Co to jest NIP

Po co jest identyfikator podatkowy

Identyfikator podatkowy umożliwia organom podatkowym identyfikację podatników, płatników i inkasentów.

Podatnik to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

Płatnik to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Płatnikiem jest na przykład pracodawca zatrudniający pracowników.

Inkasent to osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Inkasent nie ma obowiązku obliczenia wysokości podatku (zaliczki na podatek, raty podatku). Inkasentem może być na przykład spółdzielnia mieszkaniowa.

Identyfikatorami podatkowymi są: NIP i PESEL.

Numer PESEL jest identyfikatorem podatkowym dla podatników będących osobami fizycznymi, które:

• nie prowadzą działalności gospodarczej, na przykład uzyskują dochody z umowy-zlecenia, umowy o pracę czy umowy o dzieło
• nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług.

Ważne! Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, twoim identyfikatorem podatkowym jest numer NIP. Masz obowiązek posługiwać się nim, składając wszelkiego rodzaju deklaracje, zeznania czy dokonując płatności podatków.

Kto musi posługiwać się numerem NIP

NIP jest identyfikatorem podatkowym:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą
• osób prawnych (fundacji, stowarzyszeń, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych) czy jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych), które na podstawie ustaw podatkowych są podatnikami
• podatników podatku od towarów i usług
• innych podmiotów niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami (na przykład spółka cywilna w zakresie podatku od towarów i usług)
• płatników podatków
• płatników składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne
• wykonujących działalność nieewidencjonowaną.

Jak uzyskać NIP

Żeby uzyskać NIP, musisz złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.

Osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG składa zgłoszenie identyfikacyjne stanowiące podstawę nadania NIP we wniosku o wpis jednoosobowej działalności gospodarczej.

To zgłoszenie zostanie automatycznie przesłane do urzędu skarbowego.

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, które nie podlega wpisowi do CEIDG, bądź podatnik VAT składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

Przedsiębiorcy i płatnicy są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym na złożenie pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.

Wspólnik spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej, który jest płatnikiem składek na ubezpieczenia czy podatnikiem podatku dochodowego, składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

W przypadku spółki cywilnej zgłoszenie składają:

• wszyscy wspólnicy spółki – w ramach wniosku o wpis do CEIDG
• spółka cywilna – w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2.

Ważne! Spółka cywilna jest zobowiązana do posiadania własnego NIP, ponieważ może być płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne lub może jej przysługiwać status podatnika na gruncie niektórych ustaw podatkowych. Dlatego na spółce cywilnej spoczywa obowiązek ewidencyjny – obowiązek posiadania NIP.

Przeczytaj, jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7.

Jak zmienić zgłoszenie identyfikacyjne

NIP jest nadawany na podstawie danych zawartych w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Te dane są przypisane do konkretnego numeru NIP.

Numeru NIP nie można zmienić, jednak gdy dane podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym zmieniają się, trzeba je zaktualizować. Aktualizacja powinna nastąpić w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Sposób aktualizacji danych jest różny dla różnych podmiotów:

Aktualizację danych do CEIDG zgłaszają:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
• wspólnicy spółki cywilnej.

Uwaga! W przypadku zmiany danych spółki cywilnej, które są ujawnione w zgłoszeniu identyfikacyjnym (na przykład zmiana nazwiska wspólnika figurującego w nazwie spółki cywilnej), spółka dokonuje zgłoszenia niezależnie od zgłoszenia wspólników, na formularzu NIP-2.

Aktualizację do naczelnika właściwego urzędu skarbowego na formularzu NIP-7 zgłaszają:

• osoby fizyczne prowadzące działalność niepodlegającą wpisowi do CEIDG,
  czyli działalność nieewidencjonowaną
• podatnik VAT nieprowadzący działalności gospodarczej podlegającej wpisowi do CEIDG
• osoba fizyczna niepodlegająca wpisowi do CEIDG, która prowadzi działalność gospodarczą na własne nazwisko (na przykład komornik)
• wspólnik spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej.

Przeczytaj:

• jak zmienić dane w CEIDG
• jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7
• jak złożyć zgłoszenie aktualizacyjne NIP-2.

Gdzie trzeba podać NIP

Podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

Ponadto identyfikator podatkowy należy podawać w każdym przypadku na żądanie:

• organów administracji rządowej i samorządowej
• organów Krajowej Administracji Skarbowej
• przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli
• banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych
• stron czynności cywilnoprawnych
• płatników i inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Płatnicy i inkasenci są obowiązani żądać od podatników (na przykład pracodawca od pracownika) podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

Pamiętaj! Od 1 stycznia 2020 roku w przypadku sprzedaży, która została zarejestrowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem, sprzedawca wystawi fakturę wyłącznie, jeżeli paragon zawiera NIP. To oznacza, że klient już w momencie sprzedaży musi określić, czy chce otrzymać fakturę VAT.

Przeczytaj więcej o:

• wystawianiu paragonów
• wystawianiu faktur
• prowadzeniu ewidencji na kasie fiskalnej.

Jak zgłosić likwidację firmy do ewidencji podatkowej

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do CEIDG – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – zgłasza zakończenie działalności w CEIDG.

Osoba fizyczna prowadząca działalność niepodlegającą wpisowi do CEIDG przekazuje informację o likwidacji prowadzonej działalności bądź spółki poprzez złożenie NIP-7.

W przypadku spółki cywilnej wszyscy wspólnicy składają zgłoszenie aktualizacyjne w ramach wniosku o wykreślenie wpisu składanego do CEIDG. Likwidację działalności spółki cywilnej spółka zgłasza niezależnie (od wniosku wspólników do CEIDG) w urzędzie skarbowym, w ramach zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2.

Przeczytaj:

• jak zgłosić zakończenie działalności gospodarczej w CEIDG
• jak złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7
• jak złożyć zgłoszenie aktualizacyjne NIP-2.

Zaświadczenie o nadaniu NIP

Zaświadczenie o nadaniu NIP może być potrzebne na przykład wtedy, gdy twoja firma bierze udział w przetargu lub gdy starasz się o kredyt.

O zaświadczenie o nadaniu NIP może poprosić cię również kontrahent, aby sprawdzić czy NIP, którym się posługujesz, został przypisany tobie (lub twojej firmie). Potwierdzenie nadania NIP wydaje naczelnik urzędu skarbowego.

Potwierdzenie nadania NIP jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego.

Przeczytaj, jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP.