Zezwolenie na pracę typu E

Zatrudniasz pracownika i chcesz go delegować do Polski do pracy w innej firmie, na dłużej niż 30 dni w ciągu 6 kolejnych miesięcy? Najpierw musisz uzyskać dla niego zezwolenie na pracę typu E. Sprawdź, jak to zrobić krok po kroku.

Jak załatwić sprawę

Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi

Jeśli chcesz oddelegować cudzoziemca, który jest zatrudniony w twoim przedsiębiorstwie, mającym siedzibę poza państwem członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub poza Szwajcarią do czasowego wykonywania pracy w Polsce, musisz najpierw uzyskać dla niego odpowiedni rodzaj zezwolenia na pracę.

Państwami członkowskimi Unii Europejskiej (UE) są: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Szwecja, Węgry, Włochy.

Państwami członkowskimi Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) są: Norwegia, Islandia, Liechtenstein.

Dla kogo jest zezwolenie typu E

Powinieneś złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu E, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

• cudzoziemiec jest zatrudniony w twoim przedsiębiorstwie, które ma siedzibę poza państwem członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii
• twoje przedsiębiorstwo nie posiada oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Polski
• okres delegowania do Polski przekracza 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy
• delegujesz cudzoziemca w innym celu niż wskazany w :
  • zezwoleniu typu C - wydawanym w przypadku oddelegowania do oddziału, zakładu pracodawcy delegującego lub podmiotu powiązanego na okres przekraczający 30 dni w ciągu roku kalendarzowego
  • zezwoleniu typu D - wydawanym w przypadku realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym - tak zwanej usługi eksportowej.

Kiedy zezwolenie nie jest potrzebne

Nie musisz składać wniosku o zezwolenie na pracę typu E dla cudzoziemca, który ma miejsce stałego pobytu za granicą i jest delegowany do Polski na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, w celu:

• wykonywania prac montażowych, konserwacyjnych lub naprawy dostarczonych urządzeń, konstrukcji, maszyn lub innego sprzętu, jeżeli ty jako pracodawca zagraniczny jesteś ich producentem
• dokonania odbioru zamówionych urządzeń, maszyn, konstrukcji lub innego sprzętu, wykonanych przez polskiego przedsiębiorcę;
• przeszkolenia pracowników polskiego pracodawcy będącego odbiorcą urządzeń, konstrukcji, maszyn lub innego sprzętu w zakresie jego obsługi lub użytkowania
• montażu i demontażu stoisk targowych, opieki nad nimi, jeżeli wystawcą jesteś ty jako pracodawca zagraniczny, delegujący cudzoziemca w tym celu.

Kto występuje o zezwolenie typu E

Z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę typu E występuje wyłącznie podmiot powierzający wykonywanie pracy, czyli pracodawca delegujący pracownika do wykonywania pracy w Polsce.

Na jak długo wydawane jest zezwolenie typu E

Zezwolenie na pracę typu E zawsze wydawane jest na czas określony – zasadniczo na planowany okres oddelegowania cudzoziemca, jednak nie dłuższy niż 3 lata.

Możesz również wnioskować o przedłużenie zezwolenia na pracę. Wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę typu E możesz złożyć nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed upływem okresu ważności dotychczasowego zezwolenia na pracę.

Ważne! Wojewoda może skrócić okres, na jaki wydawane są zezwolenia na pracę  typu E w danym województwie. Długość okresu ważności zezwolenia na pracę może zatem różnić się w zależności od województwa.

Kiedy powinieneś załatwić sprawę

Wniosek możesz złożyć dowolnym momencie. Pamiętaj jednak, że procedura wydania zezwolenia na pracę może trwać miesiąc (30 dni), a w szczególnie skomplikowanych przypadkach nawet 2 miesiące, dlatego powinieneś złożyć wniosek odpowiednio wcześniej.

Gdzie załatwisz sprawę

Usługę można zrealizować w:

• urzędy marszałkowskie

Co zrobić krok po kroku

1. Złóż wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu E

Jak złożyć wniosek 

Najprostszym sposobem jest złożenie wniosku online - za pośrednictwem portalu praca.gov.pl: 

• wybierz zakładkę Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ZC-WWZ
• wypełnij wniosek elektroniczny
• załącz kopie elektroniczne (skany) niezbędnych dokumentów
• podpisz wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym.

Urząd będzie się z tobą kontaktował, jeżeli będziesz musiał uzupełnić braki formalne, okazać oryginały dokumentów, które zostały załączone jako skany lub żeby ustalić dalsze kroki.

Możesz również wysłać wniosek pocztą. W takim przypadku przydatne będzie wykupienie dodatkowej usługi, w postaci tzw. potwierdzenia odbioru - ten dokument, będzie potwierdzeniem złożenia wniosku. Urząd będzie się z tobą kontaktował, jeżeli potrzebne będzie uzupełnienie braków formalnych lub w kwestii dalszego procedowania.

Jeśli zdecydujesz się na osobiste złożenie wniosku w urzędzie, pamiętaj, że każdy z urzędów wojewódzkich może mieć swoje zasady składania wniosków. Dlatego przed pójściem do urzędu sprawdź, jakie zasady obowiązują w urzędzie wojewódzkim, do którego składasz wniosek - zadzwoń do urzędu lub wejdź na jego stronę internetową. Najczęściej urzędy wojewódzki stosują w tym zakresie systemy kolejkowe, które mogą polegać na tym, że:

• automat biletowy w wyznaczonych przez urząd godzinach wydaje numerki, które wyznaczają kolejność obsługi interesantów. Automat wydaje tyle numerków, ilu zainteresowanych  w danym dniu jest w stanie obsłużyć urząd. Osoby, które nie zdążą zarejestrować się w systemie kolejkowym - nie zostaną w danym dniu obsłużone, dlatego warto nie odkładać wizyty na „koniec dnia pracy” urzędu. Zazwyczaj powinieneś pobrać tyle numerków, ile wniosków chcesz złożyć. Niektóre urzędy limitują ilość wniosków składanych przez jedną osobę w ciągu tego samego dnia.
• za pośrednictwem platformy internetowej, do której odnośnik będzie znajdować się na stronie internetowej urzędu wojewódzkiego. Po utworzeniu swojego profilu, możesz spośród dostępnych terminów wizyt w urzędzie (do wyboru dzień i godzina), zarezerwować ten, który najbardziej ci odpowiada na złożenie wniosku. W ustalonym dniu powinieneś zgłosić się do urzędu wraz z wnioskiem i innymi niezbędnymi  dokumentami.

We wszystkich czynnościach związanych z uzyskaniem zezwolenia na pracę dla delegowanego cudzoziemca, może cię w Polsce reprezentować pełnomocnik. W takim przypadku, musisz udzielić wybranej osobie pełnomocnictwa. Ustanawiając pełnomocnika w sprawie o wydanie zezwolenia na pracę typu E, jesteś zwolniony z obowiązku dokonania opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Przeczytaj praktyczne informacje na temat pełnomocnictwa.

W jakiej formie składasz dokumenty

Do wniosku składanego w wersji papierowej dołączasz oryginały dokumentów lub odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez pełnomocnika występującego w sprawie będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Wyjątkiem jest dokument podróży cudzoziemca (wszystkie wypełnione strony ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek) - załączasz jego kopię.

Do wniosku składanego w wersji elektronicznej musisz dołączyć elektroniczne kopie (skany) dokumentów.

Pamiętaj!

• Urząd może zażądać przedstawienia do wglądu oryginałów dokumentów, z których sporządziłeś zwykłe lub elektroniczne kopie.
• Dokumenty sporządzone w języku obcym (z wyjątkiem dowodów osobistych lub dokumentów podróży), musisz złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski, sporządzonym przez tłumacza przysięgłego.

Dokumenty, które składasz:

• wniosek o wydanie zezwolenia na pracę
• dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę delegującego
• kopia wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, a w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania – kopia innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość
• dowód wpłaty zawierający następujące dane:
  • nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa oraz adres siedziby pracodawcy delegującego)
  • przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (tj. opłata od wniosku o wydanie zezwolenia na pracę typu E)
  • dane cudzoziemca (pełne imię i nazwisko cudzoziemca, dla którego występujesz z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę)
• list oddelegowujący cudzoziemca do pracy, potwierdzający fakt oddelegowania, okres, wynagrodzenie i stanowisko
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków w przypadku zamiaru powierzenia cudzoziemcowi wykonywania pracy w zawodzie regulowanym
• pełnomocnictwo – w przypadku gdy pracodawca delegujący nie składa wniosku osobiście.

Dokumenty

Musisz załączyć również: 

• dokument z właściwego rejestru dotyczący pracodawcy zagranicznego
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych do wykonywania pracy w zawodzie regulowanym
• dokument potwierdzający, że cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i będzie delegowany w celu wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 
• list oddelegowujący cudzoziemca.

Termin

Wniosek możesz złożyć dowolnym momencie. Pamiętaj jednak, że procedura wydania zezwolenia na pracę może trwać miesiąc (30 dni), a w szczególnie skomplikowanych przypadkach nawet 2 miesiące, dlatego powinieneś złożyć wniosek odpowiednio wcześniej.

2. Urząd sprawdzi twoje dokumenty

Jeżeli twój wniosek zawiera braki formalne, na przykład pomylisz się we wniosku albo nie dołączysz potrzebnych dokumentów, to urząd wezwie cię do poprawienia błędów lub uzupełnienia brakujących dokumentów. Będziesz mieć na to co najmniej 7 dni. Jeśli nie poprawisz błędów w wyznaczonym terminie, twój wniosek nie zostanie rozpatrzony. 

Pamiętaj, że urząd może również wezwać cię w trakcie postępowania do złożenia wyjaśnienia lub doprecyzowania posiadanych informacji. Możesz być także wezwany do dostarczenia innych dokumentów lub do składania zeznań potwierdzających okoliczności, o których mowa we wniosku.

3. Wojewoda wyda decyzję

Zezwolenie na pracę typu E wydawane jest w formie decyzji administracyjnej, w 3 egzemplarzach: jeden pozostaje w urzędzie, a dwa otrzymuje pracodawca delegujący. Jeden egzemplarz musisz przekazać cudzoziemcowi.

Wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę typu E, jeżeli:

• zawarłeś we wniosku nieprawdziwe dane lub fałszywe informacje, posłużyłeś się fałszywymi dokumentami, zeznałeś nieprawdę lub zataiłeś prawdę,
• nie spełniłeś określonych w ustawie warunków koniecznych do uzyskania zezwolenia,
• prawomocnym wyrokiem sądu zostałeś uznany za winnego wykroczenia związanego z nielegalnym zatrudnianiem cudzoziemca lub w ciągu 2 lat od uznania za winnego powierzenia nielegalnego wykonywania pracy cudzoziemcowi, został ponownie uznany za winnego tego samego czynu,
• jesteś karany za popełnienie przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową,
• jesteś karany za popełnienie przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę lub jest podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę.
• jesteś karany za przestępstwo handlu ludźmi lub podmiot powierzający wykonywanie pracy jest zarządzany lub kontrolowany przez taką osobę,
• nie dopełniłeś obowiązków związanych z ubieganiem się o zezwolenie na pracę oraz zatrudnianiem cudzoziemca,
• dane osobowe cudzoziemca zostały wpisane do wykazu cudzoziemców, których pobyt w Polsce jest niepożądany,
• wnioskujesz o wydanie zezwolenia dla cudzoziemca, który nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków w przypadku zamiaru powierzenia wykonywania pracy w zawodzie regulowanym,
• jeżeli cudzoziemiec, w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę, został ukarany za czyny za które odmawia się wydania zezwolenia.

Ważne! Wojewoda może też wydać decyzję o odmowie wydania zezwolenia na pracę, jeżeli z okoliczności wynika, że wniosek o wydanie zezwolenia na pracę został złożony dla pozoru, zezwolenie będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż wykonywanie pracy dla danego podmiotu lub podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy innym osobom.

Ile zapłacisz

• 50 zł – opłata za wydanie zezwolenia, gdy powierzasz wykonywanie pracy cudzoziemcowi do 3 miesięcy.
• 100 zł – opłata za wydanie zezwolenia, gdy powierzasz wykonywanie pracy cudzoziemcowi na dłużej niż 3 miesiące.

Opłatę wpłać na konto urzędu wojewódzkiego, do którego składasz wniosek o wydanie  zezwolenia. Numer konta sprawdzisz na stronie urzędu.

Ile będziesz czekać

Nie dłużej niż miesiąc. Termin może się wydłużyć do 2 miesięcy (dostaniesz o tym informację).

Jak możesz się odwołać

Jeśli wojewoda wyda decyzję odmawiającą wydania zezwolenia na pracę, możesz się od niej odwołać. Odwołanie składa się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem wojewody, który wydal decyzję w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Warto wiedzieć

Wysokość wynagrodzenia

W przypadku zezwolenia na pracę udzielanego w związku z oddelegowaniem pracownika do wykonywania pracy w Polsce, w tym zezwolenia typu E, cudzoziemiec w okresie oddelegowania do Polski musi otrzymywać miesięczne wynagrodzenie w wysokości co najmniej 70% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Takie wynagrodzenie trzeba uwzględnić w liście oddelegowującym pracownika oraz we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.

Reprezentant pracodawcy zagranicznego

Musisz wyznaczyć osobę upoważnioną do reprezentowania twojego przedsiębiorstwa w Polsce przed:

• Państwową Inspekcją Pracy (PIP), w tym do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień
• wojewodą oraz innymi organami uprawnionymi do kontroli legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemca w Polsce.

Oświadczenie o delegowaniu pracownika

Musisz złożyć oświadczenie o delegowaniu, najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi.

Pamiętaj, że zmiana jakiejkolwiek informacji zawartej w oświadczeniu o delegowaniu, wymaga pisemnego zawiadomienia PIP, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany. Dowiedz się:

• jak złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika
• jak zmienić dane zawarte w oświadczeniu o delegowaniu pracownika. 

Obowiązek przechowywania dokumentacji 

W okresie delegowania pracownika masz obowiązek przechowywać na terytorium Polski w formie elektronicznej lub papierowej:

• kopię umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium Polski lub inny równoważny dokument poświadczający warunki zatrudnienia w ramach stosunku pracy
• dokumentację dotyczącą czasu pracy pracownika delegowanego na terytorium RP w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby przepracowanych godzin w danym dniu lub jej kopii
• dokumenty określające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium Polski wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z ustawodawstwem państwa członkowskiego oraz dowodów wypłaty takiej osobie wynagrodzenia lub ich kopii.

Jeśli PIP zażąda od ciebie tych dokumentów, masz obowiązek dostarczyć je (wraz z tłumaczeniem na język polski) nie później niż:

• w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o udostępnienie, jeśli odbywa się to w trakcie pracy twoich pracowników na terenie Polski
• w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, jeśli PIP zwróci się do ciebie o dokumenty w okresie 2 lat po zakończeniu wykonywania pracy przez pracownika delegowanego. 

Obowiązek informacyjny

W terminie 7 dni pisemnie powiadom wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

• cudzoziemiec rozpoczął pracę w innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę
• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego cudzoziemcowi wykonywanie pracy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę
• zmieniła się osoba reprezentująca pracodawcę
• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę
• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące
• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę

Co oznacza odpowiedzialność solidarna przy delegowaniu 

W przypadku pracowników delegowanych do Polski do wykonywania prac związanych z robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego, ma zastosowanie zasada odpowiedzialności solidarnej. Oznacza ona, że odpowiedzialność w zakresie zaległości z tytułu wynagrodzenia oraz dodatków do wynagrodzenia spoczywa zarówno na pracodawcy delegującym osoby do pracy w Polsce, jak i na wykonawcy, który powierza wykonanie prac w Polsce. Dotyczy to w szczególności robót takich jak:

• wykopy
• roboty ziemne
• montowanie i demontowanie elementów prefabrykowanych
• wyposażanie lub instalowanie
• renowacja
• demontowanie
• rozbiórkę
• konserwację
• prace malarskie i porządkowe.

Wykonawca ponosi solidarną odpowiedzialność za zobowiązania powstałe w trakcie wykonywania wymienionych wyżej prac, z tytułu zaległego wynagrodzenia w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Do odpowiedzialności solidarnej za te zobowiązania stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Wykonawca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej, jeśli dochowa należytej staranności, czyli spełni łącznie następujące warunki:

• Przekaże pracodawcy delegującemu pracownika na terytorium Polski pisemną informację o warunkach zatrudnienia obowiązujących w zakresie:
  • norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • wymiaru urlopu wypoczynkowego,
  • minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. 
  • wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
  • zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
  • zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w Kodeksie pracy,
  • wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

• Odbierze od pracodawcy delegującego potwierdzenie złożenia Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia, zawierającego informacje, niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy. 

Kiedy wojewoda uchyli wydane zezwolenie na pracę

Wojewoda uchyli wydane zezwolenie na pracę, jeżeli:

• uległy zmianie okoliczności lub dowody, odnoszące się do wydanej decyzji
• ustała przyczyna udzielenia zezwolenia na pracę
• podmiot powierzający wykonywanie pracy nie dopełnił obowiązków wobec cudzoziemca wynikłych w związku z uzyskaniem zezwolenia na pracę
• cudzoziemiec przestał spełniać wymagania do wykonywania zawodów regulowanych lub działalności
• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia lub przerwał pracę na okres dłuższy niż 3 miesiące (jednakże wojewoda nie uchyli zezwolenia w tym wypadku, jeżeli otrzymał powiadomienie wskazujące, że zezwolenie będzie wykorzystane zgodnie z jego przeznaczeniem oraz wskazanie przyczyny niepodjęcia pracy lub przyczyny przerwy w wykonywaniu pracy
• otrzymał informację, że w stosunku do cudzoziemca obowiązuje wpis do wykazu cudzoziemców, których pobyt na terytorium Polski jest niepożądany
• podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej lub statutowej, w szczególności zawiesił działalność, został wykreślony z właściwego rejestru lub jest w likwidacji,
• pracodawca został ukarany za wykroczenie lub przestępstwo, za które odmawia się wydania zezwolenia na pracę.