Jak odliczyć składki ZUS przy rozliczaniu podatków

Jakie składki ZUS można odliczyć

Jako przedsiębiorca musisz płacić składki społeczne do ZUS.

Zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne możesz odliczyć od dochodu/ przychodu, albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Sposób odliczenia zależy - między innymi - od rodzaju składki i wybranej przez ciebie formy opodatkowania.

Składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe możesz odliczyć przy rozliczeniu podatku dochodowego i obniżyć w ten sposób kwotę daniny.

Z kolei składki na fundusze pozaubezpieczeniowe: Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Porównaj zasady rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne:

Forma opodatkowania	Odliczenie od podatku	Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów	Odliczenie od dochodu (przychodu)
Skala podatkowa	NIE	TAK*	TAK
Podatek liniowy	NIE	TAK*	TAK
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych	NIE	NIE	TAK
Karta podatkowa	NIE	NIE	NIE

* o ile nie zostały odliczone od dochodu

Porównaj zasady rozliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy:

Forma opodatkowania	Odliczenie od podatku	Koszty uzyskania przychodów
Skala podatkowa	NIE	TAK
Podatek liniowy	NIE	TAK
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych	NIE	NIE
Karta podatkowa	NIE	NIE

Pamiętaj! Potrzebujesz dokumentu potwierdzającego zapłatę składek, żeby prawidłowo odliczyć ich wysokość. Takim dokumentem może być na przykład dowód wpłaty, przelewu, wyciąg bankowy, czy zaświadczenie wydane przez uprawniony organ o kwocie zapłaconych składek.

Przeczytaj, jakie składki ZUS płaci przedsiębiorca.

Podatek według skali i liniowy – jak odliczyć składki na własne ubezpieczenia społeczne

Jeśli płacisz podatek według skali podatkowej (12% i 32%) albo liniowy (19%), zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne możesz odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP)

Pamiętaj! W obu przypadkach możesz odliczyć tylko składki faktycznie opłacone. Nie można odliczyć składki należnej, ale nieopłaconej.

Składki odliczasz przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek. Możesz też odliczyć składki zapłacone w poprzednich miesiącach, których wcześniej nie odliczyłeś ze względu na zbyt niskie dochody.

W wielu przypadkach bardziej opłacalne jest zaliczenie składek do kosztów uzyskania przychodu, zwłaszcza gdy masz niski dochód lub ponosisz stratę.

Jeśli odliczasz składki od dochodu, możesz je odliczyć tylko do wysokości dochodu. Jeśli dochód za dany rok okaże się niższy niż kwota składek, odliczyć można tylko część zapłaconych składek. Reszty nieodliczonych składek nie będziesz już mógł odliczyć w następnym roku. To dlatego, że różnica pomiędzy osiągniętym dochodem i zapłaconymi składkami nie stanowi straty.

Strata powstaje wyłącznie w sytuacji, gdy koszty przekraczają sumę przychodów.

Inaczej będzie, gdy zaliczasz składki do kosztów podatkowych. Jeśli zapłacone składki będą wyższe od przychodów, powstałą stratę możesz odliczyć od dochodu w następnych pięciu latach podatkowych.

Przeczytaj, jak odliczyć stratę w podatkach.

Przykład

Pani Iwona w 2020 roku zapłaciła łącznie 11 907,60 zł składek na własne ubezpieczenie społeczne. Zalicza te składki do kosztów podatkowych. W 2020 roku jej przychody wyniosły 50 000 zł, a koszty 70 000 zł. To oznacza, że poniosła 20 000 zł straty (nadwyżki kosztów nad przychodami). Na wysokość poniesionej straty ma wpływ zaliczenie do KUP 11 907,60 zł zapłaconych składek. Bez zaliczenia składek do KUP strata wynosiłaby 8092,40 zł.

Poniesioną stratę Pani Iwona będzie mogła odliczyć w ciągu pięciu kolejnych lat (jeśli uzyska dochód w kolejnych latach).

Gdyby Pani Iwona chciała odliczyć składki od dochodu, po zakończeniu 2020 roku nie mogłaby już tego zrobić.

Jeśli:

• nie zapłacisz składek w danym roku, nie możesz ich uwzględnić w rozliczeniu za ten rok
• zapłacisz zaległe składki w następnym roku, odliczysz je w tym roku, w którym zostały faktycznie opłacone.

Pamiętaj! Odliczeniu podlegają tylko składki zapłacone w danym roku podatkowym. Na przykład składki za grudzień 2023 roku, opłacone w styczniu 2024 roku, podlegają odliczeniu w roku 2024.

Przykład

Pan Marcin nie zapłacił składek ZUS za trzy miesiące 2023 roku. Nie może ich więc odliczyć w 2023 roku. Jeśli zapłaci składki w 2024 roku, będzie mógł je odliczyć w 2024 roku.

Ryczałt – jak odliczyć składki na własne ubezpieczenie społeczne

Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi przychód. Nie można od niego odliczyć kosztów uzyskania przychodu.

Jeśli rozliczasz się ryczałtem, składki na własne ubezpieczenia społeczne możesz odliczyć wyłącznie od przychodu, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania.

Przy rozliczeniach miesięcznych możesz odliczyć od przychodu nie tylko składki zapłacone w danym miesiącu, lecz także składki zapłacone w poprzednich miesiącach danego roku, jeżeli wcześniej nie miałeś możliwości ich odliczenia z powodu zbyt niskich przychodów.

Jeśli w ciągu całego roku suma zapłaconych składek przewyższa uzyskane przychody, nadwyżka ta przepada i nie będzie możliwe pomniejszenie przychodów w następnym roku podatkowym.

Karta podatkowa - czy można odliczyć składki na własne ubezpieczenie społeczne

Jeśli rozliczasz się na podstawie karty podatkowej, nie możesz odliczyć składek na własne ubezpieczenie społeczne.

To dlatego, że płacisz podatek niezależnie od uzyskiwanych przychodów. Wysokość karty jest ustalana w decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Składki na ubezpieczenia społeczne nie są więc w ogóle rozliczane w tej formie opodatkowania.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy poza działalnością gospodarczą opodatkowaną kartą masz też inne źródło przychodu.

Jak rozliczyć składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy

Przepisy podatkowe dla osób fizycznych nie przewidują możliwości odliczenia składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy ani od dochodu, ani od podatku.

Te składki możesz wyłącznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

To oznacza, że składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy nie odliczą osoby rozliczające się ryczałtem ewidencjonowanym albo kartą podatkową – przy tych formach opodatkowania nie ustala się kosztów uzyskania przychodów.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym i sami za siebie opłacają składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (łącznie 2,45% podstawy wymiaru), mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy jest kosztem podatkowym pod warunkiem, że została opłacona.

Nie można odliczyć składki należnej, jeśli nie została faktycznie uregulowana.

Rozliczenie wspólników spółek osobowych i różne źródła przychodu

Jeśli jesteś wspólnikiem spółki jawnej lub spółki partnerskiej płacisz podatek dochodowy proporcjonalnie do udziałów w spółce. W tym wypadku to wspólnicy są podatnikami, gdyż te spółki nie mają osobowości prawnej.

Wspólnik spółki osobowej, tak jak każdy przedsiębiorca, ma obowiązek samodzielnie odprowadzać składki ZUS.

Każdy ze wspólników odrębnie zgłasza się do ZUS jako płatnik składek i jako osoba ubezpieczona.

Składki opłacone na własne ubezpieczenie społeczne może odliczyć przy rozliczeniu podatku, w zależności od rodzaju składki i wybranej formy opodatkowania.

Przykład

Pan Piotr jest wspólnikiem spółki jawnej, w której posiada 50% udziałów. Wybrał opodatkowanie stawką liniową 19%. Przychody spółki za 2022 rok wyniosły 200 000 zł, a koszty uzyskania przychodów – 80 000 zł. Pan Piotr wykazuje w zeznaniu rocznym PIT-36L 100 000 zł przychodów i 40 000 zł kosztów, proporcjonalnie do udziałów w spółce. Może odliczyć zapłacone za siebie w 2022 roku składki na ubezpieczenie społeczne.

Jeśli poza prowadzoną działalnością gospodarczą masz przychody z innych źródeł, na przykład z umowy o pracę, emerytury czy najmu prywatnego, możesz odliczyć składki ZUS od dochodu (przychodu) z innych źródeł. Takie rozwiązanie może być przydatne w razie poniesienia straty z działalności gospodarczej.

Pamiętaj jednak, że nie możesz rozliczać składek podwójnie.

Przykład

Pani Alicja prowadziła działalność gospodarczą od 1 stycznia do 30 kwietnia 2022 roku. Wybrała rozliczenie według skali podatkowej, jednak poniosła stratę i nie zapłaci podatku. Z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej opłacała co miesiąc składki ZUS. Ze względu na stratę nie może odliczyć tych składek od dochodu z działalności gospodarczej. W 2022 roku pani Alicja uzyskała też dochody z pracy na etacie. W PIT-36 za 2022 rok od dochodu z pracy może odliczyć składki opłacone z tytułu działalności gospodarczej.

Składki na ubezpieczenia pracowników

Jeśli zatrudniasz pracowników jako płatnik masz obowiązek pobierać, obliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Składki ZUS za pracowników mogą odliczać tylko ci przedsiębiorcy, którzy rozliczają się według skali lub stawki liniowej. Pamiętaj, że przy rozliczeniu podatku możesz odliczyć tylko te składki, które w całości lub w części sfinansowałeś z własnych środków - są dla ciebie kosztem uzyskania przychodów. Nie możesz odliczyć części opłaconej przez pracownika.

Do kosztów uzyskania przychodów możesz zaliczyć składki sfinansowane za pracownika (czyli ze środków pracodawcy):

• emerytalną – 9,76% podstawy wymiaru (cała składka wynosi 19,52%, a pozostałe 9,76% finansuje pracownik)
• rentową – 6,50% podstawy wymiaru (cała składka wynosi 8 %, a pozostałe 1,5% finansuje pracownik)
• wypadkową – od 0,4% do 8,12% podstawy wymiaru (cała składka)
• na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45% podstawy wymiaru (cała składka)
• na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10% podstawy wymiaru (cała składka).

Podstawą wymiaru składek jest przychód uzyskany przez pracownika.

Składki ZUS w części sfinansowanej przez ciebie jako pracodawcę stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostaną opłacone w terminie. W przypadku uchybienia temu terminowi, składki będą stanowić koszty podatkowe w miesiącu ich opłacenia.

Od roku 2022 terminy opłacania składek wynoszą:

• do 5 dnia następnego miesiąca - dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
• do 15 dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną;
• do 20 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek.

Przykład

Pan Michał przyjął w swojej firmie (spółce z o. o.) system, zgodnie z którym wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca. Przepisy wymagają, aby składki ZUS za pracowników płacił do 15 dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za czerwiec wypłacił 10 lipca. Składki ZUS za pracownika zapłacił 14 lipca. Zarówno wynagrodzenie, jak i składki ZUS będą kosztem podatkowym czerwca. Gdyby wynagrodzenie wypłacił 10 lipca, a składki od tych wynagrodzeń 16 sierpnia, to wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów czerwca, a opłacone składki do kosztów sierpnia.

Składek na ubezpieczenie społeczne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe nie mogą odliczyć przedsiębiorcy płacący ryczałt od przychodów ewidencjonowanych albo kartę podatkową, ponieważ w tych formach opodatkowania nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów.

Pracodawca nie odlicza składek zdrowotnych pracownika. Nie są dla niego kosztem uzyskania przychodu, ponieważ są finansowane przez pracownika. Przedsiębiorca występuje tu w roli płatnika, czyli pobiera składki z wynagrodzenia pracownika i przekazuje do ZUS.

Przeczytaj więcej na temat kosztów zatrudnienia pracownika.

Składka zdrowotna

Częściowe odliczenie składki zdrowotnej przysługuje:

• podatnikom rozliczającym się podatkiem liniowym, którzy mogą odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów maksymalnie 11 600 zł zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne
• podatnikom rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, poprzez odliczenie od przychodu 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne
• podatnikom płacącym podatek na zasadach karty podatkowej, którzy mogą pomniejszyć podatek o 19% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Odliczenia można dokonać w trakcie roku podatkowego z zastrzeżeniem, że suma odliczonych kwot w całym roku nie może przekroczyć obowiązujących limitów.

Ważne! W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, możesz odliczyć od przychodu wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne zapłacone w danym roku podatkowym.

Składka dotycząca 2023 roku, ale zapłacona dopiero w 2024 roku będzie mogła zostać odliczona od przychodów uzyskanych przez podatnika w 2024 roku.