Kasa fiskalna w firmie

Co to jest kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż.

Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:

• osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub
• rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze, którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.

Są cztery rodzaje kas:

• kasy on-line
• kasy z elektronicznym zapisem kopii
• kasy z papierowym zapisem kopii
• kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.

Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy, deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych.

Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Ważne! Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Przeczytaj więcej o płatnościach między przedsiębiorcą a konsumentem.

Kogo dotyczą zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2024 roku i mogą dotyczyć:

• wybranych kategorii towarów lub usług
• całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł.

Ważne! Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między innymi:

• gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe, perfumy i wody toaletowe
• usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Sprawdź:

• listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania - § 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
• które kategorie towarów lub usług są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania
• jak obliczyć obrót.

Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Szczegółowe warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są różne dla tych przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, i dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym.

Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

• W poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł i jednocześnie nie miałeś obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony.

• Twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.

Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

• Przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy, i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys. zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym roku podatkowym.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

Przykład 1

Limit przekroczyłeś 5 maja 2023 roku. Od 1 sierpnia 2023 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

Przykład 2

Limit przekroczyłeś 30 czerwca 2023 roku. Od 1 września 2023 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

• Po 31 grudnia 2021 roku zacząłeś sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolnikom ryczałtowym i przewidujesz, że przez pierwsze 6 miesięcy oraz za okres do końca roku (jeśli do końca roku pozostało mniej niż 6 miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.

Przykład

W 2023 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2023 roku twoje obroty wynosiły 40 000 zł – w tym: ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, a w pozostałym zakresie 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w twoim całkowitym obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.

Przykład

Od sierpnia 2023 roku zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. Przewidujesz, że do końca grudnia udział procentowy obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie 85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczy próg 80%.

Jak obliczyć obrót

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto.

Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

Przykład

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2024 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące własnej firmy). Działalność została rozpoczęta od nowego roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu 20 000 zł.

Przykład

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2023 roku. Jego głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące działalności gospodarczej). Działalność została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie:

20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przedsiębiorca będzie musiał zainstalować kasę fiskalną w 2023 roku przy obrocie przekraczającym kwotę 1698,63 zł.

Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym

Kasy z zapisem elektronicznym

Te kasy pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (na przykład na karcie SD/SDHC). Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Można je było kupić do 31 grudnia 2022 roku – do tego czasu obowiązywało potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że te kasy spełniają funkcje oraz kryteria i warunki techniczne (uzyskują je producenci lub importerzy kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii).

Na zasadzie wyjątku, kasy z zapisem elektronicznym do końca 2023 roku mogli nabyć podatnicy korzystający z kas o przeznaczeniu specjalnym, czyli kas wykorzystywanych między innymi do świadczenia usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, usług w zakresie transportu pasażerskiego czy dokonywania sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych.

Ważne! W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii nabytych oraz używanych do 31 grudnia 2022 roku, w których wystąpi konieczność wymiany pamięci fiskalnej, wymiana ta jest również możliwa po 1 stycznia 2023 roku.

Kasy z zapisem papierowym

Te kasy drukują kopie generowanych dokumentów na drugiej rolce. Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy – nie będziesz już mógł jej wyczyścić.

Kasy on-line

Kasy on-line umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK). CRK prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie, informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej.

Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Integracja z terminalem płatniczym

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Termin wejścia w życie tego obowiązku ustalono na 1 stycznia 2025 roku.

Oznacza to, że jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line i nie posiadasz terminala, nie będziesz musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten protokół.

Ważne! Przy zakupie terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi na ten cel. Przeczytaj więcej o uldze na zakup terminala płatniczego.

Jeżeli nie wywiążesz się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie ci grozić kara 5 tys. zł.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży

Część firm ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej on-line.

Kasę on-line muszą mieć firmy, które:

• świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów
• sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych
• świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania
• sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych

• świadczą usługi:

  • fryzjerskie
  • kosmetyczne i kosmetologiczne
  • budowlane
  • w zakresie opieki medycznej
  • prawnicze
  • związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Kasy wirtualne

Jak działają kasy wirtualne

Od 1 czerwca 2020 roku możliwe jest tworzenie wirtualnych kas fiskalnych.

W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych kasy wirtualne mają postać oprogramowania, które przedsiębiorca instaluje na tablecie, komputerze czy smartfonie.

Urządzenie, na którym zainstalowana jest kasa wirtualna, musi mieć możliwość podłączenia do drukarki i wydruku paragonów. Paragony są opatrzone unikalnym identyfikatorem.

Pamiętaj! Koszt zakupu kasy wirtualnej obejmuje tylko oprogramowanie. Za urządzenie, na którym je zainstalujesz lub za drukarkę - jeśli ich nie masz - trzeba zapłacić osobno.

Za dostęp do oprogramowania udostępnianego przez producenta kasy wirtualnej płacisz abonament. Ty decydujesz, na jaki okres kupujesz dostęp i jak długo będziesz płacić abonament. Zwykle są to umowy kilkumiesięczne.

Po wykupieniu dostępu do oprogramowania musisz skonfigurować urządzenie, na którym zainstalujesz oprogramowanie kasy. Pamiętaj, żeby zrobić to zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy.

Ważne! W przeciwieństwie do innych kas, na przykład kas online, w przypadku kas wirtualnych producent, od którego kupujesz dostęp do kasy nie wydaje książki serwisowej kasy fiskalnej. W kasach wirtualnych rejestr wszystkich zdarzeń, które powinna zawierać książka kasy jest przekazywany bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej.

Kasa wirtualna musi mieć potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia ogólne warunki określone dla kas fiskalnych, w tym warunki dotyczące bezpieczeństwa. Takie potwierdzenie w postaci certyfikatu potwierdzającego, że kasa nadaje się do ewidencjonowania sprzedaży, producent kasy powinien otrzymać przed wprowadzeniem do obrotu i sprzedażą licencji na oprogramowanie. Żeby otrzymać certyfikat, producent kasy wirtualnej musi złożyć wniosek do Głównego Urzędu Miar.

Pamiętaj! Proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar zwykle trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Możesz sprawdzić czy kasa rejestrująca, którą chcesz kupić ma certyfikat GUM w rejestrze decyzji prowadzonym przez Główny Urząd Miar.

Kasy wirtualne, podobnie jak kasy on-line, automatycznie przesyłają dane kasy z prowadzonej ewidencji sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa KAS.

W ten sam sposób przesyłane są wszelkie informacje fiskalne, które powstają podczas użytkowania kasy. KAS wykorzystuje te dane do analiz i kontroli w czasie rzeczywistym.

Kasy wirtualne podobnie jak inne rodzaje kas można podzielić na:

• kasy ogólne, które przeznaczone są do prowadzenia standardowej ewidencji sprzedaży, która nie wymaga stosowania specjalnych funkcji
• kasy specjalne, które przeznaczone są do ewidencjonowania skomplikowanej sprzedaży i odpowiadają szczególnym wymaganiom. Ten typ kasy wirtualnej sprawdzi się na przykład do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, czy też w przypadku prowadzenia ewidencji w urządzeniach sprzedaży automatycznej.

Kasa wirtualna może łączyć obie kategorie kas, o ile spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

Kto może używać kas wirtualnych

Z kas wirtualnych mogą korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone usługi:

• usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym
• usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)
• usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0)
• usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0)
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0)
• usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0)
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0)
• usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10)
• usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0)
• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0)
• usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0)
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0)
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0)
• usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0)
• usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0)
• usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0)
• usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0)
• usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)
• usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20)
• usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30)
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90)
• usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10)
• pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29)
• usługi przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21)
• usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30)
• sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
• usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)
• usługi mycia i czyszczenia samochodów oraz usługi podobne (PKWiU 45.20.20.0).

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy – nie więcej jednak niż 700 zł – i przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

• twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line
• twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie on-line.

Przeczytaj, jak otrzymać zwrot kosztów na zakup kasy fiskalnej on-line.

Zwrot ulgi za zakup kasy

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:

• przestaniesz używać kasy fiskalnej (na przykład zamkniesz firmę, ogłosisz jej upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził sprzedaży na rzecz osób fizycznych)
• trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym Repozytorium Kas
• nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

Pamiętaj! Jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, czas zawieszenia nie jest wliczany do okresu wymaganych 3 lat.

Przykład

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 roku i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu 2016 roku zawiesiłeś działalność na 2 lata (czyli do lipca 2018 roku) i następnie wznowiłeś ją do końca 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 roku postanowiłeś zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej ulgi.

Jeśli chcesz zwrócić ulgę uzyskaną na zakup kasy, należną kwotę wpłać na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

• miesiącu, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za miesiąc)
• kwartale, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za kwartał).

Przykład

Od stycznia 2018 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy miesięczne. Kasę fiskalną o wartości 1200 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. W marcu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 kwietnia 2019 roku.

Przykład

Od sierpnia 2017 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za każdy kwartał. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i skorzystałeś z ulgi. W styczniu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 lutego 2019 roku.

Jeśli jesteś zwolniony z podatku VAT, zwróć ulgę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym skończyłeś prowadzenie działalności.

Przykład

Od lutego 2018 roku prowadzisz firmę i jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania podatku VAT. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w lutym 2018 roku i dostałeś ulgę na jej zakup. Jednak 2 sierpnia 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś na to czas do 31 sierpnia 2019 roku.

Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy bez względu na jej rodzaj musisz przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.

Fiskalizacja umożliwia poprawną rejestrację transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. W pamięci kasy zostają wówczas zapisane jej dane identyfikujące. Fiskalizację przeprowadza upoważniony serwisant, który ma obowiązek zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego danych dotyczących twojej kasy.

Przeczytaj, jak serwisant zgłasza kasę fiskalną do urzędu skarbowego.

W przypadku kas on-line potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji, który zostanie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas (możesz go również wydrukować i dołączyć do książki kasy).

W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii fiskalizacja jest potwierdzana wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Jego wydruk zostaje dołączony do książki kasy. Od tego momentu kasa ewidencjonuje w trybie fiskalnym każdą sprzedaż dokonaną przy jej użyciu.

Zakres upoważnienia serwisanta i to, czy jest aktualne, sprawdzisz w Wyszukiwarce uprawnień serwisantów. Jeśli w trakcie użytkowania zdecydowałeś się na zmianę serwisanta, to on musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Numer ewidencyjny może być przydzielony na dwa sposoby, w zależności od rodzaju kasy:

• W przypadku kas online zostanie przydzielony automatycznie podczas fiskalizacji dokonanej przez serwisanta, który zgłosi cię do urzędu skarbowego i przekaże twoje dane identyfikacyjne do CRK. Następnie CRK prześle numer ewidencyjny twojej kasy. Przyznany numer będzie zapisywany w pamięci kasy wraz z twoim numerem NIP. Nie masz obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego.
• W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii dostaniesz go dopiero po zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych dotyczących kasy, czyli po rejestracji kasy. Zgłoszenia dokonaj w ciągu 7 dni od dokonania fiskalizacji na wzorze zgłoszenia.

Przeczytaj, jak zarejestrować kasę fiskalną z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.

Jak zapoznać pracowników z zasadami używania kasy

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania zapoznaj wszystkie osoby, które prowadzą w twojej firmie sprzedaż na kasie fiskalnej, z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonów fiskalnych. Każda z tych osób, zanim zacznie używać kasy, musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji.

Dokument potwierdzający zapoznanie się pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji sporządzasz w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden dajesz osobie prowadzącej ewidencję, drugi zostawiasz sobie.

Nie musisz przekazywać tej informacji do urzędu skarbowego.

Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Kasa z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

Stałe połączenie z internetem	Praca w trybie on-line nie jest wymagana.
Wystawianie i wydawanie paragonów	Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.
Kontrola poprawności pracy kasy	Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.
Archiwizacja danych	Masz obowiązek przechowywania kopii każdego wydanego paragonu (w formie papierowej lub na karcie pamięci – w zależności od typu posiadanej kasy).
Raport dobowy i miesięczny	Raport dobowy – masz obowiązek wystawić go i wydrukować najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.
Przeglądy techniczne kasy	Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.
Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)	Masz obowiązek przechowywać książkę kasy.
Wymiana pamięci kasy fiskalnej	W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonaj ponownej fiskalizacji.
Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego	Od 1 stycznia 2022 musisz umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki (przy użyciu instrumentu płatniczego) w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność.

Kasa on-line

Stałe połączenie z internetem	Kasa musi pracować w trybie on-line. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.
Wystawianie i wydawanie paragonów	Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym.
Kontrola poprawności pracy kasy	Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skontaktuj się z serwisantem.
Archiwizacja danych	Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Nie ma obowiązku archiwizacji.
Raport dobowy i miesięczny	Raport dobowy – kasy on-line są zwolnione z obowiązku drukowania. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca.
Przeglądy techniczne kasy	Co najmniej raz na 2 lata zrób przegląd kasy fiskalnej u serwisanta. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu.
Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)	Masz obowiązek przechowywać książkę kasy.
Wymiana pamięci kasy fiskalnej	W przypadku zapełnienia lub uszkodzenia pamięci kasy, wymień ją za pośrednictwem serwisanta i dokonaj ponownej fiskalizacji.
Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego	Od 1 stycznia 2022 musisz umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki (przy użyciu instrumentu płatniczego) w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność.

Książka kasy fiskalnej (książka serwisowa)

Książka kasy to dokument, który dostaniesz, kupując kasę, i w którym powinna się znaleźć cała historia jej użytkowania. Dlatego książkę musisz na bieżąco uzupełniać i przechowywać tam, gdzie używasz kasy.

Do książki kasy wpisujesz miejsce użytkowania kasy i każdą jego zmianę. Powinieneś też odnotować sytuacje, kiedy musiałeś wezwać serwisanta (żądanie interwencji). Część informacji wpisuje sam serwisant, który odpowiada za fiskalizację, wszystkie naprawy, konserwację i przeglądy techniczne. Serwisant dokumentuje wymianę pamięci (fiskalnej i chronionej) oraz potwierdza przeprowadzenie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy.

W książce są wymienione wszystkie osoby upoważnione do przeprowadzenia serwisu – wpisuje je serwis główny (czyli producent kasy, jej importer lub firma przez nich upoważniona do prowadzenia serwisu głównego). Serwis główny wyda ci także duplikat książki kasy, jeśli ją zgubisz.

Listę osób, które mają uprawnienia do prowadzenia serwisu kas, prowadzi Ministerstwo Finansów.

Sprawdź, czy twój serwisant ma ważne uprawnienia do zajmowania się twoją kasą.

Pamiętaj! Jeśli będziesz miał kontrolę urzędu skarbowego, urzędnik może poprosić cię, żebyś okazał książkę kasy.

Przegląd techniczny kasy

Pamiętaj o wykonywaniu regularnych przeglądów technicznych – co najmniej raz na 2 lata. Termin wykonania kolejnego przeglądu liczysz od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu.

Serwisant powinien wykonać przegląd w ciągu 3 dni od twojego zgłoszenia.

Za brak wykonania przeglądu w terminie grożą ci kary lub sankcje:

• naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w wysokości 300 zł
• będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy, jeśli taką otrzymałeś (w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania).

Co zrobić, jeśli stracisz kasę fiskalną

O utracie kasy powiadom niezwłocznie – w ciągu 5 dni od zdarzenia – naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży, zgłoś się na policję. Otrzymasz potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży. Przedstaw je w urzędzie skarbowym, informując naczelnika o utracie kasy.

Jeśli odzyskasz kasę, będziesz musiał przeprowadzić przegląd techniczny przed jej ponownym użyciem. Poinformuj też urząd skarbowy o odzyskaniu kasy.

Awaria kasy fiskalnej

W przypadku awarii kasy poinformuj o tym swojego serwisanta. Do prowadzenia dalszej ewidencji sprzedaży możesz wykorzystać kasę rezerwową, o ile ją posiadasz – nie masz takiego obowiązku. Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co kasa podstawowa, a paragony muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadziłeś sprzedaż na kasie rezerwowej, drukuj raporty dobowe i miesięczne.

Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz dokonywać sprzedaży w czasie awarii.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności nie oznacza obowiązku likwidacji kasy. Jeśli działalność jest zawieszona, jesteś też zwolniony z obowiązku zgłaszania kasy do przeglądu technicznego. Musisz natomiast zrobić to po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie.

W czasie zawieszenia:

• jeżeli nie dokonywałeś sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, nie robisz raportów dobowych ani miesięcznych
• jeżeli sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku firmy lub środki trwałe, musisz zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym podmiotom (przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę
• nie musisz zmieniać kasy fiskalnej starego typu na kasę fiskalną nowego typu (jeśli masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie online). Trzeba to jednak zrobić przed rozpoczęciem pierwszej sprzedaży, po wznowieniu działalności.

Jak zlikwidować kasę fiskalną

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej przy pomocy serwisanta oraz:

• wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy – miesięczny)
• wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół z tej czynności
• złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, a także raport fiskalny rozliczeniowy – w ciągu 5 dni od ich sporządzenia.

Przeczytaj, jak wyrejestrować kasę fiskalną.

Ważne! Musisz zwrócić kwotę, którą wcześniej odliczyłeś lub którą zwrócił ci urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia używania kasy:

• przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą
• nastąpi otwarcie likwidacji twojej firmy
• zostanie ogłoszona upadłość twojej firmy
• sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie dokonywał sprzedaży na rzecz osób fizycznych.