Co zrobić z błędem na fakturze lub po zgubieniu faktury

Kiedy wystawić fakturę korygującą

Do naprawienia błędów na fakturze służy faktura korygująca. Wystawia się ją także wówczas, gdy zmienią się warunki transakcji.

Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:

• stwierdziłeś pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
• udzielasz obniżki ceny w formie rabatu
• nabywca zwrócił ci towar
• zwróciłeś nabywcy całość lub części zapłaty
• wystawiłeś fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miałeś taki obowiązek.

Uwaga! Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie przedsiębiorca sporządzający fakturę pierwotną.

Przeczytaj, kto i kiedy wystawia faktury VAT.

Co zawiera faktura korygująca

Faktura korygująca powinna zawierać:

• wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”
• kolejny numer oraz datę jej wystawienia
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• datę wystawienia faktury
• numer faktury
• nazwę wystawcy faktury i nazwę nabywcy towaru/usługi
• nr NIP wystawcy faktury
• nr NIP nabywcy towaru/usługi
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub też datę otrzymania zapłaty (dotyczy przypadku, gdy zapłata została zrealizowana przed zrealizowaniem dostawy lub wykonaniem usługi), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą
• opis przyczyny korekty
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
• w przypadkach, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania, lub kwoty podatku należnego - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca in minus oraz in plus

Faktury korygujące in minus

Faktura korygująca in minus to faktura, która powoduje obniżenie podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy opodatkowania określonej w fakturze korygowanej.

Fakturę korygującą in minus uwzględnia się w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, oraz:

• z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług
• z posiadanej dokumentacji wynika, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego
• faktura korygująca jest zgodna z posiadaną przez podatnika dokumentacją.

Ważne! Jeżeli w okresie, w którym wystawiłeś fakturę korygującą, nie posiadasz dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towarów lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego albo dokumentacji potwierdzającej spełnienie tych uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego dokonuje dopiero za okres rozliczeniowy, w którym posiada dokumentację wskazującą na spełnienie obydwu tych warunków.

Warunki posiadania dokumentacji na potrzeby uwzględniania faktury korygującej in minus nie stosuje się w przypadku:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT.

Nabywcy, którego faktura zakupowa jest korygowana in minus, ma obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione.

W przypadku, gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.

Ważne! Jeżeli nie obniżyłeś kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze korygowanej in minus, a przysługuje ci prawo do takiego obniżenia, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego dokonujesz odliczenia w skorygowanej kwocie, czyli uwzględniającej zmniejszenie podstawy opodatkowania.

Faktury korygujące in plus

W przypadku faktur korygujących in plus po stronie sprzedającego powstaje obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

Oznacza, to że korekty in plus dokonuje się w okresie rozliczeniowym, w którym doszło do zwiększenia podstawy opodatkowania, na przykład późniejsze zwiększenie ceny po osiągnięciu określonej rentowności.

Pamiętaj! Fakturę korygującą możesz doręczyć kontrahentowi w ten sam sposób jak fakturę pierwotną, czyli w formie papierowej lub drogą elektroniczną.

Kiedy wystawić notę korygującą

Jeśli jesteś nabywcą i otrzymałeś od sprzedawcy fakturę z błędami, możesz wystawić notę korygującą. Możesz poprawić w ten sposób tylko błędy formalne, na przykład w dacie wystawienia, danych nabywcy, dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwie (rodzaju) towaru lub usługi.

Możesz też wystawić notę korygującą, jeśli sprzedawca wystawił fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miał taki obowiązek.

W ramach noty korygującej nie można dokonać korekty danych takich jak:

• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto)
• kwota wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawka podatku
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwota należności ogółem.

Uwaga! Nota wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie określają formy akceptacji.

Co zawiera nota korygująca

Nota korygująca powinna zawierać:

• wyrażenie „nota korygująca”
• kolejny numer i datę jej wystawienia
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca może też być wystawiona w formie elektronicznej.

Kiedy wystawić duplikat

Sprzedawca wystawia duplikat faktury na wniosek nabywcy, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Przepisy nie regulują, w jaki sposób nabywca powinien zgłosić wniosek o sporządzenie duplikatu. Może to zrobić nawet ustnie.

Duplikat faktury powinien zawierać te same dane, co zaginiona lub zniszczona faktura VAT, oraz dodatkowo wyraz „duplikat” i datę wystawienia.

Jeśli nabywca otrzymał pierwotną fakturę i na jej podstawie odliczył VAT, a następnie faktura ta uległa zniszczeniu, duplikat jest mu potrzebny w celu udokumentowania prawa do dokonanego już odliczenia podatku VAT.

Jeśli nabywca w ogóle nie otrzymał faktury, bo na przykład sprzedawca wysłał ją pod zły adres, duplikat jest podstawą do odliczenia VAT za okres, w którym otrzymał duplikat lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przykład

Pan Stanisław nabył w marcu 2023 roku materiały do produkcji. Dostawę otrzymał 21 marca 2023 roku, ale nie otrzymał faktury VAT. Zgłosił to sprzedawcy, który wystawił mu duplikat z datą 24 maja 2023 roku. Podatek VAT od nabycia materiałów będzie mógł odliczyć w rozliczeniu za maj, czerwiec lub lipiec 2023 roku.

Kiedy można anulować fakturę

Przepisy nie regulują kwestii anulowania faktur. Interpretacje i orzeczenia sądowe wskazują, że konieczne jest spełnienie łącznie dwóch warunków:

• transakcja nie doszła do skutku
• faktura VAT nie trafiła do obrotu (obiegu prawnego), czyli wystawca powinien posiadać dwa egzemplarze dokumentu.

Z interpretacji organów skarbowych i orzeczeń sądowych wynika, że anulowanie faktury jest dopuszczalne, gdy:

• przedsiębiorca wystawił fakturę, ale przed przekazaniem jej klientowi zorientował się, że zawiera ona błędne dane
• przedsiębiorca wystawił fakturę, ale klient zrezygnował z zakupu i faktura nie została wysłana do klienta (ale jeśli klient odstąpił od umowy i zwrócił towar, na przykład przy sprzedaży wysyłkowej, to trzeba wystawić korektę faktury)
• przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i wróciła ona do firmy z fakturą
• przedsiębiorca wysłał towar i fakturę do kontrahenta, ale przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata ani nie wróciła do nadawcy.

Żeby poprawnie anulować fakturę, należy:

• przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury (jeśli jednego brakuje, należy udokumentować zaginięcie)
• do faktury dołączyć opis przyczyny anulowania wraz z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur.

Anulowane faktury, mimo że nie podlegają ewidencji księgowej, należy przechowywać wraz z dokumentacją księgową firmy.

Nie możesz anulować faktury, jeśli:

• kontrahent odsyła ci nieprawidłowo wystawioną fakturę (nie zaksięgował jej w swoich rozliczeniach), ale faktura dokumentuje faktyczną czynność. Wystaw fakturę korygującą.
• faktura nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności, ale została wprowadzona do obrotu prawnego (kontrahent jej nie odesłał). Wystaw fakturę korygującą wartość sprzedaży „do zera”.
• wystawiłeś fakturę elektroniczną. Taka faktura została już wysłana odbiorcy i nie ma możliwości jej zwrotu. Wystaw fakturę korygującą.

Przykład

Pani Emilia wystawiła fakturę elektroniczną na rzecz pana Adama. Pan Adam poinformował ją, że nie akceptuje transakcji. Pani Emilia nie może anulować faktury, na przykład poprzez wydrukowanie błędnie wystawionych faktur elektronicznych, oznaczenie ich jako anulowane i wysłanie do pana Adama informacji o ich anulowaniu. Musi wystawić fakturę korygującą.

Jakie kary grożą za nieprawidłowe i puste faktury

Wystawiając faktury, musisz postępować ściśle według przepisów, żeby nie narazić się na surowe konsekwencje.

Karane jest:

• niewystawianie faktur lub odmowa ich wydania
• brak przechowania wystawionej lub otrzymanej faktury przez 5 lat
• brak adnotacji na fakturze „mechanizm podzielonej płatności” mimo obowiązku stosowania MPP
• wystawienie pustych faktur (nierzetelnych, sfałszowanych)
• posługiwanie się pustymi fakturami (nierzetelnymi, sfałszowanymi) w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, na przykład wyłudzenia zwrotu VAT lub zwiększenia kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

Puste faktury (nierzetelne, sfałszowane) to takie, które nie oddają faktycznego stanu rzeczy, na przykład dokumentują nigdy niewykonaną usługę bądź nigdy niedostarczone towary.

Uwaga! Zdarza się, że organ podatkowy uznaje fakturę za pustą nawet wówczas, gdy podatnik rzeczywiście nabył towar lub usługę i zapłacił podatek VAT, ale podatku nie zapłacił jego dostawca lub inny podmiot w łańcuchu dostaw. Wiele podobnych sporów w sprawach podatników nieświadomie uwikłanych w proceder wyłudzenia VAT toczy się obecnie przed sądami administracyjnymi.

Odpowiedzialność podatkowa

Ten, kto wystawia pustą fakturę, musi zapłacić wynikający z niej podatek. Nie ma znaczenia, że transakcja nigdy nie została dokonana, a on nie otrzymał za nią zapłaty. Odbiorca pustej faktury nie może odliczyć wykazanej na niej kwoty podatku.

Odpowiedzialność karnoskarbowa

Według Kodeksu karnego skarbowego:

• za niewystawienie faktury lub rachunku, wystawienie w sposób wadliwy albo odmowę ich wydania -grozi kara grzywny do 180 stawek dziennych
• za wystawienie faktury lub rachunku w sposób nierzetelny albo posługiwanie się takim dokumentem grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych albo kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok, albo obie te kary łącznie
• za wystawienie faktury lub rachunku w sposób nierzetelny albo posługiwanie się takim dokumentem, jeśli kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości (mała wartość to dwustukrotna wysokość minimalnego wynagrodzenia, grozi kara grzywny do 720 stawek dziennych albo kara pozbawienia wolności, albo obie te kary łącznie
• za brak przechowywania wbrew obowiązkowi wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów grozi kara grzywny do 180 stawek dziennych.

Kary za niestosowanie obowiązkowego MPP

Sprzedawcy, który wystawia faktury bez oznaczenia MPP, mimo że miał taki obowiązek, grozi grzywna do 180 stawek dziennych.

Nabywcy, który nie zapłaci za pomocą MPP pomimo takiego obowiązku, grozi grzywna do 720 stawek dziennych.

Za co grozi odpowiedzialność karna

Za ten sam czyn – wystawianie nierzetelnych faktur – można odpowiadać zarówno na podstawie przepisów Kodeksu karnego, jak i Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z Kodeksem karnym przestępstwem jest:

• podrabianie lub przerabianie faktur w celu użycia jako autentycznych albo używanie faktur sfałszowanych jako autentycznych w celu osiągnięcia korzyści majątkowej
• wystawianie faktur na znaczne kwoty, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych wpływających na obowiązki podatkowe lub używanie takich faktur.

Kary są zróżnicowane i zależą od wielu czynników:

• za fałszowanie faktury, nawet jednej (podrobienie, przerobienie, użycie podrobionej przerobionej jako autentycznej) – grozi kara od 6 miesięcy do 8 lat
• za fałszowanie faktury lub faktur na łączną kwotę od 5 mln zł lub uczynienie z fałszowania faktur stałego źródła dochodu – grozi kara od 3 do 15 lat pozbawienia wolności
• za fałszowanie faktury lub faktur na łączną kwotę od 10 mln zł – grozi kara minimum 5 lat albo 25 lat pozbawienia wolności
• za wystawianie pustych faktur (podanie w fakturze nieprawdy) na kwotę co najmniej 200 000 zł – grozi kara od 6 miesięcy do 8 lat
• za wystawianie pustych faktur (podanie w fakturze nieprawdy) na kwotę od 5 mln zł – grozi kara od 3 lat do 15 lat pozbawienia wolności
• za wystawianie pustych faktur (podanie w fakturze nieprawdy) na kwotę od 10 mln zł – grozi kara minimum 5 lat albo 25 lat pozbawienia wolności
• czyny mniejszej wagi – do 2 lat pozbawienia wolności, ograniczenie wolności lub kara grzywny (przy podrabianiu/używaniu podrobionych faktur) albo do 3 lat (przy wystawianiu sfałszowanych faktur) lub do lat 5 (przy fakturach na 10 mln zł).

We wszystkich przypadkach obok kary pozbawienia wolności sąd może wymierzyć grzywnę do 3000 stawek dziennych. Według Kodeksu karnego stawka dzienna wynosi od 10 zł do 2000 zł.

Za przestępstwa nie mogą odpowiadać osoby, które przypadkowo popełnią błąd przy wystawianiu faktury, nawet jeżeli powstanie on w wyniku lekkomyślności bądź niedbalstwa.