Ile kosztuje zatrudnienie pracownika na umowę o pracę

Jakie są koszty pracodawcy

Twoje koszty związane z zatrudnieniem pracownika to przede wszystkim wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenia społeczne, które masz obowiązek opłacać.

Analizując koszty, musisz również pamiętać o obowiązku:

• przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), szkoleń bhp
• wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat
• zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego: 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy pracownika
• rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek albo czas wolny)
• prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy)
• zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 Kodeksu pracy).

Z czego składa się wynagrodzenie

Wynagrodzenie to świadczenie należące się pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę, odpowiednio do jej rodzaju, ilości i jakości. Wynagrodzenie określasz w umowie o pracę w kwocie brutto.

Wynagrodzenie może się składać z:

• elementów określonych w stałej miesięcznej wysokości, na przykład miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny
• elementów zmiennych, na przykład stawka godzinowa, składniki zależne od określonych rezultatów w oparciu o normy pracy, stanowiące miernik nakładu pracy, jej wydajności i jakości (akord), premia czy prowizja.

Jako pracodawca możesz zdecydować się na jeden składnik wynagradzania (na przykład stała stawka miesięczna) albo stosować różne elementy wynagrodzenia, uwzględniając rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub stanowisko, na którym zatrudniony jest pracownik (dodatki, premie czy prowizje).

Ważne! Więksi pracodawcy, zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek ustalania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, chyba że w ich firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który ustala warunki wynagradzania. Mniejsi pracodawcy warunki wynagradzania określają w umowach o pracę.

Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią, na przykład:

• za okres przestoju niezawiniony przez pracownika
• za okres nieobecności w związku z chorobą lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (przez okres pierwszych 33 dni lub 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat)
• za okres zwolnienia przysługującego pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat - 2 dni (16 godzin) w ciągu roku kalendarzowego
• za okres zwolnienia na poszukiwanie pracy, w czasie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę).

Ważne! Jeżeli to pracownik odpowiada za wadliwe wykonanie produktu lub usługi, to w takim przypadku nie przysługuje mu wynagrodzenie. Jeżeli wskutek wadliwie wykonanej pracy z winy pracownika nastąpiło obniżenie jakości produktu lub usługi, wynagrodzenie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. Jeżeli pracownik usunie wadę produktu lub usługi to przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu lub usługi, ale za czas pracy przy usuwaniu wady nie przysługuje mu wynagrodzenie.

Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowie o pracę

Wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli na cały etat, nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia określa dolną granicę wynagrodzenia, jakie powinien otrzymywać każdy pracownik zatrudniony w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę jest corocznie ogłaszana w obwieszczeniu Prezesa Rady Ministrów albo w rozporządzeniu Rady Ministrów.

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia jest jednakowa dla wszystkich pracujących na etacie i nie zależy do stażu pracy.

Gdy w danym miesiącu, na przykład ze względu na rozkład czasu pracy, wyliczone wynagrodzenie pracownika jest niższe, konieczne jest wyrównanie - dopłata do wysokości wynagrodzenia miesięcznego osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin czasu pracy przysługuje wynagrodzenie minimalne zmniejszone proporcjonalnie.

Obliczając wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika trzeba uwzględnić składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczane do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny.

Przede wszystkim chodzi o:

• wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej
• dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy
• premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych
• wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności
• wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, na przykład dyżury czy pełnienie pogotowia domowego.

Obliczając wysokość wynagrodzenia minimalnego pracownika nie uwzględnia się:

• nagrody jubileuszowej
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych
• należności z tytułu podróży służbowej, w tym diety (nie są wynagrodzeniem)
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej
• dodatku za staż pracy
• dodatku za szczególne warunki pracy.

Przykład

Pan Jan wykonuje pracę planowaną w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. W lutym 2024 roku miał zaplanowane w grafiku 140 godzin pracy. Stawka godzinowa wynosi 16,25 zł. Dodatkowo pracownikowi w lutym 2024 roku przysługuje dodatek stażowy – 300 zł oraz premia – 250 zł. Za przepracowane w marcu godziny pan Jan otrzymałby 2 275 zł. Do ustalenia minimalnej płacy pracodawca, z dodatkowych elementów wynagrodzenia, może zaliczyć tylko premię w wysokości 250 zł. Nie może uwzględnić dodatku stażowego, czyli 300 zł. Wynagrodzenia za godziny pracy wyniesie 2275 zł, a z premią - 2525 zł. Dlatego pracodawca musi wyrównywać pracownikowi wynagrodzenie do wysokości stawki minimalnego wynagrodzenia, czyli do 4666 zł brutto.

Uwaga! Pracodawca, który ma siedzibę w państwie poza Unią Europejską, ma obowiązek zapewnić cudzoziemcowi czasowo oddelegowanemu do pracy w Polsce wynagrodzenie, którego wysokość nie może być niższa o więcej niż 30% od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w danym województwie, ogłaszanej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Ile pracownik dostaje „na rękę”

Zobacz, jaką kwotę „na rękę”, czyli kwotę netto, otrzyma pracownik, którego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 4666 zł brutto, przy założeniu że:

• złożył pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2 uprawniające do zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, czyli o kwotę 300 zł, oraz
• ma przychody z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania.

Ważne! Od stycznia 2022 roku kwota wolna od podatku wynosi 30 tys. zł. Odpowiada to kwocie zmniejszającej podatek w wysokości 3600 zł.

Oznacza to, że miesięczne wynagrodzenie netto pracowników, którzy nie złożyli pracodawcy formularza PIT-2, będzie niższe o 1/12 kwoty zmniejszające podatek, czyli o 300 zł, a kwota zmniejszająca podatek zostanie rozliczona (zwrócona) dopiero przy rozliczeniu rocznym.

	Składki i podatki	Sposób wyliczenia	[zł]
1	Wynagrodzenie zasadnicze - podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	zgodnie z umową o pracę	4 666
2	Finansowana przez pracownika składka emerytalna	9,76% x 4666 zł	455,40
3	Finansowana przez pracownika składka rentowa	1,50% x 4666 zł	69,99
4	Finansowana przez pracownika składka na ubezpieczenie chorobowe	2,45% x 4666 zł	114,32
5	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	poz. 1 - 2 - 3 - 4	4026,29
6	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania przez pracodawcę	9% x 4026,29 zł	362,37
7	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu)	poz. 1 - 2 - 3 - 4 - koszty uzyskania przychodów (250 zł)	3776
8	Zaliczka na podatek dochodowy	(12% x poz. 7) – 300 zł	153
	Kwota wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika	poz. 1-2-3-4-6-8	3510,92

Pamiętaj! Od stycznia 2022 roku od zaliczki na podatek dochodowy nie odliczasz składki zdrowotnej.

Przeczytaj więcej o zasadach ustalanie składki zdrowotnej obowiązujących od 2022 roku.

Ile pracodawca płaci za pracownika

Pamiętaj, że łączny koszt zatrudnienia pracownika na etacie będzie wyższy niż wypłacane mu wynagrodzenie. Na przykład wynagrodzenie pracownika zarabiającego 4300 zł brutto, wiąże się z koniecznością opłacenia przez pracodawcę składek w wysokości około 880 zł, a łączny koszt jego zatrudnienia to około 5180 zł.

Składniki wynagrodzenia finansowane przez pracodawcę	Sposób wyliczenia	Kwota
wynagrodzenie zasadnicze-podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	Zgodnie z umową o pracę	4666 zł
składka emerytalna	9,76% x 4666 zł	455,40 zł
składka rentowa	6,50% x 4666zł	303,29 zł
składka na ubezpieczenie wypadkowe	1,67% x 4666 zł	77,92 zł
składka na Fundusz Pracy	2,45% x 4666 zł	114,32 zł
składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,10% x 4666 zł	4,67 zł
łączne składki na ubezpieczenia społeczne - razem	Poz. 2+3+4+5+6	955,60 zł
Łączne koszty pracodawcy	Poz. 1+2+3+4+5+6	5621,60zł

Ile pracodawca i pracownik płacą na ZUS

Podstawą wymiaru składek jest uzyskany przez pracownika przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Składki wynoszą:

• na ubezpieczenia emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru
• na ubezpieczenia rentowe – 8% podstawy wymiaru
• na ubezpieczenia chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru
• na ubezpieczenia wypadkowe – 0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

Ważne! Od 1 kwietnia 2021 roku zmieniły się stopy procentowe stawki wypadkowej. Dla niektórych grup działalności ta stawka została podwyższona. Należą do nich - między innymi - kategorie Rybactwo, Produkcja mebli, Działalność pocztowa i kurierska, Produkcja napojów, Produkcja wyrobów tytoniowych.

Sprawdź wykaz wszystkich rodzajów działalności z wysokością stawki obowiązującą od 1 kwietnia 2021 roku.

Od wynagrodzenia ze stosunku pracy masz obowiązek odprowadzić składki na:

• Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10% podstawy wymiaru.

Składki są finansowane przez pracodawcę lub pracownika w następujący sposób: koszty składki emerytalnej są podzielone po połowie na pracodawcę i pracownika, rentowa w proporcji ok. 77% i 23%, a składki: wypadkową, na fundusz Pracy i FGŚP płaci wyłącznie pracodawca.

Ważne! Nie odprowadzasz składek emerytalnych i rentowych od momentu, gdy przychody pracownika przekroczą limit 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

W 2025 roku jest to 260 190 zł.

Rodzaj składki	Finansowana przez pracownika	Finansowana przez pracodawcę	Razem
Emerytalna	9,76%	9,76%	19,52%
Rentowa	1,50%	6,50%	8%
Zdrowotna	9%	-	9%
Chorobowa	2,45%	-	2,45%
Wypadkowa	-	od 0,67% do 3,33%	od 0,67% do 3,33%
Fundusz Pracy	-	2,45%	2,45%
FGŚP	-	0,10%	0,10%

Przeczytaj, jak zgłosić się do ubezpieczeń ZUS.

Kiedy i jak wypłacać wynagrodzenie

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonujesz co najmniej raz w miesiącu (co miesiąc), w stałym i ustalonym z góry terminie, na przykład w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego.

Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest poinformować pracownika na piśmie o częstotliwości wypłaty jego wynagrodzenia. Zrób to w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Jeśli w twojej firmie nie obowiązuje regulamin pracy, pracownika należy poinformować również o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia.

Pamiętaj! Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Wynagrodzenie za pracę płatne jest z dołu, czyli po wykonaniu pracy.

Jeżeli ustalenie wysokości wynagrodzenia wymaga dokonania dodatkowych ustaleń, termin wypłaty wynagrodzenia może być wyznaczony do 10 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Przykład

Panu Albertowi przysługuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 4500 zł oraz prowizja ustalana w oparciu o obroty całego działu w danym miesiącu. Ponieważ ustalenie wysokości prowizji wymaga dokonania dodatkowych ustaleń, pracodawca określił termin wypłaty całego wynagrodzenia na 8 dzień następnego miesiąca. Tym samym wynagrodzenie wypracowane w miesiącu marcu jest wypłacane 8 kwietnia.

Co miesięczny okres wypłaty wynagrodzenia nie dotyczy składników przysługujących za okresy dłuższe, na przykład premii kwartalnych czy rocznych. Takie elementy wynagrodzenia wypłacane są w terminach ustalonych w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę (w firmach, które nie mają regulaminu ani układu zbiorowego).

Wynagrodzenie jest wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży papierowy lub elektroniczny wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Taki wniosek pracodawca umieszcza w dokumentacji dotyczącej wypłaconego wynagrodzenia za pracę.

Pamiętaj! Jeśli twój pracownik zażąda dokumentów na podstawie których ustalono wysokość jego wynagrodzenia, należy je udostępnić. Nie musisz przygotowywać w tym wypadku kopii dokumentów dla pracownika. Wystarczy, że okażesz je do wglądu pracownika.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Częściowa wypłata wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna (np. deputat węglowy) jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Przeczytaj, jak prowadzić dokumentację pracowniczą.

Ile można potrącić pracownikowi z wynagrodzenia

Potrącenia bez zgody pracownika

Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia. Są natomiast sytuacje, kiedy pracodawca może dokonać potraceń, czyli pobrać pewne kwoty z wynagrodzenia pracownika, bez jego zgody.

Są to:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Tytułem wykonawczym jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Tytułami egzekucyjnymi są:

• orzeczenie sądu: prawomocne lub podlegające natychmiastowemu wykonaniu, jak również ugoda zawarta przed sądem
• orzeczenie referendarza sądowego: prawomocne lub podlegające natychmiastowemu wykonaniu
• inne orzeczenia, ugody i akty, które z mocy ustawy podlegają wykonaniu w drodze egzekucji sądowej
• akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji.

Potrącenia wynikające z tytułów wykonawczych są obowiązkowe i pracodawca nie musi mieć zgody pracownika, żeby ich dokonać. Jednak w każdym z przypadków przepisy określają maksymalne kwoty do potrącenia oraz wysokość wynagrodzenia, jaka powinna zostać wypłacona pracownikowi.

Uwaga! Potrąceń wynagrodzenia za pracę dokonujesz po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego.

Tabela: Dozwolone potrącenia i ograniczenia z nimi związane. Kolejność tytułów w zestawieniu wyznacza też pierwszeństwo tytułów do potrąceń, w szczególności najpierw są zaspokajane należność alimentacyjne.

Tytuł potrącenia (w kolejności pierwszeństwa)	Maksymalna kwota potrącenia	Zbieg świadczeń alimentacyjnych z innymi tytułami	Zbieg innych tytułów niż świadczenia alimentacyjne z innymi tytułami	Kwota chroniona
Świadczenia alimentacyjne	3/5 wynagrodzenia	3/5 wynagrodzenia	-	brak
Inne tytuły wykonawcze	1/2 wynagrodzenia	3/5 wynagrodzenia	1/2 wynagrodzenia	minimalne wynagrodzenie
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi	1/2 wynagrodzenia	3/5 wynagrodzenia	1/2 wynagrodzenia	75% minimalnego wynagrodzenia
Kary pieniężne	jednodniowe wynagrodzenie pracownika – za jedno przewinienie lub 1/10 wynagrodzenia łącznie za wszystkie wymierzone kary – po dokonaniu ww. potrąceń	jednodniowe wynagrodzenie pracownika – za jedno przewinienie lub 1/10 wynagrodzenia łącznie za wszystkie wymierzone kary – po dokonaniu ww. potrąceń	1/10 wynagrodzenia - po dokonaniu ww. potrąceń	90% minimalnego wynagrodzenia

Sprawdź, jak policzyć kwotę wolną od potrąceń.

Minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w 2025 roku		4666zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne Składka na ubezpieczenie rentowe Składka na ubezpieczenie chorobowe	4666 zł x 9,76% = 455,40zł 4666zł x 1,5% = 69,99zł 4666 zł x 2,45% = 114,32zł	639,71zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	4666zł – 639,71 zł	4026,29zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%	4026,29zł x 9%	362,37zł
Koszty uzyskania przychodów		0 zł
Ustalenie podstawy opodatkowania po zaokrągleniu	4666ł – 639,71	4026 zł
Zaliczka na podatek	4026 zł x 12%	483,12 zł
Zaliczka po pomniejszeniu o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek po zaokrągleniu	483,12zł – 150 zł	333 zł
Kwota wolna od potrąceń	4666zł – 639,71zł – 362,37zł – 333 zł	3330,92zł

O potrącenie świadczeń alimentacyjnych można wnioskować bezpośrednio do pracodawcy, bez postępowania egzekucyjnego (bez skierowania egzekucji do komornika), na podstawie tytułu wykonawczego, czyli na przykład na podstawie wyroku, z wyjątkiem przypadków, gdy:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Ważne! Sprawdzaj świadectwa pracy nowo przyjmowanych pracowników. W świadectwie pracy jest zamieszczana informacja o zajęciu wynagrodzenia poprzez oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej.

Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo oraz wskazanego we wzmiance komornika,

Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Potrącenia na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika

Potrącenia związane z należnościami na rzecz pracodawcy, są możliwe pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody od pracownika. W takim przypadku wolna od potrąceń i wypłacana pracownikowi jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy
• 80% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy (na przykład składka na rzecz związku zawodowego czy spłata pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych).

Pamiętaj! Obowiązek uzyskania pisemnej zgody od pracownika nie dotyczy sytuacji, w której pracownikowi w poprzednim terminie płatności zostały wypłacone kwoty za okres nieobecności w pracy, za które pracownikowi nie należy się wynagrodzenie (np. nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy). W takich wypadkach pracodawca odlicza kwoty nienależnie wypłaconego wynagrodzenia w pełnej wysokości i nie potrzebuje do tego zgody pracownika.

Przeczytaj więcej o potrąceniach z wynagrodzeń.

Co jest kosztem uzyskania przychodów pracodawcy

Świadczenia, które wypłacasz na rzecz pracowników, są co do zasady kosztem uzyskania przychodów. Przepisy pozwalają odliczyć:

• wynagrodzenia za świadczoną pracę
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy czy regulaminowe premie
• wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom odzieży ochronnej i roboczej, posiłków profilaktycznych i regeneracyjnych, okularów korygujących wzrok
• składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
• obowiązkowe badania lekarskie
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowych (na przykład wydatki eksploatacyjne samochodu, ale też opłaty za parkowanie czy przejazd autostradą w trakcie podróży służbowej)
• świadczenia przyznane pracownikom według uznania pracodawcy (na przykład nagrody)
• koszty o charakterze motywującym, na przykład opłacenie pracownikom usług medycznych albo zajęć sportowych
• wydatki na organizację imprez okolicznościowych i integracyjnych
• wydatki na utworzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola
• wydatki na prowadzenie zakładowego żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola, do 1000 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika
• dopłaty na przedszkola, żłobka i kluby dziecięcego poza zakładem pracy - do 1000 zł na każde dziecko pracownika
• dokształcanie pracowników, jeśli nowe umiejętności są potrzebne w pracy.

Świadczenia na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty. W przypadku niedotrzymania terminu, koszty te podlegają odliczeniu w miesiącu, w którym zostaną zrealizowane.

Przykład

Pan Andrzej przyjął w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, zgodnie z którym wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 28 dnia tego miesiąca. Wynagrodzenia za styczeń 2025 rok. wypłacił pracownikom 28 stycznia 2025 roku. Zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2025 roku.

Przykład

Pan Jerzy przyjął w swojej firmie system wypłaty wynagrodzeń, zgodnie z którym wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10 dnia następnego miesiąca.

• Wynagrodzenia za styczeń 2025 roku wypłacił pracownikom 10 lutego 2025 roku. Zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2025 roku.
• Gdyby wynagrodzenia za styczeń 2025 roku wypłacił pracownikom 12 lutego 2025 roku, to powinien zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2025 roku.
• Gdyby wynagrodzenia za styczeń 2025 roku wypłacił 10 lutego, natomiast składki od tych wynagrodzeń opłacił do 15 lutego 2025 roku, powinien zarówno wynagrodzenia jaki składki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2025 roku.
• Gdyby wynagrodzenia wypłacił 10 lutego 2025 roku, natomiast składki od tych wynagrodzeń 15 marca 2025 roku. - wynagrodzenia powinien zaliczyć do kosztów stycznia 2025 roku, a opłacone składki do kosztów marca 2025 roku.

Ważne! Odliczeniu nie podlegają między innymi:

• świadczenia ponoszone ze środków funduszu świadczeń socjalnych (kosztem są odpisy na ten fundusz),
• wydatki ponoszone przez pracowników na podróże służbowe własnym samochodem w sytuacji, gdy przekroczą one kwotę ustaloną za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
• składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z pewnymi wyjątkami).