Щорічна відпустка

Тривалість щорічної відпустки

Кожна особа, яка працює за трудовим договором має право на щорічну відпустку. Тривалість відпустки залежить від попереднього стажу роботи працівника.

Тривалість відпустки становить:

• 20 днів в календарному році для працівника зі стажем менше 10 років
• 26 днів в календарному році для працівника зі стажем роботи не менше 10 років.

Важливо! Відпустка на вимогу входить до складу щорічної відпустки. Працівник має право взяти максимум 4 дні відпустки на вимогу протягом календарного року.

До стажу також зараховуються періоди навчання відповідно до навчального плану школи чи університету, що закінчилися відповідним сертифікатом, атестатом чи дипломом. Ви не підсумовуєте періоди випуску окремих шкіл. Ви берете до уваги навчання в тому закладі, який дає працівнику найбільшу кількість років, яку можна врахувати при обчисленні стажу.

Якщо працівник закінчив:

• базове професійне училище або його еквівалент - до стажу роботи зараховується передбачений навчальною програмою період навчання, але не більше ніж 3 роки
• середнюпрофесійну школу - до стажу роботи зараховується передбачений навчальною програмою період навчання, але не більше 5 років
• середню професійну школу для випускників базових (еквівалентних) професійно-технічних навчальних закладів - 5 років зараховується до стажу роботи
• загальноосвітню школу - 4 роки зараховуються до стажу роботи
• середню школу - 6 років зараховується до стажу роботи
• бакалаврат або університет – 8 років зараховуються до стажу роботи

Якщо працівник здобуває або здобував освіту під час роботи, до стажу, який визначає тривалість відпустки, включається або період роботи, або період навчання, залежно від того, що буде на користь працівника.

Приклад 1

Пан Рафал закінчив поліцеальну школу та магістратуру. З 1 січня 2024 року розпочав свою першу роботу – у будівельній компанії. Роботодавець повідомив його про тривалість щорічної відпустки, яка становить 20 днів. До стажу роботодавець додав 8 років закінчення вищої освіти.

Приклад 2

Пан Данило працює в ресторані з 2020 року. Паралельно навчається в загальноосвітній школі. У зв’язку з тим, що пан Данило ще не закінчив навчання, термін його відпустки становить 20 днів, враховуючи лише 4 роки стажу роботи.

Прочитайте Положеннями Трудового Кодексу визначено лише основний вимір щорічної відпустки. Трудові договори або колективні трудові договори можуть визначати більш сприятливий обсяг відпусток у зв'язку з особливими умовами на робочому місці або особливостями даної професії.

Які є інформаційні зобов’язання роботодавця

Як роботодавець, ви зобов’язані протягом 7 днів після укладення трудового договору повідомити працівника про умови його роботи, в тому числі про розмір відпустки, на яку він має право.

Зробити це можна в відомостях про права працівника або в окремому письмовому повідомленні, в якому:

• зазначаєте розмір щорічної відпустки або
• вказуєте відповідні норми трудового законодавства, які регулюють питання розміру щорічної відпустки – інформацію слід індивідуалізувати, наприклад, якщо тривалість відпустки становить 20 днів – ст. 154 § 1 п. 1 Трудового Кодексу.

Також необхідно повідомити працівника про будь-які зміни розміру щорічної відпустки. Ви виконаєте цей обов’язок, сповістивши працівника про новий розмір щорічної відпустки після того, як він отримає на неї право.

Інформація має бути оформлена письмово та підписана працівником. Також необхідно зазначити інформацію про щоденний та щотижневий робочий час або тривалість терміну попередження. Інформація потрапляє до особової справи працівника.

Прочитайте, як повідомити працівника про умови працевлаштування.

Як розрахувати розмір щорічної відпустки

Обсяг відпустки, на яку має право ваш працівник, залежить від періоду його роботи та навчання.

Працівник, прийнятий на роботу за першим трудовим договором

Працівник, який починає свою першу роботу за трудовим договором:

• отримує право на відпустку з кожним відпрацьованим календарним місяцем
• за кожен відпрацьований місяць він отримує 1/12 відпустки, на яку він мав би право за весь рік
• у наступні роки набуває право на повну відпустку з кожним початком робочого року.

Працівник набуває право на наступні відпустки в кожному наступному календарному році (наперед).

Приклад

1 січня 2024 року пані Кароліна почала свою першу роботу за трудовим договором. Тривалість її щорічної відпустки у 2024 році становить 20 днів. У квітні вона хоче взяти 3 дні відпустки. Вона отримає відпустку, оскільки до квітня (січень-березень) відпрацювала 3 повні місяці, тому має право на 3/12 щорічної відпустки, тобто 5 днів.

Працівник, який працює у кількох роботодавців

Працівник, який працює одночасно в кількох місцях, при визначенні права на відпустку включає період роботи, який передує укладенню трудового договору з вашим підприємством.

Приклад

Ян Ковальський почав працювати в EXCO 1 січня 2024 року. При цьому з 1 січня 2022 року працює в ABC. При визначенні законодавства та розміру відпустки EXCO враховує працевлаштування в ABC з 1 січня 2022 року по 31 грудня 2022 року. У зв’язку з тим, що Ян Ковальський є випускником магістратури, він матиме право на 26-денну відпустку.

Працівник на неповній ставці

При визначенні права на відпустку працівника, що влаштований на неповний робочий день, ви застосовуєте загальні правила врахування освіти та стажу, а остаточний розмір відпустки пропорційний до неповного робочого часу.

Приклад

Пані Мажена працює секретарем на чверть робочого дня. Вона мала бправо на 20 днів відпустки працюючи на повну ставку, але вона має право на 5 днів відпустки, тобто на 1/4 розміру двадцятиденної відпустки.

Якщо працівник бажає перейти з повного робочого дня на неповний робочий день, то відпустку, яку він не використав до скорочення трудової діяльності, необхідно надати відповідно до умов, що діяли до зміни. Врахуйте обсяг щорічної відпустки повної зайнятості, та розмір виплат, якщо такі були, які він отримував на той час (якщо необхідно було виплатити еквівалент за невикористану відпустку). У цьому випадку при розрахунку суми щорічної відпустки ви заокруглюєте неповний день відпустки.

Приклад

Пані Анна працювала в ISA повний робочий день до кінця квітня 2020 року, а з 1 травня перейшла на півставки. У зв’язку з тим, що вона не використала відпустку, на яку мала право у 2020 році, роботодавець надасть їй відпустку тривалістю 9 днів з кінця квітня (виходячи з розміру відпустки – 26 днів), а потім 9 днів за решту року, що працювала неповний робочий день.

Працевлаштування працівника упродовж року

Незалежно від того, як ваш новий працівник пішов від свого попереднього роботодавця, це не впливає на його право на щорічну відпустку та його тривалість. Загальна сума відпустки у попереднього та нинішнього роботодавця дорівнює відпустці, належній працівникові в даному році.

Працівник використовує відпустку попереднього роботодавця пропорційно даті припинення трудових відносин. Інформація про використання відпустки працівником, якого ви працевлаштовуєте, протягом календарного року вноситься до трудової книжки вашого попереднього роботодавця. Якщо вона не була видана, вимагайте від працівника заяву, в якій він це підтверджує, та заяву про розмір і використання щорічної відпустки у попереднього роботодавця. Зберігайте заяви в особових справах працівника.

Детальніше про трудову книжку.

Приклад

Пані Евеліна розірвала контракт зі своїм попереднім роботодавцем 29 лютого 2024 року. Вона підписала договір зі своїм нинішнім роботодавцем 1 березня 2024 року. Тривалість її щорічної відпустки становить 26 днів. Пані Евеліна використовує 5 днів відпустки свого попереднього роботодавця на 2024 рік. Ця інформація внесена в її трудову книжку.

Якщо працівник використовує більшу кількість відпусток, ніж йому належить, пропорційно терміну роботи, тобто до дати припинення трудового договору, і починає працювати на вашому підприємстві відразу після припинення договору, врахуйте використану відпустку. До кінця року працівник матиме право на решту щорічної відпустки тривалістю 20 або 26 днів. Повідомте працівника про розмір відпустки, на яку він має право в даному календарному році.

Якщо ви приймаєте працівника на роботу на термін коротший, ніж до закінчення календарного року, зазначте це у відомостях про умови працевлаштування працівника. Відпустка такому працівнику у вашому підприємстві – це річний обсяг відпустки, що належить працівнику за кожен місяць роботи, тобто 20/12 або 26/12 днів, помножена на кількість місяців роботи на вашому підприємстві.

Приклад

Пан Домінік має право на 26 днів щорічної відпустки на рік. Трудовий договір припинено 29 лютого 2024 року. Він використав 5 днів відпустки пропорційно тривалості роботи. З 1 березня починає працювати в кур’єрській компанії, за трудовим договором на 6 місяців. Він має право на щорічну відпустку тривалістю 13 днів (26/12 x 6 = 13).

Працівник не може перевищувати річний обсяг відпустки, тому останній роботодавець у даному календарному році може надати відпустку, меншу, ніж вона виникла б за період роботи у цього роботодавця.

Приклад

Пан Домінік почав працювати в кур’єрській компанії з 1 березня на підставі строкового трудового договору на 6 місяців. Потім він уклав з цією компанією трудовий договір на невизначений термін. У зв’язку з тим, що він пропрацював на підприємстві 10 місяців – з березня по кінець грудня – має мати право на 22 дні відпустки (з 26-денною відпусткою). Однак у тому ж році він використав 5 днів відпустки у свого попереднього роботодавця, тому він може використати лише 21 день відпустки в кур’єрській компанії.

Читайте, про тривалість щорічної відпустки.

Як надати щорічну відпустку

Як роботодавець, ви зобов’язані надати працівнику відпустку в тому календарному році, в якому він набув право на неї. Працівник подає письмову заяву із зазначенням дат, на які він хотів би її використати.

Відпустка надається в робочі дні. Один день відпустки для повної зайнятості становить 8 годин, тобто працівник, стаж якого менше 10 років, має 160 годин відпустки на рік (8 годин х 20 днів відпустки) і 208 годин відпустки (8 годин х 26 днів відпустки) якщо його стаж більше 10 років. Якщо працівник працює за сумісництвом, то кількість годин розраховується пропорційно робочому часу. Якщо у працівника є останні кілька годин відпустки, він повинен взяти їх протягом одного робочого дня, навіть якщо він просив інакше.

Найважливіші правила, які необхідно пам’ятати при наданні відпустки:

• один день відпустки відповідає 8 робочим годинам
• неповний день відпустки округляється до повного дня - виняток для працівників, які приймаються на роботу вперше
• при визначенні частки пропорційної відпустки неповний календарний місяць округляється до повного місяця - виняток для працівників, які починають роботу вперше
• щорічна відпустка оплачується і, в принципі, має бути безперервною
• її можна розділити, якщо працівник подає заяву на відпустку на різні дати
• хоча б одна частина відпустки повинна тривати не менше 14 календарних днів поспіль
• слід враховувати побажання працівника щодо дат щорічної відпустки, але вони не є обов’язковими для роботодавця
• роботодавець зобов’язаний надати за бажанням працівника та у зазначений ним строк не більше 4 днів відпустки (відпустки за бажанням) у кожному календарному році.
• відпустка, невикористана в даному календарному році, надається працівнику не пізніше 30 вересня наступного календарного року.
• якщо відпустка збільшується протягом календарного року, працівник має право на т. зв додаткову відпустку.

Приклад

Пані Анна закінчила магістратуру в 2021 році. З 01.11.2022 працевлаштована на POL SKIN на підставі трудового договору. У 2024 році виповниться два роки її роботи в компанії, що збільшить її тривалість відпустки з 20 до 26 днів. Якщо в 2020 році Анна використає 20 днів відпустки до 1 листопада, то з цієї дати вона матиме право на додаткову відпустку тривалістю 6 днів.

План відпусток

Якщо в компанії є профспілки, потрібно перевірити, чи зацікавлені вони у встановленні плану відпусток для співробітників. Якщо так, ви маєте відповідальність узгодити цей план з ними. До кінця року має бути підготовлений план відпусток на наступний рік, у якому буде виписано, як працівники використовуватимуть прострочені та поточні відпустки. Попросіть співробітників написати, як і коли вони хотіли б використовувати дні відпусток. Необхідно скласти план відпусток та узгодити його зміст з профспілками, які діють на підприємстві. Якщо на підприємстві є кілька профспілок, які протягом 30 днів з моменту надання їм плану відпусток не можуть представити спільну позицію, рішення про її визначення ви приймаєте самостійно, розглянувши окремі позиції профспілок.

Ви також можете скласти графік відпусток на менший період, але це спричинить необхідність частіші узгоджень з працівниками, а потім з профспілками.

Якщо на вашому підприємстві немає профспілок або вони діють і дали згоду на це - не потрібно складати план відпусток компанії. Графік відпусток визначається за погодженням з працівником. План або розклад не включає 4 дні в календарному році, які можна використовувати як відпустку за бажанням.

Ви оголошуєте план відпусток у порядку, прийнятому на вашому робочому місці.

Коли можна змінити дату відпустки

Змінити дату раніше запланованої відпустки можна:

• за заявою працівника і з важливих причин, наприклад: хвороба члена сім'ї працівника, стихійне лихо за місцем відпустки або ненадання відпустки члену подружжя
• у зв’язку з особливими потребами роботодавця, якщо відсутність працівника призведе до серйозних збоїв у роботі, наприклад через поломку, контроль роботодавця з боку зовнішніх органів, перенесення терміну приймання об’єкта будівництва.

Зміна дати раніше запланованої відпустки є обов’язковою з причин, що виправдовують відсутність на роботізокрема через:

• тимчасову непрацездатність через хворобу
• ізоляцію у зв’язку з інфекційним захворюванням
• призначенням на військові навчання чи військову підготовку, або на строкову службу на територіальну військову службу на строк до 3 місяців
• декретною відпустою.

Відпустка, яку працівник не використав, повинна бути надана йому в інший день.

Ви не можете погодитися на щорічну відпустку, коли працівник непрацездатний, наприклад, через хворобу. Якщо ваш працівник захворів під час відпустки, він буде на лікарняному, а не у відпустці.

Коли працівника можна відкликати з відпустки

Відкликати працівника з відпустки можна лише в тому випадку, якщо його присутність на підприємстві вимагають обставини, непередбачені на момент початку відпустки.

Наказ про скасування відпустки та повернення на роботу має бути однозначним, тобто:

• вказувати обставини, що призвели до прийняття рішення
• повідомляти про необхідність і дату повернення на роботу
• представлені таким чином, щоб працівник міг їх прочитати, бажано в письмовій формі або по телефону (розмова має відбуватися при свідку).

Понесені працівником у безпосередньому зв'язку із відкликанням з відпустки витрати покриваються роботодавцем. До них належать:

• витрати, понесені працівником на транспорт,
• витрати на перебування у відпустці за частину невикористаної відпустки,
• витрати, пов’язані з сім’єю, якщо працівник перебуває з сім’єю у відпустці.

Пам'ятайте! Вам не доведеться відшкодовувати інші витрати на відпустку, наприклад, на придбання спортивного інвентарю, або відшкодовувати заробітну плату, яку працівник хотів отримати, працюючи на іншій компанії під час відпустки.

Коли потрібно використати відпустку

Щорічна відпустка, як правило, має бути використана, в повному обсязі в тому календарному році, в якому її набуває працівник.

Невикористану відпустку необхідно надати працівнику не пізніше 30 вересня у наступному календарному році. На практиці достатньо, щоб першим днем простроченої відпустки працівника було 30 вересня.

Приклад

Пані Анна не використала 3 дні щорічної відпустки за 2019 рік. Роботодавець зобов’язав її використати до кінця вересня 2020 року. Пані Анна подала заяву про вихід у відпустку з 30 вересня по 2 жовтня 2020 року.

Якщо працівник не подає заяву про надання відпустки, ви маєте право надати йому/їй відпустку, навіть якщо він не погоджується на це.

Працівник не може самостійно прийняти рішення про використання днів невитраченої відпустки. Він не може розпочати відпустку після 30 вересня без вашої згоди, а саме повідомлення про початок відпустки не обґрунтовує і не виправдовує відсутність на роботі. Така поведінка може розцінюватися як неявка на роботу, що дає вам право розірвати договір без попередження через серйозне порушення основних трудових зобов’язань.

Якщо трудовий договір працівника розривається за попередженням, незалежно від того, хто прийняв рішення про припинення, ви можете зобов’язати працівника використати відпустку, на яку він має право, протягом періоду попередження. Якщо сума відпустки перевищує кількість днів попередження, ви виплачуєте працівникові грошовий еквівалент за невикористані дні відпустки.

Перевірте, які правила розірвання договору за попередженням.

Коли працівник має право на відпустку на вимогу

Відпустка на вимогу є частиною щорічної оплачуваної відпустки, тому використання відпустки на вимогу зменшує її тривалість. Працівник має право взяти максимум 4 дні відпустки на вимогу протягом календарного року.

Обмеження до4 днів відпустки на вимогу, які можна використати в календарному році, поширюється на всіх роботодавців, з якими працівник має чергові трудові відносини в даному році. Про те, в якоі кількості працівник використав відпустки на вимогу у свого попереднього роботодавця, можна дізнатися з трудової книжки. Роботодавець зобов’язаний надати працівникові відпустку за його бажанням у визначений ним строк.

Працівник повинен подати заяву не пізніше того дня, коли він хотів би піти у відпустку, до початку роботи. Також можна використовувати 4 дні підряд.

Положенням не визначено форму заяви, яку працівник повинен подати на цю відпустку. На практиці, або положення трудового регламенту, можуть дозволити подати заяву пізніше.

Працівник не може розпочати відпустку на вимогу без підтвердження того, що роботодавець отримав заяву та погоджується з нею. Якщо він це зробить, то буде мати невиправдану відсуність, що дає право розірвати трудовий договір без попередження.

Оплата та грошовий еквівалент за щорічну відпустку

Оплата

Як роботодавець, ви платите своїм працівникам ту саму заробітну плату, яку вони отримували б, якби працювали. Відпускні виплачуються разом з заробітною платою.

Якщо працівник отримує фіксовану зарплатню - така ж виплачується за час відпустки.

Відпускні розраховуються по-різному, якщо оплата праці має змінні компоненти, наприклад, пов’язані з продуктивністю. Ви розраховуєте змінні компоненти винагороди на основі середньої винагороди за останні 3 місяці перед відпусткою. Якщо їх суми значно коливаються, ви можете продовжити період, з якого ви будете обчислювати середнє значення, максимум до 12 місяців. Ви не берете до уваги випадкові компоненти винагороди, такі як:

• виплати за періоди більше місяця (наприклад, квартальні, річні премії),
• одноразові або несистемні платежі за виконання конкретних завдань,
• винагорода за час очікування та простої не з вини працівника,
• ювілейні нагороди,
• оплата за щорічну відпустку або інші виправдані неявки,
• еквівалент грошових коштів на щорічну відпустку,
• винагорода за час непрацездатності у зв’язку з хворобою або ізоляції, пов’язаною з інфекційним захворюванням,
• додаткову винагороду юрисконсульту за представництво в суді,
• розмір вирівнювальної грошової компенсації до розміру мінімальної заробітної плати,
• призи з призового фонду компанії,
• додаткова річна винагорода та дебіторська заборгованість за участь у прибутку або надлишок балансу,
• допомоги по виходу на пенсію та по інвалідності та інші виплати,
• винагорода та компенсації у разі припинення трудових відносин.

Після визначення розміру відпускних ви розраховуєте розмір погодинної заробітної плати шляхом ділення основу розрахунку на кількість годин роботи працівника в періоді, за який була встановлена основа. Розрахована таким чином погодинна ставка множиться на кількість годин, протягом яких працівник працював би, якби не був у відпустці.

Приклад

Працівник з 8-годинним робочим днем отримує 3000 злотих основної зарплати. Крім того, він отримує щомісячну допомогу на житло в розмірі 500 злотих, а також премію різного розміру: у січні – 500 злотих, у лютому – 300 злотих, у березні – 200 злотих. У січні працівник також отримав 300 злотих за понаднормову роботу. Загалом за ці три місяці він відпрацював 502 години.

У квітні працівник бере відпустку – 7 робочих днів (7 х 8 год/день = 56 год).

Для визначення відпускних роботодавець розраховує суму змінних надбавок до основної заробітної плати, тобто без фіксованої щомісячної надбавки на житло: 500 + 300 + 200 + 300 = 1300 злотих.

Кінцева погодинна ставка відпустки буде сумою погодинної ставки для фіксованих компонентів (3 x 3000 злотих 3 x 500 злотих) / 502 год і погодинної ставки для змінних компонентів (1300 злотих) / 502 год, тобто загалом 20,91 злотих + 2,58 злотих = 23,49 злотих. Відпускні становитимуть 23,49 злотих x 56 год = 1315,44

Грошовий еквівалент за невикористану щорічну відпустку

Ви сплачуєте грошовий еквівалент за невикористану відпустку, коли закінчується або припиняється трудовий договір, а працівник не використав відпустку.

Ви можете зобов’язати працівника використати відпустку протягом терміну попередження. Якщо кількість днів відпустки перевищує кількість днів попередження, ви повинні сплатити еквівалент різниці.

Пам'ятайте!

• При розірванні трудового договору з попередженням – еквівалент необхідно виплатити в останній день попередження.
• Якщо ви розірвете договір без попередження, ви сплатите еквівалент у день, коли ви вручили працівникові заяву про звільнення.
• Якщо трудовий договір працівника закінчується у зв’язку зі смертю, ви оплачуєте еквівалент щорічної відпустки сім’ї.
• Якщо ви уклали з працівником інший трудовий договір відразу після закінчення або розірвання попереднього, ви не зобов’язані виплачувати працівникові еквівалент за невикористану відпустку. Достатньо встановити, що відпустка буде використана під час нових трудових відносин.

Ви розраховуєте грошовий еквівалент невикористаної відпустки аналогічно до відпускних, з певними змінами при обрахунку його розміру:

• компоненти фіксованої суми, наприклад, функціональну або житлову надбавку, береться до уваги за місяць, у якому працівник набуває право на надбавку,
• компоненти для періодів не довше місяця, наприклад, щомісячну премію, враховуються у середньому розмірі за останні три місяці до отримання права на еквівалент (коли працівник пропрацював весь період),
• компоненти на періоди, що перевищують місяць, наприклад, квартальну або річну премію, враховуються у середній сумі за останні дванадцять місяців до отримання права на еквівалент.

Перевірте, .