Księgowość przy zawieszeniu, wznowieniu i likwidacji działalności gospodarczej

Jak prowadzić uproszczoną księgowość w czasie zawieszenia działalności

Jeśli prowadzisz uproszczoną księgowość - podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), to robisz to także w okresie zawieszenia.

W okresie zawieszenia nie możesz co do zasady osiągać przychodów z bieżącej działalności gospodarczej. Możesz natomiast uzyskać przychód:

• z należności powstałych przed datą zawieszenia,
• ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.

Takie przychody ewidencjonujesz w PKPiR.

W trakcie zawieszenia możesz też ponosić koszty, które mają na celu zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów lub wynikają ze zobowiązań finansowych podjętych przed zawieszeniem działalności. Mogą to być:

• czynsz za wynajem lokalu,
• opłaty za media (np. telefony, gaz, woda, energia elektryczna),
• podatek od nieruchomości,
• opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
• opłaty ze serwis internetowy,
• opłaty za ochronę obiektów firmowych,
• składki na ubezpieczenie komunikacyjne samochodów firmowych,
• składki na ubezpieczenia majątkowe,
• raty leasingowe za okres zawieszenia działalności,
• opłaty za prowadzenie rachunku bankowego.

Opłaty ponoszone w okresie zawieszenia ewidencjonujesz w PKPiR jako koszty uzyskania przychodu (mające na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

Przykład

Pani Ewa zawiesiła prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej od marca do września 2020 r. W tych miesiącach będzie opłacać raty leasingowe za samochód oraz abonament za telefon. Wydatki te ujmie w PKPiR i rozliczy jako koszty podatkowe w zeznaniu za 2020 r. Nie może jednak odliczyć poniesionych w okresie zawieszenia wydatków na paliwo do samochodu ani kosztów rozmów telefonicznych (chyba że te rozmowy wiązały się z zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów).

Uwaga! Jeśli okres zawieszenia działalności gospodarczej obejmuje 1 stycznia
albo koniec roku podatkowego, powinieneś przeprowadzić spis z natury.

Przeczytaj, jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)

Jak ewidencjonować ryczałt w czasie zawieszenia działalności

Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w czasie zawieszenia firmy również prowadzisz ewidencję przychodów. Ujmujesz w niej tylko przychody uzyskane w okresie zawieszenia działalności gospodarczej:

• z należności powstałych przed datą zawieszenia
• ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.

Ryczałtowcy nie ewidencjonują kosztów uzyskania przychodów.

Karta podatkowa w czasie zawieszenia działalności

Jeśli rozliczasz się w formie karty podatkowej, nie prowadzisz w ogóle księgowości,
ani w trakcie działalności, ani w okresie zawieszenia.

Jak prowadzić pełną księgowość w czasie zawieszenia działalności

Jeśli prowadzisz pełną księgowość (księgi rachunkowe) i zawieszasz działalność, możesz być zwolniony z obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,
m.in. zamykania ksiąg rachunkowych, o ile działalność była zawieszona przez cały rok obrotowy.

Możesz nie zamykać ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, jeżeli spełnisz łącznie następujące warunki:

• twoja działalność w roku obrotowym przez cały czas pozostawała zawieszona,
• nie dokonywałeś odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych i nie występowały inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Zwolnienie z obowiązku zamykania ksiąg rachunkowych w okresie zawieszenia działalności pociąga za sobą zwolnienie z innych obowiązków, m.in. składania sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w którym działalność przez cały ten okres była zawieszona. Możesz również odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego.

Jeśli działalność została zawieszona na krótszy okres, np. pół roku, konieczne jest zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy i sporządzenie sprawozdania finansowego.

Jak prowadzić księgowość po wznowieniu działalności

Jeśli decydujesz się na wznowienie działalności gospodarczej, wracasz do prowadzenia księgowości na zasadach sprzed jej zawieszenia.

Wznowienie działalności gospodarczej co do zasady następuje w dniu, który wskazałeś we wniosku złożonym do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub do sądu rejestrowego (w przypadku spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego). Przychody i koszty ewidencjonujesz od dnia wznowienia działalności.

• Jeśli prowadzisz ewidencję w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
  lub ewidencję przychodów przy ryczałcie, nową księgę zakładasz tylko wtedy,
  gdy wznowienie działalności gospodarczej następuje 1 stycznia lub w trakcie kolejnego roku (po roku, w którym działalność została zawieszona). Nie zakładasz nowej księgi, jeśli wznowienie działalności nastąpi w ciągu tego samego roku co zawieszenie.
• Jeśli prowadzisz pełną księgowość, po wznowieniu działalności otwierasz księgi rachunkowe m.in. w sytuacji, gdy wznowienie następuje na początku roku obrotowego, oraz gdy księgi zostały zamknięte za rok obrotowy, w którym działalność została zawieszona.

Po wznowieniu działalności gospodarczej nie musisz zgłaszać do urzędu skarbowego wznowienia prowadzenia księgowości.

Jak zamknąć PKPiR przy likwidacji działalności

Jeśli zdecydujesz się zamknąć firmę, musisz też zamknąć księgowość.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zamykasz zaczynając od podsumowania kwot wpisanych w ciągu roku do poszczególnych kolumn. Następnie sporządzasz spis
z natury i wpisujesz do PKPiR jego wartość. Będzie to ostatni zapis w księdze.

Ważne! Nie musisz sporządzać spisu z natury, jeśli świadczyłeś usługi niematerialne (np. doradcze) i nie wykorzystywałeś w swojej działalności towarów handlowych ani materiałów do produkcji.

Spisem z natury trzeba objąć wszystkie towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które pozostały na stanie na dzień likwidacji działalności. Nie ujmujesz się w nim wyposażenia ani środków trwałych.

Twój spis z natury na dzień likwidacji działalności gospodarczej powinien zawierać:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników:
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji...",
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Przykład

Pan Marcin zamyka firmę handlową z końcem marca. Na dzień zakończenia działalności zostało mu: 5 bluzek (których cenna zakupu wyniosła 30 zł za sztukę), 3 pary spodni (cena zakupu 80 zł za sztukę), 2 kurtki (cena zakupu 150 zł za sztukę). W spisie z natury powinien ująć wszystkie te towary po cenie zakupu.

Na podstawie zapisów w księdze ustalasz dochód do opodatkowania.

Przeczytaj jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)

Jak sporządzić wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności

Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności gospodarczej muszą sporządzić podatnicy, którzy prowadzą:

• księgi rachunkowe,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów
• ewidencję przychodów (czyli podatnicy opodatkowani ryczałtem ewidencjonowanym)
• rozliczający się w formie karty podatkowej.

Wykaz składników majątku ma szerszy zakres od spisu z natury, gdyż obejmuje cały majątek wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej – nie tylko składniki majątku objęte spisem z natury ale również środki trwałe i wyposażenie, np. samochód czy laptop.

Wykaz powinien zawierać co najmniej takie dane, jak:

• liczbę porządkową,
• określenie (nazwę) składnika majątku,
• datę nabycia składnika majątku
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku,
• kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów,
• wartość początkową,
• metodę amortyzacji,
• sumę odpisów amortyzacyjnych,
• wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału
  w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji.

Sporządzenie wykazu będzie podstawą ustalenia dochodu, jeśli po likwidacji działalności gospodarczej sprzedasz dany składnik majątku. Wykazu nie przekazujesz organom skarbowym, musisz jednak przechowywać i udostępnić w przypadku ewentualnej kontroli.

Po zamknięciu działalności gospodarczej majątek, który do tej pory był majątkiem firmowym, staje się twoim majątkiem prywatnym. Możesz go sprzedać, ale jeśli sprzedaż nastąpi w ciągu 6 lat, zapłacisz podatek dochodowy. Upływ 6-letniego terminu liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce likwidacja działalności.

Jak zamknąć pełną księgowość

Jeśli zdecydujesz się zamknąć firmę, a prowadzisz pełną księgowość, podstawowym obowiązkiem jest zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Zanim jednak zamkniesz księgi i sporządzisz sprawozdanie, musisz:

• wycenić majątek spółki i utworzyć rezerwę na przewidywane koszty związane
  z likwidacją,
• przeprowadzić inwentaryzację składników aktywów i pasywów na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji.

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe, którzy likwidują działalność gospodarczą,
nie muszą sporządzać spisu z natury, lecz na dzień zakończenia tej działalności przeprowadzić inwentaryzację.

Przeczytaj, jak przygotować sprawozdanie finansowe.