Jak zatrudnić obywatela Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii

Czym się różni zatrudnienie od delegowania

Obywatele krajów należących do Unii Europejskiej (Austrii, Belgii, Bułgarii, Chorwacji, Cypru, Czech, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Polski, Portugalii, Rumunii, Słowenii, Słowacji, Szwecji, Węgier, Włoch) korzystają ze szczególnego rodzaju uprawnienia – swobody przepływu pracowników – które oznacza, że mają prawo:

• poszukiwać w Polsce pracy,
• podejmować w Polsce pracę bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę,
• zamieszkiwać w Polsce ze względów zawodowych,
• pozostać w Polsce po wygaśnięciu umowy o pracę,
• być traktowani na równi z obywatelami Polski w zakresie zatrudnienia, warunków pracy
  i innych przywilejów socjalnych i podatkowych.

Obywatele państw, spoza UE, które należą do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czyli Norwegii, Islandii, Liechtensteinu oraz Szwajcarii, korzystają z części uprawnień obywateli UE, w szczególności mogą podejmować pracę bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę. Oznacza to, że możesz zatrudnić obywateli wszystkich tych krajów w twoim przedsiębiorstwie bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Jeśli twoje przedsiębiorstwo ma siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, państwie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii oraz prowadzisz tam znaczną działalność gospodarczą, możesz oddelegować do wykonywania pracy w Polsce pracownika zatrudnionego na stałe w twojej firmie w ramach świadczenia usług.

Przepisy prawa nie precyzują, jakie warunki trzeba spełniać, aby uznać, że przedsiębiorca „prowadzi znaczną działalność”, w kraju, z którego pracownik został oddelegowany.

Żeby ocenić, w którym z państw członkowskich jest wykonywana znaczna część pracy, należy uwzględnić kryteria takie jak obrót, czas pracy, liczba świadczonych usług czy dochód.

Jeśli któreś z podanych kryteriów jest spełnione w proporcji mniejszej niż 25% to znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie członkowskim.

Przykładowe kryteria precyzujące warunek wykonywania znacznej części pracy w danym państwie członkowskim zostały wskazane w Decyzji nr A2 i dotyczą:

• miejsca, w którym przedsiębiorstwo ma zarejestrowaną siedzibę i administrację,
• liczby pracowników administracyjnych, którzy pracują w państwie, w którym pracodawca ma siedzibę, oraz w innym państwie,
• miejsca rekrutacji pracowników delegowanych,
• miejsca zawierania większości umów z klientami,
• prawa stosowanego do umów zawartych przez przedsiębiorstwo z klientami,
• liczby umów wykonanych w państwie wysyłającym.

Delegowanie do pracy na terytorium Polski w ramach świadczenia usług dotyczy sytuacji w których:

• delegujesz zatrudnionych w twoim przedsiębiorstwie pracowników w ramach umowy zawartej pomiędzy twoim przedsiębiorstwem a odbiorcą usług, prowadzącym działalność na terytorium Polski lub
• delegujesz pracowników do wykonywania pracy w oddziale albo przedsiębiorstwie należącym do tej samej grupy co twojego przedsiębiorstwo, lub
• działasz jako agencja pracy tymczasowej i wynajmujesz twojego pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność na terytorium Polski.

Uwaga. Przepisów dotyczących delegowania pracowników na terytorium Polski
w ramach świadczenia usług, nie stosuje się do przedsiębiorstw marynarki handlowej
w odniesieniu do załóg na morskich statkach handlowych oraz transportu międzynarodowego, z wyłączeniem przewozów kabotażowych.

Jakie są obowiązki związane z zatrudnieniem lub delegowaniem

Zatrudnienie

Jeśli chcesz zatrudnić bezpośrednio w swoim przedsiębiorstwie cudzoziemca będącego obywatelem państwa należącego do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, możesz to zrobić dokładnie w taki sam sposób, jakbyś zatrudniał obywatela Polski – w tym przypadku nie są wymagane żadne dodatkowe formalności.

Cudzoziemiec zobowiązany jest jednak do zgłoszenia pobytu na terytorium Polski, jeśli ten pobyt przekracza 3 miesiące. Należy tego dokonać w urzędzie wojewódzkim właściwym ze względu na miejsce swojego pobytu.

Przeczytaj, jak zatrudnić pracownika na etat.

Delegowanie

Jeśli delegujesz cudzoziemca, który jest na stałe zatrudniony w twoim przedsiębiorstwie mającym siedzibę oraz prowadzącym znaczną działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w Szwajcarii, musisz

• wyznaczyć osobę upoważnioną do reprezentowania twojego przedsiębiorstwa do kontaktów z Państwową Inspekcją Pracy (PIP), w tym do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień. Ta osoba powinna być dostępna, czyli przebywać na terytorium Polski w trakcie delegowania pracownika. Nie możesz wyznaczyć osoby, która w trakcie wykonywania usług przez delegowanych pracowników w Polsce przebywa w kraju siedziby twojego przedsiębiorstwa.
• złożyć do PIP oświadczenie o delegowaniu najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi,

Dowiedz się, jak złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika.

Pamiętaj: że zmiana jakiejkolwiek informacji zawartej w oświadczeniu o delegowaniu wymaga pisemnego zawiadomienia PIP nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany.

Dowiedz się, jak zmienić dane zawarte w oświadczeniu o delegowaniu pracownika.

W okresie delegowania pracownika masz obowiązek przechowywać na terytorium Polski w formie elektronicznej lub papierowej:

• kopię umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium Polski lub inny równoważny dokument poświadczający warunki zatrudnienia w ramach stosunku pracy,
• dokumentację dotyczącą czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP
  w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby przepracowanych godzin w danym dniu lub jej kopii,
• dokumenty określające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium Polski wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z ustawodawstwem państwa członkowskiego oraz dowody wypłaty takiej osobie wynagrodzenia lub ich kopie.

Jeśli PIP zażąda od ciebie tych dokumentów, masz obowiązek dostarczyć je
(wraz z tłumaczeniem na język polski) nie później niż:

• w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o udostępnienie, jeśli odbywa się to w trakcie pracy twoich pracowników na terenie Polski,
• w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, jeśli PIP zwróci się do ciebie o dokumenty w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego.

Jak długo można zatrudniać lub delegować cudzoziemca

Nie istnieją żadne ograniczenia czasowe, jeśli w swoim przedsiębiorstwie mającym siedzibę na terytorium Polski zatrudniasz obywateli państw należących do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.

Przepisy nie określają również maksymalnego okresu, na który możesz delegować do Polski, w ramach świadczenia usług, cudzoziemców stale zatrudnionych w państwach należących do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.

Delegowanie jest jednak stanem tymczasowym, więc nie może zastępować zatrudnienia i trwać przez z góry nieokreślony czas. Okres delegowania będzie miał jednak zasadnicze znaczenie dla ustalenia ustawodawstwa właściwego w zakresie zabezpieczenia społecznego pracownika delegowanego.

Co oznacza odpowiedzialność solidarna przy delegowaniu

Pracownikom delegowanym z państw należących do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii do wykonywania usług w Polsce przysługuje określone w ich umowach wynagrodzenie. Jeśli jest problem z wypłatą wynagrodzeń, pojawia się pytanie: kto za to odpowiada?

W przypadku pracowników delegowanych do Polski do prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego ma zastosowanie zasada odpowiedzialności solidarnej. Oznacza ona, że odpowiedzialność w zakresie zaległości z tytułu wynagrodzenia i dodatków do wynagrodzenia spoczywa zarówno na pracodawcy delegującym osoby do pracy w Polsce, jak i na wykonawcy, który powierza wykonanie prac. Dotyczy to w szczególności robót, takich jak:

• wykopy,
• roboty ziemne,
• montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych,
• wyposażanie lub instalowanie,
• renowacja,
• demontowanie,
• rozbiórkę,
• konserwację,
• prace malarskie i porządkowe.

Wykonawca ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania powstałe w trakcie wykonywania wymienionych wyżej prac, z tytułu zaległego wynagrodzenia w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Do odpowiedzialności solidarnej za te zobowiązania stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego.

Wykonawca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej, jeśli dochowa należytej staranności, czyli spełni łącznie następujące warunki:

• Przekaże pracodawcy delegującemu pracownika na terytorium Polski pisemną informację o warunkach zatrudnienia w zakresie:
• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów,
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ochrony pracownic w okresie ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego,
• zatrudniania młodocianych i wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
• zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w Kodeksie pracy,
• wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
• Odbierze od pracodawcy delegującego potwierdzenie złożenia Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia zawierającego informacje niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy.