Jak prawidłowo rozliczyć VAT

Rozliczenie miesięczne i kwartalne

Podatnicy VAT, w zależności od wybranego okresu rozliczeniowego, składają następujące pliki JPK:

• JPK_V7 – jeżeli rozliczają się miesięczne
• JPK_V7K – jeżeli rozliczają się kwartalne

Przeczytaj, jak złożyć deklarację VAT.

Uwaga! Od 1 października 2020 roku podatnicy składają pliki JPK wraz z deklaracją VAT. Do urzędu prześlij:

• JPK_V7, jeśli rozliczasz się miesięcznie
• JPK_V7K, jeśli rozliczasz się kwartalnie.

Przeczytaj, jak składać JPK_VAT z deklaracją.

Podatek VAT - co do zasady - rozliczasz w okresach miesięcznych. Rozliczenie kwartalne mogą (ale nie muszą) wybrać mali podatnicy VAT, których wartość sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku 2 mln euro.

Uwaga! Limit 2 mln euro obowiązuje od 1 lipca 2023 roku. Do tego dnia limit wynosi 1,2 mln euro.

Kwartalnie nie mogą rozliczać się mali podatnicy, którzy:

• są podatnikami VAT czynnymi krócej niż 12 miesięcy
• w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT - chodzi o tak zwane towary wrażliwe, takie jak wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch), których łączna wartość przekroczyła w jakimkolwiek miesiącu kwotę 50 tys. zł bez podatku VAT
• w danym kwartale dokonali importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 ustawy o VAT - podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny może rozliczyć kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów w deklaracji podatkowej składanej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu importu tych towarów

• wbrew obowiązkowi nie zapewniają możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego, w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana. Tacy podatnicy będą musieli składać deklaracje za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc:

  • kwartału, w którym zidentyfikowano nieprawidłowość - jeżeli nastąpiło to w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału albo
  • następujący po kwartale, w którym zidentyfikowano nieprawidłowość - jeżeli nastąpiło to w trzecim miesiącu kwartału.

Podatnicy, którzy chcą rozliczać się kwartalne, powinni złożyć pisemne zawiadomienie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego – najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy składane rozliczenie.

Terminy składania deklaracji i zapłaty podatku

Musisz złożyć deklarację i zapłacić wynikający z niej podatek

• przy rozliczeniu miesięcznym – do 25. dnia następnego miesiąca, na przykład za maj do 25 czerwca, a za czerwiec do 25 lipca.
• przy rozliczeniu kwartalnym – do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia).

Przeczytaj, jak złożyć deklarację VAT.

W przypadku, gdy dzień złożenia deklaracji VAT przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin rozliczenia zostaje przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Za każdy dzień zwłoki w płatności podatku VAT wykazanego w deklaracji podatnik zostaje obciążony odsetkami. Obecnie stawka podstawowa odsetek wynosi 8 % rocznie. Jeśli kwota odsetek nie przekracza 8,70 zł (trzykrotna wartość opłaty pobieranej przez Pocztę Polską za przesyłkę listową poleconą), przedsiębiorca nie musi ich płacić.

Przeczytaj, kto musi płacić VAT.

Stawki VAT

Podatek VAT płacisz według stawek:

• 23% – tyle wynosi podstawowa podatku od towarów i usług
• 8% – stawka obniżona, dotyczy m.in. budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym, usług związanych z kulturą, sportem, rekreacją
• 5% – stawka obniżona, obejmuje m.in. podstawowe produkty żywnościowe (np. pieczywo, nabiał), artykuły dla niemowląt, książki i e-booki
• 0% – stawka preferencyjna, stosowana między innymi w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oraz w eksporcie towarów.

Przy zastosowaniu stawki 0 % sprzedawca nie płaci podatku, ale ma prawo do odliczenia VAT od zakupu towarów i usług z związanych z daną transakcją.

Jeśli masz wątpliwości, czy stosowana przez ciebie stawka VAT jest prawidłowa, możesz wystąpić do administracji skarbowej o Wiążącą Informację Stawkową.

Przeczytaj, jak uzyskać Wiążącą Informację Stawkową.

Obniżone stawki VAT

W odniesieniu do niektórych towarów i usług stosuje się obniżone stawki podatku VAT.

W załączniku nr 3 do ustawy o VAT znajduje się wykaz towarów i usług opodatkowanych obniżoną stawką podatku w wysokości 8%.

Wymienione są tam między innymi:

• towary spożywcze (na przykład kawa, wyroby cukiernicze niezawierające kakao, sosy)
• towary zwykle używane w rolnictwie (na przykład drzewa żywe, bulwy, korzenie, nasiona, ziarna, ziemia ogrodnicza)
• towary związane z ochroną zdrowia (na przykład wyroby medyczne, produkty lecznicze, środki odkażające o właściwościach bakteriobójczych, grzybobójczych i wirusobójczych)
• niektóre usługi (na przykład usługi taksówek, weterynaryjne, fryzjerskie).

Ponadto stawką 8% VAT opodatkowane są dostawa budynków i lokali mieszkalnych oraz określone usługi budowlane ich dotyczące).

W załączniku nr 10 do ustawy o VAT znajduje się wykaz towarów i usług opodatkowanych obniżoną stawką podatku w wysokości 5%. Wymienione są tam między innymi:

• towary spożywcze (na przykład mięso, produkty mleczarskie, warzywa, owoce, zboża)
• inne towary (na przykład książki, pieluchy, smoczki dla dzieci).

Czasowa obniżka stawek VAT

Od 1 lutego do 31 grudnia 2022 roku czasowo obniżono stawki podatku VAT na następujące towary:

• żywność ze stawki 5% do stawki 0%
• paliwa silnikowe, czyli olej napędowy, biokomponenty stanowiące samoistne paliwa, benzyna silnikowa, gaz skroplony LPG - ze stawki 23% do stawki 8%
• nawozy, środki ochrony roślin, ziemia ogrodnicza i inne środki wspomagające produkcję rolniczą ze stawki 8% do stawki 0%
• gaz ziemny ze stawki 8% do stawki 0%
• energię elektryczną i energię cieplną ze stawki 23% do stawki 5%.

Od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku obowiązuje obniżona stawka VAT (z 5% na 0%) na podstawowe produkty spożywcze, takie jak mięso, ryby, nabiał, warzywa, owoce, mąkę czy tłuszcze.

Od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2024 roku będzie obowiązywała obniżona stawka VAT w wysokości 8% na towary wykorzystywane w produkcji rolnej, na przykład na środki poprawiające właściwości gleby, podłoża do upraw czy polepszacze gleby.

Deklaracje podatników VAT-UE

Jeśli jesteś podatnikiem VAT-UE i dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych, to poza deklaracjami VAT, masz obowiązek składania w formie elektronicznej informacji VAT-UE.

Informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach (VAT-UE) muszą być składane za okresy miesięczne, nawet jeśli rozliczasz się z VAT kwartalnie.

Można je składać wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tych transakcji.

Jak korygować deklaracje

Jeśli popełniłeś błąd w deklaracji VAT (VAT-7, VAT-7K,VAT-UE,VAT-27, VAT-9M, VAT-8), powinieneś go jak najszybciej skorygować. Robisz to na tym samym formularzu, na którym składana była deklaracja, zaznaczając kwadrat: korekta deklaracji.

Możesz dołączyć uzasadnienie przyczyn korekty na formularzu ORD-ZU, jednak nie jest to obowiązkowe.

Przeczytaj, jak złożyć korektę JPK_VAT

Jeśli w wyniku korekty okazuje się, że urząd ma zwrócić VAT na twój rachunek bankowy, termin zwrotu liczony jest od momentu złożenia korekty.

Jeśli korekta pokazuje powstanie niedopłaty, zapłacisz zaległość z odsetkami za zwłokę. Oblicza się je od pierwotnego terminu, w którym podatek powinien zostać zapłacony, aż do dnia faktycznej zapłaty.

Wysokość odsetek do zapłaty wylicza się według wzoru: (kwota zaległości x liczba dni zwłoki x stopa odsetek za zwłokę) /365.

Pamiętaj! Podstawowa stawka odsetek wynosi obecnie 8%.

Możesz zastosować obniżoną stawkę odsetek (50% stawki podstawowej), jeśli spełnisz łącznie warunki:

• złożysz prawnie skuteczną korektę deklaracji nie później, niż 6 miesięcy od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji
• zapłacisz całą zaległość w terminie do 7 dni od daty złożenia korekty
• korekta nie została złożona pod wpływem otrzymanego zawiadomienia o wszczęciu kontroli podatkowej lub toczącego się postępowania podatkowego albo kontroli podatkowej

Przykład

Pan Zbigniew skorygował w sierpniu deklarację VAT-7 za kwiecień. W wyniku korekty okazało się, że ma 5 000 zł zaległości do zapłaty. Kwotę tę należało zapłacić do 25 maja, czyli odsetki naliczane są od 26 maja. Pan Zbigniew wpłacił ją 25 sierpnia, czyli po 92 dniach. Skorzystał z obniżonych odsetek 4 %, ponieważ spełnia wszystkie warunki.
Kwota odsetek wynosi 50 zł (5000 zł x 92 dni x 0,04)/ 365 = 50,4 zł. (Końcówkę poniżej 50 gr pomija się). Pan Zbigniew wpłaci wraz z odsetkami 5 050 zł.

Wylicz odsetki, korzystając z kalkulatora odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych na stronie Ministerstwa Finansów.

Kto musi składać deklaracje VAT

Obowiązek składania deklaracji VAT nie dotyczy przedsiębiorców:

• zwolnionych z VAT ze względu na wielkość sprzedaży lub dokonujących wyłącznie sprzedaży zwolnionej z podatku VAT (z wyjątkiem sytuacji kiedy przysługuje im zwrot podatku, są zobowiązani do dokonania korekty wcześniej odliczonego podatku, albo mają obowiązek dokonania korekty podatku w wynikającej z tak zwanej ulgi na złe długi)
• tych, którzy zawiesili działalność gospodarczą i nie wykonują w tym czasie czynności podlegających VAT.

Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT ma obowiązek złożyć deklarację VAT, jeśli całkowita wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) na terytorium kraju przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 50 000 zł. Taki podatnik składa:

• VAT-8 – deklaracja przeznaczona dla podatników innych niż podatnicy VAT czynni, zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE, dokonujących wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, lub
• VAT-9M – deklaracja dla podatników niemających obowiązku składania VAT-7, VAT-7K, VAT-7D lub VAT-8, dokonujących importu usług lub nabycia towarów oraz usług, dla których są podatnikami

Podatnik zwolniony po przekroczeniu limitu WNT 50 000 zł ma obowiązek rejestracji VAT UE i składania deklaracji VAT-8 oraz deklaracji podsumowującej VAT UE. Po dokonaniu rejestracji VAT UE nie staje się jednak czynnym podatnikiem VAT (zostaje wpisany do bazy przedsiębiorców dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą, składa deklaracje VAT w razie:

• dokonania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
• dokonania importu usług lub nabywających towary – w zakresie których jest podatnikiem
• jeśli zawieszenie nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego
• za okresy rozliczeniowe, za które jest obowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu lub do złożenia korekty

Przeczytaj, jak zarejestrować się jako podatnik VAT UE.

Jak zapłacić VAT

Urzędem właściwym dla celów składania pliku JPK_V7 oraz JPK_V7K są:

• dla osób fizycznych (np. jednoosobowych działalności gospodarczych) – urząd właściwy ze względu na adres zamieszkania podatnika (czyli ten sam co dla podatku dochodowego)
• dla osób innych niż fizyczne (na przykład spółek z o.o., spółek cywilnych) – urząd właściwy ze względu na adres siedziby firmy.

Zobowiązania podatkowe wpłać na indywidualny mikrorachunek podatkowy.

Przeczytaj, więcej na temat mikrorachunku.

Kwotę podatku do co zasady płaci się przelewem. Taki obowiązek mają przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przy zapłacie za pomocą polecenia przelewu za termin dokonania zapłaty podatku uważa się dzień obciążenia rachunku podatnika w banku, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub w innej instytucji płatniczej.

Mikroprzedsiębiorcy mogą płacić podatek gotówką.

Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto poniżej równowartości 2 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu rocznego nie przekroczyły równowartości 2 mln euro.

Kiedy stosować mechanizm podzielonej płatności

W rozliczeniach z kontrahentami musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności, czyli split payment lub MPP, jeśli spełniasz łącznie trzy warunki:

• należność ogółem, która wynika z faktury (wartość brutto całej faktury), przekracza 15 tys. zł
• choćby jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych (określonych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT)
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Jeśli jesteś nabywcą i otrzymasz fakturę VAT z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, zapłać wynikającą z niej należność w MPP (dotyczy to należności z tytułu nabycia towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP). Po dokonaniu przelewu w MPP, podatek VAT z faktury trafi na konto VAT sprzedawcy.

W komunikacie przelewu nabywca wskazujesz:

• kwotę podatku VAT (lub część)
• kwotę sprzedaży brutto (lub część)
• numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność
• NIP dostawcy.

Jeśli sprzedajesz towary objęte obowiązkowym MPP, na fakturze umieść adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. W przypadku kiedy twój kontrahent zapłaci w MPP podatek VAT z faktury trafi na twoje konto VAT.

Przeczytaj więcej na temat split payment.

Czym jest sprzedaż mieszana i jak ją rozliczyć

VAT możesz odliczać tylko od tych zakupów, które służy czynnościom opodatkowanym (są związane ze sprzedażą opodatkowaną).

Jeśli prowadzisz tzw. sprzedaż mieszaną, powinieneś dzielić wydatki związane z działalnością gospodarczą na:

• zakupy związane tylko ze sprzedażą zwolnioną – nie pozwalają rozliczać VAT
• zakupy związane tylko ze sprzedażą opodatkowaną – dają możliwość standardowego rozliczenia VAT
• zakupy, które mogą służyć obu rodzajom sprzedaży – nie da się ich jednoznacznie przypisać do działalności opodatkowanej lub zwolnionej

Jeśli nie jest możliwe wyodrębnienie kwot związanych ze sprzedażą opodatkowaną i nieopodatkowaną, musisz obliczyć współczynnik proporcji: podziel roczny obrót z tytułu wykonywania czynności opodatkowanych przez roczny obrót całkowity (czynności opodatkowane jak i zwolnione z VAT). Wartości te ustalasz na podstawie danych z poprzedniego roku.

Przykład

Pan Zbigniew uzyskał w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł ze sprzedaży usług zwolnionych z VAT i 30 000 zł ze sprzedaży usług opodatkowanych. Proporcja wynosi więc: 30 000 / 50 000 = 0,6. Pan Zbigniew może odliczyć 60% VAT związanego z zakupami do celów prowadzenia sprzedaży mieszanej.

Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, ustal proporcję na podstawie własnego szacunku. Zastosowany współczynnik należy uzgodnić z urzędem skarbowym

Po zakończeniu roku podatkowego, może się okazać, że rzeczywista proporcja jest inna niż, ta którą stosowałeś w rozliczeniu (czyli obliczona za rok wcześniejszy). Powinieneś obliczyć sprzedaż według rzeczywistego współczynnika i zrobić korektę podatku naliczonego.

Ważne! Począwszy od korekty proporcji za 2023 rok podatnik nie musi dokonywać korekty odliczonego podatku VAT do rzeczywistego współczynnika, o ile różnica między proporcją wstępną a korektą rzeczywistą nie przekroczy dwóch punktów procentowych. Jednocześnie, gdy proporcja rzeczywista będzie niższa od proporcji wstępnej, to obowiązek korekty nie wystąpi, o ile kwota z niej wynikająca nie przekracza 10 000 zł, z wyłączeniem korekty środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł.

Korekty dokonuje się jednorazowo w deklaracji VAT-7/VAT-7K za pierwszy miesiąc roku lub pierwszy kwartał (dla podatników rozliczających się kwartalnie).

Pomoc w rozliczeniu VAT

Pamiętaj, ze w skomplikowanych sytuacjach dotyczących rozliczenia VAT, możesz skorzystać z pomocy.

Krajowa Informacja Skarbowa

Infolinia Krajowej Informacji Skarbowej udziela szczegółowych informacji na temat VAT.

• z telefonu stacjonarnego: 801 055 055
• z telefonu komórkowego: (22) 330 0330
• z zagranicy.: +48 22 330 0330

Infolinia czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00

Interpretacje podatkowe

W skomplikowanych sprawach możesz zwrócić się o wydanie interpretacji podatkowej

Przeczytaj, jak złożyć wniosek o wydanie interpretacji podatkowej albo sprawdzić bazę interpretacji

Serwisy Ministerstwa Finansów

Przydatne informacje na temat VAT, znajdziesz w serwisie Ministerstwa Finansów. Na portalu e-Deklaracje znajdziesz narzędzia do wysyłania deklaracji VAT oraz niezbędne formularze