Jak ustalać i rozliczać czas pracy kierowcy

Zasady ustalania i rozliczania czasu pracy kierowcy

Przy rozliczaniu czasu pracy kierowców musisz brać pod uwagę zarówno przepisy ogólne, określone w Kodeksie pracy, jak i zasady rozliczenia czasu pracy specyficzne dla tej grupy zawodowej, zawarte w ustawie o czasie pracy kierowców.

Zasady odrębne dla kierowców dotyczą:

• czasu pracy: dobowego, tygodniowego i maksymalnego tygodniowego limitu godzin pracy wraz z godzinami nadliczbowymi
• definicji pracy kierowcy w nadgodzinach oraz maksymalnego rocznego limitu godzin nadliczbowych przepracowanych przez kierowcę ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Według zasad ogólnych zawartych w Kodeksie pracy rekompensatą za pracę w godzinach nadliczbowych są dodatki do wynagrodzenia lub czas wolny.

Przeczytaj, jak ustalać i rozliczać czas pracy według zasad ogólnych.

Definicja czasu pracy kierowcy

Czas pracy kierowcy jest to czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, który obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego.

Czynności zaliczane do czasu pracy to w szczególności:

• prowadzenie pojazdu
• załadunek i rozładunek oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem
• nadzór i pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym
• czynności spedycyjne
• obsługa codzienna pojazdów i przyczep
• inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy
• niezbędne formalności administracyjne
• utrzymanie pojazdu w czystości.

W czasie pracy kierowcy mieści się także przerwa w pracy, trwająca 15 minut. Taka przerwa przysługuje kierowcy, jeżeli jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.

Do czasu pracy kierowcy zaliczany jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy w gotowości do wykonywania pracy.

Będzie tak w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu.

Do czasu pracy kierowcy nie wliczasz:

• czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy
• nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu
• dobowego nieprzerwanego odpoczynku
• przerw w pracy wynikających ze stosowania przerywanego systemu czasu pracy.

Do celów rozliczania czasu pracy kierowcy przyjmuje się, że:

• doba to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
• pora nocna oznacza okres 4 godzin pomiędzy godziną 00:00 a godziną 07:00.

Jeśli w indywidualnym rozkładzie czasu pracy pracownika określono różne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

W przypadku gdy kierowca wykonuje pracę w porze nocnej, jego czas pracy nie może przekraczać 10 godzin między dwoma kolejnymi okresami dziennego odpoczynku albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku.

Pora nocna a dodatek do wynagrodzenia

Kierowcy, który wykonuje pracę w porze nocnej, przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Natomiast w stosunku do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy dodatek za pracę w porze nocnej może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Jeśli ryczałt zostanie zaniżony w stosunku do faktycznie wypracowywanych godzin w porze nocnej, pracodawca musi wyrównać należność za pracę faktycznie wykonaną w porze nocnej do kwoty określonej w Kodeksie pracy.

Dla celów ustalenia prawa do dodatku do wynagrodzenia przyjmuje się, że pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21:00 a 7:00.

Wyboru konkretnych 8 kolejnych godzin dokonuje pracodawca w regulaminie pracy albo w układzie zbiorowym pracy. Jeśli jako pracodawca nie masz obowiązku tworzenia takich dokumentów, poinformuj pracownika na piśmie o obowiązującej porze nocnej.

Dodatek za pracę w porze nocnej przysługuje wszystkim pracownikom wykonującym pracę w porze nocnej i jest niezależny od innych dodatków. W szczególności przysługuje niezależnie od dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających na tę porę.

Pracodawca może przewidzieć korzystniejsze zasady wynagradzania za pracę w porze nocnej niż przewiduje to Kodeks pracy.

Rekompensata za czas dyżuru

Czas dyżuru jest to czas poza normalnymi godzinami pracy, w którym kierowca pozostaje w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu za czas dyżuru kierowcy przysługuje rekompensata w postaci czasu wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Jeśli nie ma możliwości udzielenia czasu wolnego, kierowca powinien otrzymać wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – kierowcy za czas dyżuru należy się 60% wynagrodzenia.

Szczególnym dla kierowców przypadkiem dyżuru jest czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem – w przypadku gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców. Za czas takiego dyżuru kierowcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy. Wynagrodzenie musi stanowić przynajmniej 50% wynagrodzenia należnego za zwykły czas dyżuru.

Do czasu dyżuru zalicza się także okresy pozostawania do dyspozycji poza rozkładem czasu pracy.

Okres pozostawania do dyspozycji to czas inny niż przerwy i czas odpoczynku, podczas którego kierowca nie jest obowiązany pozostawać na stanowisku pracy. Musi natomiast pozostawać w gotowości do rozpoczęcia lub kontynuowania prowadzenia pojazdu albo wykonywania innej pracy.

Przykładowo będzie to czas, w którym kierowca towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem lub pociągiem, czas oczekiwania na przejściach granicznych oraz czas wynikający z ograniczeń w ruchu drogowym.

W przypadku gdy kierowca, do którego stosuje się zadaniowy czas pracy, nie wypracował dobowego wymiaru czasu pracy, okresy pozostawania do dyspozycji zalicza się do czasu pracy w wymiarze 8 godzin, a w pozostałym zakresie – do czasu dyżuru.

Wymiar czasu pracy

Czas pracy kierowcy nie może przekraczać:

• 8 godzin na dobę i
• przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Do kierowców wykonujących przewóz drogowy mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę – w ramach systemu równoważnego czasu pracy.

W takim przypadku okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 1 miesiąc. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach może być on przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy. Przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – maksymalnie do 4 miesięcy.

Tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

Pamiętaj! Wymiar czasu pracy odnosi się do kierowcy, a nie do pracodawcy. Limit średniotygodniowego wymiaru czasu pracy jest dla kierowcy taki sam niezależnie od liczby pracodawców (podmiotów), na rzecz których świadczy pracę.

Tygodniowy czas pracy może być przedłużony maksymalnie do 60 godzin przy zachowaniu reguły, że średni tygodniowy czas pracy nie przekroczy 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, który nie może przekraczać 4 miesięcy.

Uwaga! Nie możesz przedłużać tygodniowego czasu pracy kierowcy, który kieruje pojazdami wymienionymi w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy Europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR).

Praca nadliczbowa

Praca w godzinach nadliczbowych jest to praca wykonywana ponad normy czasu pracy obowiązujące kierowcę, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego kierowcę systemu i rozkładu czasu pracy.

Dla celów ustalania wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych przyjmuje się, że doba to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Kierowca może pracować w godzinach nadliczbowych:

• w razie sytuacji i zdarzeń wymagających od kierowcy podjęcia działań w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego i mienia albo w celu usunięcia awarii
• w przypadku szczególnych potrzeb pracodawcy.

Roczny limit godzin nadliczbowych wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi dla kierowcy 260 godzin w roku kalendarzowym.

Większy limit można określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeśli pracodawca nie ma obowiązku posiadania tych dokumentów – w umowie o pracę.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje zawsze normalne wynagrodzenie za każdą przepracowaną godzinę. Ponadto praca w godzinach nadliczbowych musi być rekompensowana dodatkiem do wynagrodzenia (100% lub 50%) albo czasem wolnym.

Przez normalne wynagrodzenie rozumie się takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie.

Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych:

• przypadających w nocy
• przypadających w niedziele i święta, które nie są dla pracownika dniami pracy zgodnie zobowiązującym go rozkładem czasu pracy
• przypadających w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy
• z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje dodatek z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w dni będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (w tym robocze niedziele i święta). Wyjątkiem jest praca nadliczbowa w porze nocnej (za którą przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia).

Wynagrodzenie, stanowiące podstawę obliczania dodatku, obejmuje wynagrodzenie pracownika, wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – wynosi 60% wynagrodzenia.

Pracodawca nie musi wypłacać dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych:

• gdy przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę, przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej, na pisemny wniosek pracownika udzieli mu czasu wolnego. Czas wolny jest udzielany w tym samym wymiarze co przepracowane godziny nadliczbowe (1:1). Na wniosek pracownika może zostać udzielony także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
• gdy pracodawca w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych udzieli czasu wolnego bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (1:1,5). Nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Ważne! W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy pracodawca może zastąpić wynagrodzenie wraz z dodatkiem przysługującym z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych ryczałtem. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.