Zwrot VAT dla podróżnych – TAX FREE

Na czym polega TAX FREE

TAX FREE to specjalne rozwiązanie, dzięki któremu podróżni spoza Unii Europejskiej mogą otrzymać zwrot podatku VAT zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium Polski.

Podróżnym jest osoba fizyczna niemająca stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej.

Jej stałe miejsce zamieszkania ustala się na podstawie paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość.

Zwrotu podatku podróżnym, którzy zakupili towar w Polsce, może dokonać:

• sprzedawca tego towaru
• podmiot, którego działalność polega na dokonywaniu tego typu zwrotów i z którym sprzedawca towaru podpisał stosowną umowę.

Uwaga! Zwrot podatku nie przysługuje w przypadku nabycia paliw silnikowych.

System TAX FREE jest korzystny również dla sprzedawców. Do dostawy towarów, od których dokonano zwrotu podatku podróżnemu, mogą zastosować stawkę 0% VAT, o ile spełnią ustawowe warunki.

Podróżny otrzymuje zwrot w walucie polskiej (PLN) w formie wypłaty gotówkowej lub rozliczenia bezgotówkowego. Podmiot dokonujący zwrotu może pobrać od niego prowizję.

Jakie warunki musi spełnić podróżny

Podróżny otrzyma zwrot VAT, jeśli spełni łącznie następujące warunki:

• kupił w Polsce towary o wartości powyżej 200 zł
• otrzymał dokument TAX FREE
• wywiózł towar w stanie nienaruszonym poza terytorium Unii Europejskiej w bagażu osobistym
• uzyskał potwierdzenie wywozu od służby celno-skarbowej.

Wywóz towaru musi nastąpić w określonym terminie – nie później niż w ostatnim dniu 3. miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zakupu. Na przykład, jeśli podróżny kupił towar 8 sierpnia, musi go wywieźć do końca listopada.

Wywóz w stanie nienaruszonym oznacza co do zasady brak użytkowania towaru przed wywozem. Rozpakowanie towaru w momencie jego zakupu i sprawdzenie jego działania (bez późniejszego jego użytkowania) nie zmieni stanu nienaruszonego.

Podróżny musi:

• zgłosić wywożony towar na granicy
• przedstawić funkcjonariuszowi służby celno-skarbowej dokument TAX FREE wraz z paszportem lub innym dokumentem stwierdzającym jego tożsamość.

Podstawą zwrotu podatku jest przedstawienie przez podróżnego dokumentu wystawionego przez sprzedawcę, na którym urząd celno-skarbowy potwierdził wywóz towarów.

Ważne! Zwrot podatku nie może być dokonany osobie innej niż podróżny, który kupił towar.

Jakie warunki musi spełnić sprzedawca

Sprzedawca może uczestniczyć w systemie TAX FREE, jeśli spełni łącznie następujące warunki:

• jest zarejestrowanym podatnikiem VAT
• prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
• korzysta z systemu TAX FREE
• zawarł umowę w sprawie zwrotu podatku z firmą zajmującą się zwrotem (nie trzeba spełniać tego warunku, jeśli sprzedawca sam dokonuje zwrotu).

Sprzedawcami nie mogą być podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo (ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży 200 tys. zł).

Elektroniczny system TAX FREE

Od 1 stycznia 2022 roku wszyscy sprzedawcy w systemie zwrotu podatku VAT podróżnym mają obowiązek wystawiania dokumentów TAX FREE w formie elektronicznej.

Ważne! Do sprzedaży towarów w tym systemie trzeba stosować kasę fiskalną online.

Jeśli chcesz sprzedawać w systemie TAX FREE, zarejestruj się wcześniej na platformie PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych).

Obowiązek rejestracji dotyczy zarówno tych sprzedawców, którzy uczestniczą obecnie w TAX FREE, jak i tych, którzy dopiero planują przystąpić do systemu.

Podstawą zwrotu podatku jest dokument elektroniczny TAX FREE wraz z elektronicznym potwierdzeniem przez urząd celno-skarbowy wywozu towarów ujętych w tym dokumencie. Na żądanie podróżnego urząd celno-skarbowy może potwierdzić wywóz pieczęcią na wydruku dokumentu elektronicznego.

Sprzedawca może zastosować stawkę 0% VAT do dostawy towarów, od których dokonano zwrotu podatku podróżnemu, pod warunkiem, że:

• dokonał rejestracji na platformie PUESC w celu korzystania z systemu TAX FREE
• otrzymał elektroniczne potwierdzenie wywozu towarów poza Unię Europejską lub wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE zawierający takie potwierdzenie przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy
• posiada dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu kwoty podatku w formie rozliczenia bezgotówkowego lub – w przypadku zwrotu gotówkowego – dokumenty, na których podróżny potwierdził otrzymanie zwrotu kwoty własnoręcznym czytelnym podpisem ze wskazaniem daty.

Przykład

Pan Sebastian prowadzi sprzedaż TAX FREE. Przykładowo: 9 stycznia klient mający miejsce zamieszkania w Gruzji kupi w jego sklepie towar o wartości 1230 zł. Pan Sebastian będzie musiał wystawić dokument elektroniczny TAX FREE i zarejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej online. Musi uzgodnić z podróżnym, czy wydać mu dokument elektroniczny (na przykład wysłać na adres e-mail) czy wydruk dokumentu elektronicznego. Dzięki elektronizacji otrzyma informację w systemie, kiedy towar opuści granicę.

W przypadku, gdy podróżny opuszcza terytorium Unii Europejskiej z terytorium innego państwa Unii Europejskiej, podstawą do dokonania zwrotu podatku jest wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE potwierdzony przez organ celny tego kraju, przez który towary zostały wywiezione z terytorium Unii Europejskiej.

Sprzedawca musi otrzymać dokument potwierdzający wywóz towarów przed upływem 10 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy. Na przykład, jeśli sprzedaż nastąpiła w sierpniu, to termin ten upływa z końcem czerwca. Może dokonać korekty podatku należnego od tej dostawy w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał dokument.

Obowiązki informacyjne sprzedawcy

Sprzedawca dokonujący sprzedaży w systemie TAX FREE ma obowiązki informacyjne.

Musi:

• zapewnić podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim
• oznaczyć punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku.

Jak się zarejestrować na platformie PUESC

Aby zarejestrować się w systemie TAX FREE, wejdź na Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Najpierw musisz założyć konto i zalogować.

Aby się zarejestrować, wykonaj cztery kroki:

• Wskaż miejsce lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w których będziesz prowadził sprzedaż i zwrot podatku w procedurze TAX FREE. System wyświetli listę miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, które zgłosiłeś do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Wybierz te, w których będzie realizował sprzedaż i zwrot podatku w procedurze TAX FREE.
• Przypisz unikatowe numery kas rejestrujących online do miejsca lub miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, w których będzie prowadzona sprzedaż w procedurze TAX FREE.
• Wskaż osoby upoważnione (pracowników upoważnionych) do wykonywania czynności w systemie TAX FREE. Jest to krok nieobowiązkowy. Możesz obsługiwać procedurę TAX FREE samodzielnie – posiadasz w systemie pełne uprawnienia, nie musisz dodawać siebie jako pracownika. Jeśli jednak chcesz wskazać uprawnionego pracownika, to ten pracownik powinien wcześniej zarejestrować się na platformie PUESC i uzyskać numer ID SISC.
• Wskaż firmę, z którą zawarłeś umowę o zwrot podatku. Nie dotyczy to sprzedawców, którzy samodzielnie zwracają podatek podróżnym.

Co musi zawierać dokument TAX FREE

Sprzedawca wystawia dokument elektroniczny TAX FREE z wykorzystaniem elektronicznego systemu TAX FREE.

Sprzedawca będzie wydawał podróżnemu, po uzgodnieniu z nim:

• dokument elektroniczny TAX FREE – przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony (na przykład na adres e-mail lub przez aplikację mobilną) lub
• wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE.

Ministerstwo Finansów udostępniło mobilną aplikację m-TAXFREE, która umożliwia podróżnemu bieżące śledzenie statusu wystawionych na jego rzecz dokumentów TAX FREE.

Przeczytaj więcej o aplikacji do zarządzania dokumentami TAX FREE dla podróżnych.

Dokument elektroniczny TAX FREE

Dokument elektroniczny TAX FREE musi zawierać:

• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument
• unikalny numer systemowy dokumentu nadawany automatycznie przez system TAX FREE
• dane sprzedawcy: nazwę, adres i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika
• adres miejsca prowadzenia działalności, w którym dokonano sprzedaży towaru
• dane podróżnego:
  • nazwisko i imię
  • datę urodzenia
  • numer paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość podróżnego, na podstawie którego ustalono miejsce stałego zamieszkania poza terytorium Unii Europejskiej
  • nazwę kraju, który wydał paszport lub inny dokument stwierdzający tożsamość podróżnego
• informacje na temat towaru:
  • nazwę sprzedanego towaru, która pozwala na jego jednoznaczną identyfikację
  • miarę i ilość towaru
  • cenę jednostkową netto towaru
  • wartość netto towaru
  • stawkę i kwotę podatku od towarów i usług
  • wartość brutto towaru
  • kwotę podatku od towarów i usług ogółem
  • wartość brutto towarów ogółem
• formę dokonania zwrotu podatku od towarów i usług podróżnemu – wypłata gotówkowa lub rozliczenie bezgotówkowe
• numer rachunku bankowego, karty płatniczej lub innego środka rozliczenia bezgotówkowego podróżnego – w przypadku zwrotu podatku od towarów i usług w formie rozliczenia bezgotówkowego
• numer unikatowy kasy rejestrującej, na której zaewidencjonowano sprzedaż towaru, numer paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie tej sprzedaży, datę tej sprzedaży
• imię i nazwisko oraz unikalny identyfikator ID SISC osoby wystawiającej dokument
• datę i godzinę zatwierdzenia dokumentu w systemie TAX FREE.

Wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE

Wydruk dokumentu elektronicznego musi zawierać:

• oznaczenie „TAX FREE FOR TOURISTS”
• kod kreskowy w standardzie GS1-128 unikalnego numeru systemowego dokumentu nadawanego automatycznie przez system TAX FREE
• miejsce na potwierdzenie przez organ celny pieczęcią wywozu towarów przez podróżnego poza terytorium Unii Europejskiej
• napis: „Zwrot podatku w kwocie .......... zł ...... gr otrzymałem/otrzymałam”, a pod nim miejsce na wstawienie daty otrzymanego zwrotu podatku od towarów i usług oraz własnoręczny czytelny podpis podróżnego – w przypadku zwrotu VAT w formie wypłaty gotówkowej
• miejsce na uwagi urzędowe.

Kto może zwracać podatek

Sprzedawca może samodzielnie dokonywać zwrotu podatku VAT, jednak wyłącznie od towarów nabytych przez podróżnego u tego sprzedawcy.

Może też zawrzeć stosowną umowę na tego rodzaju usługi z innym podmiotem, którego przedmiotem działalności jest dokonywanie zwrotu.

Podmiot zajmujący się zwrotem VAT musi spełniać określone warunki. Między innymi musi:

• od co najmniej 12 miesięcy być zarejestrowanym podatnikiem VAT
• prowadzić działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej
• zawiadomić na piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego o zamiarze rozpoczęcia działalności w zakresie zwrotu podatku podróżnym
• od co najmniej 12 miesięcy nie zalegać z wpłatami składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatków stanowiących dochód budżetu państwa (dopuszczalna jest zaległość nieprzekraczająca 3% odrębnie z każdego tytułu za dany okres rozliczeniowy)
• złożyć w urzędzie skarbowym kaucję gwarancyjną w wysokości 5 mln zł
• uzyskać od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zaświadczenie stwierdzające spełnienie łącznie warunków dokonywania zwrotu VAT podróżnym.