Kto musi płacić VAT

Kto jest podatnikiem VAT

Jako przedsiębiorca masz co do zasady obowiązek rejestracji i rozliczania VAT. To podatek pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami. Jego wartość jest doliczana do każdej transakcji.

Pamiętaj! VAT płacisz niezależnie od podatku dochodowego PIT.

Opodatkowane VAT są:

• sprzedaż towarów i usług w Polsce
• eksport towarów
• import towarów
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, czyli tak zwaną Białą listę, prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to podstawowe narzędzie weryfikacji kontrahentów.

Wyszukaj firmę w Wykazie podatników VAT.

Dowiedz się więcej o Wykazie i weryfikacji kontrahentów.

Przykład

Pan Łukasz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. W maju kupił towary za kwotę 7 380 zł brutto i sprzedał towary za kwotę 12 300 zł brutto. W deklaracji VAT za maj wykaże 2 300 zł podatku VAT należnego (10 000 zł x 23 %) i 1380 zł podatku VAT naliczonego (6 000 zł x 23 % = 1380 zł).

Od podatku należnego może odjąć podatek naliczony zawarty w cenie zakupu (2 300 – 1380). Zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku VAT za miesiąc maj wyniesie 920 zł.

Niezależnie od VAT Pan Łukasz zapłaci podatek dochodowy. Jego dochód w maju wyniósł 4 000 zł (10 000 zł – 6000 zł). Zapłaci z tego tytułu 480 zł zaliczki na podatek dochodowy (4 000 zł x 12%).

Podatnik VAT czynny a podatnik VAT zwolniony

Podatników VAT można podzielić na dwie grupy:

• podatnik VAT czynny to ten, który płaci podatek
• podatnik VAT zwolniony to ten, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego (ze względu na niski limit sprzedaży - do 200 tys. zł) lub ze zwolnienia przedmiotowego (dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).

Porównaj prawa i obwiązki podatnika VAT czynnego i zwolnionego

	Podatnik VAT czynny	Podatnik VAT zwolniony
Obowiązki	zarejestrowanie się do VAT - składanie JPK_VAT - prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów VAT - płacenie VAT - wystawianie faktur VAT	prowadzenie ewidencji uproszczonej - wystawianie faktur na żądanie nabywcy (ze stawką ”zw”, czyli zwolniony)
Prawa	pomniejszanie VAT należnego o VAT naliczony	dobrowolna rejestracja VAT jako podatnik zwolniony

Przeczytaj:

• więcej o obowiązkach podatnika VAT
• jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Zwolnienie z VAT podmiotowe

Możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, gdy twoje przychody (wartość sprzedaży) nie przekroczyły w poprzednim ani bieżącym roku 200 tys. zł.

Ważne! Do limitu sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku oraz:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju
• sprzedaży towarów i usług, zwolnionych przedmiotowo z VAT, z wyjątkiem m.in. transakcji związanych z nieruchomościami
• sprzedaży towarów, które są zaliczane do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, nie musisz rejestrować się do VAT, gdy przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy - w proporcji do okresu sprzedaży - równowartości 200 tys.

By obliczyć proporcję:

• mnożysz liczbę dni od rozpoczęcia działalności do końca roku przez obowiązujący limit VAT (200 tys. zł)
• otrzymaną liczbę dzielisz przez liczbę dni w roku.

Przykład

Pan Józef rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej 2 maja 2020 r., czyli do końca roku zostały 244 dni. W jego przypadku limit uprawniający do zwolnienia wynosi:
(200 000x244)/365 = 133.698,63 zł
Pan Józef powinien zarejestrować się do VAT przed sprzedażą, po której przekroczy ten limit.

Kiedy nie przysługuje zwolnienie podmiotowe

Musisz płacić VAT od początku prowadzenia działalności gospodarczej, niezależnie od wysokości przychodów, jeśli zajmujesz się sprzedażą towarów lub usług wymienionych w ustawie o VAT.

W takim przypadku musisz rozliczać VAT nawet wtedy, gdy nie przekroczysz 200 tys. zł limitu sprzedaży.

Zwolnienie z VAT podmiotowe nie przysługuje, jeśli między innymi:

• sprzedajesz:

  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (na przykład metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji
  • w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części
  • tereny budowlane
  • nowe środki transportu
  • przez Internet takie towary jak:
  • preparaty kosmetyczne i toaletowe
  • komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
  • urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego
  • maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane
  • hurtowo i detalicznie części do:
  • pojazdów samochodowych
  • motocykli

• świadczysz usługi:

  • prawnicze
  • w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)
  • jubilerskie
  • ściągania długów, w tym factoringu.

Zwolnienie z VAT przedmiotowe

Jesteś zwolniony z VAT, niezależnie od wysokości obrotów, jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy VAT.

Korzystasz wówczas ze zwolnienia przedmiotowego (ze względu na przedmiot działalności).

Zwolnienie przysługuje tylko, gdy świadczysz wyłącznie takie usługi jak - na przykład:

• usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli jesteś lekarzem, lekarzem dentystą, pielęgniarką, położną lub psychologiem
• usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym – jeśli jesteś nauczycielem
• usługi nauczania języków obcych
• usługi finansowe, w tym: zarządzania funduszami inwestycyjnymi; ubezpieczeniowe; w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji; udzielanie kredytów i pożyczek, których przedmiotem są instrumenty finansowe.

Przykład

Pani Agnieszka prowadzi prywatny gabinet dentystyczny, świadczy usługi zwolnione z VAT. Zwolnienie zależy od typu usług, nie od kwoty sprzedaży. Pani Agnieszka nie ma obowiązku rejestracji do VAT, nie składa deklaracji i nie płaci podatku.

VAT dobrowolny

Możesz zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego (do 200 tys. zł) w dowolnym momencie i płacić VAT dobrowolnie. Taki krok może być opłacalny, jeśli planujesz większe zakupy i chcesz odliczyć VAT naliczony.

Jeśli jesteś już zarejestrowany do VAT, musisz zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem okresu (miesiąca albo kwartału), w którym rezygnujesz ze zwolnienia.

Jeżeli dopiero rozpoczynasz działalność, musisz złożyć zawiadomienie przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.

Przykład

Pan Jacek prowadzi działalność gospodarczą od 2018 r. Korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na limit sprzedaży poniżej 200 000 zł. Od września 2020 r. chciałby płacić VAT, by odliczyć podatek od dużych planowanych przez niego zakupów. Musi zawiadomić o tym naczelnik urzędu skarbowego przed 1 września.

Jeżeli dobrowolnie zrezygnujesz ze zwolnienia z VAT albo utracisz po przekroczeniu limitu obrotów, możesz powrócić do zwolnienia nie wcześniej, niż po upływie roku (licząc od końca roku, w którym utraciłeś prawo do zwolnienia lub zrezygnowałeś z tego zwolnienia).

Przeczytaj jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Co zrobić po przekroczeniu limitu zwolnienia

Po przekroczeniu limitu 200 tys. zł każda kolejna sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT. Powinieneś się zarejestrować jako podatnik VAT.

Musisz zarejestrować się jako podatnik VAT składając formularz VAT-R, jeśli najpierw korzystasz ze zwolnienia z VAT, a później:

• stracisz prawo do dalszego korzystania ze zwolnienia (przekroczysz limit sprzedaży)
• chcesz z niego zrezygnować
• zamierzasz wykonywać sprzedaż opodatkowaną (inne towary lub usługi, które nie są zwolnione przedmiotowo z VAT)

Zarejestruj się:

• przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towarów lub usług innych niż zwolnione z podatku
• przed dniem, w którym stracisz prawo do zwolnienia, tj. przekroczysz kwotę 200 tys. zł netto obrotu

Przykład

Pan Artur prowadzi działalność gospodarczą od 2 lat. W poprzednich latach nie przekroczył limitu 200 tys. zł sprzedaży, więc korzystał dotychczas ze zwolnienia podmiotowego. W lipcu 2020 r. obliczył, że jego wartość sprzedaży wyniosła od początku roku 198 tys. zł netto. Przed dokonaniem kolejnej sprzedaży złożył zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, w którym zarejestrował się jako podatnik VAT czynny.

Przeczytaj, jak zarejestrować się jako podatnik VAT.

Zwolnienie z VAT w procedurze SME

Od 2025 roku podatnicy VAT mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w odniesieniu do transakcji realizowanych na terenie innych państw UE, w ramach procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw, czyli procedury SME.

Procedura SME jest przeznaczona dla małych przedsiębiorstw prowadzących transakcje opodatkowane VAT w państwach UE, innych niż kraj ich siedziby.

Kto może ubiegać się zwolnienie z VAT w Polsce

Możesz ubiegać się o zwolnienie z podatku VAT w procedurze SME, jeśli posiadasz siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim i spełnisz łącznie następujące warunki:

• twój całkowity roczny obrót na terytorium UE, w tym wartość sprzedaży na terytorium Polski, w danym roku podatkowym (całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług), bez podatku VAT, dla którego miejscem opodatkowania jest terytorium Unii Europejskiej, nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro
• twoja wartość sprzedaży w Polsce nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 200 000 zł (bez podatku VAT)
• nie dokonujesz na terytorium Polski dostaw towarów ani świadczenia usług, o których mowa w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, czyli tych dla których obowiązek rejestracji dla celów VAT występuje niezależnie od wysokości przychodów.

Zanim zaczniesz korzystać ze zwolnienia w procedury SME w Polsce:

• powiadom państwo członkowskie, na terytorium którego masz siedzibę działalności gospodarczej, o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT na terytorium Polski. Na tej podstawie administracja skarbowa w twoim państwie potwierdzi z polskim urzędem skarbowym (US Łódź-Śródmieście) kwalifikację do zwolnienia z VAT w Polsce
• uzyskaj w państwie członkowskim, na terytorium którego masz siedzibę działalności gospodarczej, indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX (zwany dalej „numerem identyfikacyjnym EX”) na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski.

Przykład

Niemiecki podatnik VAT może korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług dokonywanych w Polsce pod następującymi warunkami:

• jego roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczył 100.000 euro (bez podatku)
• jego wartość sprzedaży w Polsce w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł (bez podatku)
• uzyska w Niemczech numer identyfikacyjny EX.

Ważne! Jeśli ubiegasz się o zwolnienie z VAT w Polsce, to nie musisz składać zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, chyba że dopiero zaczynasz sprzedaż na terytorium Polski i masz zamiar wykonywać transakcje, dla których wymagana jest rejestracja jako podatnik VAT UE.

Jeżeli byłeś w Polsce podatnikiem VAT czynnym, to po nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski automatycznie zostaniesz wykreślony z rejestru podatników VAT czynnych.

Jeśli podlegałeś zarejestrowaniu jako podatnik VAT UE, to po nadaniu numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium Polski pozostaniesz w rejestrze podatników VAT ze statusem „podatnik VAT zwolniony”.

Kiedy polski podatnik VAT może ubiegać się zwolnienie z VAT w państwach UE

Możesz ubiegać się zwolnienie z VAT w procedurze SME w innym państwie członkowskim UE, na warunkach wynikających z przepisów tego państwa, jeśli masz siedzibę działalności gospodarczej w Polsce oraz:

• twój roczny obrót na terytorium państw Unii Europejskiej nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro (bez podatku VAT)
• złożysz za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego uprzednie powiadomienie powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w procedurze SME
• uzyskasz w urzędzie skarbowym indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX, zwany dalej „polskim numerem identyfikacyjnym EX”, jeżeli państwo członkowskie UE, w którym chcesz korzystać ze zwolnienia, potwierdziło twoje prawo do zwolnienia.

Jeśli chcesz uzyskać zwolnienie z VAT w kilku państwach członkowskich, to każde z nich odrębnie potwierdza twoje prawo do korzystania ze zwolnienia (zgodnie z przepisami tego państwa).

Ważne! Polscy podatnicy VAT mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w procedurze SME tylko w tych państwach, które ją wprowadziły.

Sprawdź aktualną listę państw UE, które wprowadziły procedurę SME.

W powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME podaj:

• swoje dane identyfikacyjne
• informację o państwie lub państwach członkowskich UE, w których zamierzasz korzystać ze zwolnienia z VAT
• dane dotyczące osiągniętego w trakcie roku obrotu na terytorium UE w poprzednim i bieżącym roku podatkowym - w podziale na obroty w każdym państwie członkowskim UE, w tym w Polsce
• jeśli państwo członkowskie w którym chcesz uzyskać zwolnienie z VAT wymaga podania obrotów za dwa lata wstecz – podaj te informację w powiadomieniu.

Przykład

Możesz korzystać ze zwolnienia z VAT w procedurze SME w Bułgarii, w odniesieniu do dokonywanych tam dostaw towarów lub świadczenia usług, jeśli:

• twój roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie przekroczył 100 000 euro (bez podatku VAT)
• złożysz przez e-US uprzednie powiadomienie o zamiarze korzystania z procedury SME w Bułgarii
• bułgarska administracja skarbowa potwierdzi, że spełnisz warunki zwolnienia z VAT określone w regulacjach tego państwa
• zostaniesz poinformowany o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT.

Ważne! Jeżeli korzystasz w Polsce ze zwolnienia z VAT i nie posiadasz rejestracji do VAT, przed złożeniem uprzedniego powiadomienia powinieneś złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R.

Przeczytaj więcej o procedurze SME na stronie Ministerstwa Finansów.

Rozliczenie małego podatnika VAT

Mały podatnik VAT to przedsiębiorca, u którego wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 2 mln euro.

Uwaga! Limit 2 mln euro obowiązuje od 1 lipca 2023 roku. Do tego dnia limit wynosił 1,2 mln euro.

Ważne! Inny limit obowiązuje przedsiębiorcę prowadzącego między innymi przedsiębiorstwo maklerskie lub zarządzającego funduszami inwestycyjnymi. Jest małym podatnikiem, jeśli jego kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 45 tys. euro.

Przeliczenia euro dokonuje się według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Mały podatnik może korzystać z przywilejów, które nie przysługują większym podmiotom. Ma prawo wybrać:

• rozliczenie VAT kasowe
• rozliczenie VAT kwartalne, zamiast miesięcznego.

Jeśli wybierzesz metodę kasową, musisz też rozliczać VAT kwartalnie. Wyjątkiem jest okres pierwszych 12 miesięcy od daty rejestracji do VAT, kiedy musisz rozliczać VAT miesięcznie.

Przykład

Pani Anita zarejestrowała się do VAT w lipcu. Spełnia warunki dotyczące małego podatnika, więc wybrała kasową metodę rozliczenia. Przez pierwsze 12 miesięcy musi składać JPK_V7M miesięcznie. Po upływie tego terminu będzie musiała składać JPK_V7K kwartalnie.

Jeśli wybierzesz rozliczenie kwartalne, nie musisz stosować metody kasowej.

Jeśli w ciągu roku stracisz status małego podatnika (po przekroczeniu limitu sprzedaży 2 mln euro):

• Przechodzisz z rozliczenia kwartalnego na miesięczne. Deklaracje miesięczne składasz począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:
• w którym przekroczyłeś limit – jeśli nastąpiło to w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału; jeśli przekroczenie nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklarację za pierwszy miesiąc kwartału składasz do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału
• następującego po kwartale, w którym przekroczyłeś limit - jeśli przekroczenie nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.
• Prawo do rozliczania kasowego VAT stracisz dopiero począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczyłeś limit.

Przykład

Pan Olaf posiadał dotychczas status małego podatnika, dzięki czemu rozliczał VAT kasowo i kwartalnie. W lutym stracił status małego podatnika ze względu na przekroczenie limitu wartości sprzedaży. W takim przypadku z kasowego rozliczania VAT korzysta do końca pierwszego kwartału. Jest jednak zobowiązany do miesięcznego rozliczania podatku VAT już za styczeń i luty. Do 25 marca składa JPK-V7M za styczeń i luty. Gdyby pan Olaf utracił status małego podatnika w marcu, to dopiero za kwiecień (w terminie do 25 maja) składa miesięczne rozliczenie podatku VAT.

Metoda kasowa - na czym polega i kto może ją stosować

Rozliczenie VAT polega na tym, że faktury wystawione w danym okresie rozliczeniowym wykazujesz co do zasady w deklaracji podatkowej za ten okres. Nie ma znaczenia, czy faktury zostały uregulowane.

Musisz zapłacić VAT należny nawet wówczas, gdy nie otrzymasz zapłaty od swoich kontrahentów.

Metoda kasowa to wyjątek od tej zasady. Polega na tym, że jeżeli sprzedajesz towar lub świadczysz usługę innemu przedsiębiorcy, VAT płacisz dopiero, gdy sam otrzymasz zapłatę za fakturę. Jeżeli sprzedajesz towar lub świadczysz usługę osobie nieprowadzącej działalności, musisz zapłacić VAT w momencie otrzymania zapłaty, nie później jak po upływie 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Przykład

Pani Joanna jest małym podatnikiem, rozlicza VAT metodą kasową. W maju wystawiła faktury na kwotę 10 000 zł + 2300 zł VAT. Jednak jej kontrahent zapłacił jej dopiero w lipcu. To oznacza, że w rozliczeniu za lipiec zapłaci 2300 zł podatku należnego. Gdyby rozliczała się standardowo, musiałaby zapłacić podatek w rozliczeniu za maj, niezależnie od tego, czy kontrahent opłacił faktury.

Wybór metody kasowej musisz zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym zaczniesz rozliczać się kasowo. Zrezygnować z metody kasowej możesz dopiero po upływie 12 miesięcy jej stosowania.

Najwygodniej jest zrezygnować z metody kasowej i kwartalnego rozliczania podatku VAT w ostatnim miesiącu danego kwartału. Wówczas deklaracje miesięczne składasz od miesiąca następującego po tym kwartale, za pierwszy miesiąc następnego kwartału.

Do zgłoszenia wyboru metody kasowej i zawiadomienia o rezygnacji służy formularz VAT-R.

Jednak nawet mały podatnik nie może stosować metody kasowej w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
• importu usług
• dostawy towarów w wyniku transferu bonu jednego przeznaczenia
• wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu
• przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej własności towarów w zamian za odszkodowanie
• dokonywanej w trybie egzekucji dostawy towarów, o której mowa w art. 18 ustawy o VAT
• świadczenia na zlecenie sądów usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług
• świadczenia zwolnionych od podatku usług ubezpieczeniowych, m.in. udzielania kredytów lub pożyczek, pośrednictwa kredytowego
• otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Zobacz także