Jak wystawiać faktury VAT

Kto wystawia faktury VAT

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług.

Ważne! W przypadku, gdy wykonujesz czynności zwolnione z opodatkowania z powodu zwolnienia przedmiotowego (czynność zwolniona na podstawie art. 43 Ustawy o VAT), lub podmiotowo (zwolnienie z opodatkowania VAT do kwoty 200 tys. zł) nie musisz wystawiać faktur VAT.

Podatnicy podatku od towarów i usług mają obowiązek dokumentować za pośrednictwem faktur VAT:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz:
  • innego podatnika podatku VAT lub
  • podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub
  • osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
• sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem. Może to być w szczególności osoba fizyczna niebędąca podatnikiem podatku VAT, czyli konsument z innego kraju UE
• wewnątrzwspólnotową dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem
• otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli w przypadku otrzymania zaliczki.

W tych sytuacjach masz obowiązek wystawienia faktury, nawet gdy nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT.

Pamiętaj! Nie masz obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Ta zasada nie dotyczy:

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju
• wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
• sytuacji, w której nabywca (konsument) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sprawdź, jakie są rodzaje faktur.

Przeczytaj więcej o fakturze zaliczkowej.

Co jest na fakturze

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.

Ważne! W przypadku faktur VAT wystawianych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży przesyła je, lub udostępnia nabywcy i zachowuje jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwoty podatku musisz wykazywać w złotych. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Informacje podstawowe

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawkę podatku
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem.

Podatnicy wystawiający fakturę są zobowiązani umieścić na niej adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług.

Przepisy nie precyzują, jaki adres powinien zostać wpisany w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: czy ma to być adres zamieszkania, czy adres głównego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli siedziba działalności znajduje się pod innym adresem niż miejsce zamieszkania.

Przyjmuje się, że na fakturze należy wskazać adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Jeżeli jednak taki przedsiębiorca posiada główne miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wskazane w CEIDG, to na fakturze powinien być podawany adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Informacje dodatkowe

Faktura powinna również zawierać informacje, takie jak:

• metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową
• samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy
• mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP
• procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
• procedura marży – towary używane/procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki/procedura marży – dzieła sztuki – w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
• nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres i numer, za pomocą którego jest identyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.

Przeczytaj, co zrobić, kiedy odkryjesz błąd na fakturze lub ją zgubisz.

Termin wystawienia faktury

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. To zasada ogólna, mająca wiele wyjątków.

W odniesieniu do poniższych czynności fakturę należy wystawiać:

• 30. dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
• 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem usług stanowiących import usług),

• z upływem terminu płatności (z wyjątkiem usług stanowiących import usług) – w przypadku:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
  • świadczenia usług: telekomunikacyjnych
  • wymienionych świadczenia usług wymienionych w 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 di Ustawy o VAT
  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
  • stałej obsługi prawnej i biurowej
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
• 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją. Przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Faktury elektroniczne

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, JPG, XML.

Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania.

Faktury elektroniczne możesz:

• wysyłać nabywcy, na przykład na podany adres e-mail
• udostępnić, czyli zamieścić na twoim serwerze i umożliwić zdalne pobranie z serwera.

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy takiej akceptacji. Klient może wyrazić taką zgodę, na przykład podpisując umowę lub akceptując regulamin sprzedaży.

Przykład

Stacja paliw umożliwia klientom dokonywanie opłat przez aplikację mobilną. Klient, pobierając aplikację, wyraża zgodę na otrzymywania faktur dokumentujących sprzedaż w formie pliku PDF. Podaje przy tym adres e-mail, na który będzie otrzymywać faktury.

Administracja skarbowa przyjmuje też, że odbiorca może wyrazić akceptację ustnie lub w sposób dorozumiany, czyli poprzez brak protestu po otrzymaniu faktury w formie elektronicznej.

Jako wystawca faktur elektronicznych masz obowiązek zapewnienia:

• autentyczności pochodzenia (pewność co do wystawcy)
• integralności treści (brak zmian)
• i czytelności faktury.

Warunki te są spełnione, jeśli:

• korzystasz z podpisu elektronicznego lub
• korzystasz z elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, lub
• wdrożyłeś tzw. kontrole biznesowe, czyli proces pozwalający powiązać fakturę z dostawą towaru lub usługą. Powinieneś posiadać dokumenty uzupełniające, na przykład zamówienie, umowę, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Przeczytaj więcej o podpisie kwalifikowanym.

Jak długo przechowywać faktury

Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład

Pan Stanisław wystawił fakturę sprzedażową 14 stycznia 2020 roku. Termin zapłaty podatku upłynął 25 lutego. Kopię faktury musi przechowywać do końca 2025 roku.

Uwaga! Faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie, zarówno papierowej, jak i elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały otrzymane lub wysłane do nabywcy.

Administracja skarbowa akceptuje praktykę polegającą na skanowaniu faktur otrzymanych w formie papierowej i archiwizowaniu ich w formie elektronicznej. Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, na przykład PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci.

W najnowszych interpretacjach organy podatkowe zgadzają na zniszczenie papierowego oryginału po jego digitalizacji (zeskanowaniu w celu przechowywania w formie elektronicznej). Jeśli chcesz wdrożyć podobne rozwiązanie, warto wystąpić wcześniej o indywidualną interpretację podatkową.

Można też drukować faktury elektroniczne i przechowywać w formie papierowej.

Pamiętaj! Gdy przechowujesz faktury, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, musisz zapewnić autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Faktura czy rachunek

Podatnik zwolniony z VAT wystawia co do zasady faktury, nie rachunki, ponieważ podlega przepisom ustawy o VAT.

Rachunek wystawia ten, kto prowadzi działalność zarobkową i nie podlega przepisom ustawy o VAT, na przykład osoba fizyczna wynajmująca lokal innej osobie fizycznej czy udzielająca korepetycji. Rachunek wystawia się na żądanie klienta. Kolejne rachunki należy numerować i przechowywać ich kopie w kolejności wystawienia aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rachunek trzeba wystawić w terminie 7 dni od:

• dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeśli klient zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru)
• dnia zgłoszenia żądania (jeśli klient zażądał rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).

Nie trzeba wystawiać rachunku, jeżeli klient zażądał jego wystawienia po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury

Co do zasady nie masz obowiązku wystawiać faktury, jeśli:

• jesteś zwolniony z VAT ze względu na limit obrotów, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia podmiotowego, ponieważ twoje przychody nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tys. zł
• dokonujesz sprzedaży zwolnionej z VAT, czyli korzystasz z tak zwanego zwolnienia przedmiotowego, na przykład świadczysz usługi opieki medycznej czy nauki języków obcych.

Uwaga! Niezależnie od zwolnienia musisz wystawić fakturę na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar lub wykonałeś usługę, bądź otrzymałeś całość lub część zapłaty.

Fakturę wystawiasz:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymanie zaliczki – jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - jeśli nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Przykład

Pani Agnieszka prowadzi prywatny gabinet dentystyczny i świadczy usługi zwolnione z VAT. 27 kwietnia pacjent na zakończenie wizyty zażądał wystawienia faktury. Pani Agnieszka musi ją wystawić do 15 maja. Inny pacjent, który był leczony 2 miesiące wcześniej, zażądał wystawienia faktury 5 maja. Należy ją wystawić do 20 maja.

Pamiętaj! Jako podatnik zwolniony z VAT możesz wystawić fakturę dobrowolnie, bez żądania nabywcy.

Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT musi zawierać:

• datę wystawienia i kolejny numer faktury
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi
• kwotę należności ogółem.

W polu dotyczącym stawki VAT wpisujesz skrót „zw” (zwolniony).

Ważne! Na fakturze nie podajesz podstawy prawnej, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, ze względu na limit przychodów do 200 tys. zł. Podajesz podstawę prawną (tj. art. 43 ust. 1 ustawy o VAT), jeśli korzystasz ze zwolnienia przedmiotowego, czyli prowadzisz sprzedaż zwolnioną z VAT.

Faktura VAT małego podatnika

Jeśli jesteś małym podatnikiem, czyli twoja wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 2 mln euro, możesz rozliczać się w sposób kasowy. Na fakturze należy umieścić adnotację „metoda kasowa”.

Uwaga! Limit 2 mln euro obowiązuje od 1 lipca 2023 roku Do tego dnia limit wynosi 1,2 mln euro.

Jeśli jesteś sprzedawcą, VAT z faktury płacisz co do zasady dopiero wtedy, kiedy sam otrzymasz zapłatę za towar czy usługę.

Jeśli jesteś nabywcą i otrzymujesz fakturę z adnotacją „metoda kasowa”, VAT naliczony z faktury możesz odliczyć dopiero wtedy, kiedy zapłacisz za towar czy usługę.

Przykład

Pan Julian jest czynnym podatnikiem VAT. W lutym 2020 roku otrzymał fakturę z adnotacją „metoda kasowa”, a opłacił ją w marcu. Może odliczyć VAT w deklaracji za marzec. Gdyby otrzymał zwykłą fakturę, mógłby odliczyć VAT w deklaracji za luty.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności

Musisz zastosować mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP), jeśli spełniasz łącznie trzy warunki:

• należność ogółem, która wynika z faktury (wartość brutto całej faktury), przekracza 15 tys. zł
• chociaż jedna pozycja na fakturze dotyczy towarów lub usług wrażliwych (wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT)
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Na fakturze umieść adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Przeczytaj, co to jest mechanizm podzielonej płatności i kogo dotyczy.

Faktury w języku obcym

Jeśli otrzymałeś od zagranicznego kontrahenta fakturę związaną z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, nie masz obowiązku tłumaczenia jej na język polski. Ważne jest, żeby ją prawidłowo rozliczyć.

Pamiętaj! Tłumaczenie faktur mogą ci zlecić organy kontroli lub biegły rewident oraz organy celne – w przypadku faktur wystawionych dla potrzeb importu.

Faktury sporządzone za granicą nie podlegają przepisom krajowym. Mogą być sporządzone w języku obcym i zawierać kwoty wyrażone w obcej walucie.

Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według zasad stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Przeliczenia dokonuje się według kursu średniego NBP:

• na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi)
• na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, jeśli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Jeśli to ty wystawiasz fakturę dla zagranicznego kontrahenta, możesz ją sporządzić w języku obcym. Przepisy nie regulują, w jakim języku powinna być wystawiona faktura. Jednak rozliczenie podatku VAT musi odbywać się w polskich złotych.

Dobrym rozwiązaniem jest wystawienie faktury dwujęzycznej (na przykład w języku polskim i angielskim).