Zasady i terminy wystawiania świadectw pracy

Kiedy pracodawca musi wystawić świadectwo pracy

Jako pracodawca masz obowiązek wystawienia świadectwa pracy wraz z zakończeniem współpracy z pracownikiem, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Ten obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, czyli umowy na czas nieokreślony, określony i na okres próbny, i ma charakter bezwzględny. Oznacza to, że jako pracodawca nie możesz uzależniać wystawienia świadectwa pracy od przeprowadzenia jakiejkolwiek czynności przez pracownika, np. dokończenia projektu czy zwrotu sprzętu służbowego.

Świadectwo pracy musisz wystawić zarówno wtedy, gdy umowa zostanie rozwiązana (na przykład w związku z upływem określonego terminu, na który została zawarta), jak i wtedy gdy wygaśnie (na przykład po 3 miesiącach nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania).

Nie będziesz mieć obowiązku wystawienia świadectwa pracy, jeśli zostaną spełnione łącznie trzy przesłanki:

• kontynuujesz współpracę z pracownikiem
• najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiązujesz z nim kolejną umowę o pracę
• pracownik nie złożył wniosku o wystawienie świadectwa pracy.

Jeżeli kontynuujecie współpracę, pracownik - w każdym czasie dalszej współpracy - może złożyć wniosek o wystawienie świadectwa w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wniosek może dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas twoja firma nie wydała mu świadectwa pracy.

Jeśli pracownik przechodzi na własną działalność lub będzie współpracował z tobą po rozwiązaniu umowy o pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, to również musisz wystawić mu świadectwo pracy.

Świadectwo pracy powinieneś wręczyć pracownikowi osobiście w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest wtedy możliwe, w ciągu 7 dni musisz:

• przesłać świadectwo pracownikowi na wskazany przez niego adres zamieszkania, za pośrednictwem operatora pocztowego albo
• doręczyć mu świadectwo w inny sposób, na przykład przez osobę upoważnioną czy kuriera.

Nie możesz zobowiązać pracownika do osobistego odebrania świadectwa pracy z siedziby firmy ani obciążać go kosztami doręczenia świadectwa pracy. Pracownik może upoważnić inną osobę do odbioru świadectwa pracy.

Upoważnienie może dostarczyć ci w postaci papierowej lub elektronicznej.

W jakim terminie trzeba wystawić świadectwo pracy

Masz obowiązek wystawić i wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu, w którym pracownik zachowuje status pracownika.

Oznacza to, że w przypadku:

• rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – będzie to ostatni dzień wypowiedzenia
• rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – będzie to dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy
• w przypadku rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta – będzie to ostatni dzień jej obowiązywania określony w umowie
• wygaśnięcia umowy o pracę – będzie to dzień, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy
• rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron – będzie to dzień określony
  w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy stron (data rozwiązania umowy).

Pamiętaj! Jeśli twój pracownik złoży ci oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, które spowoduje natychmiastowe zakończenie współpracy, twoim obowiązkiem jest wystawić mu świadectwo pracy tego samego dnia.

Przepisy przewidują wyjątek od zasady wystawiania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca – z przyczyn obiektywnych – nie może wystawić świadectwa w tym dniu. Za taką przyczynę może zostać uznana:

• nieobecność w pracy pracodawcy lub osoby upoważnionej do wystawienia i podpisania świadectwa pracy,
• korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej, która nie przygotowała świadectwa tego samego dnia.

To na pracodawcy w razie kontroli będzie ciążył obowiązek wykazania, że z przyczyn obiektywnych nie było możliwe wystawienie pracownikowi świadectwa pracy w dniu ustania umowy.

Co powinno zawierać świadectwo pracy

Wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

Pod wzorem znajduje się również instrukcja, jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy.

Na świadectwie pracy musisz umieścić informacje o:

• okresie lub okresach zatrudnienia
• wymiarze czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji
• trybie i podstawie prawnej rozwiązania lub podstawie prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem − strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia
• okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36(1) § 1 k.p.
• zwolnieniu od pracy przewidzianego w art. 148¹ § 1 k.p., wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
• urlopie wypoczynkowym przysługującym pracownikowi w roku kalendarzowym,
  w którym ustał stosunek pracy i urlopie wykorzystanym w tym roku,
• urlopie opiekuńczym wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystanym urlopie bezpłatnym i podstawie prawnej jego udzielenia
• wykorzystanym urlopie ojcowskim
• wykorzystanym urlopie rodzicielskim i podstawie prawnej jego udzielenia
• wykorzystanym urlopie wychowawczym i podstawie prawnej jego udzielenia
• okresie, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) § 1 pkt 2 k.p.
• zwolnieniach od pracy przewidzianych w art. 188 k.p., wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
• liczbie dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67³³ § 1 k.p. (okazjonalna praca zdalna), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
• liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy
• okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych
• okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
• wykorzystanym dodatkowym urlopie albo innych uprawnieniach lub świadczeniach, przewidzianych przepisami prawa pracy
• okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
• zajęciach wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym
• należnościach ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych
• na żądanie pracownika dodatkowo − o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach i przywrócenia pracownika do pracy.

Ważne! Pracodawcy często popełniają błędy przy określaniu trybu rozwiązywania umowy o pracę w świadectwie pracy. Na świadectwie muszą określić, czy do rozwiązania stosunku pracy doszło na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem), przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia), czy też z upływem czasu, na który umowa była zawarta.

Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy:

• za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie
• bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje art. 52, art. 53, albo art. 55 Kodeksu pracy
• na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Jeżeli pracownik chce rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, to poprawnym sformułowaniem będzie: „rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika (art. 30 §1 pkt 3 k.p. w zw. z art. 55 k.p.)”.

Jakie są sankcje za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy

Przepisy przewidują odpowiedzialność pracodawcy za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy.

Pamiętaj, że nawet jeden dzień spóźnienia w wystawieniu świadectwa pracy może spowodować, że organ kontrolny, na przykład Państwowa Inspekcja Pracy, nałoży na firmę grzywnę w wysokości od 1 000 do 30 000 złotych.

Jak i kiedy można sprostować świadectwo pracy

Jeśli twój pracownik uzna, że w świadectwie pracy, które otrzymał, są błędy ma prawo zwrócić się do ciebie z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Powinien to zrobić w terminie 14 dni od dnia, w którym otrzymał świadectwo pracy.

W ciągu 7 dni od otrzymania wniosku pracownika musisz:

• wydać mu nowe świadectwo pracy lub
• zawiadomić o negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku (w formie papierowej
  lub elektronicznej).

Jeżeli nie uwzględnisz wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik ma prawo odwołać się od tej decyzji do sądu pracy w terminie 14 dni. Termin jest liczony od dnia, w którym pracownik otrzymał zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy.

Jeżeli nie powiadomisz pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy, pracownik może żądanie sprostowania świadectwa pracy wnieść do sądu pracy.

W ramach postępowania sądowego pracownik będzie starał się udowodnić, że treść świadectwa pracy jest niezgodna z przepisami, a twoim zadaniem będzie obalić te twierdzenia i wykazać jej prawidłowość.

Jeśli świadectwo pracy okaże się niezgodne z przepisami, pracownik będzie mógł żądać od ciebie odszkodowania za błędnie wydane świadectwo pracy.

Przeczytaj więcej o odszkodowaniach za niewydanie lub błędnie wydane świadectwo pracy.

Kiedy postanowienie sądu zastępuje świadectwa pracy

Jeśli nie wydasz pracownikowi świadectwa pracy, będzie on uprawniony do złożenia do sądu pracy pozwu o zobowiązanie cię do tego.

Jeśli nie zrealizujesz orzeczenia sądu wydanego w tej sprawie, pracownik będzie mógł wystąpić przeciwko tobie z kolejnym roszczeniem – o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Może także wystąpić do sądu także wtedy, gdy pracodawca:

• nie wydał pracownikowi w terminie świadectwa, bo firma już nie istnieje lub
• nie jest możliwe wytoczenie przeciwko firmie powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa pracy, ponieważ:
• firma nie ma osób umocowanych do reprezentacji,
• pracodawca został zlikwidowany lub jest w stanie likwidacji,
• firma zaprzestała prowadzenia działalności,
• egzekucja orzeczenia o zobowiązaniu wydania świadectwa pracy okazała się nieskuteczna (pomimo orzeczenia sądu pracodawca nadal nie wydaje świadectwa pracy pracownikowi).

Wydane w ramach postępowania orzeczenie sądu zastąpi świadectwo pracy pracownika. Z jego treści będą wynikały co najmniej takie okoliczności jak:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy,
• zajmowane stanowiska oraz
• tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pracownika.

Orzeczenie sądu pracy zastępujące świadectwo pracy będziesz przechowywać w aktach osobowych pracownika, którego zatrudnisz i któremu poprzedni szef nie wydał świadectwa pracy.

Kiedy pracownik może żądać odszkodowania

Jeśli nie wydasz pracownikowi świadectwa pracy lub wydane świadectwo będzie zawierało błędy, pracownik może wnieść przeciwko tobie pozew o naprawienie szkody, która została wyrządzona na skutek twojego zachowania. Może to zrobić równocześnie z pozwem o zobowiązanie do wydania świadectwa.

Obowiązkiem pracownika w trakcie postępowania jest wykazanie poniesionej szkody i jej wysokości. Może to robić na przykład, udowadniając, że:

• z powodu braku świadectwa lub jego błędów nie został zatrudniony przez innego pracodawcę,
• nie uzyskał świadczeń dla osoby bezrobotnej z urzędu pracy.

Jeśli pracownik skutecznie wykaże poniesioną szkodę, sąd może zasądzić na jego rzecz odszkodowanie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu. Przesłanką jego wypłacenia jest więc fakt, że pracownik w wyniku niewydania przez ciebie świadectwa lub błędów w świadectwie nie mógł znaleźć nowego miejsca zatrudnienia. Zgodnie z przepisami maksymalna wysokość odszkodowania wynosi równowartość wynagrodzenia pracownika za 6 tygodni.

Jeśli sąd podzieli argumentację pracownika i uzna, że wydane przez ciebie świadectwo pracy jest błędne, a pracownik poniósł w związku z nim szkodę, twoim obowiązkiem będzie nie tylko wypłacenie pracownikowi odszkodowania, lecz także wydanie nowego świadectwa pracy.