Jak rozliczać VAT od sprzedaży towarów i usług konsumentom z Unii Europejskiej

Co to jest wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość

Towary wysyłane do konsumentów w państwach Unii Europejskiej w ramach transakcji B2C (business to client) rozliczasz w inny sposób, niż transakcje z przedsiębiorcami B2B (business to business).

Od 1 lipca 2021 roku zmieniły się zasady rozliczenia VAT od takiej sprzedaży.

Zamiast dotychczasowego określenia „sprzedaż wysyłkowa” posługujemy się pojęciem „wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość” (WSTO).

WSTO to dostawa towarów wysyłanych przez dostawcę (lub na jego rzecz) z terytorium jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Towary są dostarczane do:

• podatnika, który nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• osoby prawnej niebędącej podatnikiem, która nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• do podmiotu niebędącego podatnikiem, czyli najczęściej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

WSTO obejmuje także przypadki dostawy towarów, gdy dostawca pośrednio uczestniczy w ich wysyłce lub transporcie, na przykład zleca wysyłkę lub transport towarów osobie trzeciej, która dostarcza towary do nabywcy.

Co do zasady miejscem dostawy towarów jest miejsce, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy.

Dlatego VAT należy rozliczyć w państwie konsumenta.

Przykład

Pani Joanna jest czynnym podatnikiem VAT. Za pośrednictwem swojego sklepu internetowego sprzedaje ubrania konsumentom (osobom fizycznym) z Niemiec. Miejscem opodatkowania według zasad ogólnych będą Niemcy.

Regulacje w zakresie WSTO wprowadzają uproszczenia w rozliczeniu VAT w tego typu transakcjach.

W ramach WSTO można dokonywać dostaw wyrobów akcyzowych, na przykład alkoholu. WSTO nie stosuje się natomiast do nowych środków transportu, towarów montowanych, instalowanych oraz w określonych przypadkach: dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i towarów używanych.

Uwaga! Nie należy mylić WSTO z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT), która dotyczy transakcji między przedsiębiorcami (B2B).

Przeczytaj więcej o wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT).

Limit sprzedaży – dlaczego jest ważny

Sposób rozliczenia wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość zależy od tego, czy przekroczysz limit 10 tys. euro (42 tys. zł) wartości dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz odbiorców z innych państw Unii Europejskiej w skali roku.

Do limitu wliczasz:

• wartość dostaw towarów sprzedawanych konsumentom z innych państw Unii Europejskiej
• wartość usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych (tak zwane usługi TBE) świadczonych na rzecz konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

Ważne! Limit 10 tys. euro (42 tys. zł) dotyczy twojej łącznej sprzedaży do wszystkich państw Unii Europejskiej. Nie możesz go przekroczyć ani w trakcie obecnego, ani poprzedniego roku podatkowego.

Jeśli wartość twojej sprzedaży dla konsumentów z Unii Europejskiej nie przekroczy limitu, masz do wyboru jedną z trzech opcji:

• rozliczasz sprzedaż tak samo jak sprzedaż krajową
• dobrowolnie zarejestrujesz się do VAT w kraju konsumentów
• rejestrujesz się do systemu VAT OSS, w którym rozliczasz całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

Jeśli wartość twojej sprzedaży dla konsumentów z Unii Europejskiej przekroczy limit, masz do wyboru jedną z dwóch opcji:

• rejestrujesz się do VAT w każdym państwie Unii Europejskiej, w którym sprzedajesz swoje towary
• rejestrujesz się do systemu VAT OSS, w którym rozliczasz całą sprzedaż dla konsumentów z innych państw Unii Europejskiej.

Pamiętaj! Jeśli nie przekroczyłeś limitu, masz możliwość - ale nie obowiązek - rejestracji do celów VAT w każdym kraju Unii Europejskiej, w którym mieszkają twoi klienci albo rejestracji do systemu VAT OSS. Warunkiem jest pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego.

Jak rozliczyć sprzedaż w systemie VAT OSS

Od 1 lipca 2021 roku całą sprzedaż dla zagranicznych konsumentów możesz wykazać w tak zwanym jednym okienku. Służy do tego system VAT OSS (One Stop Shop), który zastąpił system MOSS (Mini One Stop Shop).

Dzięki OSS wykazujesz w jednej deklaracji całą sprzedaż z zagranicznym podatkiem VAT i odprowadzasz ten podatek w kraju swojej rejestracji, czyli w Polsce. Podatek płacisz w euro według stawek obowiązujących w krajach nabywców.

Pamiętaj! Udział w OSS jest dobrowolny. Jednak jeśli już przystąpisz do OSS, musisz w nim rozliczać wszystkie transakcje na rzecz konsumentów z państw Unii Europejskiej. Nie można stosować tej procedury wybiórczo.

Przykład

Pan Józef za pośrednictwem swojej strony internetowej (sklepu online) sprzedaje konsumentom we Francji i w Niemczech towary, które wysyła z magazynu w Polsce. Dotychczas był zarejestrowany do VAT we Francji i w Niemczech, gdzie rozliczał podatek VAT należny z tytułu tej sprzedaży. Jednak od 1 lipca 2021 roku deklaruje i zapłaci podatek VAT za pośrednictwem OSS. Musi stosować stawki obowiązujące w krajach konsumentów: 19% w Niemczech i 20% we Francji.

W OSS nie możesz deklarować:

• sprzedaży krajowej na rzecz konsumentów z Polski
• zagranicznej sprzedaży lokalnej – jeśli wysyłasz towar z magazynu w innym państwie Unii Europejskiej do odbiorcy w tym samym kraju, na przykład z magazynu w Niemczech do odbiorcy w Niemczech
• sprzedaży na rzecz przedsiębiorców, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Przeczytaj więcej o punkcie kompleksowej obsługi OSS.

Jeśli chcesz zarejestrować się do OSS, złóż zgłoszenie na formularzu VIU-R: „Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT” do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Jak VAT od wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość rozlicza podatnik zwolniony z VAT

Podatnik zwolniony z VAT podmiotowo – nie przekroczył limitu sprzedaży 200 tys. zł – powinien rozliczać zagraniczny podatek VAT, jeśli przekroczy limit sprzedaży dla konsumentów z krajów Unii Europejskiej, który wynosi 10 tys. euro rocznie.

W takiej sytuacji musi:

• zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów albo
• zarejestrować się do systemu VAT-OSS i za jego pośrednictwem rozliczać zagraniczny podatek.

Przekroczenie limitu 10 tys. euro nie wpływa jednak na status podatnika VAT w Polsce – może nadal być zwolniony podmiotowo z VAT (dopóki nie przekroczy limitu sprzedaży krajowej 200 tys. zł). Do limitu sprzedaży krajowej – 200 tys. zł – wlicza się tylko polską sprzedaż krajową (nie wlicza się wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu podatkiem na terytorium kraju). W praktyce to oznacza, że sprzedaż w Polsce będzie zwolniona z VAT, a sprzedaż WSTO, czyli do innych państw Unii Europejskiej, będzie wykazywana w OSS lub lokalnych deklaracjach. Warto jednak mieć na uwadze, że, aby korzystać z OSS w Polsce, należy być zarejestrowanym w Polsce jako podatnik VAT (czynny lub zwolniony).

Przykład

Pani Izabela korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Sprzedaje towary konsumentom z Czech za pośrednictwem własnego sklepu internetowego o łącznej wartości ponad 10 tys. euro w skali roku. Pani Izabela może zarejestrować się na VAT w Czechach albo w systemie OSS w Polsce. Dla celów rejestracji w OSS w Polsce pani Izabela powinna być zarejestrowana jako podatnik VAT zwolniony.

Jak rozliczyć VAT od sprzedaży usług świadczonych konsumentom z Unii Europejskiej

Od 1 lipca 2021 roku w systemie OSS możesz rozliczać usługi świadczone na rzecz konsumentów, których miejscem opodatkowania jest inne państwo członkowskie Unii Europejskiej.

OSS obejmuje między innymi usługi:

• zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji
• w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobne usługi, takie jak targi i wystawy oraz usługi pomocnicze do tych usług
• transportowe i pomocnicze do usług transportowych, takie jak załadunek, rozładunek, przeładunek lub podobne czynności
• wyceny rzeczowego majątku ruchomego oraz na rzeczowym majątku ruchomym
• związane z nieruchomościami
• wynajmu środków transportu
• restauracyjne i cateringowe
• telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne.

Ważne! W przypadku usług innych niż TBE (telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych) – świadczonych na rzecz konsumentów z państw Unii Europejskiej, których miejsce opodatkowania jest w kraju nabywcy – nie stosuje się limitu 10 tys. euro (42 tys. zł). Oznacza to, że nawet jeśli wartość tych usług nie przekroczyła limitu, musisz zarejestrować się do VAT w kraju konsumentów lub skorzystać z OSS.

Przykład

Pan Antoni wykonuje remont budynku we Francji. Jest to usługa związana z nieruchomością, która podlega VAT we Francji. Od 1 lipca 2021 roku może skorzystać z OSS i rozliczyć VAT należny we Francji w specjalnej deklaracji składanej w Polsce. Może też, tak jak dotychczas, zarejestrować się do VAT we Francji i tam rozliczać podatek.

W OSS nie możesz rozliczać usług świadczonych na rzecz konsumentów z Polski.

Przykład

Pan Artur ma siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Świadczy na rzecz konsumentów usługi związane z nieruchomościami położonymi w Polsce i w Niemczech. Usługi takie są opodatkowane w kraju położenia nieruchomości, czyli w Polsce i w Niemczech. Od 1 lipca 2021 roku pan Artur może rozliczyć podatek VAT za pośrednictwem OSS, ale tylko od usług związanych z nieruchomościami położonymi w Niemczech. Usługi związane z nieruchomościami położonymi w Polsce rozlicza na dotychczasowych zasadach.

Co to jest system VAT IOSS

Od 1 lipca 2021 roku import każdego towaru do Unii Europejskiej – bez względu na jego wartość rzeczywistą – podlega co do zasady opodatkowaniu VAT.

Jednocześnie od 1 lipca 2021 roku wprowadzono pojęcie sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI). Jest to dostawa towarów, które są wysyłane lub transportowane przez dostawcę lub na jego rzecz z terytorium państwa trzeciego do:

• podatnika
• osoby prawnej niebędącej podatnikiem, która nie ma obowiązku rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub
• podmiotu niebędącego podatnikiem – głównie do konsumentów z Unii Europejskiej w formule B2C (business to client).

Dotyczy to także przypadków, gdy dostawca pośrednio uczestniczy w wysyłce lub transporcie tych towarów.

Jeśli sprowadzasz towary z państw trzecich na rzecz konsumentów z państw Unii Europejskiej, możesz rozliczyć VAT w jednym okienku. Służy do tego IOSS – importowy punkt kompleksowej obsługi (Import One Stop Shop).

Możesz zarejestrować się w systemie IOSS w Polsce, składać tu miesięczne deklaracje VAT i wpłacać podatek. Unikasz dzięki temu obowiązków ewidencyjno-sprawozdawczych w każdym państwie dostawy towarów. Rejestracji do VAT IOSS należy dokonać na formularzu VII-R: „Zgłoszenie podatnika informujące w zakresie szczególnej procedury importu rozliczania VAT”.

VAT IOSS obejmuje sprzedaż na odległość towarów, które spełniają łącznie następujące warunki:

• są wysyłane lub transportowane spoza Unii Europejskiej w momencie ich sprzedaży
• są wysyłane lub transportowane w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro
• nie podlegają podatkowi akcyzowemu (na przykład alkohol lub wyroby tytoniowe).

Pamiętaj! System VAT IOSS jest fakultatywny dla podatników. Jednak jeśli już przystąpisz do IOSS, musisz w nim rozliczać wszystkie transakcje na rzecz konsumentów w Unii Europejskiej. Nie można stosować tej procedury wybiórczo.

Jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany w VAT IOSS, to może rozliczyć VAT w jednym kraju (na przykład w Polsce) niezależnie od tego, do ilu państw Unii Europejskiej są kierowane dostawy importowanych przesyłek. Jedyny warunek to: wartość rzeczywista przesyłki nie przekracza 150 euro.

Uproszczenie to jest stosowane, jeśli w zgłoszeniu celnym zostanie podany ważny numer IOSS.

Przykład

Pani Julia prowadzi sklep internetowy i ma siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Sprzedaje towary konsumentom w Polsce i Słowacji. Towary są wysyłane z magazynu położonego w USA, a wartość pojedynczej przesyłki nie przekracza 150 euro. Od 1 lipca 2021 roku pani Julia rozlicza się za pośrednictwem IOSS, co oznacza, że VAT z tytułu sprzedaży w Polsce i na Słowacji deklaruje i płaci w Polsce. Import jest zwolniony z VAT, jeżeli w momencie odprawy celnej w zgłoszeniu celnym zostanie przedstawiony właściwym organom celnym ważny nr IOSS przedsiębiorcy.

Przeczytaj więcej o importowym punkcie kompleksowej obsługi IOSS.

VAT OSS – deklaracja i ewidencja

W procedurze VAT OSS składasz deklaracje kwartalne VIU-DO: „Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury unijnej”. Należy je składać do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale za pomocą systemu e‑Deklaracje do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nawet gdy w danym kwartale nie masz sprzedaży, musisz złożyć tak zwaną deklarację zerową.

Podatek płacisz w euro według stawek obowiązujących w państwach konsumentów.

Termin złożenia deklaracji obowiązuje również w przypadku, gdy ostatni dzień miesiąca wypada sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy – bramka OSS otwarta jest 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Zasady dotyczące płatności pozostają niezmienione. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład

Pani Jolanta sprzedaje towary osobom fizycznym z innych krajów Unii Europejskiej. W czerwcu 2021 roku zarejestrowała się w systemie VAT OSS. Została zidentyfikowana do procedury unijnej od 1 lipca 2021 roku. Pierwszą deklarację kwartalną musi złożyć za pośrednictwem systemu e-Deklaracje najpóźniej 31 października 2021 roku. Nie ma znaczenia, że termin ten wypada w niedzielę. Natomiast podatek musi zapłacić najpóźniej we wtorek 2 listopada 2021 roku.

Korekty deklaracji dokonuje się na bieżąco, w kolejnej deklaracji. Czas na korektę wynosi 3 lata od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji.

Podatnik zarejestrowany w VAT OSS musi prowadzić ewidencję transakcji objętych tą procedurą.

Ewidencję należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji. Ewidencja musi zawierać następujące informacje:

• państwo członkowskie konsumpcji, w którym są dokonywane dostawy towarów lub są świadczone usługi
• rodzaj świadczonych usług lub opis i liczba towarów będących przedmiotem dostawy
• data świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów
• podstawa opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty
• wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania
• zastosowana stawka VAT
• kwota należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty
• data i kwota otrzymanych płatności
• wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług
• w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze
• w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy
• wszelkie dowody dotyczące możliwości zwrotów towarów, w tym podstawa opodatkowania i zastosowana stawka VAT.

VAT IOSS – deklaracja i ewidencja

W procedurze VAT IOSS składasz deklaracje miesięczne VII-DO: „Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury importu”. Należy je składać do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu za pomocą systemu e‑Deklaracje do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Nawet gdy w danym miesiącu nie było sprzedaży, należy złożyć tak zwaną deklarację zerową.

Ważne! Termin złożenia deklaracji obowiązuje również w przypadku, gdy ostatni dzień miesiąca wypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy – bramka OSS jest otwarta 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Zasady dotyczące płatności pozostają niezmienione. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Kwoty wykazane w deklaracji VAT są wyrażane w walucie euro i nie podlegają zaokrągleniu w górę ani w dół. Podatnik lub pośrednik wykazuje i uiszcza dokładną kwotę VAT.

Podatnik lub – w przypadku podatnika reprezentowanego przez pośrednika – pośrednik musi prowadzić ewidencję transakcji objętych procedurą IOSS. Należy ją przechowywać przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja prowadzona przez podatnika lub pośrednika musi zawierać następujące informacje:

• oznaczenie państwa członkowskiego konsumpcji, w którym jest dokonywana dostawa towarów
• opis i liczba towarów będących przedmiotem dostawy
• data dokonania dostawy towarów
• podstawa opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty
• wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania
• zastosowana stawka VAT
• kwota należnego podatku VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty
• data i kwota otrzymanych płatności
• w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze
• informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym rozpoczyna się i kończy wysyłka lub transport towarów do nabywcy
• wszelkie dowody dotyczące możliwych zwrotów towarów, w tym podstawa opodatkowania i zastosowana stawka VAT
• numer zamówienia lub niepowtarzalny numer transakcji
• niepowtarzalny numer przesyłki w przypadku, gdy podatnik bezpośrednio uczestniczy w dostarczaniu towarów.