Jak zmienić umowę w spółkach kapitałowych, osobowych i spółkach cywilnych

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Jeżeli zmienia się którykolwiek z obowiązkowych elementów umowy spółki, musisz zmienić umowę spółki. Obowiązkowe elementy umowy spółki to:

• firma i siedziba spółki
• przedmiot działalności
• wysokość kapitału zakładowego
• informacja, czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział
• liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
• czas trwania spółki.

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga:

• podjęcia uchwały wspólników o zmianie umowy spółki
• rejestracji zmiany umowy spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
• ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.

Uchwała o zmianie umowy spółki

Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy spółki wymagają uchwały wspólników –podejmowanej podczas zgromadzenia wspólników.

Zarząd spółki powinien powiadomić wspólników o planowanym zgromadzeniu i przedmiocie uchwały, która ma zostać na nim podjęta. Może to zrobić listownie lub elektronicznie, o ile wspólnik wyraził zgodę na taką formę komunikacji.

Ważne! Możliwe jest podjęcie uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki:

• na zgromadzeniu wspólników zwołanym w innej sprawie lub
• pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników.

W tych przypadkach muszą jednak zostać spełnione łącznie dwa warunki:

1. obecni są wszyscy wspólnicy, którzy mają udział w kapitale zakładowym spółki
2. żaden ze wspólników nie wniesie sprzeciwu wobec:
   • podjęcia uchwały
   • odbycia zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania.

Jeżeli wspólnicy nie zgodzą się na podjęcie uchwały nieujętej w porządku obrad zgromadzenia wspólników, to trzeba zorganizować ponowne zgromadzenie wspólników, w czasie którego w porządku obrad znajdzie się podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki.

Jeżeli wspólnicy nie wyrażą zgody na odbycie zgromadzenia bez formalnego zwołania, należy zwołać formalne zgromadzenie wspólników.

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych uchwały dotyczące zmiany umowy spółki zapadają większością 2/3 głosów. Z kolei uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości 3/4 głosów.

Pamiętaj! Jeśli umowa przewiduje bardziej restrykcyjne warunki zmiany umowy spółki niż te określone w Kodeksie spółek handlowych, to przy podejmowaniu uchwały o zmianie umowy spółki obowiązują zasady określone w tej umowie.

Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, która zwiększa świadczenia wspólników lub zmienia prawa udziałowe czy prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Uchwała dotycząca zmiany treści umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi być zawarta w protokole sporządzonym przez notariusza. Protokół w formie aktu notarialnego obejmuje:

• treść podjętej uchwały – z uwzględnieniem wyniku głosowania
• listę obecności (nie musi być potwierdzona notarialnie).

Umowa spółki może zostać również zmieniona w systemie S24 przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki – pod warunkiem, że spółka została zawarta za pośrednictwem tego systemu i nie wprowadzano notarialnych zmian umowy spółki.

Rejestracja zmian w KRS i ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”

Zmiana umowy spółki wymaga zgłoszenia przez zarząd do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Zmianę umowy spółki należy zgłosić elektronicznie:

• na Portalu Rejestrów Sądowych lub
• za pośrednictwem systemu S24, jeżeli zmiany w umowie były wprowadzane w tym systemie.

Ważne! Wprowadzenie zmian w umowie spółki za pośrednictwem systemu S24 nie jest jednoznaczne ze zgłoszeniem tych zmian do KRS. Zmiany trzeba zgłosić do KRS niezależnie od podjęcia uchwały. Możesz to zrobić w systemie S24.

Przeczytaj, jak zmienić dane w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Wraz z wnioskiem o zmianę danych do KRS składasz elektronicznie następujące załączniki:

• uchwałę wspólników dotyczącą zmiany treści umowy spółki poprzez wpisanie w systemie PRS numeru CREWAN, który otrzymasz od notariusza po podjęciu uchwały o zmianie umowy spółki
• nowy tekst jednolity umowy spółki uwzględniający wprowadzone zmiany, który może, ale nie musi zostać przyjęty w formie aktu notarialnego.

Przeczytaj instrukcje użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych.

Opłatę sądową od wprowadzanych zmian (w wysokości 250 zł) oraz za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (w wysokości 100 zł) wniesiesz za pośrednictwem systemu PRS.

Jeżeli zmianę zgłaszasz w S24, to możesz wnieść tak również opłatę sądową od wprowadzanych zmian (w wysokości 200 zł) oraz za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (w wysokości 100 zł).

Ważne! Zmiany w KRS powinny być zgłoszone w terminie do 7 dni od daty powzięcia uchwały o zmianie umowy spółki. Ostateczny termin zgłoszenia upływa po 6 miesiącach od jej podjęcia. Jeżeli w tym czasie podjęta zmiana nie zostanie zgłoszona w rejestrze, nie wywoła żadnych skutków prawnych.

Zgłoszenie zmian do urzędu skarbowego

Należy powiadomić urząd skarbowy – złożyć wypełniony formularz NIP-8 – jeżeli zmiana dotycząca siedziby firmy jest związana ze zmianą:

• adresu miejsc prowadzenia działalności
• adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej
• adresu do korespondencji.

Formularz można złożyć w formie papierowej lub elektronicznie poprzez system e-Deklaracje.

Przeczytaj, jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8 w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego.

Zmiana umowy spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej

Zmiana umowy spółki może dotyczyć wszystkich elementów obligatoryjnych umowy spółki, na przykład:

• firmy lub siedziby spółki
• przedmiotu działalności spółki
• określenia wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartości
• czasu trwania spółki
• w przypadku spółki partnerskiej – określenia wolnego zawodu wykonywanego przez partnerów
• w przypadku spółki komandytowej – oznaczonego kwotowo zakresu odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli (suma komandytowa).

Zmiana umowy spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej wymaga:

• zgody wspólników na zmianę umowy (w praktyce najczęściej zmiana polega na podjęciu przez wspólników spółki uchwały o zmianie umowy spółki)
• elektronicznej rejestracji zmiany umowy w KRS, na Portalu Rejestrów Sądowych i ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.

Uchwała o zmianie umowy spółki

Zmiana umowy spółki wymaga zgody wszystkich wspólników spółki. Umowa spółki może zawierać mniej rygorystyczne wymogi.

Zmiana umowy spółki jawnej i partnerskiej wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia. Oznacza to, że jeśli umowa spółki została zawarta w formie pisemnej, to jej zmiana i uchwała w tej sprawie powinna również mieć formę pisemną. Jeżeli umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego (na przykład z uwagi na wniesienie do spółki wkładu w postaci nieruchomości), to zmiana umowy spółki też będzie wymagać podjęcia uchwały z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Ważne! Zmiana umowy spółki komandytowej zawsze wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

Umowa spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej może zostać również zmieniona przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, udostępnionego w systemie S24, pod warunkiem, że spółka została założona za pośrednictwem tego systemu i nie wprowadzono notarialnych zmian.

Po podjęciu uchwały należy sporządzić i podpisać tekst jednolity umowy spółki, czyli tekst, którego treść będzie uwzględniać wprowadzone zmiany.

Umowę spółki można zmienić w systemie S24, pod warunkiem, że spółka została zawarta za pośrednictwem tego systemu oraz nie wprowadzano notarialnych zmian umowy spółki.

Pamiętaj! Wprowadzenie zmian w umowie spółki za pośrednictwem systemu S24 nie jest jednoznaczne ze zgłoszeniem tych zmian do KRS, gdyż systemy te nie są ze sobą połączone.

Przeczytaj, jak zmienić dane w rejestrze przedsiębiorców KRS.

Rejestracja zmian w KRS i ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”

Zmiana umowy spółki wymaga zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego:

• na Portalu Rejestrów Sądowych
• za pośrednictwem systemu S24, jeżeli zmiany w umowie były wprowadzane w tym systemie.

Zmianę zgłaszają wspólnicy posiadający prawo do reprezentowania spółki. Wniosek powinien być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce.

Zmiany umowy należy zgłosić elektronicznie do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7 dni od dnia przyjęcia uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki.

Wraz z wnioskiem o zmianę danych do KRS składasz elektronicznie następujące załączniki:

• uchwałę wspólników dotyczącą zmiany treści umowy spółki; w przypadku zmian wprowadzanych w formie aktu notarialnego wystarczające będzie podanie numeru CREWAN, który otrzymasz od notariusza
• nowy tekst jednolity umowy spółki uwzględniający wprowadzone zmiany.

Przeczytaj instrukcje użytkownika Portalu Rejestrów Sądowych.

Opłatę sądową od wprowadzanych zmian (w wysokości 250 zł) oraz za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (w wysokości 100 zł) wniesiesz za pośrednictwem systemu PRS.

Jeżeli zmianę umowy spółki zgłaszasz w systemie S24, to możesz w nim także wnieść opłatę sądową od wprowadzanych zmian (w wysokości 200 zł) oraz za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” (w wysokości 100 zł).

Zgłoszenie zmian do urzędu skarbowego

Należy powiadomić urząd skarbowy – złożyć wypełniony formularz NIP-8 – jeżeli zmiana dotycząca siedziby firmy jest związana ze zmianą:

• adresu miejsc prowadzenia działalności
• adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej
• adresu do korespondencji.

Formularz można złożyć w formie papierowej lub elektronicznie poprzez system e-Deklaracje.

Przeczytaj, jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8 w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego.

Zmiana umowy spółki cywilnej

Zmiana umowy spółki może dotyczyć wszystkich elementów umowy spółki, na przykład:

• firmy lub siedziby spółki
• przedmiotu działalności spółki
• określenia wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartości
• czasu trwania spółki.

Zmiana umowy spółki cywilnej może być dokonana w formie:

• podjęcia uchwały podjętej przez wszystkich wspólników spółki
• podpisania aneksu do umowy przez wszystkich wspólników spółki
• podpisania przez wszystkich wspólników spółki nowej umowy spółki z postanowieniem, że zastępuje ona poprzednią umowę.

Pamiętaj! Umowa spółki może zawierać mniej rygorystyczne zasady podjęcia takiej uchwały. Na przykład może przewidywać, że wystarczająca jest zgoda większości wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki.

Zmiana umowy spółki cywilnej wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały dla jej zawarcia. Jeśli umowa spółki została zawarta w formie pisemnej, to jej zmiana i uchwała w tej sprawie powinna również mieć formę pisemną. Jeżeli umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego (na przykład z uwagi na wniesienie do spółki wkładu w postaci nieruchomości), to zmiana umowy spółki też będzie wymagać podjęcia uchwały z zachowaniem formy aktu notarialnego.

Zgłoszenie zmian do urzędu skarbowego

Należy powiadomić urząd skarbowy – złożyć wypełniony formularz NIP-8 – jeżeli zmiana dotycząca siedziby firmy jest związana ze zmianą:

• adresu miejsc prowadzenia działalności
• adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej
• adresu do korespondencji.

Formularz można złożyć w formie papierowej lub elektronicznie poprzez system e-Deklaracje.

Opodatkowanie zmian w umowie spółki

Zmiana umowy spółki – podobnie jak zawarcie umowy – podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC). Opodatkowania dokonuje się na deklaracji PCC-3, którą należy złożyć w ciągu 14 dni od powstania obowiązku podatkowego. Stawka PCC przy umowach spółek i ich zmianach wynosi 0,5%.

Za zmianę umowy spółki w świetle PCC uważa się:

• przy spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej:
  • wniesienie lub podwyższenie wkładu, którego wartość powoduje zwiększenie majątku spółki albo podwyższenie kapitału zakładowego
  • pożyczkę udzieloną spółce przez wspólnika
  • dopłaty oraz oddanie przez wspólnika spółce rzeczy lub praw majątkowych do nieodpłatnego używania
• przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością:
  • podwyższenie kapitału zakładowego z wkładów lub ze środków spółki oraz dopłaty
  • przekształcenie lub łączenie spółek, jeżeli ich wynikiem jest zwiększenie majątku spółki osobowej lub podwyższenie kapitału zakładowego
  • przeniesienie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej rzeczywistego ośrodka zarządzania spółki kapitałowej, jeżeli jej siedziba nie znajduje się na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej
  • przeniesienie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby spółki kapitałowej, jeżeli jej rzeczywisty ośrodek zarządzania nie znajduje się na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej – także wtedy, gdy czynność ta nie powoduje podwyższenia kapitału zakładowego.

Wyłączone lub zwolnione od opodatkowania od czynności cywilnoprawnych są umowy spółki i ich zmiany związane między innymi z:

• łączeniem spółek kapitałowych
• przekształceniem spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową
• wniesieniem do spółki kapitałowej (w zamian za jej udziały lub akcje):
  • przedsiębiorstwa spółki kapitałowej lub jego zorganizowanej części
  • udziałów lub akcji innej spółki kapitałowej dających w niej większość głosów albo kolejnych udziałów lub akcji, gdy spółka, do której są wnoszone te udziały lub akcje, posiada już większość głosów.

Przeczytaj więcej o podatku od czynności cywilnoprawnych.