Jak składać JPK_VAT z deklaracją

Czym jest JPK_VAT z deklaracją

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, od października 2020 roku, w miejsce oddzielnych deklaracji VAT i plików JPK, składasz dokument elektroniczny - JPK_VAT z deklaracją, zbudowany z dwóch części:

• ewidencyjnej, zawierającej ewidencję VAT zakupów i sprzedaży, dotychczas ujmowane w pliku JPK, rozszerzonej o dodatkowe oznaczenia
• deklaracyjnej , zawierającej dane ujmowane dotychczas w deklaracjach VAT-7 i VAT-7K, czyli zestaw informacji o zakupach i sprzedaży za dany okres

JPK_VAT z deklaracją obowiązkowo składają wszyscy podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wielkości: duże, średnie i małe przedsiębiorstwa oraz mikroprzedsiębiorcy.

JPK_VAT wysyłasz do urzędu skarbowego w formacie XML.

Pozostałe deklaracje VAT należy składać poza plikiem JPK. Są to między innymi:

• VAT-12 - usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu
• VAT-8 - wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów przez podatników innych niż podatnicy VAT czynni
• VAT-10 - wewnątrzwspólnotowe nabycie nowych środków transportu
• VAT-14 - wewnątrzwspólnotowe nabycie paliw silnikowych

Przeczytaj odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania zadawane przez przedsiębiorców, dotyczące JPK-VAT z deklaracją.

Jak złożyć JPK_VAT

Jak przygotować JPK_VAT

Masz kilka możliwości, żeby przygotować plik JPK_VAT.

Możesz:

• skorzystać z bezpłatnego programu e-mikrofirma, który można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów
• skorzystać z bezpłatnego narzędzia Ministerstwa Finansów Klient JPK WEB do podpisywania i wysyłania plików JPK_VAT
• skorzystać z bezpłatnego narzędzia Ministerstwa Finansów do generowania i wysyłania JPK - Formularz uproszczony, który umożliwia przygotowanie pliku JPK według struktur JPK_V7M i JPK_V7K
• utworzyć JPK_VAT przy pomocy aktualnego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji on-line. Jeśli korzystasz już z takiego programu, sprawdź, czy ma on funkcję wysyłki plików JPK_VAT lub czy możesz bezpośrednio pobrać z programu dane do aplikacji Klient JPK WEB.

Jak podpisać JPK_VAT

Do podpisania JPK_VAT możesz użyć jednej z trzech metod:

• profilu zaufanego – bezpłatny podpis elektroniczny, który możesz założyć niemal w każdym urzędzie, jak i za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Do podpisu wystarczy kod autoryzacyjny wysłany na kanał autoryzacji.
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego – to płatny elektroniczny podpis służący do podpisywania dokumentów, który kupujesz u jednego z certyfikowanych dostawców.
• danych autoryzujących - jest to bezpłatna metoda, w której do autoryzacji służą twoje dane: NIP lub PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia oraz odpowiednia kwota przychodu osiągniętego w 2022 roku (w zeznaniu złożonym w 2023 roku).

Po złożeniu poprawnego JPK_VAT z deklaracją pobierzesz jedno Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Przeczytaj:

• jak założyć profil zaufany
• więcej na temat podpisu kwalifikowanego.

Składanie JPK przez pełnomocnika

JPK_VAT może wysyłać twój pełnomocnik pod warunkiem, że udzielisz mu pełnomocnictwa na formularzu UPL-1.

Przeczytaj więcej na temat udzielania pełnomocnictwa do spraw podatkowych.

Kiedy należy wysyłać JPK_VAT

Obowiązują dwa warianty JPK:

• JPK_V7M – dla podatników rozliczających się miesięcznie
• JPK_V7K – dla podatników rozliczających się kwartalnie.

Przy rozliczeniu miesięcznym JPK wysyłasz do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Czyli na przykład za październik do 25 listopada, a za listopad do 25 grudnia.

Przy rozliczeniu kwartalnym wypełniasz tylko część ewidencyjną za pierwsze 2 miesiące każdego kwartału. Wysyłasz je do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Po zakończeniu kwartału wypełniasz część ewidencyjną za 3. miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną za cały kwartał.

Jeśli 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wtedy masz czas do pierwszego dnia roboczego przypadającego po tych dniach.

Przykład

Pan Andrzej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, rozlicza VAT kwartalnie. Składając JPK_VAT za październik i listopad (odpowiednio do 25 listopada i 25 grudnia) wypełnia tylko część ewidencyjną. Natomiast w JPK_VAT składanym do 25 stycznia wypełnia część ewidencyjną tylko za grudzień i część deklaracyjną za cały kwartał: październik, listopad i grudzień.

Uwaga! Nawet jeśli w danym miesiącu, czy kwartale nie dokonałeś żadnej transakcji, złóż „zerowy” JPK_VAT. W polach PodatekNalezny oraz PodatekNaliczony wpisz „0.00”.

Kto nie składa JPK_VAT

JPK_VAT nie składasz, jeżeli:

• jesteś podatnikiem, który wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o VAT. Chodzi między innymi o:

  • sprzedaż wyłącznie towarów i świadczenie usług zwolnionych z VAT (zwolnienie przedmiotowe)
  • zwolnienie podmiotowe, między innymi dla podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 tys. zł.

• działalność gospodarcza jest zawieszona - za okresy, których dotyczy zawieszenie, z wyjątkiem sytuacji kiedy:

  • w trakcie zawieszenia dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
  • importujesz usługi lub nabywasz towary, w zakresie których jesteś podatnikiem VAT
  • zawieszenie nie dotyczy pełnego okresu rozliczeniowego
  • okresów rozliczeniowych objętych zawieszeniem, za które zobowiązany jesteś do rozliczenia podatku z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które zobowiązany jesteś dokonać korekty podatku naliczonego.

Korekta JPK_VAT

Po złożeniu JPK_VAT może pojawić się potrzeba zmian w ewidencji VAT oraz w deklaracji (na przykład otrzymasz lub wystawisz fakturę korygującą). W takim przypadku złóż korektę JPK_VAT.

Jeśli składasz plik po raz pierwszy, w elemencie „nagłówek” w pozycji „Cel złożenia” wpisujesz „1”. W przypadku korekty dotychczas złożonego pliku, niezależnie czy korekta dotyczy deklaracji, ewidencji czy deklaracji z ewidencją, wpisujesz „2”.

Uwaga! W składanych korektach wypełniasz wyłącznie te części (deklarację lub ewidencję), które podlegają korekcie:

• W przypadku korekty części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej wypełniasz wszystkie elementy: Naglówek, Podmiot1, Deklaracja, Ewidencja
• W przypadku korekty wyłącznie części deklaracyjnej, która nie ma wpływu na część ewidencyjną, wypełniasz elementy: Naglówek, Podmiot1, Deklaracja
• W przypadku korekty wyłącznie części ewidencyjnej, która nie ma wpływu na część deklaracyjną, wypełniasz elementy: Naglówek, Podmiot1, Ewidencja

Przykład

Pan Marian w listopadzie 2024 roku skoryguje JPK_VAT za marzec 2024 roku..

Nowe dodatkowe dane w JPK_VAT

W JPK_VAT musisz podać dodatkowe dane (w części ewidencyjnej):

• Grupowanie towarów i usług (GTU 01-13)
• Oznaczenie rodzaju transakcji (jednej z 13 do wyboru)
• Oznaczenie dowodów sprzedaży

Katalog tych danych znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Grupowanie towarów i usług

Grupowanie towarów i usług to specjalne kody, którymi sprzedawcy będą musieli oznaczać dostarczane towary i świadczone usługi.

Katalog kodów GTU zawiera 13 pozycji, które odnoszą się do tzw. towarów i usług wrażliwych, w których przypadku istnieje zwiększone ryzyko uszczuplenia VAT:

• 01 Dostawa napojów alkoholowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym (nie dotyczy gastronomii)
• 02 Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT (m.in. paliwa i oleje napędowe)
• 03 Dostawa oleju opałowego
• 04 Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich
• 05 Dostawa odpadów
• 06 Dostawa niektórych urządzeń elektronicznych
• 07 Dostawa pojazdów oraz części samochodowych
• 08 Dostawa niektórych metali szlachetnych oraz nieszlachetnych
• 09 Dostawa leków oraz wyrobów medycznych
• 10 Dostawa budynków, budowli i gruntów
• 11 Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych
• 12 Świadczenie usług o charakterze niematerialnych, np.: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych
• 13 Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej

Uwaga! Szczegółowe oznaczenia grup towarów i usług (GTU) znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (§10 ust. 3)

Przy stosowaniu oznaczeń GTU należy uwzględniać inne przepisy i klasyfikacje, jak na przykład Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU), Nomenklatura Scalona (CN), ustawa o VAT wraz z załącznikiem nr 15 (zawierającym wykaz towarów i usług objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności VAT), ustawa o podatku akcyzowym oraz prawo farmaceutyczne (lista leków i wyrobów medycznych, okresowo aktualizowana przez Ministra Zdrowia w drodze obwieszczenia).

Sprzedaż towarów i świadczenie usług, które nie zostały wymienione w katalogu GTU, pozostaje bez oznaczenia.

Oznaczenia rodzaju transakcji

Sprzedawcy i nabywcy muszą też oznaczać towary i usługi specjalnymi kodami dotyczącymi rodzaju transakcji:

• WSTO_EE wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium innego państwa członkowskiego
• IED ułatwianie dostaw lub sprzedaży na odległość towarów przy użyciu interfejsu elektronicznego
• TP transakcje z podmiotami powiązanymi
• TT_WNT wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
• TT_D dostawy towarów poza terytorium kraju
• MR_T świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży
• MR_UZ dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków
• I_42 wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42
• I_63 wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następującej po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63
• B_SPV transfer bonu jednego przeznaczenia
• B_SPV_DOSTAWA dostawa towarów oraz świadczenia usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon
• B_ MPV_PROWIZJA świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia

Oznaczenia dowodów sprzedaży

Sprzedawcy będą też podawać w ewidencji symbole dowodów sprzedaży:

• RO – dokument zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących
• WEW – dowód wewnętrzny
• FP – faktura VAT

Uwaga! Ujmowany w ewidencji dokument może mieć więcej niż jedno oznaczenie.

Przykład

Spółka A sprzedaje alkohol na rzecz podmiotu powiązanego. Fakturę dokumentującą dostawę towarów oznaczy w ewidencji wpisując wartość „1” w polach: GTU_01 oraz TP.

Przeczytaj najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące JPK_VAT.

JPK_VAT w okresie zawieszenia działalności

Przedsiębiorca, który zawiesił działalność gospodarczą, nie składa JPK_VAT z deklaracją za okresy zawieszenia.

Zwolnienie ze składania JPK_VAT z deklaracją, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, nie dotyczy:

• podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
• podatników importujących usługi lub kupujących towary – w zakresie których są podatnikami
• okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego
• okresów rozliczeniowych, za które podatnik ma obowiązek rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz za które ma obowiązek skorygować podatek naliczony.

W takim przypadku, pomimo zawieszenia działalności gospodarczej, należy prawidłowo ująć wykonane czynności lub zaistniałe zdarzenia w ewidencji VAT i złożyć plik JPK_VAT z deklaracją.

Spóźniona wysyłka JPK_VAT

Jeśli nie przekazałeś JPK_VAT z deklaracją w terminie, złóż plik razem z tak zwanym czynnym żalem, który chroni przed sankcjami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym.

Przeczytaj, jak złożyć czynny żal.

Za co grożą kary pieniężne

Jeśli naczelnik urzędu skarbowego stwierdzi, że twój plik JPK_VAT zawiera błędy, które uniemożliwiają weryfikację prawidłowości transakcji, wezwie cię do ich skorygowania, wskazując te błędy.

Masz obowiązek w ciągu 14 dni przesłać urzędowi skorygowaną ewidencję lub złożyć wyjaśnienia, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu.

Jeśli tego nie zrobisz, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd.

Karę trzeba zapłacić bez wezwania w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

• Za niezłożenie JPK_VAT w terminie grozi kara grzywny do 120 stawek dziennych.
• Za podanie w JPK_VAT nierzetelnych informacji grozi kara do 720 stawek dziennych.

W 2024 roku stawka dzienna (według Kodeksu karnego skarbowego) wynosi od 143,33 zł do 57 332 zł.

Kar nie stosuje się do podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.

Wykroczenie skarbowe to czyn zabroniony pod groźbą kary grzywny, jeśli kwota uszczuplenia nie przekracza pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Przestępstwo skarbowe jest to czyn zabroniony pod groźbą kary grzywny w stawkach dziennych, kary ograniczenia wolności lub kary pozbawienia wolności.