Złóż wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń dla firmy

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz komunikować się z urzędami przez internet? Przejdź na e-Doręczenia. Specjalna skrzynka elektroniczna umożliwi ci bezpieczną wymianę korespondencji z urzędami online. Zacznij od wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia korespondencję online z urzędami.

Na Biznes.gov.pl przedsiębiorcy prywatni mogą założyć adres i darmową skrzynkę do e-Doręczeń u publicznego dostawcy usługi, którym obecnie jest Poczta Polska S.A. Podmioty publiczne i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego wnioskują o utworzenie adresu do e-Doręczeń za pośrednictwem e-usługi udostępnionej na stronie gov.pl.

Pamiętaj! Możesz również założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń u dostawcy niepublicznego (dostawcy kwalifikowanego). Sprawdź, co oferują kwalifikowani dostawcy usługi e-Doręczeń.

Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach dla przedsiębiorców.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Firmy, które zarejestrowały działalność przed 1 stycznia 2025 roku w:

• CEIDG – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku

• KRS – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają adresy i skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.

Gdzie załatwisz sprawę

Ministerstwo Cyfryzacji - eDoręczenia
Królewska 27, 00-060 Warszawa

Co zrobić krok po kroku

1. Przygotuj wniosek w e-usłudze na Biznes.gov.pl

Wybierz przycisk "Załatw online" na tej stronie, zaloguj się do Biznes.gov.pl i skorzystaj z elektronicznego kreatora wniosku. Jeśli to twoje pierwsze logowanie, system przeprowadzi cię przez proces zakładania konta.

Przeczytaj, jak założyć konto na Biznes.gov.pl.

Wypełniając kreator zaznacz opcje, które cię dotyczą i wpisz wymagane dane, a system wygeneruje wniosek.

Uwaga! Wszystkie załączniki do wniosku, za wyjątkiem potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej, muszą być podpisane elektronicznie. Do podpisania dokumentu możesz użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

Dokumenty

Jeśli działasz jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG albo KRS, dołącz do wnioku dokument, z którego wynika twoje uprawnienie do reprezentacji.

W takim wypadku przed zalogowaniem się do e-usługi przygotuj:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę albo kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP
• dowód zapłacenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa. Sprawdź praktyczne informacje na temat opłaty skarbowej.

albo

• dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.

Termin

Firmy, które zarejestrowały działalność przed 1 stycznia 2025 roku w:

• CEIDG – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku

• KRS – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają adresy i skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.

2. Podpisz i wyślij wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Po przejściu przez kreator znajdziesz się na stronie podpisywania dokumentu.

Aby podpisać wniosek możesz wykorzystać:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• podpis osobisty
• pieczęć elektroniczną.

Jeśli wniosek ma podpisać kilka osób, wybierz przycisk "Wiele podpisów". Pobierz dokument, zapisz na komputerze, a następnie przekaż osobie, która ma go podpisać. Po zebraniu wszystkich podpisów wróć na Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. W zakładce Powiadomienia znajdziesz link do niepodpisanego dokumentu.

Przeczytaj instrukcję, jak podpisać dokument elektroniczny w kilka osób.

Pamiętaj! Wniosek muszą podpisać osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy (na przykład właściciel firmy z CEIDG, zarząd spółki akcyjnej, wspólnicy spółki jawnej). Wniosek w imieniu przedsiębiorcy może też złożyć prokurent albo pełnomocnik, który ma do tego umocowanie. Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek podpisany przez osobę nieuprawnioną do działania w imieniu przedsiębiorcy.

Po podpisaniu wniosku kliknij przycisk „Wyślij”.

Termin

Po wypełnieniu kreatora wniosku, masz 4 dni na zebranie wszystkich wymaganych podpisów. Tyle czasu niepodpisana wersja wniosku jest przechowywana na Koncie Przedsiębiorcy.

3. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie

Minister Cyfryzacji odrzuci wniosek, który zawiera nieprawidłowe dane (na przykład dane administratora niezgodne z bazą PESEL) albo nie spełnia innych wymagań (na przykład podpisały go osoby nieuprawnione do reprezentowania firmy).

4. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń

O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone dowiesz się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. W wiadomości będzie instrukcja jak aktywować adres. 

Ważne! Wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail podany w tym celu we wniosku. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, zadbaj o to żeby we wniosku znalazł się twój adres e-mail, który regularnie sprawdzasz. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy muszą wyznaczyć administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

5. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Żeby adres do e-Doręczeń twojej firmy stał się widoczny w bazie adresów elektronicznych, a skrzynka zaczęła działać, potrzebna jest ich aktywacja. Szczegółowe informacje jak to zrobić będą w wiadomości e-mail do administratora skrzynki lub do przedsiębiorcy, który jest właścicielem adresu i nie wyznaczył administratora.

Ważne! Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy pierwszym logowaniu system poprosi cię o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia z Biznes.gov.pl.

Dowiedz się jakie są zasady zarządzania skrzynką do e-Doręczeń oraz prawa i obowiązki posiadacza skrzynki

6. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych

Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać twojej firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

• 17 zł – opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii w formie elektronicznej (opcjonalnie)  

Jeśli wniosek składa pełnomocnik bądź prokurent, trzeba zapłacić opłatę skarbową odpowiednio za złożenie pełnomocnictwa albo wypisu z KRS potwierdzającego ustanowienie prokury.

Gdzie zapłacić: opłatę skarbową zapłać na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy (osoba albo firma, która udzieliła pełnomocnictwa).

Praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

Ile będziesz czekać

Wiadomość e-mail potwierdzająca utworzenie adresu do e-Doręczeń zostanie przesłana po otrzymaniu przez ministra właściwego ds. cyfryzacji kompletnego i poprawnego wniosku. Po aktywacji adresu, zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Warto wiedzieć

Jak zmienić dane firmy w bazie adresów elektronicznych

Jeśli zmieniły się twoje dane jako przedsiębiorcy, zaktualizuj je w swoim rejestrze – CEIDG albo KRS. Następnie, gdy otrzymasz potwierdzenie, że zmiany w rejestrze są już widoczne, przejdź do e-usługi na Biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych (BAE). Jeśli na ekranie z danymi twojej firmy zobaczysz zaktualizowane informacje, pozostaje ci elektroniczne podpisanie wniosku i wysłanie go.

Przeczytaj, jak:

• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w CEIDG
• złożyć wniosek o zmianę danych firmy w KRS.

Jeżeli chcesz zmienić adres e-mail do powiadomień, możesz to zrobić w ustawieniach skrzynki po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy.

Przez e-usługę na Biznes.gov.pl, możesz też zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń. W tym celu, po zalogowaniu do e-usługi, zaznacz, że chcesz złożyć wniosek o zmianę danych w bazie adresów elektronicznych. Na ekranie z pytaniem „Czego dotyczy zmiana” wybierz „Dane administratora”. Następnie usługa umożliwi ci wyznaczenie nowego administratora. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, możesz też wykreślić wyznaczonego administratora z BAE. Wykreślenie administratora z BAE oznacza, że traci on dostęp do twojej skrzynki do e-Doręczeń.

Jak wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych

Możesz wykreślić adres do e-Doręczeń z bazy adresów elektronicznych. W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Możesz przejść do e-usługi klikając przycisk "Załatw online" na tej stronie. Po rozpatrzeniu wniosku, Minister Cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.

Gdzie uzyskać więcej informacji

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, przejdź na stronę poświęconej e-Doręczeniom.