Wpis do rejestru agencji zatrudnienia

Otwierasz agencję zatrudnienia? Chcesz wykonywać usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej? Jest to działalność regulowana. Dlatego musisz wpisać się do rejestru agencji zatrudnienia. Przeczytaj opis usługi i dowiedz się jak to zrobić.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kto może być wpisany do rejestru agencji zatrudnienia

• Przedsiębiorcy – którzy chcą prowadzić agencję zatrudnienia.
• Podmioty, które nie prowadzą działalności gospodarczej – jeśli chcą wykonywać usługi związane z pośrednictwem pracy, doradztwem personalnym i poradnictwem zawodowym. Mogą to być:
  • jednostki samorządu terytorialnego
  • szkoły wyższe
  • stowarzyszenia, fundacje, organizacje społeczne i zawodowe. Inne organizacje mogą świadczyć takie usługi po wpisie, ale muszą mieć je wymienione jako swój cel statutowy.

Pamiętaj! Te podmioty nie mogą wykonywać usług związanych z pracą tymczasową.

• Przedsiębiorcy zagraniczni – którzy chcą od podstaw założyć i prowadzić agencję zatrudnienia w Polsce - wykonują działalność na takich samych zasadach jak firma krajowa.
• Przedsiębiorcy zagraniczni zamierzający świadczyć w Polsce usługi w zakresie agencji pracy tymczasowej - muszą posiadać odpowiednie uprawnienia i prowadzić tę działalność w swoim kraju. O wpis mogą ubiegać się przedsiębiorcy z:
  • państw Unii Europejskiej,
  • Norwegii, Islandii oraz Liechtensteinu – czyli państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej,
  • innych państw, które mają podpisane odpowiednie umowy z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi.

Usługi, które można wykonywać wyłącznie po wpisaniu do rejestru agencji zatrudnienia

Pośrednictwo pracy, polegające na:

• udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej,
• udzielaniu pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych,
• pozyskiwaniu i upowszechnianiu ofert pracy,
• udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy,
• informowaniu kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy,
• inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami,
• kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
• kierowaniu cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność w Polsce.

Doradztwo personalne, polegające na:

• prowadzeniu analizy zatrudnienia u pracodawców, określaniu kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji oraz innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy,
• wskazywaniu źródeł i metod pozyskania kandydatów na określone stanowiska pracy,
• weryfikacji kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji i predyspozycji.

Poradnictwo zawodowe, polegające na:

• udzielaniu pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia,
• udzielaniu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zawodowych, np. o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia,
• inicjowaniu, organizowaniu i prowadzeniu grupowych porad zawodowych oraz zajęć zachęcających do aktywnego poszukiwania pracy,
• udzielaniu pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy – np. na udzielaniu informacji i doradztwie w tym zakresie.

Prace tymczasowe, polegające na zatrudnianiu pracowników tymczasowych i kierowaniu tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej. Praca wykonywana jest na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika – na zasadach określonych w ustawie z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Ważne! Jeśli chcesz wykonywać choćby jedną z wymienionych usług to musisz wpisać swoją firmę do rejestru agencji zatrudnienia.

Jakie warunki trzeba spełnić 

• Nie możesz zalegać z podatkami oraz składkami na: ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.
• Nie możesz być karany za przestępstwa lub wykroczenia związane z naruszeniem przepisów regulujących prowadzenie agencji zatrudnienia, np. działalność bez wpisu do rejestru. Wykroczenia wymienione są w art.121-121b ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
• Twoja firma nie może być w likwidacji lub nie może być ogłoszona jej upadłość.
• W okresie 3 lat przed złożeniem wniosku:
  • nie zostałeś wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia z powodu otrzymania decyzji o zakazie prowadzenia agencji zatrudnienia,
  • nie prowadziłeś agencji zatrudnienia bez wpisu do rejestru. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy prowadziłeś działalność po tym, jak urząd marszałkowski nie odpowiedział w ciągu 14 dni na złożony przez ciebie wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia.

Co można robić bez wpisu do rejestru agencji zatrudnienia

• Prowadzić działalność w zakresie kierowania własnych pracowników do pracodawców zagranicznych (muszą na to pozwalać umowy międzynarodowe, których stroną jest Polska).
• Prowadzić działalność w zakresie kierowania za granicę do zatrudnienia polegającego na czasowym przyjęciu do rodziny  (na okres do 2 lat) – w zamian za określone świadczenia. Celem zatrudnienia jest doskonalenie umiejętności językowych lub zawodowych.
• Prowadzić bazę ogłoszeń o ofertach pracy i publikować je w internecie.
• Prowadzić działalność w zakresie organizowania praktycznej nauki zawodu, o której mowa w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.
• Prowadzić działalność w zakresie kierowania osób do firm, urzędów i innych podmiotów, w celu nabywania umiejętności praktycznych. Może to być np. praktyka absolwencka, praktyka lub staż zawodowy. Natomiast nie może to być zatrudnienie lub inna praca zarobkowa
• Organy określone w przepisach o prawie oświatowym mogą prowadzić działalność polegającą na kierowaniu nauczycieli do pracy za granicą w środowiskach polonijnych.
• Instytucje szkoleniowe mogą bezpłatnie udzielać pomocy uczestnikom lub absolwentom szkoleń i przygotowania zawodowego dorosłych. Pomoc polega na informowaniu o sytuacji na rynku pracy i zapotrzebowaniu na kwalifikacje..

Kto może wykonywać usługi agencji zatrudnienia bez uzyskania wpisu do rejestru (z wyłączeniem pracy tymczasowej)

• Ochotnicze Hufce Pracy.
• Centra integracji społecznej oraz kluby integracji społecznej.
• Wyspecjalizowane organy wojskowe – o których mowa w przepisach o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych. Wykonują one usługi dla żołnierzy zawodowych zwalnianych i zwolnionych z zawodowej służby wojskowej.
• Przedsiębiorcy zagraniczni, którzy posiadają uprawnienia i prowadzą zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego na terytorium:
  • państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • Islandii, Norwegii i Liechtensteinu – czyli państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej,
  • innych państw, które mają podpisane odpowiednie umowy z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi.

Przedsiębiorcy z zagranicy muszą złożyć Zawiadomienie o rozpoczęciu działalności w zakresie agencji zatrudnienia na terytorium Polski.

Jeśli przedsiębiorcy z zagranicy chcą prowadzić w Polsce działalność w zakresie agencji pracy tymczasowej, to muszą wpisać się do rejestru agencji zatrudnienia.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Przed rozpoczęciem działalności.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy marszałkowskie
• wojewódzkie urzędy pracy

Co zrobić krok po kroku

1. Przygotuj i złóż wniosek o wpis do rejestru agencji zatrudnienia

Po złożeniu wniosku otrzymasz potwierdzenie jego przyjęcia przez urząd. Powinno ono zawierać:

• wskazanie daty wpływu oraz przewidywany termin rozpatrzenia wniosku
• dane kontaktowe do urzędu
• informację o przysługujących ci środkach prawnych (np. prawie do odwołania)

Dokumenty

Jeśli jesteś przedsiębiorcą zagranicznym i musisz wpisać się do rejestru w celu świadczenia w Polsce usług w zakresie pracy tymczasowej, to dołącz tłumaczenie dokumentu uprawniającego ciebie do prowadzenia działalności w zakresie pracy tymczasowej na terytorium państwa pochodzenia. Tłumaczenie na język polski powinno być sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Termin

Przed rozpoczęciem działalności.

2. Urząd sprawdzi twój wniosek

Urząd sprawdzi kompletność twojego wniosku oraz załączników. W przypadku braków urząd wezwie cię do ich usunięcia w podanym terminie. Będzie to co najmniej 7 dni – licząc od dnia otrzymania przez ciebie wezwania. Jeżeli nie usuniesz braków w terminie, to urząd nie załatwi twojej sprawy. Brakujące dokumenty złóż w urzędzie, w którym złożyłeś wniosek o wpis do rejestru.

Jeżeli nie zapłacisz za wydanie certyfikatu, to urząd wyznaczy ci termin do zapłaty. Będzie to termin 7 do dnia otrzymania wezwania o uzupełnienie. Jeśli nie zapłacisz w wyznaczonym terminie, urząd również nie załatwi twojej sprawy.

Urząd oceni, czy może wpisać cię do rejestru agencji zatrudnienia. Jeśli wniosek był kompletny albo uzupełniłeś go to urząd sprawdza czy spełniasz warunki prowadzenia agencji zatrudnienia. Urząd może wezwać cię do dostarczenia w podanym terminie dodatkowych dokumentów. Mogą to być dokumenty potwierdzające np.:

• nazwę twojej firmy oraz formę prawną prowadzenia działalności;
• twoją niekaralność,
• brak zaległości z tytułu podatków, ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego,
• że nie ogłoszono twojej upadłości albo nie otwarto likwidacji twojej firmy,

Ponadto, urząd może wezwać cię do złożenia zaświadczenia albo oświadczenia:

• o numerze NIP twojej firmy
• o numerze wpisu do KRS (czyli Krajowego Rejestru Sądowego)
• potwierdzającego wpis do CEIDG (czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej)

Jeśli będziesz składać oświadczenia, to zamieść w nich treść: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Zaświadczenia lub oświadczenia możesz także złożyć w formie elektronicznej.

3. Urząd wpisze cię do rejestru agencji zatrudnienia

Jeśli spełniasz wszystkie wymagania to urząd wpisze cię do rejestru. Swój wpis znajdziesz w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia.

Możesz dostać decyzję o odmowie wpisu do rejestru, gdy:

• byłeś karany
• masz zaległości z tytułu podatków, ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego, Funduszu Pracy, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszu Emerytur Pomostowych
• ogłoszono upadłość twojej firmy albo otwarłeś jej likwidację
• w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o wpis zostałeś wykreślony z rejestru agencji zatrudnienia, np. z powodu otrzymania decyzji o zakazie prowadzenia agencji zatrudnienia, czy też po naruszeniu zasad prowadzenia agencji
• otrzymałeś prawomocne orzeczenie zakazujące tobie wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem
• prowadziłeś lub byłeś założycielem innej firmy, która – w okresie 3 lat przed złożeniem wniosku o wpis – została wykreślona z rejestru agencji zatrudnienia po naruszeniu zasad prowadzenia agencji.

Termin

Urząd wpisze cię w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

4. Otrzymasz certyfikat o wpisie do rejestru agencji zatrudnienia

Dokumenty

Urząd  wyda ci jeden lub dwa certyfikaty o wpisie do rejestru. Zależy to od zgłoszonego przez ciebie zakresu świadczonych usług. Certyfikaty uprawniają odpowiednio do świadczenia usług:

• pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego
• pracy tymczasowej.

Jeśli we wniosku o wpis zaznaczyłeś, że chcesz wykonywać działalność tylko w jednym zakresie to dostaniesz tylko jeden certyfikat.

Ile zapłacisz

200 zł – opłata za certyfikat o wpisie do rejestru agencji zatrudnienia.

Jeśli we wniosku zaznaczyłeś, że chcesz świadczyć usługi w zakresie:

• pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz
• pracy tymczasowej

- to urząd wyda ci 2 certyfikaty. Za oba certyfikaty zapłacisz 400 zł.

Opłatę wpłać na rachunek wskazany przez właściwy urząd marszałkowski. Najczęściej będzie to rachunek wojewódzkiego urzędu pracy.

Uwaga!  Jeśli dostaniesz decyzję o odmowie wpisu do rejestru to opłata za wydanie certyfikatu zostanie ci zwrócona. Nie odzyskasz jednak pieniędzy, jeśli powodem odmowy było niespełnienie przez ciebie warunków wpisu. Będzie tak, gdy na przykład .: byłeś karany, zalegasz z zapłatą podatków lub składek do ZUS. Szczegóły znajdziesz w art. 18l ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ile będziesz czekać

Sprawę załatwisz w 7 dni.

Uwaga! Jeśli urząd nie wpisze cię do rejestru w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku o wpis, to możesz rozpocząć prowadzenie agencji zatrudnienia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy urząd wezwie cię do uzupełnienia wniosku. Wtedy termin 14 dni liczy się od dnia, w którym uzupełnisz wniosek.

Jak możesz się odwołać

Jeśli urząd odmówi ci wpisu do rejestru to możesz się odwołać. Masz na to 14 dni – licząc od dnia, w którym dostałeś decyzję o odmowie wpisu. Odwołanie złóż do samorządowego kolegium odwoławczego (SKO) za pośrednictwem urzędu, który wydał ci decyzję. SKO może podtrzymać decyzję lub zmienić ją w całości lub częściowo. SKO może również oddalić twoje odwołanie.

W przypadku uchylenia przez SKO w części lub całości wydanej decyzji, urząd ponownie rozpatrzy sprawę. Wszystkie decyzje SKO będą do ciebie wysłane.

Warto wiedzieć

Jeśli będziesz prowadzić agencję zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, to urząd może ukarać cię grzywną. W zależności od zakresu świadczonych usług wynosi ona:

• od 3000 do 10 000 zł – za usługi doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pośrednictwa pracy z wyłączeniem kierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych
• od 3000 do 100 000 zł – za usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy w zakresie kierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych