Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe

Kto sporządza sprawozdania finansowe

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny
• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (na przykład spółki jawnej), jak też osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia. Liczy się to jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie.

Przeczytaj, kto musi prowadzić pełną rachunkowość.

Kto nie musi sporządzać sprawozdania finansowego

Spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy są mniejsze niż równowartość w walucie polskiej 2,5 mln euro i nie prowadzą pełnej księgowości.

Takie spółki składają w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Muszą to zrobić w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.

Oświadczenie składa się do KRS tylko elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych:

• co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• w niektórych wypadkach odpłatnie przez system S24.

Bezpłatne złożenie oświadczenia jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli brak takiej osoby i nie ma profesjonalnego pełnomocnika, którego PESEL jest w KRS, oświadczenie składa się odpłatnie przez system S24.

Przeczytaj, jak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek osób zarządzających firmą. Ustawa o rachunkowości nazywa ich kierownikami jednostki.

Kierownikami jednostki są:

• członkowie zarządu spółki kapitałowej
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo - akcyjnej
• likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym
• członkowie organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Co zawiera sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe przygotuj po polsku i w walucie polskiej.

Sprawozdanie składa się z:

• bilansu – wykazuje się w nim stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy
• rachunku zysków i strat - wykazuje się w nim oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy
• informacji dodatkowej – która zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.

Do sprawozdania finansowego dołącz:

• uchwałę zatwierdzającą dokumenty sprawozdania
• sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane; wymóg dotyczy między innymi spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych)
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
• opinię albo sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie finansowe

Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.

Następnie sprawozdanie zatwierdza organ zatwierdzający, zależny od statusu prawnego jednostki.

Organem zatwierdzającym w:

• spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych oraz cywilnych – są wspólnicy
• spółkach komandytowo-akcyjnych – jest walne zgromadzenie wspólników
• spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością – jest walne zgromadzenie wspólników
• spółkach akcyjnych – jest walne zgromadzenie akcjonariuszy
• spółdzielniach – jest walne zgromadzenie członków
• jednoosobowej działalności gospodarczej – jest właściciel tej działalności.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Jak przygotować sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacje, stowarzyszenia, związki zawodowe.

Sprawozdania finansowe emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym oraz jednostek niebędących emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, sporządza się w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, lub innym przeszukiwalnym formacie.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisuje:

• kierownik jednostki oraz
• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (na przykład główny księgowy).

Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Wcześniej jednak pozostałe osoby muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie albo odmówić złożenia takich oświadczeń.

Pamiętaj! Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. Zarówno odmowa podpisu sprawozdania finansowego jak i odmowa złożenia oświadczenia wymaga pisemnego uzasadnienia.

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. Dokumenty te sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Oświadczenia mogą być również sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, ale w tym przypadku osoba podpisująca sprawozdanie finansowe, ma obowiązek zapewnić sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Sprawozdanie finansowe trzeba podpisać: podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.

Przeczytaj, jak stosować:

• podpis kwalifikowany
• podpis zaufany
• podpis osobisty.

Uwaga! Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta.

Wyjątkowo, możesz dołączyć do sprawozdania skan:

• uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
• uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty.

Przeczytaj, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS.

Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe

Kto	Gdzie i jak	Kiedy
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR	Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości.	15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych	Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI	W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe.	Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI	15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego
Spółki cywilne	Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS.

Pamiętaj! Obowiązek stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) zamiast ustawy o rachunkowości mają emitenci papierów wartościowych i banki.

Jak przesłać sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) zgłasza i przesyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony.

Przejdź do informacji o e-sprawozdaniach do Szefa KAS na stronie podatki.gov.pl.

Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego składa kierownik jednostki. Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna wpisana jako uprawniona do reprezentacji samodzielnie lub łącznie z innymi osobami.

Sprawozdanie do KRS można złożyć po założeniu konta na Portalu Rejestrów Sądowych:

• co do zasady bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)
• w niektórych wypadkach odpłatnie do KRS przez system S24.

Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Jeśli brak takiej osoby, zgłoszenia można dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika, na zasadach opisanych niżej.

Płatne złożenie sprawozdania finansowego oznacza złożenie płatnego (140 zł), elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30, o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych.

Tryb płatny będzie cię dotyczył, jeśli jesteś:

• osobą uprawnioną do reprezentacji podmiotu, prokurentem, syndykiem, zarządcą w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS;
• pełnomocnikiem i twój numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

W praktyce, tryb płatny może dotyczyć na przykład spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Zgłoszenie należy podpisać podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Jakie są sankcje za niezłożenie sprawozdania

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi między innymi:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (na przykład członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
• postępowanie przymuszające
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS
• ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

Ważne! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak na przykład złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu.