Co musisz wiedzieć zanim zarejestrujesz firmę

Sprawdź, czy możesz prowadzić działalność gospodarczą w Polsce

Możesz prowadzić firmę jednoosobową samodzielnie, jeśli jesteś osobą pełnoletnią, bo tylko wtedy ponosisz pełną odpowiedzialność za swoje działania i masz pełną zdolność do podejmowania decyzji.

Osoby niepełnoletnie, które chcą prowadzić własny biznes, w wielu sytuacjach będą musiały korzystać z pomocy swoich ustawowych przedstawicieli. Najczęściej będą to rodzice.

Żeby założyć firmę jednoosobową, nie musisz być obywatelem lub obywatelką Polski.

Obywatele:

• państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy.
• państw spoza Unii Europejskiej lub spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na terytorium Polski na takich samych zasadach jak obywatele polscy, jeżeli mają tytuł pobytowy, który ich do tego uprawnia, na przykład zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej czy zezwolenie na pobyt czasowy, wydane w związku ze studiami.

Przeczytaj, kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce.

Upewnij się, czy musisz rejestrować firmę

Działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Jeśli chcesz prowadzić taką działalność, musisz się zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - CEIDG, czyli w rejestrze przedsiębiorców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. Do tego rejestru wpisują się również przedsiębiorcy, którzy chcą zostać wspólnikami spółki cywilnej.

Jednak jeśli spodziewasz się, że przychody z twojej działalności będą niewielkie, to taką drobną działalność możesz prowadzić bez dodatkowych formalności – nie musisz się rejestrować jako przedsiębiorca.

Działalność nierejestrowa to drobna działalność zarobkowa osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy.

Możesz prowadzić działalność nierejestrową, jeżeli:

• przychody z twojej działalności nie przekraczają w żadnym miesiącu kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej w 2024 roku zmieni się dwa razy: od stycznia do czerwca 2024 roku wynosi 3181,50 zł, a od lipca 2024 roku – 3225 zł)
• jesteś osobą fizyczną
• nie wykonujesz działalności w ramach spółki cywilnej
• nie prowadzisz działalności regulowanej, czyli takiej, która wymaga zezwoleń lub koncesji
• nie wykonywałeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Ważne! Nie trzeba rejestrować w rejestrze przedsiębiorców:

• działalności agroturystycznej rolników
• produkcji wina przez rolników
• rolniczego handlu detalicznego.

Przeczytaj więcej o działalności nierejestrowej.

Wybierz nazwę swojej firmy

Rejestrując się jako przedsiębiorca w CEIDG, musisz wskazać pod jaką nazwą będziesz działać. Nazwa musi zawierać co najmniej twoje imię i nazwisko podane w mianowniku - na przykład: Jan Kowalski.

Ważna jest kolejność – wpisując nazwę najpierw podaj swoje imię, a później nazwisko.

Możesz dodać do imienia i nazwiska inne elementy, na przykład opisujące profil twojej działalności – Jan Kowalski dorabianie kluczy, czy wskazujące na miejsce jej prowadzenia. Takim dodatkowym elementem może też być twój pseudonim albo dowolne fantazyjne sformułowanie.

Pamiętaj! Jedna osoba fizyczna może mieć tylko jeden wpis w CEIDG. Nie możesz mieć zarejestrowanych kilku jednoosobowych firm na swoje nazwisko, ale pod jednym wpisem możesz prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej.

Przeczytaj więcej o nazwie przedsiębiorcy.

Zdecyduj, jaki adres firmy podasz w rejestrze

Swoją firmę możesz prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach, na przykład w punkcie usługowym, w biurze, w tym w biurze wirtualnym lub coworkingowym, we własnym mieszkaniu albo bez stałego adresu czy mobilnie, na przykład jeżeli wykonujesz usługi u klienta. Masz w tym zakresie pełną dowolność.

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

• zgłosisz adres do doręczeń, czyli miejsce, w którym będziesz odbierać korespondencję dotyczącą twojej działalności gospodarczej
• zgłosisz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli prowadzisz działalność w stałym miejscu
• zgłosisz dodatkowe stałe miejsca, w których działasz, jeżeli poza stałym miejscem prowadzisz na przykład filie, odziały, magazyny czy punkty przyjmowania zleceń.

Pamiętaj! Możesz wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeżeli nie prowadzisz działalności w stałym miejscu.

Ważne! Musisz posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłaszasz do CEIDG. Tytułem prawnym do nieruchomości może być:

• prawo własności (współwłasności) nieruchomości lub lokalu mieszkalnego
• prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
• dzierżawa
• najem
• użyczenie.

Przeczytaj więcej o miejscu prowadzenia działalności.

Wybierz kod PKD

Przedsiębiorca, który rejestruje firmę, musi przypisać swoją działalność do określonego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli wybrać kod PKD.

Kody są wykorzystywane w statystyce publicznej, ale mają też duże znaczenie praktyczne. Na przykład niektóre kody są powiązane z określonymi formami opodatkowania czy z obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej lub rejestracją VAT.

Wyszukaj taki kod, który najbardziej odpowiada temu, co chcesz robić. Wybierz jeden kod główny, czyli związany z działalnością, która powinna ci przynosić największe przychody, i dowolną liczbę kodów dodatkowych.

Przeczytaj, jak wybrać kod PKD lub skorzystaj z wyszukiwarki kodów PKD.

Sprawdź, czy potrzebujesz pozwolenia

Co do zasady przedsiębiorcy mogą działać swobodnie. To znaczy, że nie potrzebują niczyjej zgody na prowadzenie konkretnej działalności.

Czasami jednak, aby prowadzić biznes, musisz mieć określone uprawnienia zawodowe, posiadać określony sprzęt lub warunki lokalowe.

Są też takie biznesy, które możesz prowadzić dopiero po uzyskaniu pozwolenia odpowiednich instytucji publicznych.

W tych przypadkach może ci być potrzebna licencja, koncesja, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. Musisz się o nie postarać już po zarejestrowaniu firmy.

Przeczytaj więcej o działalności reglamentowanej.

Wybierz formę opodatkowania dochodów

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT.

Do wyboru masz trzy formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%)
• według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%)
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Ważne! Od 2022 roku z czwartej formy opodatkowania - karty podatkowej mogą korzystać tylko ci podatnicy, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie – byli już opodatkowani w ten sposób w 2021 roku. Dlatego jeśli dopiero zakładasz działalność, nie możesz wybrać karty podatkowej.

Skala podatkowa to podstawowa forma opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. To oznacza, że będziesz opodatkowany na zasadach ogólnych, jeżeli nie wybierzesz innej formy opodatkowania.

W przypadku skali podatkowej stawki liniowej przedmiotem opodatkowania jest dochód, a w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych przedmiotem opodatkowania jest osiągnięty przychód.

Pamiętaj! Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie zawsze będzie możliwy, między innymi dlatego, że są takie działalności, które nie mogą być w ten sposób opodatkowane.

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

Wraz z wnioskiem o wpis swojej działalności do CEIDG możesz poinformować, jaką formę opodatkowania wybierasz: opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Przeczytaj, jak wybrać optymalną formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej.

Sprawdź, czy musisz płacić VAT

VAT to podatek pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami. Jego wartość jest doliczana do każdej transakcji.

VAT płacisz niezależnie od podatku dochodowego PIT i od tego czy PIT rozliczasz na zasadach ogólnych - według skali podatkowej, według stawki liniowej, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych czy na zasadach karty podatkowej.

Jako przedsiębiorca masz co do zasady obowiązek zarejestrować się do VAT. Nie musisz się jednak rejestrować, gdy:

• twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie
• sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

Do VAT rejestrujesz się na formularzu VAT-R. Musisz go złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT.

Możesz to zrobić podczas rejestracji firmy w CEIDG, nawet jeśli nie masz jeszcze nadanego NIP.

Wybierz jeden z dwóch wariantów:

• rejestracja jako podatnik czynny
• rejestracja jako podatnik zwolniony – możesz, ale nie musisz składać formularza VAT-R.

Sprawdź, kiedy możesz nie płacić VAT.

Zdecyduj, jak prowadzić księgowość i jakim rachunkiem się posługiwać

Ewidencje i księgowość

Przedsiębiorcy muszą prowadzić dokumentację rachunkową, w skład której wchodzą: faktury, rachunki, ewidencje. Jedynym wyjątkiem są firmy, które wybiorą kartę podatkową - w ich przypadku taka dokumentacja nie jest potrzebna, ponieważ kwotę podatku na dany rok podatkowy ustala im naczelnik właściwego urzędu skarbowego.

Pozostali przedsiębiorcy mogą prowadzić księgowość w formie:

• uproszczonej – w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji przychodów przy ryczałcie
• pełnej – w księgach rachunkowych.

Pamiętaj! Możesz zlecić prowadzić księgowości zewnętrznemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu.

Zobacz więcej o formach księgowości w firmie i sprawdź czy musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej.

Rachunek bankowy

Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w działalności gospodarczej rachunek firmowy lub swój rachunek prywatny - musi to jednak być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza.

Rachunek bankowy jest tym ważniejszy, że nie każdą transakcję można przeprowadzić gotówką. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca nie może dokonywać płatności gotówkowych jeśli:

• stroną transakcji jest inny przedsiębiorca
• jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Jeśli dokonujesz takich transakcji, musisz mieć rachunek bankowy. Będziesz go też potrzebować, żeby opłacać podatku lub składki ZUS.

Ważne! Mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy, które co najmniej w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniały mniej niż 10 pracowników i osiągnęły roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro, mogą opłacać składki ZUS i podatki na poczcie.

Rachunek firmowy (a nie prywatny) będzie ci potrzebny jeśli:

• jesteś podatnikiem VAT – tylko numery firmowych rachunków bankowych są publikowane w Wykazie podatników VAT, czyli na Białej liście podatników VAT
• dokonujesz transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

We wniosku o wpis działalności do CEIDG podaj numer rachunku bankowego, którym będziesz się posługiwać. Na ten rachunek otrzymasz zwrot podatku z urzędu skarbowego. Jeśli jest to rachunek firmowy, a ty jesteś podatnikiem VAT, ten rachunek znajdzie się na Białej liście podatników VAT.

Przeczytaj więcej o:

• białej liście podatników VAT
• mechanizmie podzielonej płatności
• płatnościach gotówkowych i bezgotówkowych.

Sprawdź, jakie składki zapłacisz do ZUS

Jako przedsiębiorca musisz rozliczać i opłacać za siebie składki do ZUS na:

• ubezpieczenia społeczne, z których obowiązkowe są: ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a dobrowolne jest ubezpieczanie chorobowe
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy
• ubezpieczenie zdrowotne.

Firmy, które dopiero zaczynają działalność gospodarczą lub zamknęli poprzednią przynajmniej 60 miesięcy wcześniej oraz nie planują świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy przez pierwszych 6 miesięcy działalności, mogą korzystać z Ulgi na start.

Ulga zwalnia cię z płacenia składek na:

• ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe
• Fundusz Pracy
• Fundusz Solidarnościowy.

Po 6 miesiącach możesz skorzystać z kolejnej możliwości obniżenia składki i przez 24 miesiące płacić obniżone składki od preferencyjnej podstawy.

Przeczytaj:

• kto może korzystać z Ulgi na start
• kto może płacić obniżone składki od preferencyjnej podstawy

Jeśli nie masz prawa do ulg, musisz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

Do ubezpieczeń w ZUS zgłaszasz się na specjalnych formularzach. Nasz system zada ci odpowiednie pytania i wygeneruje te formularze na podstawie twoich odpowiedzi.

Na podstawie wpisu w CEIDG ZUS wpisze cię do rejestru płatników składek i będzie ewidencjonował informacje o twoich rozliczeniach na koncie płatnika. Prześle również na twój adres do korespondencji informację o numerze rachunku składkowego w ZUS.

Uwaga! Jeśli jesteś rolnikiem i chcesz założyć firmę, możesz zachować prawo do ubezpieczenia w KRUS.

Sprawdź, jakie składki ZUS płaci przedsiębiorca.

Zdecyduj, czy potrzebujesz pełnomocnika

Pełnomocnik to osoba, która będzie upoważniona do działania w twoim imieniu, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa. Możesz ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika Pełnomocnik może - na przykład - zawierać umowy, przyjmować płatności czy reprezentować cię przed urzędem czy sądem.

► Co załatwisz zakładając firmę online na Biznes.gov.pl

Zgłoś pełnomocnika rejestrując swoją firmę. Jeśli twój pełnomocnik będzie wpisany w CEIDG, to nie musisz dostarczać dokumentu pełnomocnictwa za każdym razem, kiedy to pełnomocnik załatwia twoją sprawę w urzędzie. Nie będziesz też płacić opłaty skarbowej za pełnomocnictwo – w rejestrze są widoczne wszystkie dane ustanowionych pełnomocników, wraz z informacją o zakresie udzielonego pełnomocnictwa.

Przeczytaj więcej o pełnomocniku przedsiębiorcy wpisanym do CEIDG.

Zarejestruj firmę online

Na Biznes.gov.pl założysz firmę online, korzystając z elektronicznego kreatora wniosku. Wystarczy, że zaznaczysz opcje, które cię dotyczą lub wpiszesz dane, o które zapyta kreator, a system sam przygotuje wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców oraz zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS i urzędu skarbowego.

Pamiętaj! Mając konto na Biznes.gov.pl możesz online zmienić dane we wpisie do CEIDG, zawiesić, wznowić oraz zakończyć działalność gospodarczą.

Przeczytaj, co daje konto na Biznes.gov.pl i korzystaj z ułatwień w zakładaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej

Żeby zarejestrować firmę na Biznes.gov.pl, musisz mieć Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

• profil zaufany to bezpłatne narzędzie do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami). Może go założyć każdy, kto ma numer PESEL i pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych
• podpis kwalifikowany to płatny podpis elektroniczny, który ma taką moc prawną jak podpis własnoręczny. Możesz nim podpisać dowolny dokument, w tym wniosek do urzędu lub umowę z kontrahentem albo brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych.

Przeczytaj:

• do czego służy i jak założyć profil zaufany
• do czego służy i jak kupić podpis kwalifikowany.

Przed rozpoczęciem rejestracji online, przygotuj dane, o które będziesz pytany lub pytana. We wniosku o wpis do rejestru musisz podać:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości
• PESEL, jeśli masz obywatelstwo polskie lub został ci nadany
• wszystkie posiadane obywatelstwa
• numer NIP i REGON, jeśli zostały nadane
• adres zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą
• nazwę zakładanej działalności gospodarczej
• nazwę skróconą
• kody PKD
• liczbę pracowników, których planujesz zatrudnić
• datę rozpoczęcia działalności
• informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce twojego zamieszkania.

Ważne! Jeśli nie masz NIP ani REGON, to twój wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców będzie jednocześnie wnioskiem o ich nadanie. NIP i REGON zostaną automatycznie uzupełnione w twoim wpisie - NIP wciągu 1 dnia roboczego, REGON w ciągu 7 dni.

ZAŁÓŻ FIRMĘ ONLINE

Chcesz zapytać o:

• rejestrację firmy lub obowiązki przedsiębiorcy: skontaktuj się z naszym Centrum Pomocy, które działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 - do 17:00
• podatki: skontaktuj się z Krajową Informacją Skarbową – telefonicznie lub przez chat. Infolinia działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00, tel.: 801 055 055 lub 22 330 03 30. Czat z konsultantem jest dostępny od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00
• ubezpieczenia społeczne lub składki ZUS: skontaktuj się Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS. Infolinia jest czynna od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18:00, tel.: 22 560 16 00.

Pamiętaj, że konsultanci nie mogą udzielać indywidualnych porad dotyczących działalności gospodarczej, na przykład w zakresie wyboru formy opodatkowania. W tym zakresie pomogą ci księgowi i doradcy podatkowi.