Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem

Jak rozwiązać umowę za wypowiedzeniem

Jako pracodawca możesz rozwiązać za wypowiedzeniem każdą umowę o pracę zawartą z pracownikiem, czyli umowę na czas nieokreślony, określony i na okres próbny. O rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie informujesz pracownika, przedstawiając mu pisemne oświadczenie.

Jeżeli rozwiązujesz umowę o pracę na czas nieokreślony lub umowę na czas określony, w oświadczeniu musisz podać powód rozwiązania umowy.

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy na okres próbny nie musi zawierać uzasadnienia. Jednak jeśli pracownik podejrzewa, że przyczyną wypowiedzenia jest zakazana podstawa, na przykład to, że pracownik chciał uzyskać informacje, których udzielenie jest obowiązkiem pracodawcy, może złożyć wniosek o uzasadnienie rozwiązania.

Ma na to 7 dni od dnia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem.

Pracodawca musi odpowiedzieć na taki wniosek w ciągu 7 dni i udowodnić, że przyczyna jego decyzji była inna.

Oświadczenie możesz:

• wręczyć pracownikowi osobiście – jako pracodawca
• wręczyć przez osobę upoważnioną do działania w sprawach z zakresu prawa pracy (posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo)
• wysłać pracownikowi pocztą, przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, na wskazany przez niego adres zamieszkania; musisz mieć potwierdzenie, że pracownik odebrał tę przesyłkę. Od dnia jej odebrania zacznie biec okres wypowiedzenia umowy.

Sprawdź, kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi .

Co zawiera oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem to ważny dokument badany przez sąd pracy w razie ewentualnego sporu z pracownikiem, który nie zgodzi się z twoją decyzją.

W takiej sytuacji sąd sprawdzi, czy podano w nim przyczynę rozwiązania umowy – jeżeli rozwiązujesz umowę o pracę na czas nieokreślony lub określony.

Zbada także, czy oświadczenie zostało prawidłowo skonstruowane, to znaczy, czy zawiera wszystkie wymienione elementy:

• miejscowość i datę
• dane pracodawcy i pracownika
• datę zawarcia umowy obowiązującej strony
• przyczynę rozwiązania umowy o pracę (w przypadku umów o pracę zawartych na czas nieokreślony lub określony)
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem z podaniem terminu jego upływu
• twój podpis jako pracodawcy
• pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (czyli 21 dni na odwołanie się do sądu pracy, w którego obszarze praca była lub miała być wykonywana, lub sądu właściwego dla siedziby pozwanego, czyli pracodawcy)
• podpis i data odebrania pisma przez pracownika.

Jeśli pracownik odmówi podpisania oświadczenia, ze względów dowodowych warto sporządzić na ten temat notatkę. Będzie ona potwierdzeniem w sądzie, że pracownik nie chciał podpisać oświadczenia, mimo że zostało mu wręczone.

Nie jest to jednak powód, aby odmówić pracownikowi zabrania jego egzemplarza oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jeśli jednak nie będzie chciał go wziąć, informację o tym również warto umieścić w notatce.

Pamiętaj, że wypowiedzenie umowy o pracę powinno być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną (czyli taką, która posiada pełnomocnictwo do występowania w imieniu pracodawcy).

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi z powodu:

• wystąpienia z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy, lub zmianę umowy na umowę na czas nieokreślony, lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy
• pozostawania w stosunku pracy lub pozostawania w innym stosunku prawnym niż stosunek pracy (na przykład umowa-zlecenie) z innym pracodawcą
• próby uzyskania informacji, które pracodawca ma obowiązek udostępnić w ciągu 7 lub 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy
• próby uzyskania informacji o zmianie adresu siedziby lub adresu zamieszkania – w przypadku pracodawcy, który jest osobą fizyczną i nie posiada siedziby
• próby uzyskania informacji o zmienionych warunkach zatrudnienia, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym
• próby uzyskania informacji (zarówno po raz pierwszy, jak i w razie wprowadzania zmian), w sytuacji, gdy pracownik ma wyjechać do pracy lub ma wykonać zadanie służbowe poza granicami kraju dłużej niż przez 4 kolejne tygodnie, takich jak:
  • państwo lub państwa, w których ma pracować lub wykonać zadanie służbowe
  • przewidywany czas trwania tej pracy lub zadania służbowego
  • waluta, w której będzie wypłacane wynagrodzenie w tym czasie
  • świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które mogą być wypłacane w tym czasie
  • zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju
  • warunki powrotu pracownika do kraju
• skorzystania przez pracownika ze szkolenia na koszt pracodawcy i w godzinach pracy, jeśli pracownik ma do nich prawo wedle postanowień układu zbiorowego pracy, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę.

Zgodnie z zasadą odwróconego dowodu, jeśli pracownik złoży do sądu pracy pozew i wskaże, że to jedna z wymienionych wyżej przyczyn była podstawą do rozwiązania jego umowy, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że było inaczej.

Jak uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony lub określony

W przypadku umów o pracę zawartych na czas nieokreślony lub określony najważniejsze jest, aby złożone przez pracodawcę oświadczenie o ich rozwiązaniu było uzasadnione.

Oznacza to, że zgodnie z przepisami, a także orzecznictwem Sądu Najwyższego musisz:

• mieć konkretny, rzeczywisty, indywidualny powód, który uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę twojego pracownika
• wyjaśnić ten powód w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem.

Przyczyny rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem nie zostały określone w przepisach. Mogą dotyczyć zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Wśród przyczyn uznanych w orzecznictwie za uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę są między innymi:

• nadużycie zaufania związane z określonym zachowaniem pracownika (zwłaszcza gdy jest zatrudniony na stanowisku kierowniczym)
• dezorganizacja pracy z powodu długotrwałej nieobecności pracownika
• bezkrytyczne wykonanie przez pracownika bezprawnych poleceń przełożonych
• prowadzenie działalności konkurencyjnej także wtedy, gdy strony nie zawarły umowy zakazującej takiej działalności
• odmowa podpisania przez pracownika umowy o zakazie konkurencji
• likwidacja stanowiska pracy
• zmniejszanie stanu zatrudnienia.

Pamiętaj! Przyczynę rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem opisz w oświadczeniu w taki sposób, aby pracownik wiedział, jakie okoliczności i wydarzenia spowodowały, że jego umowa jest rozwiązywana. W ewentualnym postępowaniu sądowym sąd będzie badał, czy przyczyna była przedstawiona w sposób zrozumiały dla pracownika.

W czasie postępowania pracodawca może powoływać się tylko na tę przyczynę rozwiązania umowy, którą wskazał w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy.

Oznacza to, że nie możesz uzasadniać swojej decyzji o rozstaniu z pracownikiem innymi okolicznościami poza tymi, które opiszesz w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Kiedy pracodawca musi się konsultować z organizacją związkową

Obowiązek konsultacji z organizacją związkową dotyczy tylko firm, w których działają związki zawodowe.

Musisz z nimi skonsultować przyczynę rozwiązania umowy zawartej na czas nieokreślony lub określony za wypowiedzeniem.

Przed konsultacją z organizacją związkową pracodawca powinien na piśmie poprosić o informację:

• czy pracownik, któremu zamierza wręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy zawartej na czas nieokreślony lub określony, jest członkiem organizacji związkowych
• czy, jeśli pracownik nie jest ich członkiem, organizacje związkowe chcą wziąć jego interesy w obronę.

Jeśli na któreś z tych pytań organizacja związkowa odpowie twierdząco, musisz jej przekazać pisemne zawiadomienie o zamiarze rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem i podać przyczyny wypowiedzenia.

W praktyce wygląda to tak, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, które zamierzasz przedstawić pracownikowi, w pierwszej kolejności, wraz z zawiadomieniem, wysyłasz do organizacji związkowej.

Organizacja związkowa, po otrzymaniu zawiadomienia, może:

• w ciągu 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia do przyczyny, którą wskażesz w oświadczeniu o wypowiedzeniu
• w ciągu 5 dni zgodzić się na wypowiedzenie umowy o pracę za wypowiedzeniem
• pozostawić je bez odpowiedzi.

Niezależnie od tego, jakiej odpowiedzi udzieli organizacja związkowa, jej stanowisko nie jest dla ciebie wiążące. Musisz je – zgodnie z przepisami – rozpatrzyć, następnie możesz samodzielnie podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Jaki okres wypowiedzenia przysługuje pracownikowi

Pracownikowi, któremu wypowiedziano umowę, przysługuje okres wypowiedzenia. Jest on taki sam, gdy to pracownik rozwiązuje umowę za wypowiedzeniem. Z końcem tego okresu umowa ulegnie rozwiązaniu.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony i nieokreślony zależy od stażu pracy pracownika w twojej firmie. Jeśli wynosi on:

• do 6 miesięcy – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie
• od 6 miesięcy do 3 lat – okres wypowiedzenia to 1 miesiąc
• powyżej 3 lat – okres wypowiedzenia to 3 miesiące.

Pamiętaj, że do stażu pracy pracownika w firmie (inaczej: stażu zakładowego) zalicza się:

• okres poprzedniego zatrudnienia, jeśli nastąpiło przejście zakładu pracy na innego pracodawcę
• okresy zatrudnienia na podstawie wszystkich umów o pracę łączących pracownika z tym samym pracodawcą, niezależnie od liczby umów lub przerw między nimi.

Jeśli zamierzasz rozwiązać z pracownikiem za wypowiedzeniem umowę o pracę zawartą na okres próbny, który:

• nie przekracza 2 tygodni – okres wypowiedzenia to 3 dni
• jest dłuższy niż 2 tygodnie – okres wypowiedzenia to 1 tydzień
• wynosi 3 miesiące – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie.

Ważne! Okresy wypowiedzenia określone w prawie pracy są skuteczne w sobotę lub na koniec miesiąca.

Przykład

Jan Kowalski był zatrudniony w firmie Crash od 2016 roku, czyli ponad 3 lata. Ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Pismo z wypowiedzeniem umowy otrzymał 10 marca 2020 roku. Jego okres wypowiedzenia skończy się 30 czerwca 2020 roku. Gdyby pan Jan otrzymał wypowiedzenie w innym dniu marca, np. 1 marca lub 31 marca, okres wypowiedzenia również zakończyłby się 30 czerwca.

Jeśli nie chcesz, aby twój pracownik świadczył pracę w okresie wypowiedzenia, możesz go zwolnić z tego obowiązku.

W takim przypadku w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę umieść dodatkowe oświadczenie, w którym poinformujesz, że zwalniasz pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Nadal jednak musisz zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za ten okres.

W ostatnim dniu wypowiedzenia twoja umowa z pracownikiem zostanie rozwiązana. W tym dniu musisz mu wydać świadectwo pracy.

Pamiętaj również o obowiązku wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od zakończenia umowy.

Przeczytaj, jak przygotować świadectwo pracy.

Zwolnienie pracownika na poszukiwanie pracy

Jeśli staż pracy pracownika, któremu wypowiadasz umowę o pracę, uprawnia go do co najmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia – czyli pracownik był zatrudniony w firmie przynajmniej 6 miesięcy – przysługują mu dni wolne na poszukiwanie pracy.

Ważne! Uprawnienie to będzie przysługiwało także pracownikowi przejętemu przez innego pracodawcę, jeśli:

• przejęty pracownik w ciągu 2 miesięcy od przejęcia zakładu pracy przez innego pracodawcy rozwiąże umowę o pracę z 7-dniowym uprzedzeniem
• po przejęciu zakładu pracy pracodawca zaproponuje pracownikom, którzy wcześniej pracowali na innej podstawie niż umowa o pracę, nowe warunki, a pracownik odmówi przyjęcia tych warunków – jego stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu równemu okresowi wypowiedzenia, który mu przysługuje.

Wymiar zwolnienia na poszukiwanie pracy zależy od długości okresu wypowiedzenia i wynosi:

• 2 dni robocze – gdy okres wypowiedzenia to 2 tygodnie lub 1 miesiąc
• 3 dni robocze – przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia

Ważne! Nawet jeśli skrócisz okres wypowiedzenia pracownika z 3 do 1 miesiąca, a za pozostały czas wypłacisz mu odszkodowanie (na przykład ze względu na likwidację zakładu pracy), to pracownikowi przysługują 3 dni robocze na poszukiwanie pracy.

W praktyce pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą, kiedy wykorzysta dni na poszukiwanie pracy. Jeśli pracodawca odmówi przyznania dni wolnych na poszukiwanie pracy, w terminie, który pracownik proponuje, pracownik ma wtedy prawo nie przyjść do pracy w ostatnie 2 dni robocze okresu wypowiedzenia.

Wynagrodzenie za czas zwolnienia na poszukiwanie pracy oblicza się tak jak za urlop.

Za niewykorzystane dni wolne pracodawca nie ma obowiązku wypłacić pracownikowi ekwiwalentu (jak na przykład za niewykorzystany urlop wypoczynkowy).

Jakie roszczenia może mieć pracownik zwolniony za wypowiedzeniem

Pracownikowi, któremu wręczysz oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, przysługuje odwołanie do sądu pracy. Ma na jego złożenie 21 dni, zgodnie z pouczeniem, które musisz umieścić w oświadczeniu o wypowiedzeniu.

Jeśli rozwiążesz za wypowiedzeniem umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony lub określony, to pracownik w ramach postępowania sądowego może żądać:

• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach (lub orzeczenia bezskuteczności wypowiedzenia, ale tylko do czasu faktycznego rozwiązania umowy, a potem przywrócenia do pracy)
• odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy (nie mniej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia),

Jeśli termin umowy na czas określony upłynie przed wydaniem wyroku sądu lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane z powodu krótkiego okresu, jaki pozostał do upływu tego terminu – pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

Wysokość odszkodowania to wysokość wynagrodzenia, które otrzymałby pracownik, gdyby umowa trwała, jednak nie więcej niż za 3 miesiące.

W ramach postępowania sąd zbada:

• czy z formalnego punktu widzenia jako pracodawca wypełniłeś wszystkie obowiązki nałożone przez przepisy o wypowiadaniu umów o pracę
• czy oświadczenie zostało złożone w formie pisemnej
• czy oświadczenie zawiera niezbędne elementy
• czy zamiar wypowiedzenia umowy został skonsultowany z organizacją związkową – jeżeli w firmie są organizacje związkowe
• czy przyczyna wypowiedzenia wskazana przez ciebie w oświadczeniu jest: prawdziwa, konkretna, zindywidualizowana i czy uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

W przypadku umów o pracę na okres próbny pracownik będzie mógł żądać tylko odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego miała obowiązywać umowa.