Jak zabezpieczyć się przed brakiem zapłaty ze strony kontrahenta

Kiedy zabezpieczyć wierzytelność

Zabezpieczenia można zastosować zarówno do sprzedaży towarów, jak i usług.

Należy je dopasować w zależności od wartości sprzedaży, czasu, jaki masz na przygotowanie transakcji, oraz od dodatkowych kosztów, które ty i twój kontrahent jesteście w stanie ponieść.

Przede wszystkim pamiętaj , że zabezpieczenie wierzytelności będzie miało sens, gdy pomyślisz o nim odpowiednio wcześniej – na etapie podpisywania umowy.

Później umowa będzie realizowana już bez zabezpieczenia, a wprowadzenie go – za wyjątkiem poręczenia – będzie wymagało zgody dłużnika. To może ograniczać twoją siłę negocjacyjną.

W dalszej części dowiesz się, na czym polegają wybrane metody zabezpieczenia: poręczenia, gwarancje bankowe, dobrowolne poddanie się egzekucji, zastawy i hipoteki. Są to zabezpieczenia stosunkowo łatwe do zastosowania i powszechnie występujące w obrocie gospodarczym. Na przykład z gwarancją bankową można się często spotkać przy okazji zamówień publicznych.

Oprócz tych metod są także inne rodzaje zabezpieczenia, na przykład: weksle, akredytywa, gwarancja ubezpieczeniowa, przewłaszczenie na zabezpieczenie czy zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej.

Wybór zabezpieczenia zależy do tego, jaką masz relację z twoim partnerem biznesowym.

Poręczenie

Poręczenie jest umową, która zapewnia ci dłużnika zapasowego. W umowie poręczenia ktoś – osoba trzecia – zobowiązuje się, że spłaci twojego dłużnika, jeśli dłużnik ci nie zapłaci. Twój dłużnik zapasowy nazywa się poręczycielem.

Pamiętaj! Żeby poręczenie było ważne, oświadczenie poręczyciela powinno być na piśmie.

Z punktu widzenia wierzyciela kluczowe jest to, w jaki sposób poręczyciel odpowiada za dług.

• Po pierwsze, o zakresie odpowiedzialności poręczyciela rozstrzyga zakres zobowiązania dłużnika aktualny w danym momencie. Żadne z twoich późniejszych działań z dłużnikiem, na przykład dodatkowe umowy zwiększające jego dług, już po zawarciu umowy poręczenia, nie może zwiększyć zobowiązania poręczyciela. Możesz się umówić z poręczycielem, że będzie odpowiedzialny na przykład za kwotę niższą niż twój dłużnik, ale nie może być odpowiedzialny za kwotę wyższą niż twój dłużnik.

Aktualność długu oznacza, że twój poręczyciel odpowiada za cały dług, w tym między innymi za odsetki.

• Po drugie, poręczyciel odpowiada całym swoim majątkiem.
• Po trzecie, obowiązuje tak zwana zasada solidarności twojego dłużnika i poręczyciela – możesz dochodzić całości lub części zapłaty od dłużnika i poręczyciela, a możesz tylko od dłużnika lub tylko od poręczyciela. Jednak fakt odpowiedzialności poręczyciela nie zwalnia z niczego twojego dłużnika.

Masz też pewne obowiązki wobec poręczyciela. Na przykład jeżeli dłużnik opóźnia się z zapłatą, powinieneś zawiadomić o tym niezwłocznie poręczyciela. Ponadto jeżeli wyzbędziesz się zabezpieczenia długu albo środków dowodowych, ponosisz względem poręczyciela odpowiedzialność za wynikłą stąd szkodę.

Pamiętaj! Przepisy regulują wiele szczególnych sytuacji, które mogą mieć miejsce między poręczycielem a dłużnikiem. Przykładowo, zgodnie z art. 885 Kodeksu cywilnego poręczyciel powinien niezwłocznie zawiadomić dłużnika o dokonanej przez siebie zapłacie długu, za który poręczył. Gdyby tego nie uczynił, a dłużnik zobowiązanie wykonał, nie może żądać od dłużnika zwrotu tego, co sam wierzycielowi zapłacił, chyba że dłużnik działał w złej wierze.

Jeżeli wierzytelność była zabezpieczona poręczeniem, to poręczenie wygasa z chwilą przejęcia długu (w przypadku umowy o przejęcie długu), chyba że poręczyciel wyrazi zgodę na dalsze trwanie zabezpieczenia.

Gwarancja bankowa

Gwarancja bankowa jest jedną z czynności bankowych – jak sama nazwa wskazuje, udziela jej bank. Możesz poprosić dłużnika, aby zawarł umowę z bankiem, na podstawie której zostanie wystawiona gwarancja bankowa, czyli jednostronne zobowiązanie banku gwaranta.

Gwarancja bankowa polega na tym, że bank zobowiązuje się, że po spełnieniu przez ciebie określonych warunków, zapłaci ci określoną sumę bezpośrednio albo za pośrednictwem innego banku.

Innymi słowy: dłużnik zawiera z bankiem umowę o gwarancję i na podstawie tej gwarancji będziesz mógł żądać od banku zapłaty pieniędzy, na przykład w wysokości długu, który jest winien ci dłużnik z tytułu umowy-zlecenia, jeśli nie zapłaci długu zgodnie z umową-zleceniem. Z perspektywy gwarancji posiadasz status beneficjenta gwarancji.

Bank udziela i potwierdza gwarancję na piśmie pod rygorem nieważności.

Gwarancja bankowa jest usługą płatną w banku, a zatem stanowi dodatkowy koszt dłużnika. Żeby otrzymać gwarancję, dłużnik najczęściej musi spełnić określone przez bank wymogi dotyczące zdolności kredytowej albo ustanowienia zabezpieczenia. Tym samym nie każdy dłużnik będzie mógł zawrzeć z bankiem umowę o gwarancję bankową.

Spełnienie warunków zapłaty z gwarancji może wymagać od ciebie przedstawienia określonych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków i żądania zapłaty w określonej formie – jest to tak zwana gwarancja warunkowa.

Może się też zdarzyć, że wypłata środków nie będzie wymagała spełnienia warunków i dostarczenia w związku z tym dokumentów, a tylko zgłoszenia żądania zapłaty – jest to tak zwana gwarancja bezwarunkowa.

Zasady wypłaty środków, w tym: czy konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków, zależą od umowy gwarancji bankowej i treści samej gwarancji bankowej.

Dobrowolne poddanie się egzekucji

Dobrowolne poddanie się egzekucji to procedura nazywana potocznie także „trzy siódemki” (nawiązanie do art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego, w którym uregulowano dobrowolne poddanie się egzekucji).

Dobrowolne poddanie się egzekucji może polegać na tym, że dłużnik zobowiązuje się dokonać zapłaty określonej sumy pieniędzy i dzięki temu będziesz mógł szybciej, bez prowadzenia sporu sądowego, doprowadzić do egzekucji komorniczej i odzyskać dług.

Żeby prowadzić postępowanie egzekucyjne i złożyć sprawę do komornika, potrzebujesz tytułu wykonawczego, który składa się z dwóch elementów: tytułu egzekucyjnego i klauzuli wykonalności. Najpierw musisz uzyskać tytuł egzekucyjny. Może być nim wyrok sądu zasądzający na twoją rzecz zapłatę – to jednak wymaga sporu sądowego.

Jeżeli jednak twój dłużnik poddał się dobrowolnie egzekucji, tytułem egzekucyjnym będzie akt notarialny zawierający oświadczenie dłużnika. Mając taki tytuł egzekucyjny możesz, w razie spełnienia się warunków określonych w akcie, złożyć do sądu wniosek o nadanie tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności. Tak uzyskany tytuł wykonawczy pozwoli na prowadzenie egzekucji komorniczej.

Ważne! Oświadczenie dłużnika o dobrowolnym poddaniu się egzekucji wymaga formy aktu notarialnego. Treść może różnić się w zależności od przypadku. Taki akt notarialny wywołuje poważne konsekwencje prawne, zatem powinien być przemyślany i zawierać wszystkie określone przepisami i niezbędne elementy.

Zastaw

Zastaw zwykły

Zastaw to - mówiąc najprościej - umowa pomiędzy właścicielem rzeczy, a wierzycielem, dzięki której ten wierzyciel ma pierwszeństwo przed innymi kupującymi lub wierzycielami dłużnika w dochodzeniu swojej wierzytelności. Wyjątkiem od tej zasady są na przykład należności alimentacyjne czy część kosztów egzekucyjnych.

Właściciel rzeczy, na której jest ustanowiony zastaw, to zastawca. Wierzyciel jest zastawnikiem.

Zastaw występuje w różnych formach:

• zastaw zwykły na rzeczy ruchomej
• zastaw zwykły na prawach, które są zbywalne

Po pierwsze, można ustanowić zastaw zwykły na rzeczy ruchomej, na przykład na pierścionku albo samochodzie. W tym przypadku, żeby zabezpieczyć twoją wierzytelność określona rzecz ruchoma zostaje obciążona prawem, na mocy którego możesz dochodzić zaspokojenia z tej rzeczy (czyli uzyskać zwrot długu):

• bez względu na to, czyją stała się własnością
• z pierwszeństwem przed wierzycielami osobistymi właściciela rzeczy (poza wyjątkami wskazanymi w przepisach).

Jeśli na rzeczy ma zostać ustanowiony zastaw, trzeba:

• zawrzeć na piśmie, z datą pewną, umowę z właścicielem rzeczy (może, ale nie musi być to dłużnik)
• wydać wierzycielowi albo innej osobie, na którą zgodził się wspólnie wierzyciel z właścicielem rzeczy, rzecz, na której ma być ustanowiony zastaw.

Umowa z datą pewną jest formą czynności prawnej zawierającą urzędowe poświadczenia daty, które jest skuteczne także względem osób nie uczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej.

Aby utrzymać zastaw, nie można rzeczy nim zabezpieczonej zwracać właścicielowi rzeczy. Jeżeli wierzyciel (zastawnik) zwróci rzecz zastawcy, zastaw wygasa.

Pamiętaj! Właściciel rzeczy nie może się zobowiązać wobec wierzyciela, że nie dokona zbycia lub obciążenia rzeczy przed wygaśnięciem zastawu. Takie zobowiązanie, nawet jeśli zostanie sformułowane przez zastawcę, jest nieważne. To oznacza, że właściciel rzeczy (zastawca) może tę rzecz sprzedać, nawet jeśli jej nie posiada.

Zaspokojenie wierzyciela z rzeczy obciążonej (czyli spłata wierzytelności) następuje według przepisów o sądowym postępowaniu egzekucyjnym.

Zastaw zabezpiecza także roszczenia o odsetki za trzy ostatnie lata przed zbyciem rzeczy w postępowaniu egzekucyjnym lub upadłościowym, przyznane koszty postępowania w wysokości nieprzekraczającej dziesiątej części kapitału oraz inne roszczenia o świadczenia uboczne, w szczególności roszczenie o odszkodowanie z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, oraz o zwrot nakładów na rzecz.

Po drugie, można ustanowić zastaw zwykły na prawach, które są zbywalne, na przykład prawa wynikające z papierów wartościowych czy autorskie prawa majątkowe. Do zastawu na prawach stosuje się odpowiednio przepisy o zastawie na rzeczach ruchomych (z pewnymi wyjątkami).

Do ustanowienia zastawu na prawie stosuje się przepisy o przeniesieniu tego prawa, na przykład dotyczące papierów wartościowych. Niektóre przepisy regulujące prawa, jak kodeks spółek handlowych, wymagają w odniesieniu do zastawu specjalnych działań Na przykład jeśli zastawem mają być objęte prawa udziałowe wspólnika w spółce z o.o., to właściwą formą umowy jest umowa na piśmie z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Dodatkowo umowa spółki może uzależnić zastawienie udziału od zgody spółki albo ograniczać w inny sposób. W przypadku udziałów w spółce z o.o. należy także powiadomić spółkę, przedstawiając dowód ustanowienia zastawu - ustanowienie zastawu jest skuteczne wobec spółki od chwili, gdy spółka otrzyma zawiadomienie o tym od jednego z zainteresowanych wraz z dowodem dokonania czynności.

Pamiętaj! Umowa o ustanowienie zastawu na prawach powinna być zawarta na piśmie z datą pewną, chociażby umowa o przeniesienie prawa nie wymagała takiej formy.

Przepisy dotyczące zastawu na prawach zawierają regulacje wybranych kwestii szczegółowych. Na przykład możesz wykonywać wszelkie czynności i dochodzić wszelkich roszczeń, które zmierzają do zachowania prawa obciążonego zastawem.

Szczególne regulacje dotyczą sytuacji, kiedy to inna wierzytelność jest traktowana jako zabezpieczenie i została obciążona zastawem. Gdy takiej wierzytelności można się już domagać, zamiast zapłaty możesz żądać, ażeby zastawca przeniósł na ciebie wierzytelność obciążoną zastawem, jeżeli jest pieniężna, do wysokości twojej wierzytelności zabezpieczonej zastawem.

Możesz wtedy dochodzić przypadłej tobie z tego tytułu części wierzytelności z pierwszeństwem przed częścią przysługującą zastawcy.

Poza tym, w razie spełnienia świadczenia, zastaw na wierzytelności przechodzi na przedmiot świadczenia – zatem, nawet jeśli wierzytelność obciążona zastawem zostanie spełniona, to sam zastaw nie wygasa.

Zastaw rejestrowy

Poza zastawem zwykłym istnieje drugi rodzaj zastawu – zastaw rejestrowy.

Do ustanowienia zastawu rejestrowego są wymagane: umowa o ustanowienie tego zastawu (umowa zastawnicza) między zastawcą a zastawnikiem oraz wpis do rejestru zastawów.

Rejestr zastawów jest jawny i prowadzą go sądy rejonowe. Możesz sprawdzać wpisy w rejestrze online.

Przeczytaj, jak skorzystać z elektronicznego dostępu do Rejestru Zastawów.

Umowa zastawnicza:

• powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (do umów o ustanowienie zastawu rejestrowego na wierzytelnościach i prawach nie stosuje się przepisów o formie pisemnej szczególnej określonej w odrębnych przepisach)
• musi zawierać przynajmniej: datę zawarcia umowy, imię i nazwisko (nazwę) oraz miejsce zamieszkania (siedzibę) i adres zastawnika, zastawcy i dłużnika, jeżeli nie jest on zastawcą, przedmiot zastawu w sposób odpowiadający jego właściwościom i wierzytelność zabezpieczoną zastawem – przez oznaczenie stosunku prawnego, z którego ta wierzytelność wynika lub może wynikać, oraz najwyższej sumy zabezpieczenia.

Rzeczy obciążone zastawem rejestrowym, a także papiery wartościowe lub inne dokumenty dotyczące praw obciążonych takim zastawem mogą być pozostawione w posiadaniu zastawcy lub osoby trzeciej wskazanej w umowie o ustanowienie zastawu rejestrowego, jeżeli wyraziła ona na to zgodę.

Pod pewnymi warunkami umowa zastawnicza może przewidywać zaspokojenie zastawnika przez przejęcie przez niego na własność przedmiotu zastawu rejestrowego. Umowa zastawnicza może też przewidywać, że zaspokojenie zastawnika nastąpi przez sprzedaż przedmiotu zastawu rejestrowego w drodze przetargu publicznego, który przeprowadzi notariusz lub komornik, w terminie 14 dni od dnia złożenia przez zastawnika wniosku o dokonanie sprzedaży.

W umowie zastawniczej dopuszczalne jest zastrzeżenie, przez które zastawca zobowiązuje się względem zastawnika, że przed wygaśnięciem zastawu rejestrowego nie dokona zbycia lub obciążenia przedmiotu zastawu. Zasadą jest, że takie zbycie lub obciążenie przedmiotu zastawu rejestrowego jest nieważne.

Natomiast zbycie lub obciążenie przedmiotu zastawu rejestrowego dokonane wbrew zastrzeżeniu jest ważne, jeżeli osoba, na której rzecz zastawca dokonał zbycia lub obciążenia, nie wiedziała i przy zachowaniu należytej staranności nie mogła wiedzieć o tym zastrzeżeniu w chwili zawarcia umowy z zastawcą.

Dodatkowo, w razie zbycia lub obciążenia przedmiotu zastawu rejestrowego wbrew zastrzeżeniu, możesz żądać natychmiastowego zaspokojenia wierzytelności zabezpieczonej tym zastawem.

Hipoteka

Hipoteka pełni podobną funkcję do zastawu. Zabezpieczeniem wierzytelności nie jest w tym przypadku rzecz ruchoma ani prawo zbywalne, ale nieruchomość.

W tym wypadku, jeżeli wierzyciel nie otrzyma należności, to ma prawo uzyskać spłatę z nieruchomości - nieruchomość jest sprzedawana, a uzyskane środki przeznaczane na spłatę długu. Te zabezpieczenie działa nawet wtedy, gdy właściciel obciążonej hipoteką nieruchomości ją sprzeda.

Wtedy za spłatę długu odpowiada aktualny właściciel nieruchomości.

W praktyce do ustanowienia hipoteki potrzebne jest:

• zawarcie umowy w formie notarialnej między wierzycielem a właścicielem nieruchomości
• złożenie wniosku do sądu wieczystoksięgowego o wpis do księgi wieczystej nieruchomości, której to zabezpieczenie dotyczy.

Umowa o ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego musi zawierać oświadczenie właściciela nieruchomości obciążanej hipoteką o wyrażeniu zgody na ustanowienie hipoteki. Trzeba w niej także wskazać sumę i walutę hipoteki, gdyż hipoteka zabezpiecza wierzytelność do oznaczonej sumy pieniężnej.

Hipoteka zabezpiecza twoje wierzytelności pieniężne (dłużnik jest zobowiązany do zapłaty określonej sumy pieniędzy). Ponadto, hipoteka może zabezpieczać wierzytelności przyszłe oraz wierzytelności wynikające z papierów wartościowych.

Ważne! Przedmiotem hipoteki może być kilka wierzytelności, z różnych stosunków prawnych przysługujących temu samemu wierzycielowi.

Uprawnienia przedsiębiorcy w związku z opóźnieniami w płatnościach

Działania przedsiębiorcy w związku z niezapłaconą fakturą

Jeżeli termin płatności za fakturę minął, a kontrahent nie zapłacił faktury możesz wystawić monit przypominający dłużnikowi o upływie terminu płatności.

Następnym etapem jest wezwanie do zapłaty. Jest to pismo wysyłane dłużnikowi, które ma na celu wezwanie go do zapłaty oraz poinformowanie go o kwocie zadłużenia oraz terminie spłaty.

Naliczanie odsetek

Za nieopłaconą fakturę możesz żądać odsetek ustawowych za opóźnienie płatności. Podstawą do obliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych jest wysokość procentowej stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego, która od 5 października 2023 roku wynosi 5,75%.

Jeżeli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym przewidziane są odsetki w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i ośmiu punktów procentowych.

W 2024 roku stawka odsetek dla tych podmiotów wynosi 13,75%.

Natomiast jeżeli dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym – odsetki w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i dziesięciu punktów procentowych.

W 2024 roku stawka odsetek dla tych podmiotów wynosi 15,75%.

Ulga za złe długi

Masz również możliwość zmniejszenia podstawy obliczenia podatku o wartość wierzytelności, która nie została uregulowana lub zbyta.

Zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu do zapłaty określonego na fakturze, na rachunku lub w umowie.

Jednocześnie masz obowiązek zwiększyć zobowiązanie do zapłaty o tę wierzytelność w swoim zeznaniu podatkowym. Możesz stosować ulgę na złe długi także przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy (ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego w trakcie roku podatkowego).

Po uregulowaniu należności dokonasz korekty powrotnej.

Twój wierzyciel musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w dniu poprzedzającym złożenie korekty i od końca roku od wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata. W przypadku, gdy kontrahentem jest podmiot niebędący podatnikiem czynnym VAT konieczne jest wpisanie wierzytelności do rejestru długów, lub potwierdzenie jej prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowanie do egzekucji, lub ogłoszenie wobec dłużnika upadłości konsumenckiej.

Przeczytaj o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.