Jak zakończyć współpracę pracodawcy z pracownikiem

Jak można zakończyć współpracę pracodawcy z pracownikiem

Zgodnie z obowiązującymi przepisami możesz zawrzeć z pracownikiem trzy rodzaje umów o pracę:

• umowę o pracę na okres próbny
• umowę o pracę na czas określony
• umowę o pracę na czas nieokreślony.

Jeśli zatrudniasz pracownika na podstawie jednej z tych umów, to każda ze stron – zarówno pracodawca, jak i pracownik – może wystąpić z inicjatywą zakończenia współpracy. Obie strony mają też do dyspozycji kilka sposobów rozwiązania umowy.

Przykład 1

Pan Andrzej pracuje w firmie DOM SA od 1 czerwca 2019 roku na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony. Znalazł bardziej atrakcyjną pracę i 31 stycznia 2020 roku – złożył swojemu dotychczasowemu pracodawcy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Miesięczny okres wypowiedzenia, który obowiązuje pana Andrzeja, skończy się z dniem 29 lutego 2020 roku. Tego dnia rozwiąże się jego umowa o pracę.

Przykład 2

Pani Katarzyna pracuje w firmie Rękodzieło od ponad 3 lat na podstawie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Planuje założyć własną działalność i chce rozwiązać umowę z pracodawcą. Może to zrobić, składając oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, które w jej przypadku wyniesie
3 miesiące. Postanowiła jednak zaproponować dotychczasowemu pracodawcy rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, na co ten przystał.
W związku z tym pani Katarzyna i firma Rękodzieło zawarły porozumienie stron, na którego podstawie rozwiązały umowę o pracę w dniu podpisania tego porozumienia.

Przepisy przewidują pięć sposobów zakończenia współpracy między pracownikiem, a pracodawcą.

Są to:

• rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron
• rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem
• rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia
• rozwiązanie umowy o pracę z upływem czasu, na który została zawarta
• poprzez wygaśnięcie stosunku.

Każdy z tych sposobów wiąże się innymi skutkami prawnymi i faktycznymi, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Zakres twoich obowiązków jako pracodawcy i praw pracownika związanych z zakończeniem współpracy zależy przede wszystkim od tego, jaki rodzaj umowy o pracę zawarliście oraz z jakich powodów chcecie zakończyć współpracę. Powód, dla którego chcesz rozstać się z pracownikiem, będzie determinował tryb lub tryby rozwiązania umowy o pracę, które możesz zastosować.

Porównanie najważniejszych cech różnych sposobów rozwiązania umowy.

	porozumienie stron	za wypowiedzeniem	bez wypowiedzenia	z upływem czasu	wygaśnięcie
Kto może zakończyć współpracę	Pracownik Pracodawca Obie strony	Pracownik Pracodawca	Pracownik Pracodawca	Bez inicjatywy stron	Bez inicjatywy stron
Którą umowę można zakończyć	Każdą umowę o pracę	Każdą umowę o pracę	Każdą umowę o pracę	Każdą umowę o pracę	Każdą umowę o pracę
Czy jest potrzebny dokument	TAK. Porozumienie stron	TAK. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem	TAK. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia	NIE	NIE
Kiedy współpraca się zakończy	W terminie ustalonym przez strony	Z końcem okresu wypowiedzenia	W dniu wręczenia oświadczenia	W ostatnim dniu, w którym umowa obowiązuje	W dniu, w którym wystąpiła sytuacja powodująca wygaśnięcie
Kiedy można rozwiązać umowę	W każdej chwili	W każdej chwili	W przypadku rozwiązania umowy z winy pracownika – w ciągu miesiąca od dnia, kiedy strona dowiedziała się o przyczynie, z powodu której można rozwiązać umowę	Umowa rozwiązuje się samoistnie	Umowa rozwiązuje się samoistnie
Czy trzeba podać przyczynę	NIE	Pracownik: nie. Pracodawca: tak, jeśli wypowiada umowę zawartą na czas określony lub nieokreślony	TAK. Przyczyny, które uzasadniają te wypowiedzenie, są ściśle określone	NIE	NIE

Jak określić właściwy sposób rozwiązania umowy

Zawsze, gdy planujesz zakończyć współpracę z pracownikiem, musisz ustalić, który z trybów można zastosować w konkretnej sytuacji. Często będziesz mieć więcej niż jedną opcję do wyboru. Wybór właściwego sposobu zależy w największym stopniu od powodu, dla którego chcesz rozwiązać umowę.

Na przykład jeżeli pracownik nie spełnia twoich oczekiwań, możesz z nim rozwiązać umowę za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem lub poczekać aż umowa się skończy – jeśli wiąże was umowa na okres próbny lub czas określony.

Nie możesz jednak rozwiązać z nim umowy bez wypowiedzenia.

Nie możesz wypowiedzieć umowy o pracę z powodu:

• wystąpienia pracownika z wnioskiem o zmianę warunków pracy na bardziej przewidywalne lub bezpieczniejsze,
• jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w zatrudnieniu na innej podstawie,
• dochodzenia przez pracownika udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia,
• skorzystania z praw do szkoleń niezbędnych do wykonywania pracy, na koszt pracodawcy i w godzinach pracy.

Twoim obowiązkiem będzie udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierowałeś się innymi niż ww. powodami.

Z kolei jeśli powodem jest to, że pracownik jest w pracy po spożyciu alkoholu, możesz z nim rozwiązać umowę za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia. Podobnie jest, kiedy pracownik przez ponad rok czasu jest nieobecny w pracy z powodu choroby.

Dlatego, jeśli chcesz rozwiązać umowę o pracę twojego pracownika, zacznij od sprawdzenia, w jakich okolicznościach możesz to zrobić:

• bez wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne)
• bez wypowiedzenia bez winy pracownika
• za wypowiedzeniem.

Przykład

Pan Mariusz, zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego, nie wykonuje ustalonych z przełożonym wizyt u klientów firmy, nie odpisuje na wiadomości e-mail swoich kontrahentów w sprawie dostępności produktów, które oferuje innym podmiotom oraz spóźnia się do pracy. Jego pracodawca chce z nim rozwiązać umowę, ale uważa, że naruszenia obowiązków pracowniczych nie uzasadniają zwolnienia dyscyplinarnego. Dlatego kwalifikuje je jako przyczynę, uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Pamiętaj! Niezależnie od tego, z jakiego powodu zamierzasz rozwiązać umowę o pracę twojego pracownika, zawsze możesz mu zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.

Jak rozwiązać umowę za porozumieniem stron

Zakończenie współpracy na mocy porozumienia stron jest najbardziej polubownym sposobem, w jaki pracodawca może rozstać się z pracownikiem.

Wymaga:

• zgody obu stron na rozwiązanie umowy
• wspólnego podpisania dokumentu, który będzie potwierdzał termin i zasady zakończenia współpracy przez strony.

Ważne! Przy rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem przepisy zakładają, że wolą obu stron jest zakończenie współpracy. Dlatego w tym przypadku ani pracodawca, ani pracownik nie mają możliwości odwołania się od porozumienia do sądu pracy. Nie obowiązuje też jakakolwiek ochrona pracownika przed rozwiązaniem umowy. Oznacza to, że z kobietą w ciąży czy pracownikiem w wieku przedemerytalnym również możesz rozwiązać umowę w tym trybie.

Za porozumieniem możesz rozwiązać każdą umowę o pracę, czyli niezależnie od tego, czy została zawarta na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony. Możesz ją również rozwiązać w każdym czasie.

Oznacza to, że:

• z inicjatywą zawarcia porozumienia możesz wystąpić w każdym momencie współpracy z pracownikiem
• wasze porozumienie może zakładać, że datą rozwiązania umowy za porozumieniem stron będzie każdy wybrany przez was dzień (niekoniecznie dzień podpisania porozumienia).

Z propozycją rozwiązania umowy za porozumieniem stron może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Porozumienie musi zostać zawarte na piśmie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich zostaje zachowany w aktach osobowych pracownika, a drugi otrzymuje pracownik.

Treść porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę poza obowiązkowymi informacjami
o dacie rozwiązania stosunku pracy i oświadczeniem stron, że zgodnie ustaliły termin, w którym rozwiążą umowę o pracę może zawierać także informacje:

• o sposobie wykorzystania lub rozliczenia urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi
• dotyczące zwrotu sprzętu służbowego
• o terminie wypłaty wynagrodzenia oraz terminie i sposobie wypłaty innych świadczeń, takich jak premia czy prowizja.

Zobacz przykładowy wzór rozwiązania umowy o prace za porozumieniem stron.

Pamiętaj! Masz obowiązek wystawić pracownikowi świadectwo pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę, czyli:

• w dniu zawarcia porozumienia, jeśli z tym dniem kończycie współpracę
• w terminie określonym w porozumieniu jako dzień rozwiązania umowy za porozumieniem.

Przeczytaj, jak przygotować świadectwo pracy.

Kiedy umowa zakończy się bez inicjatywy stron

Są sytuacje, w których umowa o pracę rozwiązuje się lub wygasa bez inicjatywy stron, co oznacza, że nie jest potrzebne żadne działanie ani ze strony pracownika, ani pracodawcy. Te sytuacje mogą być zależne od stron (jak decyzja o nieprzedłużeniu umowy z pracownikiem), ale również pozostające poza ich wpływem (jak śmierć pracodawcy).

W żadnej z nich nie trzeba składać drugiej stronie jakiegokolwiek dokumentu, który będzie potwierdzać wolę zakończenia współpracy.

Tak się stanie gdy:

• umowa o pracę została zawarta na czas określony i termin jej rozwiązania upływa, a strony nie zamierzają kontynuować współpracy
• wystąpią nagłe okoliczności, na przykład śmierć pracownika, śmierć pracodawcy lub aresztowanie pracownika, powodujące wygaśnięcie umowy.

Rozwiązanie umowy z upływem czasu, na który była zawarta

Umowa o pracę na okres próbny lub czas określony ulega samoczynnie rozwiązaniu z upływem okresu, na jaki została zawarta.

Jeśli chcesz, aby pracownik kontynuował zatrudnienie w twojej firmie po rozwiązaniu tej umowy o pracę, musisz z nim zawrzeć kolejną umowę o pracę. Jeśli jednak nie chcesz dalej współpracować z pracownikiem, nie musisz składać żadnego oświadczenia.

Masz natomiast obowiązek:

• wydać pracownikowi świadectwo pracy
• wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy.

Przeczytaj, jak przygotować świadectwo pracy.

Jeżeli umowa o pracę została rozwiązana z upływem okresu, na jaki została zawarta, pracownikowi nie przysługuje odwołanie do sądu pracy i jakiekolwiek roszczenia
w stosunku do pracodawcy z tego tytułu.

Pamiętaj! W określonych sytuacjach pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wskazanie przyczyny uzasadniającej.

Wygaśnięcie umowy o pracę

Wygaśnięcie stosunku pracy następuje w sposób automatyczny z mocy prawa, tylko i wyłącznie w okolicznościach określonych w przepisach.

Zgodnie z nimi umowa o pracę wygasa w przypadku:

• śmierci pracownika
• śmierci pracodawcy, o ile był osobą fizyczną – dotyczy to jednoosobowej działalności gospodarczej a także sytuacji, gdy osoba zmarła zatrudniała konkretnego pracownika osobiście, a nie jako zakład pracy. W takim wypadku pracownikom będzie przysługiwało odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Przykład

Pani Anna zatrudnia jako osoba fizyczna pana Krzysztofa w roli swojego osobistego ochroniarza i panią Jolantę jako pomoc domową. Obie osoby są zatrudnione przez panią Annę na podstawie umowy o pracę. W związku ze śmiercią pani Anny obie umowy o pracę wygasają.

Umowy z pracownikami nie wygasną jednak w razie śmierci pracodawcy, gdy:

• pracownicy zostaną przejęci przez nowego pracodawcę na zasadach przejścia zakładu pracy na tego pracodawcę
• zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny.

W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego umowy wygasną z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, chyba że wcześniej nastąpi przejęcie pracowników w ramach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę.

Przeczytaj, na czym polega i jak ustanowić zarząd sukcesyjny.

Okres od dnia śmierci pracodawcy do dnia:

• rozwiązania umowy na czas określony, jeśli nie uda się powołać zarządu sukcesyjnego, a umowa się rozwiąże w ciągu 30 dni od dnia śmierci pracodawcy
• wygaśnięcia umowy,

należy traktować jako usprawiedliwioną nieobecność pracownika, za którą nie należy mu się wynagrodzenie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik dostanie polecenie wykonywania pracy zgodnej z jego umową o pracę.

• 3-miesięcznej nieobecności pracownika tymczasowo aresztowanego, chyba że wcześniej rozwiązałeś jego umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Ważne! Nawet jeżeli umowa o pracę twojego pracownika wygaśnie z powodu tymczasowego aresztowania, będziesz zobowiązany ponownie go zatrudnić, jeśli postępowanie karne w jego sprawie zostanie umorzone lub zakończy się wyrokiem uniewinniającym. Pracownik może wtedy zgłosić chęć powrotu do pracy w ciągu 7 dni od dnia wydania takiego orzeczenia. Wyjątkiem od tej zasady są sytuacje, gdy postępowanie karne zostanie umorzone z powodu amnestii albo przedawnienia oraz w razie jego warunkowego umorzenia.

Roszczenia pracownika w związku z wygaśnięciem umowy o pracę

Jeśli twój pracownik uzna, że jego umowa o pracę wygasła w sposób nieuprawniony, będzie mógł odwołać się do sądu pracy na tych samych zasadach jak pracownik, którego umowa została rozwiązana bez wypowiedzenia.

Jeśli dojdzie do wygaśnięcia umowy o pracę na czas nieokreślony, to pracownik może zażądać:

• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach
• odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, jaki by mu przysługiwał.

W przypadku wygaśnięcia umowy zawartej na czas określony pracownik będzie mógł żądać odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała obowiązywać umowa, jeżeli:

• upłynął termin, do którego miała trwać
• przywrócenie do pracy jest niewskazane ze względu na krótki okres trwania umowy.

Odszkodowanie za bezzasadne rozwiązanie umowy pracownika przysługuje mu w wysokości wynagrodzenia za czas do którego umowa miała trwać. Maksymalna wysokość odszkodowania to wynagrodzenie za okres wypowiedzenia.

Przykład

Stosunek pracy pana Jana ze spółką POL S.A. wygasł 5 sierpnia 2019 roku. Pan Jan był zatrudniony w firmie POL S.A 24 miesiące. Pan Jan uważa, że doszło do naruszenia przepisów o wygaśnięciu umów o pracę i odwołał się do sądu pracy żądając przywrócenia do pracy. 25 listopada 2019 roku. sąd pracy przyznał panu Janowi rację. Jednak nie przywrócił go do pracy, ponieważ jego umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązałaby się 30 listopada 2019 roku. Zamiast tego orzekł na rzecz pana Jana odszkodowanie w wysokości jednego miesiąca, odpowiednio do okresu wypowiedzenia przysługującego Panu Janowi w związku ze stażem pracy.

Wniosek pracownika o wskazanie przyczyny zakończenia współpracy

Pracownik, którego umowa o pracę zawarta została na okres próbny, może złożyć do pracodawcy wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej działanie pracodawcy, jeśli podejrzewa, że przyczyną wypowiedzenia jego umowy o pracę, przygotowania do wypowiedzenia lub zastosowania wobec niego działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy (na przykład nieprzedłużenia z nim współpracy po tej umowie) jest:

• pozostawanie w stosunku pracy lub w innym stosunku prawnym niż stosunek pracy (na przykład umowa – zlecenie) z innym pracodawcą
• dochodzenie podania informacji, które pracodawca powinien przekazać w terminie 7 lub 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy
• dochodzenie podania informacji o zmianie adresu siedziby lub adresu zamieszkania, w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającą siedziby
• dochodzenie podania informacji o zmienionych warunkach zatrudnienia, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym
• dochodzenie podania informacji (zarówno po raz pierwszy jak i w przypadku wprowadzenia zmian), w przypadku wyjazdu pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie, takich jak:
  • państwo lub państwa, w których praca lub zadanie służbowe mają być wykonywane
  • przewidywany czas trwania tej pracy lub zadania służbowego
  • waluta, w której będzie wypłacane wynagrodzenie w tym czasie
  • świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które mogą być wypłacane w tym czasie
  • zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju
  • warunki powrotu pracownika do kraju
• skorzystanie przez pracownika ze szkolenia na koszt pracodawcy i w godzinach pracy w przypadku, gdy pracownik ma do nich prawo na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę.

Pracownik ma na złożenie takiego wniosku 7 dni od dnia złożenia oświadczenia przez pracodawcę lub zastosowania działania równoważnego.

Może to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi odpowiedzi na jego wniosek w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Odpowiedź może być pisemna albo przesłana w formie elektronicznej.

Ważne! To pracodawca musi udowodnić, że przyczyną rozwiązania umowy lub równoważnego działania, które podjął nie była jedna z wymienionych wyżej przyczyn.