Krajowy System e-Faktur

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych).

KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność.

Docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF.

Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.

Krajowy System e-Faktur służy między innymi do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania KSeF
• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
• uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Jak wystawiać faktury

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

• za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów
• przy użyciu programów komercyjnych.

Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur
• zarządzanie uprawnieniami
• sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) KSeF
• podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).

Sprawdź aplikację Podatnika KSeF.

Od kiedy można korzystać z KSeF

Obecnie KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym – możesz zdecydować, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF czy tak jak dotychczas (w formie papierowej lub elektronicznej, np. w pliku PDF).

Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych).

Dla kogo KSeF

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.

Będą to czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT, w tym krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

• podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
• podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług
• podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
  • podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych
• faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C)
• przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Zasady korzystania z KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Awaria KSeF

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczą okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP Minister Finansów będzie zamieszczał komunikat o wystąpieniu awarii KSeF w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.

Wystawianie faktur w trakcie awarii i niedostępności KSeF

W czasie trwania awarii KSeF (ogłoszonej za pośrednictwem BIP) podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministra Finansów i udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym:

• dostęp do tej faktury w KSeF
• weryfikację danych na niej zawartych
• zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii) podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie tej awarii w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury.

Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W przypadku, gdyby nabywca nie otrzymał faktury przed datą przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia numeru.

W okresie trwania awarii, która jest ogłaszana za pomocą środków społecznego przekazu, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.

W sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu awarii ogłaszanej za pośrednictwem BIP lub z innego powodu niż awaria KSeF, wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.

Podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

• zakończenia okresu awarii KSeF
• ich wystawienia (w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF).

Faktury korygujące

Faktury korygujące będą musiały zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, z wyjątkiem tych, którym nie został nadany numer.

W związku z obowiązkiem stosowania KSeF przez większość podatników obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

W przypadku faktur korygujących wystawianych w trakcie awarii lub niedostępności systemu sprzedawca obniży podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej wystawca przesłał faktury do KSeF – wtedy rozstrzygająca jest data wysyłki do KSeF.

Natomiast po stronie nabywcy faktura ustrukturyzowana obniżająca podstawę opodatkowania będzie uwzględniana w rozliczeniu za okres, w którym zostanie otrzymana – tak samo jak faktura inna niż ustrukturyzowana. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która jest dostarczona nabywcy w innej formie (np. w trakcie awarii systemu), decyduje data otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej faktura otrzymała numer KSeF – wtedy przyjmuje się datę przydzielenia numeru.

W związku z wejściem w życie faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości wystawienia not korygujących przez nabywcę.

Z kolei duplikaty faktur będą wystawiane tylko do faktur wystawianych poza KSeF.

Sankcje

Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF
• w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
• nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria
• naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Uwaga! Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 sierpnia 2026 roku. Przez pierwsze pół roku kary pieniężne nie będą wymierzane.

Dodatkowo, w półrocznym okresie przejściowym podatnicy:

• będą mogli w sposób dotychczasowy (czyli bez użycia KSeF) wystawiać faktury z kasy rejestrującej;
• nie będą musieli dokonywać płatności przelewem z podaniem numeru KSeF.

Kasy fiskalne

Po wejściu w życie KSeF nie będzie możliwości wystawiania faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej. Taka sprzedaż będzie mogła zostać udokumentowana tylko paragonem sprzedaży.

Płatności za faktury

Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) przelew musi zawierać numer faktury, w związku z którą jest dokonywana płatność. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Przelew z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności obejmuje dowolne faktury ustrukturyzowane wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc.

W komunikacie przelewu należy podać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF.

Przechowywanie faktur

Faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF będą w nim przechowywane w przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie tego okresu podatnik jest obowiązany przechowywać te faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.