Jak delegować pracowników do państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii

Czym jest delegowanie pracowników w ramach świadczenia usług

Pracodawca delegujący

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który ma siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski i zatrudniasz pracowników, możesz ich tymczasowo kierować do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach usług świadczonych przez twoją firmę za granicą. Ten tryb to delegowanie w ramach świadczenia usług. Możesz je stosować:

• w związku z realizacją umowy zawartej pomiędzy twoim przedsiębiorstwem a podmiotem prowadzącym działalność na terytorium tego innego państwa
• do oddziału lub do przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw, do którego należy twoje przedsiębiorstwo.

Będziesz również delegować pracowników w ramach świadczenia usług, jeśli twoje przedsiębiorstwo:

• jest agencją pracy tymczasowej i kieruje pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika mającego siedzibę na terytorium innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii
• jest agencją pracy tymczasowej i kieruje pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika mającego siedzibę na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii, który następnie kieruje tymczasowo tego pracownika tymczasowego do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.

Ważne! Jeśli jesteś pracodawcą użytkownikiem i chcesz skierować pracownika tymczasowego do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, musisz poinformować agencję pracy tymczasowej o zamiarze delegowania, zanim to skierowanie nastąpi.

Państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE) są: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Szwecja, Węgry, Włochy.

Państwami członkowskimi Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) są państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein

Pracownik delegowany

Pracownikiem delegowanym do pracy za granicą jest osoba:

• zatrudniona i wykonująca stale pracę na terytorium Polski, która zostaje tymczasowo skierowana do wykonywania pracy na terytorium innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP w ramach świadczonych przez niego usług.

Uwaga! Pojęcie pracownika definiowane jest przez pryzmat przepisów państwa oddelegowania. Praca na podstawie umowy zlecenia w innych państwach UE, EOG lub Szwajcarii będzie traktowana jako praca nie w pełni samodzielna, współorganizowana przez przedsiębiorstwo delegujące oraz częściowo podporządkowana. Dlatego w praktyce, pracownikiem delegowanym może być również osoba, której w Polsce powierzono pracę na podstawie umowy zlecenia.

Pracownikiem delegowanym może być również cudzoziemiec - obywatel państwa trzeciego, który wykonuje pracę w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce, pod warunkiem, że przybywa i pracuje w Polsce legalnie. Pracodawca może delegować takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii na takich samych warunkach jak obywatela polskiego. Należy jednak sprawdzić, czy państwo przyjmujące nie będzie od takiego pracownika wymagało tytułu pobytowego (np. właściwej wizy) uprawniającego do wykonywania pracy.

Przykład

Obywatel Ukrainy, który legalnie przebywa i pracuje w Polsce, w przypadku delegowania do Niemiec, musi uprzednio uzyskać wizę „Vander Elst”.

Podstawowe zasady związane z delegowaniem

Delegowanie charakteryzuje się tymczasowością - z założenia powinno trwać określony czas i nie może być stanem trwałym.

Przepisy nie wskazują co prawda ścisłych ram czasowych delegowania, wyróżniają jednak dwa zasadnicze okresy delegowania:

• nieprzekraczający 12 miesięcy (delegowanie krótkoterminowe)
• przekraczający 12 miesięcy (delegowanie długoterminowe).

Od tego czy delegowanie jest krótkoterminowe czy długoterminowe zależy, jakie warunki pracy należy zapewnić pracownikowi delegowanemu.

Ważne! Pracodawca, który deleguje pracownika krótkoterminowo, może wydłużyć okres delegowania do maksymalnie 18 miesięcy, składając umotywowane powiadomienie o przedłużeniu okresu delegowania pracownika. Umotywowane powiadomienie należy złożyć przed upływem 12-miesięcznego okresu delegowania.

Przedłużony okres delegowania może trwać łącznie maksymalnie 18 miesięcy. Państwo przyjmujące zasadniczo wymaga, aby pracodawca delegujący podał powody przedłużenia delegowania, jednak nie może ich kwestionować. Przedłużenie delegowania jest bowiem traktowane jako obowiązek informacyjny pracodawcy delegującego, a nie wniosek, dlatego państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na przedłużenie delegowania.

W przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia pracodawca delegujący ma obowiązek zapewnić maksymalnie do końca 18-miesięcznego okresu delegowania warunki pracy określone dla delegowania krótkoterminowego.

Delegowanie krótkoterminowe

Jeżeli delegujesz pracownika na okres nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy - po złożeniu umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), to musisz zagwarantować mu takie same warunki zatrudnienia jak te, które obowiązują z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym w zakresie:

• minimalnych okresów odpoczynku i maksymalnego czasu pracy
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych
• bezpieczeństwa i higieny pracy
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat)
• równego traktowania kobiet i mężczyzn
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Jeżeli powyższe warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne dla pracownika niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać polskie warunki pracy w czasie trwania delegowania.

Uwaga! Nie masz obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli:

• pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element twojej umowy z odbiorcą usług w kraju przyjmującym oraz
• pracownicy są delegowani do tego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Powyższa zasada nie ma zastosowania do prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, w szczególności: wykopów, robót ziemnych, montowania i demontowania elementów prefabrykowanych, wyposażania lub instalowania, renowacji, demontowania, rozbiórki, konserwacji, prac malarskich i porządkowych.

Delegowanie długoterminowe

Jeżeli delegujesz pracownika na okres przekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy – po złożeniu umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), musisz zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym, z wyjątkiem:

• przepisów dotyczących procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę
• przepisów dotyczących klauzul o zakazie konkurencji
• przepisów dotyczących uzupełniających pracowniczych planów kapitałowych.

Warunki delegowania dla pracowników tymczasowych

Jeżeli działasz jako agencja pracy tymczasowej i delegujesz za granicę pracowników tymczasowych, to musisz im zagwarantować co najmniej takie warunki zatrudnienia, jakie mają zastosowanie do pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Musisz także przestrzegać polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej i powierzanie pracy pracownikom tymczasowym.

Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystniejszych warunków w zakresie zatrudnienia niż warunki ogólnie obowiązujące dla pracowników. Takie korzystniejsze warunki te mogą być określone:

• przepisami prawa państwa przyjmującego
• powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi
• układami zbiorowymi obowiązującymi wyłącznie u danego pracodawcy użytkownika, do którego pracownik jest delegowany

Niezależnie od tego, pracodawca użytkownik ma obowiązek poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia obowiązujących w jego przedsiębiorstwie przed rozpoczęciem delegowania.

Jak liczyć okresy delegowania

Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Komisji Europejskiej:

• okresy delegowania należy liczyć osobno dla każdej realizowanej usługi
• okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli są wysłani przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tego samego zadania. Dokonując oceny, czy dochodzi do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę w szczególności tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres albo adresy miejsca jej wykonywania.

Jednak przepisy nie regulują wprost zasad obliczania okresów delegowania. Dlatego przed delegowaniem pracownika sprawdź, czy w kraju, do którego pracownik ma być delegowany, nie obowiązują szczególne uregulowania w tym zakresie. Pamiętaj, że państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą odstępować od ogólnych reguł wskazanych w stanowisku Komisji Europejskiej.

Przykład

W Niemczech jeśli pracownik bezpośrednio po zakończeniu delegowania w ramach jednej usługi zostanie delegowany do wykonania pracy w ramach innej usługi, to okresy delegowania są sumowane. Przy czym również okresy delegowania kolejnych pracowników sumują się, jeśli wysłani są przez tego samego pracodawcę w to samo miejsce do realizacji tej samego zadania.

Warunki wynagradzania pracowników delegowanych

Niezależnie od tego, czy delegowanie pracownika ma charakter krótkoterminowy czy długoterminowy, od pierwszego dnia delegowania musisz ustalać i wypłacać wynagrodzenie pracownikom delegowanym na takich samych zasadach .

Wynagrodzenie pracownika delegowanego obejmuje wszystkie elementy składowe wynagrodzenia, które są obowiązkowe dla pracownika na mocy krajowych przepisów ustawowych lub na mocy układów zbiorowych, które zostały uznane za powszechnie stosowane lub które w inny sposób mają zastosowanie wobec wszystkich miejscowych pracowników na danym obszarze geograficznym lub w danym sektorze gospodarki.

W praktyce oznacza to, że musisz zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie składniki wynagrodzenia i dodatki, które byłyby należne lokalnemu pracownikowi wykonującemu pracę w tej samej branży, zawodzie i regionie. Nie oznacza to, że kwota wynagrodzenia pracownika delegowanego będzie taka sama jak pracownika lokalnego, jednak podstawy do jego obliczenia oraz składniki wynagrodzenia muszą być takie same.

Zasada ta nie ma zastosowania do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi być tożsame z wynagrodzeniem pracowników pracodawcy użytkownika w kraju przyjmującym.

Uwaga! Warunki wynagradzania dla pracowników delegowanych wynikające z prawa państwa przyjmującego obejmują również termin i formę wypłaty wynagrodzenia.

Pamiętaj, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie można zaliczać kwot wypłaconych pracownikowi delegowanemu na pokrycie wydatków faktycznie poniesionych w związku z delegowaniem jak na przykład: koszt podróży do i z miejsca delegowania, koszt wyżywienia i zakwaterowania. Powyższe koszty są wypłacane lub zwracane pracownikowi delegowanemu niezależnie od przysługującego wynagrodzenia i nie mogą być uwzględniane przy porównywaniu kwot rzeczywiście wypłaconych pracownikowi tytułem wynagrodzenia z kwotami należnymi, zgodnie z prawem państwa przyjmującego.

Gdzie uzyskać szczegółowe informacje o warunkach delegowania

Państwa przyjmujące mają obowiązek utworzyć i na bieżąco aktualizować jedną krajową stronę internetową zawierającą kompleksowe, przejrzyste i bezpłatne informacje na temat warunków zatrudnienia oraz obowiązków związanych z delegowaniem, mających zastosowanie wobec pracowników delegowanych na ich terytorium.

W Polsce taką stroną jest www.biznes.gov.pl/delegowanie.

W praktyce każdy kraj dysponuje co najmniej jednym punktem kontaktowym, w którym możesz uzyskać informacje na temat:

• szczegółowych warunków delegowania pracowników do tego kraju
• procedury składania umotywowanego powiadomienia o przedłużeniu delegowania
• dopuszczalnych wyjątkach w zakresie stosowania ogólnych przepisów dotyczących delegowania.

Znajdź punkt kontaktowy w wybranym kraju UE, EOG lub w Szwajcarii.

Pamiętaj! W przypadku delegowania pracowników tymczasowych przedsiębiorstwo pracodawcy użytkownika ma obowiązek dodatkowo poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia, które stosuje w odniesieniu do warunków pracy i płacy pracowników tymczasowych.

Ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego

Jeżeli delegujesz pracownika w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, może pojawić się pytanie, w jakim kraju trzeba odprowadzać za niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Ogólna reguła stanowi, że pracownik może w tym zakresie podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa.

Co do zasady pracownik jest ubezpieczony w kraju, w którym wykonuje pracę – czyli w okresie delegowania pracownik powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym.

Przepisy dopuszczają jednak możliwość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego pracownik został delegowany, czyli w Polsce. Niezależnie od tego, czy delegujesz pracownika długoterminowo czy krótkoterminowo, możesz odprowadzać składki do polskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, pod warunkiem że łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

• przewidywany okres delegowania pracownika nie może przekroczyć 24 miesięcy
• osoba delegowana nie może być wysyłana do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu zastąpienia innego pracownika
• pracownik delegowany, bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w kraju, z którego został delegowany (również w przypadku, gdy zatrudniał go inny pracodawca – decydujący jest kraj ubezpieczenia)
• pracownik delegowany wykonuje pracę w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii, ale na rzecz twojego przedsiębiorstwa
• jako pracodawca masz bezpośredni związek z pracownikiem delegowanym w zakresie zatrudnienia (w tym zakresie jest oceniane przyjęcie odpowiedzialności za rekrutację, umowę o pracę, wynagrodzenie, prawo do określenia charakteru pracy lub zwolnienia pracownika)
• prowadzisz zwykłą działalność w Polsce. Przykładowe kryteria precyzujące ten warunek zostały wskazane w Decyzji nr A2 i dotyczą:
• miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację
• liczby pracowników administracyjnych pracujących w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie
• miejsca rekrutacji pracowników delegowanych
• miejsca zawierania większości umów z klientami
• prawa stosowanego do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami
• liczby umów wykonanych w państwie wysyłającym
• obrotów w odpowiednio typowym okresie w każdym z państw.

Jeśli spełniasz powyższe warunki i chcesz, aby pracownik w okresie delegowania podlegał ustawodawstwu polskiemu w zakresie ubezpieczeń społecznych, to musisz wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie dla pracownika delegowanego poświadczonego formularza A1. Zaświadczenie A1 potwierdza odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika w kraju siedziby pracodawcy delegującego, czyli w Polsce. Powyższy dokument podlega weryfikacji w toku kontroli prowadzonej przez organy kontrolne państwa przyjmującego, dlatego musisz go mieć.

Przeczytaj, jak uzyskać zaświadczenia A1.

Ważne! Jeżeli przekroczysz 24-miesięczny okres delegowania, możesz wystąpić do właściwego terytorialnie oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z wnioskiem o zawarcie porozumienia w szczególnym trybie na mocy art. 16 rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (jest to tak zwane porozumienie wyjątkowe). Zawarcie porozumienia wyjątkowego skutkuje tym, że pracownik delegowany pozostanie objęty ustawodawstwem polskim w zakresie zabezpieczenia społecznego po przekroczeniu 24-miesięcznego okresu delegowania.

Pracownicy delegowani w okresie delegowania maja prawo do świadczeń medycznych w państwie przyjmującym. Świadczenia są udzielane na zasadach obowiązujących w tym państwie i w placówkach, które mają zawartą umowę z tamtejszą kasą chorych (odpowiednikiem NFZ). Świadczenia są udzielane na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (karta EKUZ). O wydanie karty EKUZ może wnioskować pracownik delegowany lub reprezentujący go, upoważniony pracodawca delegujący. Wniosek o wydanie karty EKUZ należy złożyć w oddziale NFZ właściwym ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.

Jeżeli nie spełniasz wszystkich powyższych warunków do objęcia pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, musisz zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w państwie, w którym pracownik wykonuje pracę w okresie delegowania.

Jeśli planujesz delegować pracowników do pracy w innym państwie i chcesz wiedzieć więcej, w jakim państwie powinieneś ich ubezpieczyć, skorzystaj z informacji ZUS na temat delegowania pracowników. Znajdziesz tam również praktyczne przykłady w zakresie delegowania.

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego

Pracownik podlega obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich przychodów (w szczególności wynagrodzenia za pracę) bez względu na miejsce ich uzyskania jeżeli jest polskim rezydentem podatkowym. Jest to tak zwany nieograniczony obowiązek podatkowy.

Rezydencję podatkową ustala się na podstawie dwóch kryteriów, przy czym wystarczy spełnienie jednego z nich.

• Pracownik posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Przepisy prawa nie definiują określenia „centrum interesów osobistych lub gospodarczych”.

W praktyce przyjmuje się, że przez interesy osobiste rozumie się najczęściej związki o charakterze rodzinnym oraz personalnym (osobistym, towarzyskim). Podstawowe znaczenie dla ustalenia miejsca ulokowania interesów osobistych może mieć miejsce przebywania najbliższej rodziny pracownika. Natomiast w przypadku osób nieposiadających najbliższej rodziny zasadnicze znaczenie mogą mieć więzi towarzyskie lub partnerskie.

Natomiast za centrum interesów gospodarczych uznaje się miejsce osiągania przez pracownika głównych korzyści majątkowych, a zatem miejsce wykonywania pracy, posiadanych inwestycje, majątku, kredytów czy kont bankowych itd.

• Pracownik przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Pracownik, aby mógł być uznany za polskiego rezydenta podatkowego, musi spędzić w Polsce 183 dni w okresie roku podatkowego, czyli w przypadku osób fizycznych – roku kalendarzowego.

Jeżeli pracownik spełnia chociaż jedno z powyższych kryteriów, to wszystkie jego dochody powinny być opodatkowane w Polsce. Zaliczki na podatek dochodowy powinieneś zatem potrącać i odprowadzać do właściwego polskiego urzędu skarbowego. Jeżeli jednak na podstawie powyższych kryteriów okaże się, że pracownik nie jest polskim rezydentem, to opodatkowaniu polskim podatkiem dochodowym będą objęte tylko te dochody pracownika, które zostały faktycznie przez niego osiągnięte na terytorium Polski (zasada ograniczonego obowiązku podatkowego).

Może jednak zaistnieć sytuacja, w której kryteria zamieszkania w jednym państwie oraz pobytu czasowego i uzyskiwania dochodów w drugim państwie się pokryją, a zatem w rozumieniu przepisów jednego, jak i drugiego kraju dana osoba będzie uznana za rezydenta.

W takim przypadku należy w pierwszej kolejności stosować przepisy umów lub konwencji międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartych pomiędzy Polską a tym drugim państwem, w którym kryteria rezydencji podatkowej pracownika się pokrywają. Pozwolą one rozstrzygnąć, w którym państwie wynagrodzenie pracownika będzie podlegało opodatkowaniu.

Sprawdź wykaz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Przydatne materiały:

• Praktyczny poradnik dotyczący delegowania pracowników
• Informacje na temat prawa pracy w krajach UE
• Portal Twoja Europa
• Jak uzyskać zaświadczenie A1 dla delegowanego pracownika
• Formularze ZUS związane z delegowaniem pracownika do UE.

Prowadzisz biznes w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii? Masz problem z urzędem w innym kraju w związku z ubezpieczeniem społecznym lub rezydencją podatkową tymczasowo oddelegowanego pracownika? Zgłoś swoją sprawę do Centrum SOLVIT Polska i uzyskaj bezpłatną pomoc.