Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)

Dla kogo jest PKPiR

Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) możesz prowadzić, jeśli spełniasz trzy warunki:

• rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,
• prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, przedsiębiorstwa w spadku,
• przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (w roku 2023 limit w złotówkach wynosi – 9 654 000 zł).

Ważne! Jeśli w 2022 roku osiągnąłeś albo przekroczyłeś limit 9 654 000 zł netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, to w 2023 roku musisz prowadzić pełną księgowość w formie ksiąg rachunkowych.

Kiedy założyć i jak prowadzić PKPiR

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

• na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Księgę możesz prowadzić papierowo lub elektronicznie (program komputerowy). Jeśli prowadzisz księgę w formie papierowej, wszystkie jej strony muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane.

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów znajdziesz w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeśli prowadzisz księgę w formie elektronicznej, powinieneś:

• określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu)
• stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi
• przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Dokumenty księgowe zapisz na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych, na przykład jako pliki PDF. Przechowuj je w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo zrób kopię na osobnych nośnikach danych, na przykład na pendrive.

Jeżeli program komputerowy zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, to nie musisz jej dodatkowo drukować w wersji papierowej.

Jeżeli jednak program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru, to dodatkowo musisz założyć księgę w wersji papierowej. Po zakończeniu miesiąca masz obowiązek sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruk.Zapisy powinny być dokonywane na bieżąco, w języku polskim i walucie polskiej.

Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Ewidencja wadliwa to taka, w której są błędy formalne, na przykład nie została zbroszurowana, brakuje numeracji poszczególnych kart, czy chronologii.

Ewidencja nierzetelna, to taka która:

• zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (na przykład na podstawie tak zwanej pustej faktury)
• nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (na przykład nieujawnienie części obrotu)
• zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (na przykład zaniżenie obrotu).

Pamiętaj! Nierzetelność jest traktowana jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe.

Jeśli organ podatkowy uzna księgę za nierzetelną lub wadliwą, sam określi podstawę opodatkowania oraz może nałożyć karę grzywny.

Co zapisywać w PKPiR – dowody księgowe

Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, czyli między innymi:

1. faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami (na przykład ustawą o VAT)
2. inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym:

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi
• dowody przesunięć
• dowody opłat pocztowych i bankowych
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
• raporty fiskalne
• opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych (przy czym opis ten musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą)
• dowody wewnętrzne (w ściśle określonych w rozporządzeniu przypadkach).

Dokumenty te muszą zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
• oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu
  z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jakie ewidencje trzeba prowadzić łącznie z PKPiR

Jeśli prowadzisz PKPiR, dodatkowo musisz prowadzić:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• ewidencję sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi zleciłeś biuru rachunkowemu i nie prowadzisz ewidencji na kasie fiskalnej
• ewidencję przebiegu pojazdów – jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcesz odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie
• ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych – jeśli prowadzisz działalność kantorową.

Pamiętaj, że nie musisz prowadzić:

• karty przychodów pracowników
• ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Przykład

Pan Stanisław prowadzi działalność gospodarczą od 2015 roku, zatrudnia 3 pracowników, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W latach 2015 – 2019 prowadził imienne karty przychodów pracowników, a zakupy ujmował w ewidencji wyposażenia. Od 2020 roku nie ma takiego obowiązku.

Gdzie i jak długo przechowywać PKPiR

PKPiR musisz przechowywać - co do zasady - w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności.

Jeśli PKPiR prowadzi dla ciebie biuro rachunkowe, to księga, wraz z dokumentacją, powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro.

Jeżeli twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe, to w miejscu wykonywania działalności prowadzisz ewidencję sprzedaży. Ta ewidencja powinna zawierać: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie.

Ważne! Jesteś zwolniony z dodatkowego ewidencjonowania sprzedaży, jeśli prowadzisz ewidencję na kasie fiskalnej.

Przeczytaj więcej o kasie fiskalnej w firmie.

Księgę wraz z dokumentację musisz przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.

Przykład

Ostateczny termin płatności podatku dochodowego za 2020 rok przypada 30 kwietnia 2021 roku. Księgę podatkową za 2020 roku. wraz z dowodami i dokumentacją należy przechowywać co najmniej do końca 2026 roku.

Sposoby ujmowania kosztów w KPiR

Za dzień poniesienia kosztu uważa się - co do zasady - dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w PKPiR.

Jednak w przypadku kosztów na przełomie roku masz do wyboru dwie metody ewidencjowania: metodę memoriałową lub kasową.

Metoda memoriałowa, polega na tym że koszty dzielisz na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem, czyli na koszty bezpośrednie i pośrednie. Ten podział jest ważny, bo od tego do jakiej kategorii należy dany koszt, zależy z jaką datą zostanie ujęty w ewidencji.

Koszty pośrednie to takie, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu. Te koszty należy ewidencjonować co do zasady na podstawie daty wystawienia faktury przez twojego dostawcę. Do kosztów pośrednich można zaliczyć na przykład: najem, koszty utrzymania biura, szkolenia, reklamę i promocję.

Koszty bezpośrednie to takie, które można przyporządkować do przychodu. Należy je ująć w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody - ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć na przykład: maszyny i urządzenia wykorzystywane w firmie, materiały do produkcji firmowej.

Przykład

Pan Marcin kupił maszynę w listopadzie 2020 roku z odroczonym terminem płatności (płatność w styczniu 2021), ale maszynę odsprzedał klientowi w grudniu 2020 roku. Koszt zakupu, mimo że poniesiony w styczniu 2021 roku zaewidencjonował w PKPiR za rok 2020.

Metoda kasowa (uproszczona) polega na tym, że koszty w PKPiR ujmuje się w dniu ich poniesienia. Nie trzeba zatem dzielić kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywać poniesionych kosztów do konkretnych przychodów.

Jak wygląda PKPiR – zakres informacji

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów zawiera 17 kolumn:

Kolumna 1 - Numer zapisów do księgi. Tym samym numerem oznaczasz dowód stanowiący podstawę zapisu.
Kolumna 2 - Data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
Kolumna 3 - Numer faktury lub innego dowodu.
Kolumna 4 i 5 - Dane kontrahentów.
Kolumna 6 - Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów, czy wypłata wynagrodzeń za dany okres.
Kolumna 7 - Przychody ze sprzedaży.
Kolumna 8 - Pozostałe przychodów, np. z odpłatnego zbycia składników majątku,
czy z otrzymanych kar umownych.
Kolumna 9 - Suma przychodów z kolumn 7 i 8.
Kolumna 10 - Zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
Kolumna 11 - Koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
Kolumna 12 - Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom.
Kolumna 13 - Pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę.
Kolumna 14 - Suma wydatków z kolumn 12 i 13.
Kolumna 15 - Kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13.
Kolumna 16 - Koszty działalności badawczo-rozwojowej.
Kolumna 17 - Uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek.

Zawartość księgi jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak ewidencjonować określone rodzaje kosztów

Materiały i towary handlowe

• Zakup materiałów i towarów handlowych wpisujesz do PKPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, w kolumnie 10. Jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe, dokonuje zapisów w porządku chronologicznym, nie później niż do dnia 20 następnego miesiąca.
• Zakup materiałów i towarów handlowych ujmujesz w księdze na podstawie faktury (jeśli otrzymałeś je wraz z fakturą). Jeśli materiał lub towar handlowy został dostarczony przed otrzymaniem faktury od dostawcy, sporządź szczegółowy opis (zawierający ilość, rodzaj i cenę jednostkową towaru oraz dane dostawcy) i dokonaj zapisu w PKPiR na podstawie opisu. Opis ten przechowujesz jako dowód zakupu wraz z nadesłaną później fakturą.
• Jeśli z zakupem materiałów i towarów handlowych związane są inne koszty, np. transportu, pakowania, odpraw celnych, czy ubezpieczenia, wpisujesz je do kolumny 11 PKPiR „Koszty uboczne zakupu".

Wynagrodzenia i składki ZUS

• Wynagrodzenia pracowników i współpracowników, zatrudnionych na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) wpisujesz w kwocie brutto, w kolumnie 12 PKPiR.
• Składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wpisujesz w kolumnie 13 PKIPiR jako pozostałe wydatki.
• Kosztami uzyskania przychodów mogą być wyłącznie wynagrodzenia faktycznie opłacone. W księdze ujmuje się je pod datą wypłaty. Dowodami księgowymi, na podstawie których dokonujesz odpowiednich zapisów są np. listy płac, a w przypadku wypłaty wynagrodzenia za umowę zlecenie jest zwykle rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę.
• Moment uznania wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę za koszty podatkowe zależy od terminu dokonano zapłaty. Stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
• Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych są kosztem uzyskania przychodów dopiero z chwilą wypłaty lub postawienia do dyspozycji. Nie działa więc tu zasada przypisywania ich do okresu, za który są należne.
• Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą być zaliczone do kosztów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie zgodnym z właściwymi przepisami prawa (do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń). Przykładowo termin zapłaty składek za styczeń upływa co do zasady 15 marca. Jednak jeśli zostaną opłacone do 15 lutego, można je zaliczyć do kosztów podatkowych w styczniu, na zasadzie memoriałowej.

Przykład

Pan Antoni wypłaca wynagrodzenia (na podstawie umów o pracę) do 10 dnia kolejnego miesiąca. Wynagrodzenia za styczeń 2021 wypłacił 6 lutego 2021 roku. Ujmie je w kosztach podatkowych za styczeń 2021, w kolumnie 12. Gdyby wypłacił je 14 lutego, czyli po terminie, musiałby ująć je w kosztach za luty.

Koszty związane z prowadzeniem działalności we własnym mieszkaniu

Jeśli prowadzisz działalność w swoim mieszkaniu, możesz odliczyć część wydatków związanych z mieszkaniem, na przykład czynsz, wodę czy energię. Powinieneś określić, jaka część lokalu jest wykorzystywana do prowadzenia działalności. Najczęściej wydziela się jeden pokój. Kosztem uzyskania przychodów będą wydatki przypadające proporcjonalnie na tę część, np. ¼. Wydatki te należy ewidencjonować PKPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki".

Dowodem księgowym może być tutaj dowód wewnętrzny.

Koszty związane z nieodliczonym podatkiem VAT

Podatek VAT naliczony może być kosztem uzyskania przychodu i ujmowany w PKPiR:

• jeśli jesteś zwolniony z podatku VAT lub nabyłeś towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług przysługuje ci obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług

Przykład

Pani Joanna prowadzi sklep odzieżowy i jest zwolniona z podatku VAT. W 2020 roku. kupiła 6 regałów, na które otrzymała fakturę zakupową o wartości 6000 zł brutto. Podatek wynikający z tej faktury może zostać wliczony do kosztów uzyskania przychodów (kolumna 10 PKPiR), ponieważ Pani Joanna nie jest czynnym podatnikiem VAT, nie będzie miała możliwości jego odliczenia

• w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi przy zakupach nie przysługuje prawo do odliczenia VAT – jeżeli podatek naliczony nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Przykład

Pan Bartosz prowadzi mobilną firmę szkoleniową. Usługi świadczy poza miejscem zamieszkania, co wiąże się z korzystaniem z usług hotelowych, za które każdorazowo otrzymuje fakturę Vat. Pan Bartosz nie może odliczyć podatku od zakupu takich usług, może natomiast zaliczyć cały poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów i ująć go w PKPiR.

Jeśli VAT jest dla ciebie kosztem uzyskania przychodu, do PKPiR wpisujesz jako koszt kwotę brutto z faktury.

Spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności

Jeśli zakładasz firmę, musisz sporządzić spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej i ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dotyczy to również przedsiębiorców będących wspólnikami spółek.

Masz obowiązek przygotowania spisu z natury:

• na dzień 1 stycznia (chyba, że został przygotowany na koniec roku)
• na koniec każdego roku podatkowego
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego
• w razie zmiany wspólnika
• przy zmianie proporcji udziałów wspólników
• na dzień likwidacji działalności
• w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym.

Spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności obejmuje wszystkie rzeczy kupione przed założeniem firmy, czyli towary handlowe, materiały i surowce podstawowe, pomocnicze, półwyroby, a także braki i odpady użytkowe. Nie obejmuje natomiast składników stanowiących majątek firmy, środków trwałych czy też wyposażenia, takich jak komputery, meble czy samochody.

Jeżeli nie masz żadnych składników, które trzeba ująć w spisie na dzień rozpoczęcia działalności, to i tak musisz przygotować zerowy spis z natury. Wpisujesz wówczas „0 zł" jako pierwszy wpis w księdze przychodów i rozchodów.

Możesz przeprowadzać spis z natury dodatkowo w innych terminach niż te, które wynikają z przepisów. Pamiętaj jednak, że każdy dodatkowy spis z natury musisz uwzględnić w PKPiR.

Przepisy nie zawierają wzoru spisu z natury. Można go sporządzić we własnym zakresie lub skorzystać z druków dostępnych na rynku. Musi zawierać takie dane, jak:

• nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy)
• datę sporządzenia spisu
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury
• szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem
• jednostkę miary
• ilość stwierdzoną w czasie spisu
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową
• łączną wartość spisu z natury
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji..."
• podpisy osób sporządzających spis
• podpis właściciela firmy (wspólników).

Roczne zamknięcie PKPiR i ustalenie dochodu

Roczne podsumowanie księgi

Po zakończeniu roku podatkowego zamykasz PKPiR, podsumowując poszczególne kwoty. Sumować kwoty w poszczególnych kolumnach możesz narastająco przez cały rok lub wyłącznie na koniec miesiąca.

Najwygodniej (również dla celów obliczenia zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc) stosować pierwszy sposób. Wartości wykazane na koniec grudnia są jednocześnie podsumowaniem przychodów i kosztów osiągniętych w trakcie całego roku.

Sporządzenie spisu z natury

Na 31 grudnia każdego roku musisz sporządzić spis z natury (remanent).

Spis obejmuje: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące twoją własność jako przedsiębiorcy, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza twoim zakładem, a także towary obce znajdujące się w zakładzie.

W spisie na koniec roku ujmujesz te składniki majątku, których zakup został zaewidencjonowany w trakcie roku podatkowego w kolumnie 10 PKPiR – „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu", ale składniki te nie zostały sprzedane na dzień 31 grudnia.

W spisie z natury nie ujmujesz wyposażenia i środków trwałych.

Ważne! Spis z natury musisz sporządzić przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku. Zgodnie z przepisami nie możesz rozpocząć sprzedaży w nowym roku, jeśli nie spiszesz stanu towarów na dzień zakończenia poprzedniego roku.

Pamiętaj, że spisu z natury nie musisz przedstawiać w urzędzie skarbowym, a jedynie musisz dołączyć go do innych dokumentów księgowych firmy.

Wycena spisu z natury

Po dokonaniu spisu (ustaleniu stanu ilościowego) należy wycenić spisane składniki majątku. Masz na to 14 dni. Wartość spisu ujmij w ostatniej pozycji PKPiR
(po podsumowaniu kolumn). Będzie to ostatni zapis w księdze podatkowej danego roku.

• materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia
  (albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia)
• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia
• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania
• produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się według kosztów wytworzenia (nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej)
• produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Uwaga! Wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu można podwyższyć o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (na przykład transportu, załadunku czy ubezpieczenia). W tym celu ustala się procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11 PKPiR) w stosunku do ogólnej wartości zakupu (kolumna 10 PKPiR). Jednostkową cenę zakupu podwyższa się o wskaźnik.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, wyceniają towary, od których przysługiwało prawo odliczenia VAT, według cen netto. W pozostałych przypadkach wyceny należy dokonać zgodnie z wartością brutto.

Towary obce znajdujące się w zakładzie nie podlegają wycenie. Wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Ujęcie remanentu w księdze

Wartość spisu ujmij w ostatniej pozycji PKPiR (po podsumowaniu kolumn). Będzie to ostatni zapis w księdze podatkowej danego roku. W praktyce przyjęło się ujmowanie spisu z natury w księdze w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu".

Spis z natury można wpisać do ewidencji według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być przechowywane łącznie z księgą.

Jeśli nie masz na stanie towarów handlowych, a wartość remanentu wynosi 0 zł, również powinna zostać ona wpisana do księgi.

Spis z natury sporządzony na koniec roku podlega również ujęciu w PKPiR jako pierwsza pozycja w księdze następnego roku.

Ustalenie dochodu

Ustal dochód, odejmując od przychodu (kolumna 9 PKPiR) koszty jego uzyskania.

By ustalić koszty uzyskania przychodów:

• weź wartości spisu z natury na początek roku podatkowego,
• dodaj wartość zakupu towarów handlowych i materiałów (kolumna 10 i 11 PKPiR),
• odejmij wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego,
• dodaj wartość pozostałych wydatków (kolumna 14 PKPiR).

Tak wyliczony dochód jest przenoszony do zeznania rocznego.

Przykład

Pan Józef prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W poszczególnych kolumnach PKPiR wykazał:

• przychód (kolumna 9) – 585 000 zł
• spis z natury na 1stycznia 2020 - 50 000 zł
• wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10) - 200 000 zł
• koszty uboczne zakupu (kolumna 11) -5 000 zł
• wartość spisu z natury na koniec roku - 70 000 zł
• pozostałe wydatki (kolumna 14) - 100 000 zł.

Koszty uzyskania przychodów wyniosły: 50 000 zł (spis z natury na początek roku) + 200 000 zł (zakupy) + 5 000 zł (koszty uboczne zakupu) - 70 000 zł (spisu z natury na koniec roku) + 100 000 zł (pozostałe wydatki) = 285 000 zł

Dochód za rok 2020 wynosił: 300 000 zł (585 000 zł - 285 000 zł)

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR

Możesz zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych i przejść w danym roku na PKPiR, jeśli:

• prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, w formie spółki jawnej osób fizycznych, w formie spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku
• i twoje przychody za poprzedni rok spadły poniżej progu 2 mln euro.

Nie musisz informować urzędu skarbowego o rezygnacji z ksiąg rachunkowych, ani o wyborze PKPiR.

Przykład

Pan Stanisław prowadził w 2020 roku księgi rachunkowe. W 2021 roku przeszedł jednak na podatkową księgę przychodów i rozchodów, ponieważ w 2020 roku osiągnął 1,8 mln euro przychodu. Nie musi informować urzędu skarbowego o rezygnacji z ksiąg rachunkowych, ani o wyborze PKPiR.

Nawet jeśli twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln euro, możesz nadal – dobrowolnie - prowadzić księgi rachunkowe.

O dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych informujesz urząd skarbowy przed rozpoczęciem roku obrotowego.

Uwaga! Spółki kapitałowe, na przykład spółka akcyjna czy spółka z o.o. nie mogą zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli rezygnujesz z ksiąg rachunkowych powinieneś między innymi zamknąć księgi na koniec roku i uzgodnić salda oraz sporządzić sprawozdanie finansowe. Musisz też sporządzić spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Wartość wynikającą ze spisu z natury wprowadź do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych lub w formie spółki partnerskiej, kierownik jednostki (na przykład wspólnik) powinien także złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Należy to zrobić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca następnego roku, jeżeli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Przeczytaj jak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jak przejść z PKPiR na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przejście na ryczałt oznacza zmianę formy ewidencji. Nie będziesz już prowadzić podatkowej księgi przychów i rozchodów, tylko ewidencję przychodów, w której nie uwzględniasz kosztów uzyskania przychodów.

Przeczytaj, na czym polega ewidencja przychodów.

Nie masz obowiązku zgłaszać prowadzenia ewidencji przychodów w urzędzie skarbowym.

Możesz przejść na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeśli:

• w poprzednim roku twoje przychody z samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej nie przekroczyły równowartości 2 mln euro
• twoja działalność nie należy do kategorii wyłączonych z możliwości płacenia ryczałtu.

Sprawdź, kiedy nie możesz stosować ryczałtu

Ważne! Nie możesz zmienić formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego

Musisz zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w roku podatkowym.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki, oświadczenie o wyborze ryczałtu składają wszyscy wspólnicy naczelnikom urzędów skarbowych właściwych według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.

Przeczytaj:

• jak złożyć oświadczenie o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
• więcej o ryczałcie ewidencjonowanym.

Przed zmianą formy opodatkowania, zamknij podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz dokonaj spisu z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Ustal dochód i wynikający z niego podatek.