2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie

Jeśli wniosek będzie zawierał nieprawidłowe dane albo nie będzie spełniał innych wymagań, urząd wezwie cię do usunięcia braków w terminie 7 dni. Jeśli braki nie zostaną usunięte, wniosek pozostanie bez rozpoznania.

3. Minister właściwy do spraw cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń

O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. 

Ważne! Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

4. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Ważne! Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.

5. Minister właściwy ds. cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie)  

Jeśli wniosek składa pełnomocnik bądź prokurent, trzeba zapłacić opłatę skarbową odpowiednio za złożenie pełnomocnictwa albo wypisu z KRS potwierdzającego ustanowienie prokury.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową wpłać na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy - Centrum Obsługi Podatnika.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Wiadomość e-mail potwierdzająca utworzenie adresu do e-Doręczeń zostanie przesłana po otrzymaniu przez ministra właściwego ds. cyfryzacji kompletnego i poprawnego wniosku. Po aktywacji adresu, zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Warto wiedzieć

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, przejdź do strony poświęconej e-Doręczeniom.