Etat, zlecenie czy dzieło. Jaką umowę wybrać?

Gdzie szukać pracownika

Pracodawcy stosują różne narzędzia rekrutacji. Jeśli szukasz pracownika, możesz skorzystać z elektronicznej Centralnej Bazy Ofert Pracy, na której publikowane są oferty pracy. Baza daje ci też dostajesz dostęp do wyszukiwarki pracowników, która podpowie ci z jakim urzędem pracy się skontaktować, żeby znaleźć osobę o interesującym cię profilu.

Możesz również:

• sprawdzić bezpośrednio w urzędzie pracy, w twoim powiecie, czy nie ma bezrobotnych, którzy mają odpowiednie kwalifikacje
• zgłosić do PUP swoją ofertę pracy
• zgłosić do PUP swoją ofertę organizacji stażu dla bezrobotnych.

Jeśli potrzebujesz pilnie zatrudnić pracownika albo planujesz zatrudnić go na krótki czas, możesz skorzystać z pośrednictwa agencji pracy tymczasowej i zatrudnić pracownika tymczasowego.

Jaką formę współpracy wybrać

Zatrudnienie, czyli wykonywanie pracy zarobkowej, może odbywać się w ramach:

• umowy o pracę: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony
• pracy tymczasowej

oraz, gdy rodzaj zadań lub sposób ich wykonywania to uzasadnia, na podstawie:

• umowy zlecenie lub umowy o świadczenie usługi
• umowy o dzieło.

Zanim kogoś zatrudnisz musisz wybrać podstawę zatrudnienia właściwą dla charakteru pracy oraz sprawdzić, jakie koszty wiążą się z zatrudnieniem na umowę o pracę, a jakie są koszty umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Wybór podstawy zatrudnienia, czyli rodzaj umowy jest kluczowy bo definiuje twoje obowiązki oraz uprawnienia osoby zatrudnianej.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikiem jest wyłącznie osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Potocznie jednak pojęciem „pracownika” określa się zarówno te osoby, z którymi zawierasz umowy o pracę, jak i te, z którymi współpracujesz na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia czy dzieła.

Co do zasady masz swobodę wyboru podstawy współpracy, jednak wybrana umowa musi odpowiadać charakterowi wykonywanej pracy. Przede wszystkim nie zawsze możesz zawrzeć umowę zlecenie czy umowę o dzieło, a wybór określonej umowy nie może służyć wyłącznie uniknięciu obowiązków wynikających z prawa pracy czy ubezpieczeń społecznych. To oznacza, że nie możesz wybrać umowy zlecenia dlatego, że wiążą się nią niższe koszty, jeśli praca wykonywana przez twojego pracownika ma cechy charakterystyczne dla umowy o pracę.

Przykład 1

Pan Jan wykonuje pracę w zakładzie produkcyjnym.
W swoim zespole ma stanowisko pracy określone przez bezpośredniego przełożonego. Pracę wykonuje osobiście, zgodnie z otrzymanym od przełożonego rozkładem czasu pracy, który wskazuje dni i godziny pracy. Przestrzega zasad porządku pracy, w tym potwierdzania obecności, zgłaszania spóźnień czy nieobecności. Otrzymuje stałe, miesięczne wynagrodzenie.

Pan Jan jest zatrudniony na umowę o pracę.

Przykład 2

Pan Zbigniew wykonuje usługi porządkowe - sprzątanie pomieszczeń. Nie ma dokładnie określonych godzin pracy, w niektóre dni zastępuje go brat. Nikt nie nadzoruje na bieżąco wykonywanej przez niego pracy i nie wydaje mu poleceń. Pan Zbigniew sam kupuje sprzęt, i materiały czyszczące. Wynagrodzenie zależy od liczby prac porządkowych wykonanych w określonym okresie.

Pan Zbigniew jest zatrudniony na umowie zlecenie.

Przykład 3

Pani Katarzyna jest tłumaczem książek, w tym popularno-naukowych. Ze względu na wyjątkowy styl, unikalne walory jej tłumaczeń oraz rzadką wiedzę ekspercką w jednej z dziedzin, zostało jej powierzone przetłumaczenie książki. Wynagrodzenie zostało ustalone w określone kwocie.

Pani Katarzyna podpisała umowę o dzieło.

Zestawienie najważniejszych różnic pomiędzy różnymi podstawami zatrudnienia:

Umowa o pracę	Umowa zlecenia	Umowa o dzieło
umowa starannego działania - pracownik ma wykazać się starannością w wykonywaniu obowiązków	umowa starannego działania - wykonawca jest zobowiązany do starannego działania	umowa rezultatu - efektem jest konkretny, z góry określony rezultat, który odpowiada potrzebom i wymaganiom zamawiającego
zadania polegają na wykonywaniu powtarzalnych czynności	zadania polegają na wykonywaniu powtarzalnych czynnościach lub czynności są wykonywane w sposób ciągły lub zespołowy, często według określonego z góry sposobu	nie dotyczy powtarzalnych czynności
zawsze osobiste świadczenie pracy - brak możliwości wskazania zastępstwa	możliwe powierzenie pracy zastępcy - osobie wskazanej przez zleceniobiorcę	zobowiązanie do wykonania dzieła (powierzenie wykonania dzieła osobie trzeciej powinno być uregulowane w umowie)
wynagrodzenie obowiązkowe - gwarancja minimalnego wynagrodzenia	wynagrodzenie co do zasady obowiązkowe - gwarancja minimalnej stawki godzinowej	brak gwarancji minimalnej stawki godzinowej
kierownictwo pracodawcy decyduje, o miejscu i godzinach pracy określa zakres zadań ma prawo wydawać polecenia związane z pracą	ograniczone podporządkowanie brak wyznaczonych godzin pracy brak wskazanego konkretnego miejsca pracy brak szczegółowych wskazówek lub bieżących poleceń	brak kierownictwa
składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne opłaca pracodawca i pracownik	składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne opłaca zleceniodawca, jeżeli umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.	brak obowiązku odprowadzania składek

Czy można zaproponować zlecenie zamiast etatu

O wyborze podstawy prawnej i formy zatrudnienia decydujesz w porozumieniu z osobą zatrudnianą, jednak ten wybór nie może służyć obejściu przepisów i musi odpowiadać faktycznym warunkom wykonywania pracy. To oznacza, że nie możesz zawrzeć umowy cywilnoprawnej, żeby uniknąć zawarcia umowy o pracę, która jest bardziej sformalizowana, gwarantuje szersze prawa pracowników i najczęściej wiąże się z wyższymi kosztami.

Kodeks pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną, o ile warunki wykonywania pracy są charakterystyczne dla stosunku pracy i obejmują:

• zobowiązanie do osobistego świadczenia pracy (nie ma możliwości wskazania zastępstwa)
• określenie miejsca i godzin wykonywania pracy
• kierowanie procesem pracy, w tym gwarantują pracodawcy prawo do wydawania poleceń co do sposobu realizacji zadań, określania zakresu obowiązków i możliwość powierzania dodatkowej pracy w przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb
• wypłacanie wynagrodzenia w zamian za pracę.

To, czy wybrany rodzaj umowy jest zgodny z przepisami może ocenić Państwowa Inspekcja Pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem sprawującym nadzór i kontrolę przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów dotyczących stosunku pracy. Co ważne, inspektorzy pracy mają prawo wytaczać powództwa, za zgodą zainteresowanych osób, o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Przykład

Pan Andrzej został zatrudniony na podstawie umowy zlecenia do pracy przy produkcji sprzętu elektronicznego. Wynagrodzenie ustalono w stawce godzinowej. Wyznaczono stały grafik pracy od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00, zawsze w tej samej lokalizacji. Pan Andrzej pracował w wyodrębnionej komórce organizacyjnej i podlegał menadżerowi, który na bieżąco monitorował wykonywanie pracy i wydawał mu polecenia. Pan Robert musiał potwierdzać swoją obecność, informować m.in.: o spóźnieniu, nieobecności i miał prawo do odpłatnych dni wolnych. Kontrola PIP stwierdziła, że w przypadku pana Roberta przeważają cechy stosunku pracy i wystąpiła do przedsiębiorcy z wnioskiem o przekwalifikowanie umowy zlecenia w umowę o pracę.

Przeczytaj więcej o różnicach pomiędzy umowami o pracę a umowami cywilnoprawnymi.

Czy można zawrzeć umowę o dzieło zamiast umowy zlecenia

Umowa o dzieło może zostać uznana za najbardziej ,,atrakcyjną”, ponieważ w jej przypadku nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne.

Decydujące znaczenie ma tu jednak przedmiot umowy o dzieło, którym jest zobowiązanie do wykonania dzieła, czyli osiągnięcia określonego, indywidualnego rezultatu w postaci materialnej lub niematerialnej.

Tym samym, jeżeli chcesz podpisać taką umowę, musisz sprawdzić czy przedmiot umowy pasuje do pojęcia dzieła. Jeżeli w czasie kontroli organ uprawniony, tj. ZUS, uzna, że konkretna umowa nie spełnia warunków do uznania za umowę o dzieło nałoży obowiązek uzupełnienia należności z tytułu składek.

Pamiętaj! Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Termin ich zapłaty to:

• do 10 dnia następnego miesiąca - dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie
• do 15 dnia następnego miesiąca - dla pracodawcy czy zleceniodawcy.

Przykład

Pani Karolina nawiązała współpracę na podstawie umowy o dzieło w lipcu 2017 roku. Jej przedmiotem jest odbieranie telefonów od klientów zainteresowanych współpracą. Pani Karolina może wykonywać swoje zadania w wybranym przez siebie miejscu, na swoim sprzęcie. Jej umowa została zakwestionowana podczas kontroli prowadzonej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w 2020 roku. i uznana za umowę zlecenia dla celów ubezpieczeń społecznych, ponieważ odbieranie telefonów i prowadzenie rozmów z klientami nie stanowi wytworzenia dzieła o indywidulanym charakterze. Zdaniem ZUS pani Karolina podlega zatem obowiązkowym ubezpieczeniom Ponieważ nie upłynął 5 letni okres przedawnienia składki będą musiały zostać opłacone od początku trwania umowy.

Przeczytaj więcej o różnicach pomiędzy umowami zlecenia i umowami o dziełow ubezpieczeniach społecznych.