Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Chcesz zatrudnić obywatela Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy? Sprawdź, kiedy możesz to zrobić na podstawie oświadczenia i jak je uzyskać.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Kiedy możesz złożyć oświadczenie

Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi możesz złożyć, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

• cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić jest obywatelem Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy
• okres zatrudnienia nie przekroczy 24 miesięcy
• prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec, nie dotyczą prac sezonowych (na które trzeba uzyskać zezwolenie)
• dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia 
• wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

Co to jest praca sezonowa 

Praca sezonowa to praca wykonywana przez okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym w sektorach: rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka w ramach działalności uznanych za sezonowe.

Te działalności określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Co daje złożenie oświadczenia

Skorzystanie z tej procedury znacznie przyspiesza legalizację zatrudnienia cudzoziemca: jeżeli złożysz oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, powiatowy urząd pracy nie przeprowadza testu rynku pracy.

Przeczytaj, co to jest test rynku pracy.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Oświadczenie złóż przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Pamiętaj, że cudzoziemiec może podjąć pracę, dopiero gdy powiatowy urząd pracy wpisze twoje oświadczenie do ewidencji oświadczeń. Dlatego złóż oświadczenie odpowiednio wcześniej.

Co do zasady, procedura wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi przez pracodawcę trwa 7 dni.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• powiatowe urzędy pracy

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składasz i - po potwierdzeniu przez PUP - odbierasz osobiście, jako pracodawca. Może też to zrobić twój pełnomocnik, który przy odbiorze oświadczenia powinien posiadać oryginał pełnomocnictwa.

Przeczytaj praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Powiatowe urzędy pracy mogą mieć własne wytyczne w zakresie składania oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Sprawdź - na stronie urzędu lub zadzwoń - jakie zasady obowiązują powiatowym urzędzie pracy właściwym dla twojej sprawy.

Niektóre powiatowe urzędy pracy mogą wymagać składania oświadczeń wyłącznie online, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Dotyczy to szczególnie dużych lokalizacji, na przykład Warszawy czy Wrocławia. Z kolei część powiatowych urzędów pracy nie obsługuje wniosków online. Dlatego, jeśli nie możesz znaleźć na liście właściwego dla twojej sprawy urzędu, sprawdź na stronie konkretnego powiatowego urzędu pracy, jaki jest tryb przyjmowania oświadczeń.

Najprostszym sposobem jest złożenie oświadczenia online, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl: 

• wybierz zakładkę [Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi PSZ-OPWP]
• wypełnij elektroniczne oświadczenie
• załącz kopie elektroniczne (skany) niezbędnych dokumentów
• podpisz wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym.

Urząd będzie się z tobą kontaktował, jeżeli będziesz trzeba uzupełnić braki formalne, okazać oryginały dokumentów, które zostały załączone jako skany lub żeby ustalić dalsze kroki

Jeśli zdecydujesz się na osobiste złożenie wniosku w powiatowym urzędzie pracy, to nie musisz wcześniej umawiać się na wizytę w PUP.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi możesz również przesłać pocztą. W takim przypadku przydatne będzie wykupienie dodatkowej usługi - potwierdzenia odbioru, które będzie potwierdzeniem złożenia oświadczenia. Urząd będzie się z tobą kontaktował w przypadku konieczności uzupełnienia braków formalnych lub w kwestii dalszego procedowania

Uwaga! Jeżeli składasz oświadczenie jako agencja pracy tymczasowej to obowiązuje cię specjalny formularz oświadczenia.

Dokumenty

Składając oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi pamiętaj, aby obowiązkowo dołączyć do niego:

• skan ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, zawierający dane osobowe tego cudzoziemca
• oświadczenie o niekaralności dotyczące braku kary i braku skazania za: 
  • brak powiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustalonym terminie
  • nielegalne zatrudnianiem cudzoziemca lub nielegalne powierzenie wykonywanie pracy cudzoziemcowi 
  • przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową
  • przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę lub jest podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę
  • przestępstwo handlu ludźmi
• dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia zawierający
  • nazwę podmiotu składającego oświadczenie (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy)
  • przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (tj. złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi)
  • dane cudzoziemca (pełne imię i nazwisko cudzoziemca)
• pełnomocnictwo (jeśli w sprawie występujesz przez pełnomocnika)
• potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (chyba, że jesteś zwolniony z jej uiszczenia)

Ponadto urząd pracy może poprosić o dostarczenie dokumentów potwierdzających twoją tożsamość jako pracodawcy:  

• odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), lub innego właściwego rejestru, zawierający aktualne dane na dzień składania wniosku – jeśli jesteś osobą prawną 
• kopię zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, albo kopię zaświadczenia z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego - jeśli jesteś osobą prowadzącą gospodarstwo rolne 

Jeśli wniosek składasz w postaci elektronicznej, musisz dołączyć do wniosku elektroniczne kopie (skany) dokumentów.

Ważne! Urząd rozpatrujący sprawę może zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów, z których sporządziłeś papierowe lub elektroniczne kopie (skany).

Dokumenty sporządzone w języku obcym (z wyjątkiem dowodów osobistych lub dokumentów podróży), musisz złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, sporządzonym przez tłumacza przysięgłego.

Termin

Oświadczenie złóż przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Pamiętaj, że cudzoziemiec może podjąć pracę, dopiero gdy powiatowy urząd pracy wpisze twoje oświadczenie do ewidencji oświadczeń. Dlatego złóż oświadczenie odpowiednio wcześniej.

Co do zasady, procedura wpisania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi przez pracodawcę trwa 7 dni.

2. Urząd pracy sprawdzi poprawność oświadczenia oraz załączników

Jeżeli pracownik urzędu stwierdzi braki w dokumentacji lub nieścisłości, to wezwie cię do uzupełnienia dokumentacji lub wyjaśnienia wątpliwości. Na uzupełnienie braków masz co najmniej 7 dni. Jeżeli tego nie zrobisz we wskazanym terminie, twoja sprawa pozostanie bez rozpatrzenia.

3. Urząd wpisze oświadczenie do ewidencji

Jeżeli oświadczenie i załączniki spełniają wszystkie wymagania, to pracownik urzędu pracy wpisze oświadczenie do ewidencji.

Potwierdzeniem wpisu jest złożone przez ciebie oświadczenie z pieczątką urzędu lub oświadczenie wydane w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym pracownika urzędu. Możesz odebrać je osobiście lub przez pełnomocnika. Jeżeli chcesz, aby urząd przesłał ci oświadczenie pocztą tradycyjną, musisz zaznaczyć to przy jego składaniu. Jeśli urząd wyda oświadczenie w postaci dokumentu elektronicznego, to może je wysłać na konto pracodawcy lub pełnomocnika na portalu praca.gov.pl albo na adres e-mail pracodawcy lub pełnomocnika wskazany w złożonym oświadczeniu.

Praca cudzoziemca jest legalna w okresie określonym w tym oświadczeniu. Może być to okres, który samodzielnie określiłeś jako pracodawca lub inny, krótszy, określony przez powiatowy urząd pracy. Jeśli urząd pracy określi krótszy okres legalnej pracy cudzoziemca, wpisze do oświadczenia termin rozpoczęcia i zakończenia jego pracy. 

Urząd nie wydaje osobnej decyzji o wpisie oświadczenia do ewidencji.

Starosta wyda decyzję odmową, jeżeli:

• jako podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi – dopuściłeś się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów kodeksu karnego
• z okoliczności wynika, że składasz oświadczenie dla pozoru lub oświadczenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu
• jako podmiot powierzający pracę nie dopełniłeś obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności: nie posiadasz środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzisz działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalegasz z odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne lub płaceniem podatków lub
• jeśli nie zostały spełnione wymagane warunki do wpisu oświadczenia do ewidencji, na przykład oświadczenie dotyczące pracy sezonowej.

Innym powodem odmowy wpisu oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi może być wyczerpanie ustalonych limitów takich oświadczeń. Dotychczas jednak takie limity nie były ustalane.

Ile zapłacisz

• 100 zł - opłata za złożenie oświadczenia. Wpłać ją na konto bankowe powiatowego urzędu pracy, w którym składasz oświadczenie.
• 17 zł - opłata skarbowa za pełnomocnictwo - jeżeli korzystasz z pełnomocnika. Wpłać ją na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby powiatowego urzędu pracy, do którego składasz pełnomocnictwo. Numer konta sprawdzisz na stronie urzędu miasta lub gminy. Nie musisz płacić za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Ile będziesz czekać

Powiatowy Urząd Pracy (PUP) rozpatrzy złożone oświadczenie w terminie:

• 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia)
• 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego
• 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Powyższe terminy należy liczyć od dnia złożenia kompletnego oświadczenia.

Jak możesz się odwołać

Jeżeli starosta odmówił wpisu twojego oświadczenia do ewidencji oświadczeń, to możesz się odwołać od jego decyzji. Masz na to 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmowne. Odwołanie złóż do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.

Warto wiedzieć

Jeżeli urząd wpisze twoje oświadczenie do ewidencji, musisz:

• poinformować pisemnie powiatowy urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (w terminie 7 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu)
• podpisać umowę z cudzoziemcem na warunkach określonych w oświadczeniu, a wcześniej przedstawić mu tę umowę przetłumaczoną na język dla niego zrozumiały
• przestrzegać wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników, a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca).

Cudzoziemiec lub pracodawca, mogą również informować Urząd o zakończeniu pracy na podstawie wpisanego do ewidencji  oświadczenia.

Uwaga! Jeżeli nie powiadomisz o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca to grozi ci kara grzywny.

Przeczytaj więcej o zatrudnianiu obywateli Ukrainy.