Jak przedsiębiorcy i konsumenci mogą płacić za transakcje: płatności gotówkowe i bezgotówkowe

Płatności gotówkowe i bezgotówkowe

Transakcje bezgotówkowe to rozliczenia finansowe dokonywane pieniędzmi w formie znaków cyfrowych, czyli bez użycia gotówki. Płatność bezgotówkowa polega na elektronicznym transferze środków pieniężnych między dwoma kontami bankowymi.

Istnieją następujące sposoby zapłaty bezgotówkowej:

• płatność plastikową kartą płatniczą – pozwala płacić zbliżeniowo lub po podaniu kodu PIN (do przyjęcia takiej płatności konieczny jest terminal)
• płatność online kartą płatniczą – pozwala dokonać płatności przez wpisanie 16-cyfrowego numeru karty płatniczej i 3-cyfrowego kodu z odwrotu karty
• płatność BLIK – pozwala płacić aplikacją mobilną banku (aplikacja na telefon) i generowanego w niej krótkoterminowego 6-cyfrowego kodu
• internetowe zlecenie przelewu bankowego (przelew na rachunek) – pozwala płacić za pomocą rachunku bankowego poprzez wydanie do banku dyspozycji przekazania określonej kwoty pieniężnej na inny (wskazany) rachunek bankowy.

Transakcje gotówkowe są to rozliczenia finansowe dokonywane pieniędzmi w formie gotówki – banknotami i monetami. Płatności gotówkowe polegają na fizycznym obrocie pieniędzmi.

Istnieją następujące sposoby zapłaty gotówkowej:

• wpłata gotówki (banknoty lub monety) w oddziale banku na wskazany rachunek bankowy odbiorcy
• płatność w sklepie gotówką
• przekaz pocztowy.

Płatności między przedsiębiorcami

Przedsiębiorcy mogą regulować swoje zobowiązania związane z wykonywaną działalnością gospodarczą (płacić i przyjmować płatności od innych przedsiębiorców) gotówką lub w formie bezgotówkowej, czyli za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Jaki jest limit płatności gotówkowych

Kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, obowiązuje limit płatności gotówkowych.

Firma nie może zapłacić gotówką, jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł brutto. Gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. zł brutto, płatność musi być zrealizowana z wykorzystaniem rachunku płatniczego. Przedsiębiorca musi zapłacić przez swój rachunek płatniczy i przelać środki na konto firmy, od której kupuje towary lub usługi.

Uwaga! Od 1 stycznia 2024 roku limit płatności gotówkowych w transakcjach między przedsiębiorcami miał wynosić 8 tys. zł brutto. Ostatecznie został utrzymany limit 15 tys. zł.

Rachunek płatniczy to:

• rachunek bankowy
• SKOK
• mechanizmy pośrednie, takie jak płatność kartą czy platformy internetowe.

Limit 15 tys. zł dotyczy wartości transakcji – bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.

Jednorazowa wartość transakcji to:

• cała wartość wierzytelności lub zobowiązań
• wyrażona w pieniądzu
• wynikająca z odpłatnej dostawy towaru lub odpłatnego świadczenia usług
• określona w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

Nie ma znaczenia, w jakiej walucie strony umowy dokonują rozliczenia. W przypadku określenia ceny w walucie obcej wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Jako polski przedsiębiorca – zawierający transakcję z innym przedsiębiorcą polskim lub zagranicznym – musisz przestrzegać wskazanego limitu płatności gotówką.

Limit płatności gotówką ma zastosowanie tylko do tych zobowiązań, które powinny zostać uregulowane w formie zapłaty pieniężnej. Inne formy regulowania wzajemnych zobowiązań (na przykład kompensata czy wymiana barterowa) nie podlegają pod limit płatności.

Pamiętaj! Przed dokonaniem płatności powyżej 15 tys. zł na rachunek innego przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, powinieneś zweryfikować jego rachunek bankowy na białej liście podatników VAT.

Przeczytaj, jak sprawdzić rachunek kontrahenta na białej liście podatników VAT.

Sprawdź:

• przykłady zastosowania limitu płatności gotówkowych
• przykłady zastosowania limitu płatności gotówką w zależności od rodzaju umowy.

Kto musi stosować limit płatności gotówkowych

Limit płatności gotówkowych dotyczy:

• przedsiębiorców jednoosobowych wpisanych do CEIDG
• spółek handlowych i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w szczególności:
• fundacji, izb gospodarczych czy innych podmiotów, które równocześnie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS
• przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce przez oddział (zarejestrowany w KRS)
• wspólników spółki cywilnej
• zagranicznego oddziału polskiego przedsiębiorcy – zgodnie z przepisami oddział nie jest odrębnym przedsiębiorcą (niezależnie od tego, w jakim kraju polski przedsiębiorca zarejestruje swój oddział, zachowuje status przedsiębiorcy polskiego)
• polskiego przedsiębiorcy (czasowe transgraniczne świadczenie usług) dokonującego poza granicami Polski transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym (działalność transgraniczna nie jest odrębnym przedsiębiorstwem, co nie zmienia faktu, że przedsiębiorca działający za granicą podlega polskiemu prawu).

Ważne! Limit płatności obowiązuje również osoby, które faktycznie prowadzą działalność, ale nie dopełniły obowiązku wpisu do odpowiedniego rejestru (CEIDG lub KRS).

Zasady dotyczące limitu płatności gotówką stosuje się także w przypadku:

• nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych
• dokonania i przyjęcia płatności:
• po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej
• po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania - określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie o podatku tonażowym
• w związku z nabyciem towarów lub usług w okresie zawieszenia działalności, jeżeli zapłata następuje w związku z działalnością gospodarczą.

Kto nie musi przestrzegać limitu płatności gotówkowych

Limit płatności gotówkowych nie dotyczy:

• podmiotów innych niż przedsiębiorcy
• przedsiębiorców posiadających ten status na podstawie rejestracji w innym kraju (przedsiębiorca zagraniczny), jeżeli na terytorium RP nie prowadzą działalności
• podmiotów wpisanych wyłącznie w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej
• przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych (te podmioty nie są w rozumieniu przepisów polskimi przedsiębiorcami)
• rolników ryczałtowych
• osób fizycznych dokonujących zakupu przedmiotów do majątku prywatnego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej, które następnie zostaną wciągnięte do ewidencji środków trwałych prowadzonych przez nich działalności gospodarczych (taka osoba nie spełnia definicji przedsiębiorcy)
• komorników (nie są przedsiębiorcami)
• przedsiębiorców zarejestrowanych poza Polską, świadczących usługi na terytorium RP (w ramach czasowego transgranicznego świadczenia usług).

Pamiętaj! Przedsiębiorcy zarejestrowani poza Polską, ale świadczący usługi na terytorium Polski, nie muszą stosować limitu obrotu gotówkowego. Dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, w których aktywność zagranicznego przedsiębiorcy może zostać uznana za transgraniczne świadczenie usług. Jeżeli przedsiębiorca zagraniczny miał obowiązek zarejestrować w Polsce oddział, a tego nie zrobił – transakcja przekraczająca limit ustawowy powinna być opłacona w formie bezgotówkowej.

Jakie są konsekwencje niezastosowania limitu płatności gotówką

Dokonanie płatności powyżej 15 tys. złotych w gotówce zamiast za pośrednictwem rachunku płatniczego spowoduje, że kupujący nie będzie mógł zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.

Wyłączeniu z kosztów podatkowych podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 tys. zł, ale cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego.

Przeczytaj, w jakich sytuacjach nie można zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli masz wątpliwości czy realizowane przez ciebie płatności powinny być przekazane w gotówce czy na rachunek bankowy, możesz wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Będzie z niej jednoznacznie wynikało, czy dokonanie płatności gotówką umożliwi zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.

Płatności między przedsiębiorcą a konsumentem

W transakcjach płatniczych, w których stronami są przedsiębiorca i konsument, to konsument decyduje, w jakiej formie chce zapłacić: gotówką czy bezgotówkowo.

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej i muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego. Taką możliwość przedsiębiorca musi zapewnić w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność.

W dwóch przypadkach prawo do wyboru formy płatności przez konsument będzie jednak ograniczone jeżeli umowa pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem jednoznacznie wskazuje obowiązek zapłaty w określonej formie (na przykład w formie bezgotówkowej na rachunek przedsiębiorcy) – w takiej sytuacji konsument musi zapłacić w sposób przewidziany w umowie.

Od 2024 roku miał obowiązywać limit wartości transakcji również dla konsumentów. Ostatecznie jednak przepisy te nie weszły w życie.

Pamiętaj! Konsumenci nadal mogą wybrać sposób płatności za towary i usługi mogą zapłacić zarówno gotówką jak i w innej formie.

Jeżeli obowiązkowo ewidencjonujesz sprzedaż na kasie fiskalnej i nie zapewnisz klientom możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, nie będziesz mógł skorzystać z kwartalnego rozliczenia podatku VAT.

Nabywca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsument) wybiera, czy chce zapłacić gotówką czy bezgotówkowo, chyba że uzgodniony został określony sposób płatności w umowie.

Nie musisz jednak przyjmować płatności gotówką bez względu na wartość transakcji (nawet jeśli transakcja jest zawierana bez umowy) w przypadku:

• sprzedaży internetowej – jeśli prowadzisz sprzedaż zarówno przez internet, jak i stacjonarnie, to wyłączenie dotyczy wyłącznie sprzedaży internetowej
• sprzedaży w punktach samoobsługowych, w których nie są obecni pracownicy
• sprzedaży w trakcie imprez masowych.

Jak zapewnić klientom prawo do płatności bezgotówkowych

Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy:

• zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej
• dostarczający towary lub usługi osobom prywatnym (konsumentom)

muszą umożliwić tym osobom zapłatę bez użycia gotówki, przy pomocy dedykowanego do takiego obrotu instrumentu płatniczego, w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Instrument płatniczy to: zindywidualizowane urządzenie lub zbiór procedur uzgodniony przez użytkownika i dostawcę, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego.

Bezgotówkowe instrumenty płatnicze służą do zapłaty za określoną transakcję płatniczą za pomocą rachunku bankowego.

Realizacja obowiązku, który polega na umożliwieniu klientowi konsumentowi zapłatę w formie bezgotówkowej, może polegać na:

• udostępnieniu terminala płatniczego
• integracji firmowego konta bankowego z usługą BLIK
• udostępnienia firmowego numeru konta bankowego.

Spełnisz obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej, jeśli udostępnisz jedną z możliwych opcji płatności bez użycia gotówki.

Nie oznacza to, że musisz dysponować konkretnym urządzeniem, na przykład terminalem płatniczym. Jeśli jednak zdecydujesz się na terminal płatniczy, sprawdź, czy możesz skorzystać z ulgi na jego zakup.

Przeczytaj więcej o uldze na zakup terminala płatniczego.

Pamiętaj! Aby konsument mógł zapłacić za kupione towary lub usługi w formie bezgotówkowej, sam musi posiadać rachunek bankowy i dysponować urządzeniem lub zbiorem procedur umożliwiających skorzystanie ze środków pieniężnych zgromadzonych na tym rachunku.

Przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić, że konsument będzie miał do dyspozycji przynajmniej jedną z metod przyjęcia płatności bezgotówkowej. Może się więc zdarzyć sytuacja, że klient będzie przygotowany na zapłatę kartą płatniczą, ale przedsiębiorca nie będzie dysponował terminalem. W takim przypadku przedsiębiorca powinien przedstawić klientowi metody płatności bezgotówkowej dostępne w jego firmie.