Najważniejsze reguły zamówień publicznych

Co to są zamówienia publiczne

Podmioty publiczne, czyli – między innymi – administracja rządowa czy jednostki samorządu terytorialnego, kupujące na rynku towary i usługi, są określane jako zamawiający.

System zamówień publicznych opisuje szczegółowe procedury, według których zamawiający mogą dokonywać tych zakupów.

Sprawdź, jak pozyskać zamówienie publiczne i podpisać umowę - weź udział w szkoleniu.

Termin zamówienie publiczne oznacza odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, czyli podmiotem, który oferuje zamawiającemu roboty budowlane, usługi lub dostawy.

Zamówienia publiczne to kluczowa forma udziału sektora publicznego w gospodarce.

Według danych Komisji Europejskiej wydatki na zamówienia publiczne stanowią nawet 14% PKB Unii Europejskiej, co daje kwotę 22,3 bilionów Euro rocznie.

W przypadku polskiej gospodarki udział zamówień publicznych w PKB to około 9%, a kwota – około 275 miliardów złotych – tyle corocznie wydają publiczni zamawiający na towary i usługi kupowane w systemie zamówień publicznych.

Jakie przepisy regulują udzielanie zamówień publicznych

Zamówienia publiczne są sformalizowane. Zarówno zamawiający, jak i wykonawca muszą działać w określony sposób i spełniać wymagania zdefiniowane w przepisach.

Od 1 stycznia 2021 roku głównym filarem systemu zamówień publicznym w Polsce jest Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP).

Przepisy PZP określają między innymi zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, środki ochrony prawnej, zasady kontroli udzielania zamówień publicznych, zasady dotyczące umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania.

Nowa ustawa wprowadziła szereg zmian do regulacji obowiązujących przed 2021 rokiem. Jej kluczowymi aspektami zmiany są między innymi:

• system środków ochrony prawnej – na przykład w postępowaniach poniżej progów unijnych wprowadzono możliwość skarżenia każdej czynności czy zaniechania zamawiającego oraz możliwość zaskarżenia w drodze skargi kasacyjnej wyroku Sądu Okręgowego i znacząco obniżono wysokość opłat sądowych od skargi na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej
• tryby udzielania tak zwanych zamówień podprogowych – na przykład wprowadzono odrębne zasady dotyczące trybów udzielania zamówień czy zawartości ogłoszeń
• umowy w sprawie zamówienia publicznego – na przykład wskazano obowiązkowy zakres postanowień umownych, zasadę współdziałania stron, katalog tak zwanych klauzul abuzywnych, czyli niedozwolonych z mocy prawa
• opis procesu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w zakresie definicji pojęć, przesłanek wykluczenia czy odrzucenia oferty, pełnej elektronizacji procesu zamówienia, podstaw unieważnienia postępowania, warunków udziału w postępowaniu, terminów na zadawanie pytań do specyfikacji warunków zamówienia (SWZ)
• realizacja zamówienia – na przykład raporty z realizacji zamówienia, regulacje dotyczące sposobu rozwiązywania sporów wynikających z umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczą zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT).

Sprawdź pytania i odpowiedzi Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące PZP.

Zamówienia publiczne regulują także inne akty prawne, w tym dotyczące:

• gospodarowania środkami publicznymi – ustawa o finansach publicznych
• zawierania umów – Kodeks cywilny
• postępowania administracyjnego – Kodeks postępowania administracyjnego
• nieuczciwej konkurencji – ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Na stronie Urzędu Zamówień Publicznych jest dostępne repozytorium wiedzy dotyczącej zamówień publicznych, w tym materiały szczegółowo opisujące poszczególne zagadnienia, takie jak: przepisy, interpretacje, orzecznictwo, dobre praktyki, wzorcowe dokumenty.

UZP przygotował również eKomentarz do przepisów ustawy.

Kto musi stosować prawo zamówień publicznych

Podmiotem, który prowadzi postępowanie mające na celu zawarcie umowy o zamówienie publiczne, jest zamawiający. Zamawiający to podmiot publiczny, na przykład administracja rządowa czy jednostki samorządu terytorialnego, który kupuje na rynku towary i usługi.

Przepisy dotyczące zamówień publicznych muszą stosować między innymi:

• zamawiający publiczni, na przykład organy władzy publicznej, samorządy, sądy, zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie, administracja
• zamawiający sektorowi, czyli podmioty wyodrębniane ze względu na rodzaj wykonywanej działalności o szczególnym charakterze z punktu widzenia gospodarki państwa, na przykład sprzedaż i produkcja energii, obsługa sieci w zakresie transportu kolejowego, usługi w zakresie gospodarki wodnej
• zamawiający subsydiowani, czyli podmioty, które nie należą do żadnej z wyżej wymienionych grup, jednak muszą stosować PZP z uwagi na spełnienie szczególnych przesłanek.

Ważne! Zamówienie musi spełniać łącznie określone warunki, żeby podmiot, który je realizuje, mógł być uznany za zamawiającego subsydiowanego:

• ponad 50% wartości zamówienia udzielanego przez ten podmiot jest finansowane z szeroko pojętych środków publicznych
• wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, czyli 25 680 260 złotych netto w przypadku robót budowlanych oraz 913 630 zł netto w przypadku usług związanych z takimi robotami budowlanymi
• przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, między innymi w zakresie: inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Drugą stroną zamówienia są wykonawcy, czyli osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (na przykład spółki jawne), które oferują na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiegają się o udzielenie zamówienia, złożyły ofertę lub zawarły umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Kiedy zamówienie ma publiczny charakter

Prawo zamówień publicznych trzeba stosować do czterech kategorii zamówień:

• zamówienia klasyczne – udzielane przez zamawiającego publicznego, na przykład jednostkę sektora finansów publicznych, jeżeli wartość udzielanego zamówienia jest równa co najmniej kwocie 130 000 złotych netto
• zamówienia sektorowe – udzielane przez zamawiającego sektorowego wyodrębnionego ze względu na działalność, której dane zamówienie dotyczy. Dotyczą między innymi gospodarki wodnej, energetyki czy usług transportowych, jeżeli wartość udzielanego zamówienia jest równa co najmniej:
• 2 054 235 złotych netto w przypadku dostaw, usług i konkursów
• 25 680 260 złotych netto w przypadku robót budowlanych
• zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa – udzielane przez zamawiającego publicznego albo zamawiającego sektorowego, a ich przedmiotem są na przykład dostawy sprzętu wojskowego lub roboty budowlane przeznaczone do celów wojskowych. Obowiązują tu takie same progi wartości zamówienia jak w stosunku do zamówień sektorowych
• zamówienia klasyczne z zamawiającym subsydiowanym – zamawiający subsydiowany nie należy ani do grupy zamawiających publicznych, ani zamawiających sektorowych. Teoretycznie nie powinien zatem stosować ustawy, jednak ze względu na publiczne pochodzenie środków, z jakich finansowany będzie przedmiot zamówienia, ustawa musi być zastosowana.

Kiedy nie trzeba stosować prawa zamówień publicznych

Prawo zamówień publicznych przewiduje szereg sytuacji, w których stosowanie rozbudowanych procedur przetargowych nie jest obowiązkowe. Wyłączenie PZP może mieć miejsce:

• z uwagi na przedmiot udzielanego zamówienia – wyłączenia przedmiotowe
• ze względu na to, kto udziela danego zamówienia – wyłączenia podmiotowe.

Wyłączenia przedmiotowe

Nie trzeba stosować PZP w przypadku zamówień i konkursów dotyczących:

• usług arbitrażowych lub pojednawczych
• określonych usług prawnych
• usług badawczych i rozwojowych (pod pewnymi warunkami)
• nabywania własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości
• usług finansowych związanych z obrotem papierami wartościowymi
• zawierania umów pożyczek i kredytów
• usług w dziedzinie obrony cywilnej
• nabywania uprawnień do emisji do powietrza gazów cieplarnianych i innych substancji
• produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi.

Przesłanką, która pozwala na wyłączenie PZP, jest również ochrona informacji niejawnych oraz istotnego interesu bezpieczeństwa państwa.

Wyłączenia podmiotowe

Wyłączenia podmiotowe odnoszą się do konkretnych podmiotów w ściśle określonym zakresie, na przykład:

• Narodowy Bank Polski w zakresie zakupów związanych z wykonywaniem zadań dotyczących realizacji polityki pieniężnej lub
• Bank Gospodarstwa Krajowego w zakresie zakupów związanych z realizacją zadań dotyczących obsługi funduszy utworzonych, powierzonych lub przekazanych Bankowi Gospodarstwa Krajowego, a także realizacją programów rządowych w części dotyczącej prowadzenia rachunków bankowych.

Zasady zamówień publicznych

Najważniejsze zasady udzielania zamówień publicznych to:

• zasada uczciwej konkurencji – wymaga od zamawiającego przeprowadzenia postępowania w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz interesem innego przedsiębiorcy bądź klienta, zapewniający dostęp grupom wykonawców i ograniczający wykorzystywanie pozycji monopolistycznej przez inne podmioty
• zasada równości – zgodnie z nią zamawiający nie może preferować ani dyskryminować żadnego z podmiotów przystępujących do postępowania o udzielenie zamówienia; powinni oni być traktowani na równych prawach przez zamawiającego w toku całego postępowania, a stawiane im wymagania powinny być jasne i znane w chwili przygotowywania ofert
• zasada bezstronności i obiektywizmu – zakazuje między innymi uczestniczenia w postępowaniu osób związanych z wykonawcą
• zasada efektywności – wymaga wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, którą należy rozumieć jako ofertę uwzględniającą efektywność kosztową, aspekty jakościowe, środowiskowe lub społeczne związane z przedmiotem zamówienia
• zasada jawności – oznacza, że informacje i dokumenty z postępowania powinny być powszechnie dostępne (tę zasadę można wyłączyć tylko w konkretnych sytuacjach, wskazanych w ustawie)
• zasada przejrzystości – wymaga, aby postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zawierało jasne reguły i aby istniały środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania oraz wcześniej ustalone kryteria, na podstawie których zamawiający podejmuje czynności
• zasada pisemności i prowadzenia postępowania w języku polskim – postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, prowadzi się pisemnie i w języku polskim.

Stosowanie tych zasad oznacza w praktyce, że w razie naruszenia wynikających z nich praw wykonawcy przysługują określone środki ochrony prawnej - na przykład może się domagać, aby opis przedmiotu zamówienia nie zawierał nieuzasadnionych preferencji dla towarów oferowanych przez jego konkurenta (zasada uczciwej konkurencji, zasada równości) lub aby jego oferta była oceniona jedynie przez osoby, których bezstronność nie budzi uzasadnionych wątpliwości (zasada bezstronności i obiektywizmu).

Progi zamówień publicznych

Próg stosowania PZP

Przepisy Prawa zamówień publicznych dotyczą zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT).

Przy zamówieniach poniżej 130 000 zł netto podmioty zamawiające są zobowiązane do przestrzegania – między innymi – ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i ustawy o finansach publicznych.

W praktyce instytucje, które realizują zamówienia publiczne poniżej progów wynikających z Prawa zamówień publicznych, działają według wewnętrznych regulaminów.

Progi unijne

Jeśli chodzi o prawidłowe zdefiniowanie procedur, według których musi być zrealizowane zamówienie, ważne są progi unijne - zamówienia powyżej tych progów są objęte bardziej rygorystycznymi obowiązkami. Stosuje się do nich określone tryby zamówienia. Dotyczy ich między innymi obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb zamawiającego czy powołania komisji przetargowej oraz szczególne wymagania co do dokumentów postępowania czy zasady publikacji ogłoszeń o zamówieniu.

Pamiętaj! Oferta w postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne musi być sporządzona w formie elektronicznej podpisanej podpisem kwalifikowanym.

Obecnie obowiązują następujące progi zamówień unijnych (kwoty w złotych polskich odnoszą się do wartości przyjętych dla 2024 roku):

Roboty budowlane:

• 5 538 000 euro netto (równowartość kwoty 25 680 260 zł netto) – niezależnie od rodzaju zamawiającego i charakteru zamówienia.

Dostawy i usługi:

• 143 000 euro netto (równowartość kwoty 663 105 zł netto) – próg podstawowy (dla jednostek sektora publicznego, na przykład z sektora rządowego)
• 221 000 euro netto (równowartość kwoty 1 024 799 zł netto) – próg dla dostaw i usług zamawianych przez zamawiających samorządowych, którymi są między innymi: jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne, państwowe instytucje kultury
• 443 000 euro netto (równowartość kwoty 2 054 235 zł netto) – próg dla dostaw i usług sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Usługi społeczne:

• 750 000 euro netto (równowartość kwoty 3 477 825 zł netto) – próg dla zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi zamawiane przez zamawiających publicznych
• 1 000 000 euro netto (równowartość kwoty 4 637 100 zł netto) – próg dla zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi zamawiane przez zamawiających sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Informacje o progach unijnych oraz o kursie przeliczenia euro na złotówki publikuje Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w obwieszczeniu, które zamieszczane jest na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

Gdzie są publikowane ogłoszenia o zamówieniach publicznych

Udzielenie zamówienia powyżej progów unijnych nakłada na zamawiającego obowiązek przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, który publikuje je w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Zamawiający udostępnia ogłoszenie również na stronie internetowej prowadzonego postępowania, od dnia jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zamawiający może także opublikować ogłoszenie w innym miejscu.

Udzielenie zamówienia poniżej progów unijnych wymaga zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, udostępnianym na platformie Urzędu Zamówień Publicznych e-Zamówienia.

Zamawiający może dodatkowo przekazać ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zamawiający może udostępnić ogłoszenie w inny sposób, ale nie wcześniej niż w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Tryby zamówień publicznych

Zamówienia publiczne mogą być udzielane w kilku trybach. To, jaki tryb jest właściwy, z reguły określają przepisy. Zamawiający nie ma swobody wyboru dowolnego trybu, muszą istnieć przesłanki, które uprawniają go do skorzystania z danego trybu.

Tryby zamówień publicznych różnią się w zależności od tego, czy wartość udzielanego zamówienia przekracza progi unijne czy też nie.

Tryby dla zamówień powyżej progów unijnych to:

• przetarg nieograniczony – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy
• przetarg ograniczony – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni do składania ofert
• negocjacje z ogłoszeniem – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert wstępnych i ofert składanych na etapie negocjacji, po których zakończeniu zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych
• dialog konkurencyjny – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający prowadzi dialog z wykonawcami zaproszonymi do udziału w zakresie zaproponowanych przez nich rozwiązań. Po zakończeniu dialogu zaprasza ich do składania ofert
• partnerstwo innowacyjne – to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert wstępnych i ofert składanych na etapie negocjacji, po których zakończeniu zaprasza do składania ofert na prace badawczo-rozwojowe, których celem jest opracowanie innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych. Następnie dokonuje zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych będących wynikiem prac badawczo-rozwojowych, na podstawie których dokonano opracowania innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych pod warunkiem, że odpowiadają one poziomom wydajności i maksymalnym kosztom uzgodnionym między zamawiającym a wykonawcą lub wykonawcami
• negocjacje bez ogłoszenia – to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert
• zamówienie z wolnej ręki – to tryb udzielania zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

W przypadku zamówień poniżej progów unijnych zamawiający może przeprowadzić postępowanie w trybie:

• podstawowym
• partnerstwa innowacyjnego
• negocjacji bez ogłoszenia
• trybie zamówienia z wolnej ręki.

Tryb podstawowy może przybrać jeden z trzech wariantów:

• pierwszy wariant – analogiczny do trybu przetargu nieograniczonego – następuje w sytuacji, gdy potrzeby zamawiającego są w wystarczający sposób sprecyzowane, a tym samym warunki zamówienia nie pozostawiają wątpliwości i nie ma potrzeby prowadzenia negocjacji. Na potrzeby prowadzonego postępowania w tym wariancie zamawiający sporządza Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ).
• drugi wariant zakłada negocjowanie złożonych ofert, jeśli zamawiający to przewidział. W takim przypadku zakres prowadzonych negocjacji dotyczy wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert i nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ (jego sporządzenie, podobnie jak przy pierwszym wariancie, jest obligatoryjne na początku toczącego się postępowania)
• trzeci wariant zakłada negocjowanie złożonych ofert w celu ich ulepszenia. Zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań, a dopiero w następstwie przeprowadzonych negocjacji sporządza SWZ. Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, określonych w opisie potrzeb i wymagań. Negocjacje są prowadzone na zaproszenie zamawiającego do czasu doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków zamówienia podlegających negocjacjom, a następnie wykonawcy składają ostateczne oferty.

Tryby partnerstwa innowacyjnego, negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki stosowane w zamówieniach poniżej progów unijnych odpowiadają co do zasady trybom stosowanym w przypadku zamówienia powyżej tych progów.

Jak przygotować ofertę

Co do zasady informację o tym, jak przygotować ofertę w postępowaniu, znajdziesz w dokumentacji konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Tym samym pierwszym krokiem przed podjęciem decyzji o starcie w przetargu powinna być analiza treści ogłoszenia i Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz weryfikacja, czy jest możliwe spełnienie oczekiwań zamawiającego i realizacja zamówienia.

Specyfikacja Warunków Zamówienia to podstawowy i jeden z najważniejszych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający pokazuje w nim swoje oczekiwania w stosunku do przyszłego wykonawcy, z którym podpisze umowę. Przepisy dokładnie określają elementy SWZ, a ich brak może być przyczyną do złożenia odwołania. Te elementy to najważniejsze dane, takie jak: nazwa, adres zamawiającego, tryb udzielania, opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, informacje o wymaganych dokumentach, informacje o sposobie komunikowania się, termin związania ofertą, podstawy wykluczenia, kryteria oceny ofert.

Jeśli zapisy zawarte w SWZ są dla wykonawców niejasne, to mogą złożyć formalne zapytanie i żądać od zamawiającego dodatkowych wyjaśnień. Odpowiedzi na takie pytania powinny być dostępne dla wszystkich podmiotów zainteresowanych zamówieniem i muszą zostać udzielone w określonym terminie, o ile zapytania wpłyną do zamawiającego w wyznaczonym terminie.

Oferta jest oświadczeniem woli, które zawiera propozycję zawarcia umowy na warunkach, jakie zostały w niej określone. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, chyba że zamawiający dopuszcza na przykład złożenie oferty wariantowej lub oferty częściowe (kiedy zamówienie podzielone jest na kilka części i można złożyć ofertę na więcej niż jedną część).

Jeżeli treść oferty jest niezgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia, podlega ona odrzuceniu.

Ważne! Aby oferta podlegała odrzuceniu, niezgodność jej treści z wymaganiami zamawiającego musi mieć charakter zasadniczy i nieusuwalny. Musi odnosić się do treści zobowiązania objętego przedmiotem zamówienia albo też do innych istotnych wymagań dokumentów zamówienia regulujących sposób przedstawienia oferty. Przykładem takiej niezgodności jest zaoferowanie zamawiającemu innego przedmiotu świadczenia niż ten wymagany w treści SWZ.

Na ofertę składa się szereg dokumentów i oświadczeń składanych przez wykonawcę, zgodnie z wymogami określonymi w dokumentach zamówienia. Obejmuje ona zatem dokumenty o różnej randze, nie tylko dokumenty zawierające przedmiotowo istotne elementy. Ofertą w najściślejszym znaczeniu tego słowa jest formularz ofertowy, który nie podlega uzupełnieniu.

Pamiętaj! Oferta musi być podpisana przez osoby umocowane do działania w imieniu wykonawcy w dacie składania oferty.

Generalną zasadą jest, że treść oferty nie może ulec zmianie. Możliwe jest jedynie poprawienie oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub innych niezgodności oferty z dokumentami postępowania, niepowodujących jednak istotnych zmian w jej treści. W przypadku, gdy wątpliwości dotyczą treści oferty, zamawiający ma prawo żądać od wykonawcy wyjaśnień, które jednak nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty. Wyjaśnienie nie może też polegać na prowadzeniu negocjacji lub uzupełnieniu złożonej już oferty.

Jak złożyć ofertę

Szczegółową informację, jak złożyć ofertę w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, znajdziesz zawsze w dokumentacji tego postępowania.

Przekazywanie ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oprócz określonych w PZP wyjątków.

Środki komunikacji elektronicznej stosowane przez zamawiającego muszą zapewniać integralność, autentyczność, nienaruszalność i poufność wymiany i przechowywania informacji. Elektronizacja procesu udzielania zamówień publicznych sprzyja sprawności, przejrzystości i efektywności kosztowej prowadzonych postępowań. Z tego względu Prawo zamówień publicznych nakłada również obowiązek stosowania środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja ustna z zamawiającym może być jedynie wyjątkiem i dotyczyć informacji nieistotnych, czyli niezwiązanych z ogłoszeniem o zamówieniu lub, przykładowo, dokumentami zamówienia.

Zamawiający nie powinien mieć możliwości zapoznania się z treścią złożonych dokumentów przed upływem terminu ich składania.

Ważne! Oferta w postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne musi być sporządzona w formie elektronicznej, czyli jako plik cyfrowy podpisany podpisem kwalifikowanym.

Przeczytaj więcej o progach unijnych.

Oferta w postępowaniach o niższej wartości nie musi być składana w formie elektronicznej, czyli nie musi zawierać podpisu kwalifikowanego. Dopuszczalna jest w tym przypadku postać elektroniczna, czyli dokument musi pozostawać plikiem elektronicznym, ale może zostać opatrzony podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Pamiętaj! Wykonawca powinien powiadomić zamawiającego, że przedstawia informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jednocześnie wykazać, dlaczego – w jego ocenie – przedkładane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Warto załączyć dokumenty potwierdzające stanowisko wykonawcy w zakresie poufnego charakteru informacji udostępnianych zamawiającemu, w tym dokumenty potwierdzające środki podejmowane w celu ochrony tych informacji przed osobami nieuprawnionymi.

Wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinien zabezpieczyć odpowiednie środki finansowe na wadium.

Wadium nie jest już wprawdzie obowiązkowe w zamówieniach (niezależnie, czy zamówienie jest powyżej czy poniżej wartości progów unijnych), jednak powszechną praktyką zamawiających jest żądanie od wykonawców takiego zabezpieczenia.

Co do zasady kwota wadium nie może być większa niż 3% wartości zamówienia (zamówienia powyżej progów unijnych) oraz 1,5% wartości zamówienia (zamówienia poniżej progów unijnych). Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Powinno zabezpieczać ofertę przez cały okres związania nią przez wykonawcę.

Jak złożyć odwołanie

Ubiegający się o zamówienie wykonawca, który chce zakwestionować określoną czynność zamawiającego, ma prawo do złożenia odwołania.

Odwołanie przysługuje od każdej czynności zamawiającego niezgodnej z przepisami ustawy, podjętej w toku postępowania, a także od zaniechania czynności, do której zamawiający był zobowiązany, w tym od zaniechania przeprowadzenia postępowania. Dotyczy to wszystkich postępowań bez względu na ich wartość, w tym zarówno postępowań poniżej progów unijnych, jak i postępowań powyżej tych progów, ale także na przykład postępowań o zawarcie umowy ramowej.

Odwołanie trzeba wnieść do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Odwołujący musi najpóźniej przed upływem terminu do wniesienia odwołania przekazać zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej lub kopię odwołania wniesionego w formie pisemnej.

Zasadniczo odwołanie powinno być wniesione w ściśle określonym terminie, który wynosi:

• 5 dni – w przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych
• 10 dni – w przypadku zamówień o wartości równej lub powyżej progów unijnych

liczonych od dnia przekazania informacji stanowiącej podstawę dla wniesienia odwołania.

Terminy wnoszenia odwołań w przypadku zaniechania przez zamawiającego opublikowania ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub zaniechania przesłania wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, lub też niezaproszenia wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, jeżeli taki obowiązek zamawiający miał zgodnie z ustawą, są dłuższe i wynoszą 15 lub 30 dni od publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (w zależności od wartości zamówienia).

Najdłuższe terminy na wniesienie odwołania przysługują odwołującemu, gdy doszło do udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki z naruszeniem ustawy. Wynoszą one 6 miesięcy w przypadku postępowań powyżej progów unijnych oraz 1 miesiąc w przypadku postępowań krajowych. Odwołujący ma wtedy na celu wzruszenie zawartych już umów i od dnia ich zawarcia biegną wskazane terminy.

Odwołanie powinno zawierać między innymi dane identyfikujące odwołującego, przedmiot zamówienia, zwięzłe przedstawienie zarzutów. Dodatkowo, regulowane jest wskazany przepis prawa reguluje, jakie załączniki powinny znaleźć się w odwołaniu, przykładowo dowód uiszczenia wpisu od odwołania w wymaganej wysokości (wysokość wpisu od odwołania jest zróżnicowana i zależy od wartości zamówienia i jego rodzaju – waha się ona od 7 500 złotych do 20 000 złotych).

Jeśli odwołanie będzie zawierało braki formalne i nie będzie można mu nadać prawidłowego biegu, Prezes Izby wezwie wykonawcę do ich uzupełnienia w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem zwrócenia odwołania. Prezes może także dokonać zwrotu w przypadku braku uiszczenia wpisu.

Do czasu otwarcia rozprawy zamawiający może wnieść odpowiedź na odwołanie, w której ustosunkowuje się do jego treści, natomiast do czasu zamknięcia rozprawy odwołujący może odwołanie cofnąć.

Zobacz więcej o nowych zamówieniach publicznych na stronie Urzędu Zamówień Publicznych.