Kontrola delegowania pracowników na terytorium Polski

Kontrola realizacji obowiązków pracodawcy

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest instytucją powołaną do zwalczania nadużyć lub reagowania na przypadki nielegalnej działalności związanej z delegowaniem pracowników i prowadzi kontrole procesów delegowania pracowników na terytorium Polski.

Stroną postępowania kontrolnego prowadzonego przez organy Państwowej Inspekcji Pracy jest pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski.

W praktyce w toku kontroli pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski będzie reprezentować osoba upoważniona przez takiego pracodawcę. Inspektor pracy może zażądać podania jej danych przez osobę pośredniczącą w kontaktach pomiędzy PIP i pracodawcą delegującym.

Kontrole PIP służą sprawdzeniu, czy pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski:

• spełnił swoje obowiązki, w szczególności dotyczące:
• składania oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium Polski
• zawiadomienia o zmianie danych objętych oświadczeniem
• wyznaczenia osoby pośredniczącej w kontaktach pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy a pracodawcą delegującym
• przechowywania na terytorium Polski dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika delegowanego
• zapewnił pracownikowi delegowanemu na terytorium Polski właściwe warunki zatrudnienia.

Przeczytaj, jakie obowiązki ma pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski.

Kontrola może być prowadzona także w stosunku do pracodawcy użytkownika korzystającego z pracy pracownika tymczasowego delegowanego na terytorium Polski przez agencję pracy tymczasowej lub agencję wynajmującą personel i obejmować weryfikację, czy pracodawca użytkownik:

• przekazał pracodawcy delegującemu informacje o warunkach zatrudnienia pracowników tymczasowych wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz z dokumentów wewnątrzzakładowych tego pracodawcy użytkownika (na przykład regulaminów, statutów, porozumień, układów zbiorowych pracy)
• przekazał pracodawcy delegującemu informację o zamiarze skierowania pracownika delegowanego do tego pracodawcy do czasowego wykonywania pracy w innym państwie członkowskim.

Przeczytaj, jakie obowiązki ma pracodawca użytkownik.

Weryfikacja statusu delegowanego pracownika

Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi kontrole prawidłowości procesu delegowania pracownika na terytorium Polski w sytuacjach, w których istnieją wątpliwości, czy dany pracownik może zostać uznany za pracownika delegowanego.

Dotyczy to w szczególności ustalenia:

• czy pracodawca delegujący rzeczywiście prowadzi znaczną działalność na terytorium innego państwa członkowskiego, inną niż działalność zarządcza lub administracyjna o charakterze wyłącznie wewnętrznym
• czy pracownik delegowany na terytorium Polski wykonuje pracę na tym terytorium tylko tymczasowo.

Państwowa Inspekcja Pracy, ustalając czy te warunki są spełnione, bierze pod uwagę szeroki przedział czasowy i ocenia wszystkie okoliczności, które uzna za niezbędne, a które:

• charakteryzują działalność prowadzoną przez pracodawcę delegującego w państwie jego siedziby lub miejsca zamieszkania i, w razie konieczności, na terytorium Polski
• charakteryzują pracę i sytuację danego pracownika delegowanego na terytorium Polski.

W przypadku weryfikacji faktycznego statusu pracodawcy delegującego do takich okoliczności należy w szczególności:

• miejsce, w którym przedsiębiorca ma zarejestrowaną działalność, prowadzi obsługę administracyjną, korzysta z pomieszczeń biurowych, podlega obowiązkom podatkowym z tytułu prowadzonej działalności i obowiązkom z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz – tam, gdzie jest to wymagane – w którym, zgodnie z prawem państwa członkowskiego siedziby przedsiębiorcy, posiada stosowny dokument uprawniający do prowadzenia działalności danego rodzaju lub jest zarejestrowany w izbach handlowych lub organizacjach branżowych
• miejsce, w którym prowadzi się nabór pracowników delegowanych i z którego są oni delegowani
• prawo właściwe dla umów zawieranych przez pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski ze swoimi pracownikami oraz prawo właściwe dla umów zawieranych z klientami tego pracodawcy
• miejsce, w którym przedsiębiorca prowadzi znaczną działalność gospodarczą oraz w którym zatrudnia personel administracyjny
• liczba wykonanych umów lub wielkość obrotu uzyskanego w państwie członkowskim siedziby przedsiębiorcy.

W przypadku weryfikacji faktycznego statusu pracownika delegowanego do takich okoliczności należy w szczególności:

• wykonywanie pracy przez ograniczony okres na terytorium Polski
• data rozpoczęcia delegowania
• delegowanie pracownika do państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym lub z którego ten pracownik zwyczajowo wykonuje swoją pracę
• powrót pracownika do państwa członkowskiego, z którego został delegowany, lub przewidywanie, że ponownie podejmie on pracę w tym państwie po zakończeniu wykonywania pracy lub usług, do których wykonania został delegowany
• charakter pracy
• zapewnienie pracownikowi transportu, zakwaterowania i wyżywienia lub zwrot kosztów, a w przypadku ich zapewnienia lub zwrotu kosztów – sposób, w jaki jest to zapewniane, lub metoda, jaka jest stosowana przy zwrocie kosztów
• wykonywanie pracy w poprzednich okresach na danym stanowisku przez tego samego lub innego pracownika.

Ważne! Niewystąpienie jednej albo większej liczby okoliczności dotyczących pracodawcy delegującego czy pracownika delegowanego nie oznacza, że dana sytuacja nie stanowi delegowania pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ocenę tych okoliczności Państwowa Inspekcja Pracy dostosowuje do każdego konkretnego przypadku, uwzględniając specyfikę danej sytuacji.

Jeżeli Państwowa Inspekcję Pracy uzna, że dany pracownik nie może być uznany za pracownika delegowanego, a w szczególności, że w sposób niedozwolony stworzono pozory delegowania:

• pracodawca delegujący tego pracownika lub osoba działająca w jego imieniu może być ukarany karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł
• stosuje się prawo obowiązujące w państwie, w którym pracownik jest zatrudniony. Nie może to jednak prowadzić do objęcia pracownika warunkami zatrudnienia mniej korzystnymi niż te, które mają zastosowanie do pracowników delegowanych na terytorium Polski.

Terminy kontroli

Kontrola procesu delegowania pracownika na terytorium Polski może dotyczyć zarówno sytuacji bieżącej, kiedy delegowanie ma miejsce w czasie kontroli PIP, jak i delegowania zakończonego. Przy czym kontrola może mieć miejsce w okresie 2 lat od chwili zakończenia procesu delegowania pracownika na terytorium Polski.

Uprawnienia inspektora pracy

W toku kontroli PIP inspektor pracy ma prawo między innymi do:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy
• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium Polski, w tym także przedłożenia ich tłumaczenia na język polski
• przesłuchania pracownika delegowanego w charakterze świadka na okoliczności związane z wykonywaniem pracy na terytorium Polski
• sprawdzenia tożsamości pracownika delegowanego, w tym zażądania okazania właściwego dokumentu – dowodu osobistego, paszportu.

Jeżeli kontrola dotyczy cudzoziemca delegowanego do wykonywania pracy w Polsce przez pracodawcę mającego siedzibę w kraju innym niż państwo członkowskie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcaria, inspektor może również weryfikować, czy legalnie przebywa na terytorium Polski i czy legitymuje się właściwym zezwoleniem na pracę – w sytuacji, kiedy jest ono wymagane.

Przeczytaj, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce.

Ważne! Odmowa okazania dokumentów na żądania inspektora pracy czy odmowa udzielenia mu informacji lub wyjaśnień stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

W razie ujawnienia naruszeń obowiązujących przepisów prawa inspektor pracy PIP jest uprawniony do wydawania kontrolowanemu pracodawcy w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości:

• decyzji – pisemnych lub ustnych
• wniosków w wystąpieniu
• poleceń ustnych, adresowanych do kontrolowanego podmiotu.

W przypadku stwierdzenia takich nieprawidłowości, które zgodnie z obowiązującym prawem uznawane są za wykroczenia, inspektor pracy uprawniony jest do:

• wszczęcia postępowania w sprawie o ukaranie osoby winnej tych naruszeń
• nałożenia kary grzywny w trybie postępowania mandatowego
• skierowania wniosku o ukaranie do sądu karnego.

W tych przypadkach, w których dolna granica zagrożenia karą jest wyższa niż górna granica mandatu, inspektor pracy może wyłącznie skierować wniosek o ukaranie sprawcy takiego wykroczenia do sądu.

W uzasadnionych przypadkach, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, stopień zawinienia i postawę obwinionego o popełnienie wykroczenia, inspektor pracy może poprzestać na:

• zastosowaniu pouczenia
• zwróceniu uwagi
• ostrzeżeniu.

Ważne! W ramach postępowania w sprawie o popełnione wykroczenie lub wykroczenia, które jest odrębne od postępowania kontrolnego, inspektor pracy ma prawo do zbierania dowodów z dokumentów i przesłuchiwania osoby w charakterze świadka lub w charakterze osoby, co do której zachodzi podejrzenie popełnienia przez nią wykroczenia. Dowodem może być także dokumentacja z przeprowadzonej uprzednio kontroli.

Wykroczenia związane z nieprzestrzeganiem przepisów o delegowaniu pracowników

Niektóre nieprawidłowości związane z przebiegiem procesu delegowania pracownika na terytorium Polski są uznawane za wykroczenia zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Nieprawidłowości po stronie pracodawcy delegującego

Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski albo osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny, jeśli:

• nie dopełni następujących obowiązków:
• wyznaczenie osoby pośredniczącej w kontaktach pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy i pracodawcą delegującym
• złożenie do Państwowej Inspekcji Pracy najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium Polski
• zawiadomienie w terminie o każdej zmianie informacji zawartych w oświadczeniu
• przechowywanie w okresie delegowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika delegowanego
• udostępnienie w okresie delegowania pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy, dokumentów oraz ich tłumaczenia na język polski
• dostarczenie dokumentów i ich tłumaczenia na język polski na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego na terytorium Polski
• Państwowa Inspekcja Pracy stwierdzi, że pracownik nie może zostać uznany za pracownika delegowanego na terytorium Polski, a dana sytuacja nie stanowi w rzeczywistości delegowania (na przykład, kiedy delegowanie zostało wykorzystane do obejścia przepisów prawa i wprowadzenia osoby skierowanej do pracy w Polsce na polski rynek pracy).

Nieprawidłowości po stronie pracodawcy użytkownika

Kiedy agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmującą personel deleguje pracownika tymczasowego do pracy na terytorium Polski pracodawca użytkownik podlega karze grzywny, jeżeli nie przekaże tej agencji informacji o:

• warunkach i zasadach wykonywania pracy tymczasowej na terytorium Polski wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących, które są przedstawione na oficjalnej stronie internetowej o delegowaniu pracowników na terytorium Polski oraz o innych warunkach zatrudnienia takich pracowników, wynikających z postanowień układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy oraz
• warunkach zakwaterowania, jeżeli są one zapewniane pracownikom znajdującym się z dala od ich normalnego miejsca pracy na podstawie postanowień układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy
• o zamiarze skierowania tego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim.

Ważne! Karze grzywny podlega również pracodawca użytkownik, do którego polska agencja pracy tymczasowej skierowała pracownika tymczasowego i który następnie delegował tego pracownika tymczasowego do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego, jeżeli nie przekaże agencji informacji o zamiarze skierowania tego pracownika do pracy w innym państwie członkowskim.

Wykroczenia związane z niezapewnieniem właściwych warunków zatrudnienia

Odrębną kategorię stanowią wykroczenia wskazane w przepisach Kodeksu pracy, związane z niezapewnieniem pracownikowi delegowanemu na terytorium Polski odpowiednich warunków zatrudnienia i zagrożone karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

W tym przypadku pracodawca delegujący pracownika do pracy w Polsce ponosi odpowiedzialność za te wykroczenia na takich samych zasadach jak pracodawca polski.

Te wykroczenia mogą polegać na:

• naruszaniu przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem (na przykład w odniesieniu do kobiet w ciąży i w okresie macierzyństwa) i zatrudniania pracowników młodocianych
• niewypłacaniu w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika
• bezpodstawnym obniżeniu wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia albo dokonaniu bezpodstawnych potrąceń
• nieudzielaniu przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnym obniżaniu wymiaru tego urlopu
• nieprzestrzeganiu przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w procesie pracy.

Wykroczenia związane z naruszaniem przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

W przypadku pracy tymczasowej wykroczenia mogą polegać na kierowaniu pracownika tymczasowego do wykonywania pracy:

• szczególnie niebezpiecznej
• na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku
• tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik
• wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia
• tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres przekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy
• tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres przekraczający 36 miesięcy, jeżeli pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez danego pracodawcę użytkownika.

Wykroczenie popełnia również pracodawca użytkownik lub osoba działająca w jego imieniu, która:

• nie zapewnia pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej lub nie wyposaża stanowiska pracy pracownika tymczasowego w maszyny i inne urządzenia techniczne, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności
• nie wypełnia uzgodnionych na piśmie z agencją pracy tymczasowej obowiązków pracodawcy, w tym:
• nie dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
• nie zapewnia pracownikowi tymczasowemu napojów i posiłków profilaktycznych
• nie zapewnia przeszkolenia pracownika tymczasowego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz szkolenia okresowego
• nie zapewnia ustalenia w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, któremu uległ pracownik tymczasowy
• nie informuje pracownika tymczasowego o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami
• nie wypełnia innych obowiązków, uzgodnionych z agencją pracy tymczasowej, związanych z wykonywaniem pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego
• korzysta z pracy pracownika tymczasowego, powierzając mu wykonywanie pracy:
• szczególnie niebezpiecznej
• na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku
• tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała się jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik
• wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia
• korzysta z pracy tymczasowej tego samego pracownika tymczasowego przez okres przekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy
• korzysta z pracy tymczasowej przez okres przekraczający 36 miesięcy, jeżeli pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez tego pracodawcę użytkownika
• nie prowadzi ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników
• uniemożliwia pracownikowi tymczasowemu wykorzystanie urlopu wypoczynkowego.

Wykroczenia związane z nielegalną pracą cudzoziemca

Odrębna kategoria wykroczeń jest związana z nielegalną pracą cudzoziemca na terytorium Polski. Może to mieć miejsce, kiedy cudzoziemiec z tak zwanego kraju trzeciego, delegowany do pracy w Polsce:

• nie będzie się legitymował tytułem pobytowym uprawniającym go do legalnego przebywania na obszarze Polski lub wykonywania pracy
• będzie wykonywał pracę bez właściwego zezwolenia na pracę w sytuacjach, kiedy jest ono wymagane (w przypadku takiego pracownika delegowanego do pracy w Polsce jest to najczęściej zezwolenie typu C, D lub E).

W takich przypadkach odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca spoczywa zarówno na podmiocie zatrudniającym (sankcja za nielegalnej powierzenie wykonywania pracy), jak i na samym cudzoziemcu (za nielegalne wykonywanie pracy na terytorium Polski), a wysokość grzywny jest uzależniona od rodzaju stwierdzonego naruszenia.