UPO - jak potwierdzić wysłanie lub odbiór wniosku wysłanego przez internet
Składasz przez internet wniosek w urzędzie i chcesz mieć potwierdzenie. Dostałeś pismo i nie wiesz, jak potwierdzić odbiór? Sprawdź, czym jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO.
Jak udowodnić wysłanie pisma do urzędu przez internet
Po wysłaniu do urzędu dokumentu w formie elektronicznej, na przykład wniosku za pośrednictwem Biznes.gov.pl, dostaniesz z urzędu potwierdzenie tej wysyłki w postaci Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia, czyli UPP.
Podpisany dokument elektroniczny (plik .xml) razem z UPP (plik .xml) są jedynym uznawanym dowodem wysłania pisma elektronicznego. Aby zachować potwierdzenie możesz pobrać te pliki na swoje urządzenie.
Uwaga! Drukowanie wysłanego wniosku i UPP nie ma wartości dowodowej, ponieważ wydruk nie zawiera podpisów elektronicznych, które są w plikach XML.
Przykład
- Wysyłam wniosek do CEIDG na Biznes.gov.pl
- Po wysłaniu wniosku otrzymuję UPP - plik upp.xml z potwierdzeniem dnia i godziny odebrania wniosku przez CEIDG i numer sprawy
- Wniosek z numerem sprawy oraz dołączone do niego UPP są dowodem odebrania przez urząd konkretnego dokumentu elektronicznego.
- Pliki są dostępne w sprawie w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl
- Pliki XML można pobrać na swoje urządzenie i zapisać jako potwierdzenie wysłania wniosku.
Co to jest Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP)
UPP to rodzaj urzędowego potwierdzenia wysyłania i potwierdza, że skutecznie dostarczyłeś dokument. Urzędowe poświadczenie przedłożenia jest wystawiane automatycznie przez system w momencie wpłynięcia dokumentu do elektronicznej skrzynki podawczej urzędu.
UPP występuje w formacie .xml. Możesz go zobaczyć jako zwykły plik tekstowy. Niektóre systemy pozwalają na podgląd treści pliku w postaci zbliżonej do wydruku. Nie jest to jednak regułą.
Na Biznes.gov.pl, UPP otrzymasz:
- na twój adres e-mail z potwierdzeniem dnia i godziny odebrania wniosku zamieszczonym w treści maila oraz z załącznikiem w formacie .xml
- w Koncie Przedsiębiorcy, w zakładce Moje sprawy - po kliknięciu w daną sprawę wyświetlą się szczegóły z możliwością pobrania UPP
Jak archiwizować potwierdzenia wysłania pisma elektronicznego
Kopię wysłanego pisma w formie elektronicznej oraz UPP warto pobrać na dysk i przechowywać w celach dowodowych (plik elektroniczny .xml). Możesz posiadać dowolną liczbę kopii, każda ma taką samą wartość.
W ten sposób potwierdzisz na przykład dochowanie terminu złożenia dokumentu.
Okres przechowywania powinien być co najmniej taki jak okres, po upływie którego przedawniają się ewentualne roszczenia organów, na przykład przez okres 5 lat w przypadku składania deklaracji podatkowych.