Uzyskaj certyfikat dla przedsiębiorców zajmujących się stacjonarnymi urządzeniami zawierającymi fluorowane gazy cieplarniane (SZWO i F-gazy)

Chcesz instalować lub naprawiać stacjonarne urządzenia chłodnicze, klimatyzacyjne albo pompy ciepła? A może serwisować stacjonarne systemy ochrony przeciwpożarowej? Musisz mieć certyfikat dla przedsiębiorców zajmujących się stacjonarnymi urządzeniami zawierającymi fluorowane gazy cieplarniane. Sprawdź, jak go uzyskać.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto potrzebuje certyfikatu

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz świadczyć dla klientów usługi dotyczące stacjonarnych urządzeń zawierających fluorowane gazy cieplarniane (tak zwane SZWO i F-gazy), potrzebujesz certyfikatu wydawanego przez Urząd Dozoru Technicznego (UDT).

UDT, jako jednostka certyfikująca, wydaje bezterminowe certyfikaty potwierdzające, że wiesz jak obchodzić się z urządzeniami zawierającymi SZWO i F-gazy.

Certyfikat musi mieć każdy przedsiębiorca, który instaluje, konserwuje, serwisuje, naprawia lub likwiduje:

• stacjonarne urządzenia chłodnicze, klimatyzacyjne lub pompy ciepła
• stacjonarne systemy ochrony przeciwpożarowej.

Więcej informacji o SZWO i F-gazach oraz o procedurze certyfikacyjnej znajdziesz na stronie Urzędu Dozoru Technicznego.

Jakie wymagania trzeba spełnić, aby uzyskać certyfikat

Uzyskasz certyfikat, jeśli spełniasz następujące wymagania:

• zatrudniasz odpowiednią liczbę pracowników, którzy mają certyfikat dla personelu
• zapewniasz wymagane wyposażenie techniczne i stosujesz procedury dla właściwego wykonywania pracy
• masz system, który dokumentuje pracę personelu z certyfikatem
• nie zostałeś prawomocnie skazany za przestępstwo przeciwko środowisku w związku z twoją działalnością (dotyczy to też organów powołanych do reprezentacji firmy, na przykład zarządu).

Sprawdź, jak uzyskać certyfikat dla personelu.

Uwaga! Jeśli posiadasz już certyfikat przedsiębiorcy wydany przez inne państwo unijne, możesz się nim posługiwać w Polsce. Jest to zgodne z zasadą swobody świadczenia usług i swobody przedsiębiorczości. Możesz się posługiwać tym dokumentem, jeśli uzyskasz jego tłumaczenie przysięgłe na język polski.

Kiedy certyfikat nie jest potrzebny

Nie potrzebujesz certyfikatu, jeśli zajmujesz się:

• systemami klimatyzacji w niektórych pojazdach silnikowych – zawierającymi substancje kontrolowane lub fluorowane gazy cieplarniane i zatrudniasz pracowników, którzy mają zaświadczenie o odbytym szkoleniu wydane przez jednostkę wpisaną do rejestru takich jednostek prowadzonego przez UDT
• produkcją i naprawą stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła oraz zbiorników lub przynależnych elementów stacjonarnych systemów ochrony przeciwpożarowej, odbywających się w obiektach producenta
• instalowaniem, serwisowaniem, konserwacją, naprawą lub usuwaniem tak zwanych urządzeń ruchomych (są to na przykład ciągniki, kombajny, samochody chłodnie poniżej 3,5 tony lub pociągi).

Sprawdź, jak uzyskać zaświadczenie o odbytym szkoleniu w ośrodku wpisanym do rejestru przez UDT.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Złóż wniosek zanim zaczniesz świadczyć usługi dotyczące stacjonarnych urządzeń zawierających fluorowane gazy cieplarniane.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• oddziały Urzędu Dozoru Technicznego
• URZĄD DOZORU TECHNICZNEGO

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o wydanie certyfikatu dla przedsiębiorców

We wniosku wybierz tylko jedną grupę urządzeń:

• stacjonarne urządzenia chłodnicze, klimatyzacyjne lub pompy ciepła
• stacjonarne systemy ochrony przeciwpożarowej.

Podaj we wniosku, w jakim zakresie chcesz prowadzić działalność gospodarczą:

• instalacji
• naprawy, konserwacji lub serwisowania
• likwidacji.

Dokumenty

Oświadczenie o niekaralności powinno potwierdzać, że jako przedsiębiorca nie popełniłeś przestępstwa przeciwko środowisku w związku z prowadzoną działalnością. W przypadku przedsiębiorców, którzy nie są osobami fizycznymi, oświadczenie składają osoby uprawnione do reprezentacji firmy (na przykład członkowie zarządu).

Jeśli nie korzystasz z wzoru oświadczeń na Biznes.gov.pl, pamiętaj o umieszczeniu w oświadczeniach klauzuli: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

Dodatkowo, do wniosku możesz dołączyć dokument „Dobrowolna informacja o miejscu prowadzenia działalności”. Dzięki tej informacji kontrola zostanie przeprowadzona w tym właśnie wskazanym miejscu, które jest miejscem prowadzenia działalności związanej z certyfikatem dla przedsiębiorców. Nie musisz składać tej informacji, jeśli miejsce prowadzenia działalności zgadza się z adresem siedziby twojej firmy.

Termin

Złóż wniosek zanim zaczniesz świadczyć usługi dotyczące stacjonarnych urządzeń zawierających fluorowane gazy cieplarniane.

2. Urząd oceni formalnie i merytorycznie twój wniosek

Jeśli twój wniosek będzie niekompletny, urząd wezwie ciebie do uzupełnienia brakujących informacji. Dlatego we wniosku podaj dokładne dane kontaktowe twojej firmy (w tym numer telefonu oraz adres e-mail).

3. Urząd powiadomi cię o planowanej kontroli

Przed wydaniem decyzji w sprawie certyfikatu, UDT musi skontrolować twoją firmę. Dostaniesz zawiadomienie o terminie kontroli. Jeśli termin ci nie odpowiada, złóż wniosek o zmianę daty. Termin kontroli możesz zmienić tylko raz.

Jeśli urząd zgodzi się na zmianę daty kontroli, dostaniesz zawiadomienie o wyznaczeniu nowego terminu. Kontrola odbędzie się w ciągu14 dni od daty wyznaczenia pierwszego terminu.

Jeżeli do wniosku dołączyłeś oświadczenie o wyrażeniu zgody na powiadomienia e-mail, to powiadomienie o kontroli dostaniesz na wskazany adres e-mail. W innym wypadku urząd zawiadomi cię o planowanej kontroli listem poleconym.

Przygotuj się do kontroli. Do tego czasu twoja firma musi spełniać wszystkie wymagania konieczne do uzyskania certyfikatu.

4. Urząd przeprowadzi kontrolę w twojej firmie

W trakcie kontroli urząd sprawdzi, czy spełniasz warunki konieczne do wydania certyfikatu. Kontrola w firmie obejmuje:

• sprawdzenie dokumentów i wyposażenia
• oględziny wraz z oceną miejsca prowadzenia działalności
• stosowanie procedur i systemu dokumentowania pracy pracowników z certyfikatem dla personelu
• sprawdzenie, czy pracownicy mają odpowiednie certyfikaty
• ocenę innych dowodów i materiałów, które mogą mieć znaczenie dla wydania ci certyfikatu.

Pamiętaj, że pracownik UDT może zażądać od ciebie udzielenia wyjaśnień lub informacji oraz dokumentów na potrzeby kontroli.

Z kontroli zostanie sporządzony protokół, którego egzemplarz dostaniesz.

Dokumenty

Protokół z kontroli podpisują kierownik firmy lub inna osoba przez niego upoważniona. Wyznaczone osoby mają prawo odmówić podpisania dokumentu. Odmowa nie wpływa jednak na decyzję w sprawie wydania ci certyfikatu.

5. Uzyskasz certyfikat dla przedsiębiorcy

Jeśli kontrola wykaże, że twoja firma spełnia warunki do otrzymania certyfikatu dla przedsiębiorcy, urząd wyda ci certyfikat. Jest on ważny bezterminowo. Ponadto urząd wpisze twoją firmę do rejestru wydanych, zawieszonych, odwieszonych i cofniętych certyfikatów dla przedsiębiorców. Swój wpis znajdziesz w ogólnodostępnym rejestrze przedsiębiorców na stronie internetowej UDT.

Jeśli kontrola wykaże, że twoja firma nie spełnia warunków koniecznych do otrzymania certyfikatu, urząd odmówi ci jego wydania. Urząd zawiadomi cię o swojej decyzji.

Dokumenty

Dostaniesz certyfikat w postaci papierowej. Dokument jest pokryty folią zabezpieczającą. Urząd prześle ci dokument pocztą, na adres wskazany we wniosku.

Ile zapłacisz

• 3123,07 zł – opłata za wydanie certyfikatu dla przedsiębiorców. W tytule przelewu wpisz: "FG9+FG10+FG12 Opłata za wydanie certyfikatu dla przedsiębiorców + nazwa przedsiębiorstwa."

Gdzie zapłacić: Przelew wyślij na numer konta biura lub oddziału UDT, do którego składasz wniosek. Numer konta właściwego biura/oddziału znajdziesz w tabeli poniżej.

Uwaga! Jeśli urząd odmówi ci wydania certyfikatu i wpisu do rejestru, zwróci ci część opłaty w ciągu 30 dni od dnia odmowy.

• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (opcjonalnie)

Jeśli do urzędu składasz pełnomocnictwo to musisz je opłacić. Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu, w którym składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie internetowej urzędu miasta lub gminy. Na przykład, jeśli pełnomocnictwo składasz do Urzędu w Poznaniu to opłatę zapłać na konto Urzędu Miasta Poznania.

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Urząd wyda ci certyfikat najszybciej jak to jest możliwe. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę czas potrzebny na przesłanie dokumentu pocztą.

Jak możesz się odwołać

Jeśli urząd odmówi ci wydania certyfikatu i wpisu do rejestru, masz prawo odwołać się do Komitetu Odwoławczego. Masz na to 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie wydania certyfikatu. Odwołanie złóż za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję w sprawie certyfikatu.

Komitet Odwoławczy rozpatrzy twoją sprawę w ciągu 30 dni od dnia doręczenia odwołania.

Komitet Odwoławczy może:

• uznać twoje odwołanie za zasadne i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania w danym oddziale UDT
• oddalić twoje odwołanie

Jeśli nie zgadzasz się z decyzją o oddaleniu twojego odwołania, to możesz złożyć skargę do sądu administracyjnego. Skargę złóż za pośrednictwem Komitetu Odwoławczego. Masz na to 30 dni od dnia doręczenia ci zawiadomienia o oddaleniu odwołania.

Warto wiedzieć

Czy UDT przeprowadza kontrole po wydaniu certyfikatu

UDT przeprowadza kontrole nie tylko przed wydaniem certyfikatu, ale także po tym, jak go otrzymasz. Kontrole odbywają się przynajmniej raz na 7 lat. Podczas kontroli urząd sprawdzi, czy prowadzisz działalność zgodnie z warunkami określonymi w certyfikacie. W przypadku negatywnego wyniku kontroli okresowej certyfikat dla przedsiębiorców może zostać zawieszony lub cofnięty.

Co zrobić w razie utraty, zniszczenia lub uszkodzenia certyfikatu

Jeśli zgubisz lub uszkodzisz certyfikat na tyle, że będzie on nieczytelny, to złóż wniosek o wydanie jego wtórnika. Zapłacisz za niego 50 zł. Pamiętaj, aby oddać certyfikat, który aktualnie posiadasz.

Co zrobić w przypadku zmiany danych firmy

Jeśli zmienią się dane twojej firmy (na przykład nazwa przedsiębiorstwa lub adres prowadzenia działalności), złóż wniosek o zmianę danych certyfikatu dla przedsiębiorców. Za wydanie nowego dokumentu zapłacisz 50 zł.

W jakich sytuacjach UDT może zawiesić, cofnąć, odwiesić certyfikat

Jeśli kontrola okresowa wykaże, że nie przestrzegasz warunków, na podstawie których otrzymałeś certyfikat, urząd może zawiesić certyfikat. Informacja o zawieszeniu pojawi się też w ogólnodostępnym rejestrze dla przedsiębiorców.

Złóż wniosek, aby odwiesić certyfikat. W ciągu 14 dni od otrzymania twojego wniosku urząd ponownie skontroluje twoją firmę. Jeśli spełnisz warunki certyfikacyjne, urząd odwiesi twój certyfikat oraz uaktualni wpis w rejestrze.

Urząd może też cofnąć twój certyfikat, jeśli okaże się, że:

• po ponownej kontroli nie spełniasz warunków określonych w certyfikacie, a urząd już wcześniej zawiesił twój certyfikat
• ty lub osoby uprawnione do reprezentacji firmy (na przykład członkowie zarządu) zostaliście skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko środowisku w związku z prowadzoną działalnością.

UDT upubliczni w rejestrze informację o cofnięciu twojego certyfikatu.

Urząd poinformuje cię o zawieszeniu, odwieszeniu lub cofnięciu twojego certyfikatu.

Pamiętaj, że masz prawo odwołać się od tych decyzji do Komitetu Odwoławczego. Masz na to 14 dni od dnia, kiedy dostaniesz zawiadomienie. Odwołanie złóż w tym samym urzędzie, który zajmował się twoją sprawą. Komitet Odwoławczy rozpatrzy twoją sprawę w ciągu 30 dni od dnia doręczenia odwołania. Jeśli nie zgadzasz się z decyzją o oddaleniu twojego odwołania, możesz złożyć skargę do sądu administracyjnego. Skargę złóż za pośrednictwem Komitetu Odwoławczego. Masz na to 30 dni od dnia doręczenia ci zawiadomienia o oddaleniu odwołania.

Jakie są kary za brak certyfikatu

Za prowadzenie działalności bez wymaganego certyfikatu grozi ci kara pieniężna w wysokości od 4000 do 15 000 zł.