Jak zawrzeć umowę cywilnoprawną: umowę-zlecenie lub umowę o dzieło

Co powinna zawierać umowa-zlecenie

Przez umowę-zlecenie przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności dla zamawiającego.

Zamawiający, czyli zleceniodawca, to osoba lub podmiot, którzy powierzają wykonanie określonych czynności.

Przyjmujący zlecenie, czyli zleceniobiorca, to osoba lub podmiot realizujący usługę.

W praktyce umową-zleceniem określa się również umowy o świadczenie usługi, a przepisy dotyczące zlecenia stosuje się również do umów o świadczenie usług.

Umowy-zlecenia i umowy o świadczenie usługi służą realizacji zadań, które polegają na wykonywaniu powtarzalnych czynności, takich jak: sprzątanie pomieszczeń, roznoszenie ulotek, wykłady, tłumaczenia tekstów, naprawy, wykonywanie prac montażowych, porządkowych, pielęgnacja roślin, koszenie trawy, zbiór owoców.

Pamiętaj! Zleceniobiorca jest zobowiązany do starannego działania i dołożenia należytej staranności w wykonywaniu zleconych czynności.

W odróżnieniu od umowy o pracę przy umowie-zleceniu nie jest możliwe:

• daleko idące podporządkowanie osoby wykonującej pracę
• szczegółowa organizacja pracy przez zleceniodawcę, w szczególności określanie godzin i miejsca pracy
• realizacja zadań według wskazówek i bieżących poleceń.

Jeśli dajesz zlecenie, to możesz je w każdym czasie wypowiedzieć. Musisz jednak zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które poniósł, aby właściwie je wykonać. W razie odpłatnego zlecenia musisz wypłacić zleceniobiorcy część wynagrodzenia, odpowiadającą jego dotychczasowym pracom.

Jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinieneś także naprawić szkodę.

Przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy taka możliwość wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. Warto ten element doprecyzować w umowie.

Przeczytaj, jakie są najważniejsze różnice pomiędzy etatem, umową-zleceniem i umową o dzieło.

Podstawowe elementy umowy-zlecenia (lub umowy o świadczenie usług) to:

• określenie stron: zleceniodawca i zleceniobiorca
• jeżeli jesteś osobą fizyczną, powinieneś podać: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamość (dokument tożsamości to: dowód osobisty, paszport albo mDowód - dokument mObywatel)
• jeżeli jesteś przedsiębiorcą, powinieneś podać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, PESEL, numer dowodu tożsamości, NIP, REGON; należy załączyć wydruk z CEIDG
• w przypadku spółki prawa handlowego, powinieneś podać nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego oraz osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki; należy załączyć wydruk ze strony Krajowego Rejestru Sądowego
• data zawarcia umowy
• określenie przedmiotu umowy – rodzaju świadczonej usługi
• zobowiązanie się zleceniobiorcy do starannego wykonywania obowiązków określonych w umowie
• określenie czasu trwania umowy
• określenie wynagrodzenia.

Opcjonalnie w umowie możesz określić: wymagane kwalifikacje, miejsce świadczenia zlecenia, kwestie przeniesienia praw autorskich, kar umownych za nienależyte lub nieterminowe wykonanie umowy.

Sprawdź, jakie są koszty umowy-zlecenia.

Co powinna zawierać umowa o dzieło

W umowie o dzieło zamawiający powierza wykonanie określonego dzieła przyjmującemu zamówienie za wynagrodzeniem.

Zamawiający to osoba lub podmiot, którzy zamawiają wykonanie dzieła.

Przyjmujący zamówienie to osoba lub podmiot, którzy mają przygotować dzieło.

Dla umowy o dzieło charakterystyczne jest to, że ma prowadzić do konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu. Rezultat może mieć postać materialną (na przykład meble) lub niematerialną (na przykład strona internetowa).

Pamiętaj! W umowie o dzieło nie chodzi o wykonywanie powtarzalnych czynności, takich jak na przykład składanie pudełek – rezultat umowy o dzieło musi być z góry określony i mieć samoistny byt.

Wykonanie dzieła najczęściej polega na wytworzeniu nowej rzeczy (na przykład stołu) lub zmianie rzeczy już istniejącej (na przykład przebudowa strony internetowej).

Umowa o dzieło ma najczęściej charakter jednorazowy, ponieważ jej strony umawiają się na konkretne dzieło (na przykład namalowanie obrazu), a nie na wykonanie usługi (na przykład pomalowanie pokoju).

Przeczytaj, jakie są najważniejsze różnice pomiędzy etatem, umową-zleceniem i umową o dzieło.

Do podstawowych elementów umowy o dzieło należy:

• określenie stron: zamawiającego i przyjmującego zamówienie
• jeżeli jesteś osobą fizyczną, powinieneś podać: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer dokumentu tożsamość (dokument tożsamości to: dowód osobisty, paszport albo mDowód - dokument mObywatel).
• jeżeli jesteś przedsiębiorcą, powinieneś podać imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, PESEL, numer dowodu tożsamości, NIP, REGON; należy załączyć wydruk z CEIDG
• w przypadku spółki prawa handlowego podaje się: nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego oraz osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki; należy załączyć wydruk ze strony Krajowego Rejestru Sądowego
• data zawarcia umowy
• określenie przedmiotu umowy
• określenie czasu na wykonanie dzieła
• określenie wynagrodzenia.

Wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła możesz określić:

• na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe)
• ryczałtowo (wskazanie określonej kwoty za wykonanie dzieła na podstawie szacunkowego kosztu wykonania dzieła)
• przez wskazanie innych podstaw do jego ustalenia.

W umowie warto doprecyzować zasady odbioru dzieła, na przykład:

• sposób wyrażenia akceptacji dla przygotowanego efektu końcowego
• tryb zgłaszania zastrzeżeń przez zamawiającego
• wpływ zastrzeżeń na wypłatę wynagrodzenia.

Możesz też określić: wymagane kwalifikacje, kwestie przeniesienia praw autorskich, kar umownych za nienależyte lub nieterminowe wykonanie umowy.

Przeczytaj, jakie są koszty zatrudnienia osoby na umowę o dzieło.

Kiedy umowę o dzieło trzeba zgłosić do ZUS

Osoba, z którą zawierasz umowę o dzieło, nie podlega – z pewnymi wyjątkami – ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Od 1 stycznia 2021 roku płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło musi informować Zakład Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu każdej umowy o dzieło w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.

Jeśli jesteś podmiotem lub jednostką organizacyjną (na przykład stowarzyszeniem, fundacją, spółką prawa handlowego) i nie jesteś płatnikiem składek (nie musisz rejestrować się w ZUS jako płatnik składek, bo nie zgłaszasz do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego), nie musisz informować ZUS o zawartych umowach o dzieło.

Ważne! Jeśli jesteś osobą fizyczną i zawarłeś umowę o dzieło, musisz ją zgłosić w ZUS bez względu na to, czy jesteś zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek czy też nie.

Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS nie dotyczy umów o dzieło, które:

• zawrzesz z własnym pracownikiem
• będą wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale są zawarte z innym podmiotem
• zawrzesz z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Umowę zgłasza się na formularzu RUD, który możesz przekazać przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Przeczytaj więcej o obowiązku informowania o zawarciu umowy o dzieło.

Kiedy stosować minimalną stawkę godzinową

Minimalna stawka godzinowa ma zastosowanie do umów-zleceń i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu.

Obowiązek wypłaty minimalnej stawki godzinowej ma przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na przykład urząd. Minimalnej stawki godzinowej nie trzeba stosować w umowach zawieranych między osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

Przez przedsiębiorcę rozumie się osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonującą zorganizowaną działalność zarobkową we własnym imieniu i w sposób ciągły. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności.

Przykład

Pan Jan chce wyremontować swoje prywatne mieszkanie. Zleca pomalowanie pomieszczeń panu Zbyszkowi. Nie musi gwarantować minimalnej stawki godzinowej, ponieważ zleca wykonanie prac jako osoba fizyczna. Nawet gdyby pan Jan miał firmę, to sytuacja się nie zmieni, bo zlecenie jest bez związku z prowadzoną działalnością.

Przykład

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą – prace budowlane. Spóźnia się z realizacją ostatniego kontraktu. Proponuje panu Zbyszkowi, aby wykonał część prac. Pan Jan musi zapewnić panu Zbyszkowi minimalną stawkę godzinową, bo zlecenie jest w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Strony nie muszą w umowie określać wynagrodzenia w stawce godzinowej. Wynagrodzenie może być określone dowolnie, na przykład w stawce miesięcznej. Jednak wypłacone wynagrodzenie – w przeliczeniu na godzinę wykonanej pracy – nie może być niższe niż gwarantowana minimalna stawka godzinowa obowiązująca w danym roku.

W związku z tym zleceniodawca i zleceniobiorca powinni w umowie ustalić liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli takiego ustalenia nie ma, to zleceniobiorca powinien przedstawić w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (na przykład w e-mailu) informację o liczbie godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług.

Uwaga! Minimalna stawka godzinowa ma również zastosowanie do umów zawartych w formie ustnej. W takim przypadku zleceniodawca, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, powinien potwierdzić zleceniobiorcy ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin.

Kto otrzymuje stawkę minimalną na umowę-zlecenie

Gwarancją otrzymywania godzinowej minimalnej stawki są objęte osoby fizyczne, które przyjmują zlecenie lub świadczą usługę:

• nieprowadzące działalności gospodarczej
• prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniające pracowników lub niezawierające umów ze zleceniobiorcami.

Gwarancja minimalnej wysokości wynagrodzenia przy umowach cywilnoprawnych – podobnie jak wynagrodzenie za pracę – podlega szczególnej ochronie. To oznacza, że:

• wypłata musi nastąpić w formie pieniężnej i w regularnych odstępach czasu (w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc – co najmniej raz w miesiącu)
• zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do tego wynagrodzenia lub przenieść go na inną osobę
• wynagrodzenie podlega ochronie przed egzekucją.

Jaka jest minimalna stawka za godzinę

Wysokość minimalnej stawki godzinowej zmienia się co roku i jest ogłaszana w obwieszczeniu Prezesa Rady Ministrów albo w rozporządzeniu Rady Ministrów.

Od 1 stycznia 2024 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 27,70 zł brutto, a od 1 lipca 2024 roku 28,10 zł brutto.

Minimalna stawka godzinowa to kwota, która przysługuje zleceniobiorcy za każdą godzinę wykonanego zlecenia lub świadczonych usług. Ta kwota podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu według zasad ogólnych, a także ewentualnym potrąceniom wierzytelności i egzekucji.

Jeżeli kilka osób świadczy wspólnie zlecenie lub realizuje usługę, to każdej z tych osób przysługuje wynagrodzenie ustalone w minimalnej stawce godzinowej.

Ważne! Jeżeli jako przedsiębiorca albo działając w imieniu przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, wypłacisz przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenie za każdą godzinę w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, podlegasz karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jak potwierdzić liczbę godzin na umowie-zleceniu

Zawierając umowę-zlecenie lub umowę o świadczenie usługi, powinieneś określić w niej sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usługi.

Jeżeli umowa tego nie określa, to przyjmujący zlecenie lub świadczący usługę przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (na przykład w e-mailu) informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Liczbę godzin zleceniobiorca może przekazać wraz z rachunkiem lub wskazać na fakturze.

Jako przedsiębiorca, na rzecz którego wykonywane jest zlecenie lub są świadczone usługi, musisz przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, przechowywać:

• dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług
• dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Kiedy nie trzeba stosować minimalnej stawki godzinowej

Minimalna stawka godzinowa nie ma zastosowania do umów, w których o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi i przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, czyli wynagrodzenie uzależnione od wyników:

• uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi
• działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi.

Wyniki, od których może być uzależnione wynagrodzeniem prowizyjne, to na przykład: liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.

Przykład

Pani Katarzyna dorabia, prowadząc sprzedaż kosmetyków. Nie ma określonego miejsca i czasu wykonywania sprzedaży. Jednocześnie jej wynagrodzenie stanowi wyłącznie prowizja od wartości sprzedanych produktów. W takim przypadku przepisy dotyczące minimalnej stawki godzinowej nie mają zastosowania.

Stawki minimalnej nie stosuje się też w przypadku umów opiekuńczych, na przykład zawieranych w ramach prowadzenia rodzinnego domu pomocy, umów dotyczących opieki nad dzieckiem w pieczy zastępczej czy opieki nad grupą osób podczas wycieczek trwających dłużej niż jeden dzień.

Czy trzeba robić badania lekarskie i szkolenia BHP

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, że musisz skierować na obowiązkowe badania lekarskie osobę, którą zatrudniasz na podstawie umowy-zlecenia czy umowy o świadczenie usług lub z którą współpracujesz w ramach umowy o dzieło.

Pamiętaj! Jako pracodawca masz obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym na własny rachunek działalność gospodarczą w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Przepisy nie rozstrzygają, w jaki sposób ten obowiązek ma być zrealizowany.

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy może wiązać się z przeprowadzeniem odpowiedniego przeszkolenia w zakresie BHP czy zapoznania z oceną ryzyka zawodowego związanego z pracą na określonym stanowisku.

Możesz wymagać od osoby, z którą zawierasz umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub udziału w szkoleniu BHP, jeżeli rodzaj wykonywanej pracy czy stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub jej przebiegiem jest tak znaczny, że wskazane jest, aby wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy były dopuszczane nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach. Dotyczy to na przykład pracy na wysokości.

Wówczas ta osoba ma obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim.

Pamiętaj, że osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę mają obowiązek przestrzegania przepisów i zasad BHP na równi z pracownikami – w zakresie ustalonym przez pracodawcę.

Umowa łącząca strony umowy może określać wszystkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ważne! Jeśli obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie będzie zrealizowany właściwie, to podmiotem odpowiedzialnym będzie pracodawca.